Selamat Datang di Dunia Excel: Cara Break Link Excel
Excel merupakan sebuah program pengolah data yang sangat populer digunakan di dunia bisnis. Banyak orang menggunakannya untuk berbagai macam tujuan seperti penghitungan data, pengelolaan stok barang, dan mengatur keuangan. Salah satu fitur yang sangat berguna dalam Excel adalah kemampuannya untuk membuat tautan atau bernama lain yaitu “link” antar file. Namun, ada kalanya link ini perlu dipecah atau “break link” untuk mencegah perubahan dan keamanan data dari file awal. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara break link excel dengan langkah-langkah dan tips yang mudah dipahami dan diterapkan. Yuk simak!
Langkah-langkah Cara Break Link Excel
Step 1: Buka File Excel
Langkah pertama dalam cara break link excel adalah membuka file excel yang akan dipakai. Kemudian, perhatikan semua data atau hyperlink yang ada di dalamnya, karena semua link tersebut secara otomatis akan terbentuk.
Step 2: Pilih “Edit Links”
Berikutnya, pilih Edit Links untuk mengatur tautan atau link yang sudah terbentuk tersebut. Anda dapat menemukan Edit Links pada tab Data, dan klik Edit Links.
Step 3: Pilih Link yang akan Diputus
Setelah masuk ke Edit Links, pilih link yang ingin Anda putuskan atau break. Setelah dipilih, klik Break Link.
Step 4: Konfirmasi Break Link
Setelah menekan Break Link, Excel akan muncul konfirmasi untuk membuat link menjadi manual. Pilih “Yes”. Setelah itu, semua link dalam file Excel akan menjadi link manual.
Step 5: Pilih Link Manual
Setelah memutuskan semua link, Excel akan menunjukkan link dalam mode “manual”. Pilih semua link yang bertuliskan “Manual” dan klik “OK”.
Step 6: Perbarui Data
Untuk memperbaiki data dan mengembalikannya ke keadaan awal, pilih file Anda di Data Source untuk mengupdate data tersebut sehingga data dalam file excel Anda bisa menjadi data yang baru.
Step 7: Hapus Referensi Tautan Luar
Jika Anda memiliki file lain dengan tautan ke dalam file Excel, buka file lain dan hapus semua tautan ke file Excel. Lakukan dengan mengunjungi Data, pilih Editing, klik Edit Link, hapus semua tautan.
Step 8: Hapus Daftar Tautan
Jika mengubah rute, isi, atau nama pada file dapat mempengaruhi Tautan, pastikan area Letakkan melist semua tautan ke file Excel. Jika ada daftar, hapus daftarnya. Secara default, daftar Link akan muncul pada bagian tengah dari file Workspace.
Step 9: Hapus Tautan Secara Berkala
Jika dirasa perlu, link dapat dihapus secara berkala. Lakukan hal ini dengan hanya mengatasi, menghapus, atau menyesuaikan aliran tautan secara manual. Namun, berhati-hatilah dalam penghapusan dan pengaturan link, karena hal ini dapat merusak keakuratan data.
Step 10: Buat Salinan File Excel Anda
Sekarang, buat salinan file Excel Anda dan hapus semua link dari file yang disalin. Ini akan memberikan pembaruan pada file Excel tanpa menghapus link asli Anda.
Step 11: Tetapkan Urutan Data Link
Ketika menggunakan tautan Excel, pastikan file dan lembar kerja yang terkait dicantumkan secara berurutan di dalam file agar data terkait dengan benar.
Step 12: Periksa Data Excel Anda
Setelah semua tautan terputus, pastikan data Excel benar-benar aman dan terkunci. Cek kembali setiap sel Excel dalam file untuk memastikan tidak ada lagi tautan terhadap file lain.
Penjelasan dan Tips Cara Break Link Excel
Cara break link Excel merupakan cara praktis yang sangat penting untuk menjaga integritas dan keamanan data di dalam file. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan break link Excel:
1. Pastikan Anda selalu membuat salinan file Anda kapan saja sebelum memulai proses break link Excel. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari penyebaran link dan mengedit file Excel yang tidak perlu.
2. Biasakan mengecek file data yang digunakan sebelum memulai proses break link Excel. Beberapa tautan mungkin tidak terlihat dan bisa menyebabkan kebingungan selama menghapus tautan.
3. Saat melakukan break link Excel, perhatikan file lain yang terhubung dengan file Excel. File Excel Anda mungkin terhubung ke file lain, dan menghapus tautan dapat mempengaruhi keseluruhan integritas data.
4. Jangan lupa untuk menyebarluaskan file Excel yang memiliki tautan ke file lain dengan orang-orang yang memerlukannya.
5. Tetap up to date dengan versi terbaru Excel dan pastikan software Anda selalu di update dengan baik.
6. Terakhir, tetap berhati-hati saat menggunakan tautan. Selalu periksa kembali tautan sehingga data Anda selalu aman dan tidak berefek mengganggu file Excel).
Tips dan Trik Cara Break Link Excel
1. Gunakan Add-Ins Excel
Add-Ins Excel sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan data. Beberapa add-ins seperti Kutools for Excel dan ASAP Utilities menyediakan fungsi yang berguna dalam proses break link Excel.
2. Hapus semua daftar tautan
Selain unlinking link, hapus juga semua daftar tautannya. Setelah membuka file Excel, klik “Edit Links” dan pada menu pilihan, pilih “Break link”.
3. Buat file Excel Anda menjadi manual
Jika file Anda diatur menjadi terhubung ke file lain, Anda dapat mengubah file Excel menjadi manual dengan tautan yang diputus. Untuk mengubah menjadi manual cukup mengedit rumus Excel.
4. Hapus Tautan dengan Saja-Saja
Gunakan saja-saja dan buka semua tautan hingga keluar notifikasi “This document contains links that may refer to other files. Do you want to update this document with changes from other files?”. Setelah muncul notifikasi ini, hapus (break link) semua tautan tersebut.
5. Periksa Penyebab Terjadinya Link
Jika tautan terbentuk secara tidak sengaja, maka Anda perlu mengecek penyebab atas terbentuknya tautan tersebut. Carilah tautan tersebut dan hapus dengan hati-hati. Ini akan membantu Anda memperbaiki Excel dan menghindari masalah di masa depan.
6. Gunakan Sistem Proteksi
Jika ingin menambahkan keamanan pada file Excel Anda, gunakan sistem proteksi. Proteksi ini dapat membantu untuk mengamankan file dan menghindari penghapusan atau data yang hilang secara tidak sengaja.
7. Gunakan File Password
Jika Anda ingin sangat mengamankan Excel, pertimbangkan untuk membuat password. Password akan membuat data yang tidak diketahui tidak bisa diakses atau diakses secara tidak sengaja oleh orang lain.
8. Menghapus Seleksi Tautan dalam File Excel
Jika Anda ingin menghapus tautan atau hidupkan kembali tautan yang sudah tidak aktif, Anda dapat melakukan ini dengan cepat dan mudah. Carilah tautan tersebut dan hapus atau hidupkan kembali dengan mudah.
9. Simpan File Excel di Lokasi Baru
Setelah memecahkan link, Simpan file Excel baru ke lokasi yang berbeda agar file yang asli tetap aman dan selalu siap digunakan.
10. Pilih Link Sesuai Kebutuhan
Pilih link yang Anda butuhkan dengan hati-hati. Pilihlah link yang benar-benar berguna bagi aktivitas Anda dan pastikan tidak ada yang membahayakan data dalam file Excel.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Break Link Excel
Kelebihan
1. Menghilangkan ketergantungan antar file Excel yang terhubung sehingga memudahkan pengelolaan data.
2. Memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam perhitungan maupun manipulasi data yang tidak diinginkan.
3. Mengurangi waktu load file Excel yang terlalu besar karena tidak adanya link antar file.
4. Membuat file Excel menjadi lebih ringan dan mudah dibagikan dengan orang lain.
5. Membantu melindungi data dan informasi sensitif yang ingin dijaga privasinya tanpa harus memberikan akses kepada orang lain untuk membuka file Excel terkait.
6. Membuat penggunaan Excel menjadi lebih efisien dan produktif karena tidak perlu mengikuti proses yang panjang dalam melakukan update atau perubahan data atau formula.
7. Memberikan kesempatan untuk mengevaluasi kinerja file Excel secara terpisah, terutama dalam hal efektivitas penggunaan formula dan fungsi-fungsi tertentu.
8. Menghindari terjadinya komplikasi atau masalah saat melakukan proses sharing atau kolaborasi dalam penggunaan file Excel.
9. Menjaga kapasitas penyimpanan komputer atau laptop Anda dalam keadaan normal karena tidak adanya file Excel yang terlalu besar disebabkan oleh adanya link antar file.
10. Memungkinkan untuk menyalin dan menyimpan informasi tertentu dalam file Excel ke dalam format lain seperti PDF, tanpa adanya masalah pengiriman data.
Kekurangan
1. Memakan waktu ekstra untuk melakukan proses break link pada file Excel terkait karena harus dilakukan secara manual dan berkala.
2. Dalam beberapa kasus, anda mungkin harus mengembalikan link kembali ke file aslinya bagi beberapa tindakan seperti pembaruan data atau memperbarui formula, yang akan memakan waktu lebih lama.
3. Kekurangan pengendalian yang lebih rendah dalam hal kerja tim atau kolaborasi serta kurangnya kemudahan proses sharing dan kolaborasi dalam mengakses dan mengedit file Excel terkait.
4. Tidak dapat melakukan validasi data atau verifikasi informasi pada file Excel baru karena terputus dari file Excel apa pun yang memasok data ke dalamnya.
5. Kemungkinan munculnya kesalahan manusia dalam proses pemrosesan data atau formula yang terjadi karena tidak ada link antar file dan penggunaan manual dalam menginput data dan formula.
6. Tidak mungkin dilakukan jika data yang harus disinkronkan sangat besar atau rumit, yang akan memakan banyak waktu dan sumber daya yang berlebihan.
7. Kemampuan untuk menggunakan file Excel dalam urutan yang lebih kompleks seperti perhitungan jangka panjang yang diakhiri dengan formula atau fungsi tertentu mungkin hilang karena terputusnya link antar file Excel yang dibutuhkan untuk menghasilkan data ini.
8. Memungkinkan terjadinya kesalahan pemrograman atau pembuatan formula di dalam file Excel yang tidak diinginkan, yang pada akhirnya dapat menimbulkan masalah yang lebih besar lagi.
9. Tidak mungkin melacak kembali sumber informasi dan asal-usul dari data pada file Excel, yang berarti ketika ada kesalahan yang terjadi maka akan sulit untuk menjelaskan bagaimana kesalahan itu terjadi.
10. Kesulitan dalam membuat arsip atau rekaman dari suatu file Excel dalam format terkait karena adanya terputusnya link yang mungkin membuat formatnya tidak lengkap atau tidak dapat dibaca pada masa yang akan datang.
FAQ
1. Apa itu break link Excel?
Break link Excel adalah suatu tindakan untuk memutuskan koneksi antara dua file Excel yang saling terhubung. Biasanya koneksi ini terjadi dengan menggunakan fungsi atau formula seperti vlookup atau sumif.
2. Mengapa perlu break link Excel?
Break link Excel diperlukan jika Anda ingin memindahkan atau menyimpan file Excel yang saling terhubung tanpa harus menyalin file sumber atau dengan kata lain, memutuskan koneksi selama sementara waktu.
3. Bagaimana cara break link Excel?
Cara break link Excel dapat dilakukan dengan membuka file sumber, lalu menuju menu Data dan pilih Edit Links. Setelah itu, pilih file target dan klik Break Link.
4. Apakah setelah break link Excel akan menghapus data?
Tidak. Setelah break link Excel, data yang terkait tetap ada dan dapat diakses. Hanya saja, data tersebut tidak akan terhubung dengan file sumber lagi.
5. Bagaimana jika saya ingin menghubungkan kembali file Excel setelah break link?
Anda dapat melakukan kembali koneksi antara kedua file dengan cara mengikuti langkah-langkah yang sama seperti pada saat menghubungkan file pertama kali, yaitu dengan menggunakan fungsi atau formula tertentu.
6. Apakah break link Excel dapat mempengaruhi kerja formula di file yang terhubung?
Tidak. Break link Excel hanya memutuskan koneksi antara dua file Excel. Formula atau fungsi di file target yang terhubung tetap berjalan seperti biasa.
7. Apakah dapat break link dengan hanya menyalin dan paste file?
Tidak. Menyalin dan paste file yang terhubung tidak akan memutuskan koneksi antara kedua file tersebut. Bagian yang saling terkait tetap akan terhubung.
8. Apakah break link Excel dapat diterapkan pada lebih dari dua file?
Iya. Break link Excel dapat diterapkan pada lebih dari dua file yang saling terhubung.
9. Apa akibatnya jika tidak break link Excel sebelum memindahkan file?
Akibatnya, file target akan terhubung dengan file sumber yang lama dan data mungkin tidak akan terupdate sesuai dengan kebutuhan.
10. Adakah cara lain selain break link Excel untuk memindahkan file?
Ya. Cara lain yang dapat dipakai adalah dengan memindahkan kedua file tersebut ke dalam satu folder yang sama. Namun, Anda perlu tetap hati-hati jika ada inisiatif lain yang mengubah lokasi untuk menghindari koneksi terjalin kembali.
11. Apakah setelah break link Excel data akan terhapus jika file sumber dihapus?
Tidak. Data yang sudah terhubung tetap ada walaupun file sumber dihapus. Hanya saja, data tersebut tidak akan terupdate ketika file sumber berubah.
12. Adakah risiko yang muncul selama break link Excel?
Risiko yang ada selama break link Excel adalah kehilangan atau terputusnya koneksi antara kedua file. Namun, risiko ini dapat dihindari dengan menjaga konsistensi dalam penamaan file dan lokasi penyimpanan.
13. Apakah setelah break link Excel dapat mempengaruhi format cell atau tata letak file target?
Tidak. Setelah break link Excel, format cell dan tata letak file target tetap sama seperti sebelumnya. Hanya saja, data yang terhubung dengan file sumber tidak akan terupdate lagi.
Kesimpulan
Menggunakan link atau tautan antar file di Excel memang sangat berguna dalam menggabungkan atau menyisipkan file lain ke dalam lembar kerja yang sedang dibuat. Namun, ketika ingin membagikan file tersebut ke orang lain, link yang digunakan bisa menjadi masalah.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memutuskan atau break link Excel. Beberapa caranya adalah dengan menggunakan fitur “Edit Links”, “Paste Special”, atau dengan menghapus data yang terkait dengan link tersebut.
Agar file Excel yang dibagikan ke orang lain tidak terkait dengan file-file lainnya, pastikan untuk memutuskan link atau tautan yang tidak diperlukan sebelum membagikannya.
Penutup
Menggunakan fitur link atau tautan di Excel memang dapat mempermudah penggabungan file atau informasi yang sedang dibutuhkan. Namun, ketika ingin membagikan file tersebut ke orang lain, memutuskan link yang tidak diperlukan bisa mencegah masalah di kemudian hari.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memutuskan atau break link Excel, seperti menggunakan “Edit Links”, “Paste Special”, atau menghapus data terkait link tersebut. Dengan melakukan tindakan tersebut, file Excel yang dibagikan ke orang lain tidak akan terkait dengan file-file lainnya dan aplikasi Excel dapat bekerja dengan lancar.
Terima kasih telah membaca artikel ini. Semoga informasi tentang cara memutuskan link di Excel dapat membantu Anda dalam berbagai keperluan. Sampai jumpa di artikel kita selanjutnya.