Mengetahui Cara Buat Drop Down di Excel
Pada zaman sekarang yang serba digital, kita sering kali menggunakan Excel untuk mempermudah pekerjaan dan mempercepat pengolahan data. Namun, tidak semua orang tahu tentang fitur-fitur yang terdapat pada Excel. Salah satu fitur yang bisa membantu mempermudah pengolahan data adalah drop down di Excel.
Drop down adalah salah satu cara untuk menyaring data dengan memberikan opsi pilihan. Sebagai contoh, jika kamu memiliki data produk dan ingin memilih produk yang akan kamu jual, maka kamu bisa menggunakan drop down untuk memilih produk tersebut. Namun, bagaimana cara membuat drop down di Excel?
Langkah-langkah Membuat Drop Down di Excel
Berikut adalah 12 langkah-langkah cara membuat drop down di Excel:
1. Pertama, buka program Microsoft Excel. Kemudian, pilihlah worksheet di mana kamu ingin membuat drop down.
2. Selanjutnya, pada worksheet tersebut, buatlah daftar pilihan yang ingin kamu berikan pada drop down tersebut. Misalnya, jika kamu ingin membuat drop down untuk memilih jenis kendaraan, maka daftar pilihan bisa berupa mobil, motor, bus, dan lain-lain.
3. Setelah itu, pilihlah sel yang akan dijadikan sebagai drop down tersebut.
4. Klik pada tab “Data” yang terdapat pada menu ribbon dan pilih “Validation” pada grup “Data Tools”.
5. Akan muncul kotak dialog “Data Validation”. Pilih “List” pada “Allow” dan pada “Source” isilah dengan kisaran sel yang berisi daftar pilihan yang telah kamu buat pada langkah 2.
6. Pastikan opsi “In-cell dropdown” dipilih. Dengan begitu, ketika kamu mengklik pada sel tersebut, akan muncul daftar pilihan yang telah kamu buat pada langkah 2.
7. Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan validasi data tersebut.
8. Sekarang, coba klik pada sel yang telah kamu pilih untuk menjadi drop down tersebut. Kamu akan melihat tampilan daftar pilihan yang telah kamu buat pada langkah 2.
9. Untuk menduplikasi drop down tersebut pada sel yang lain, kamu bisa menggunakan pencarian di sel tersebut. Kemudian, pilih “Copy” dan “Paste” pada sel yang akan kamu gunakan.
10. Jika kamu ingin mengubah daftar pilihan pada drop down, kamu bisa mengubah daftar di langkah 2 dan pengaturan validasi data akan terupdate secara otomatis.
11. Kamu juga bisa menambahkan pesan validasi pada drop down tersebut. Caranya, pada kotak dialog “Data Validation”, pilih tab “Input Message” dan isilah dengan pesan yang ingin kamu tampilkan saat pengguna mengklik pada sel tersebut.
12. Terakhir, klik “OK” untuk menyimpan pesan validasi tersebut.
Penjelasan
Drop down sangat bermanfaat dalam pengolahan data karena mempermudah pengguna untuk memilih dari sebuah daftar pilihan. Dengan menggunakan drop down, pengguna tidak perlu mengetik kembali data yang sama berulang-ulang kali.
Jika kamu ingin membuat drop down yang lebih kompleks, kamu juga bisa menambahkan formula dan fungsi Excel. Misalnya, kamu ingin menampilkan daftar pilihan data dengan jumlah tertentu, maka kamu bisa menggunakan rumus fungsi Excel agar daftar pilihan bisa otomatis terupdate.
Selain itu, kamu juga bisa menambahkan style pada drop down tersebut seperti menambahkan warna, border, dan sejenisnya untuk membedakannya dengan sel lainnya pada worksheet tersebut.
Tips dan Trik
1. Hindari menambahkan karakter spasi pada daftar pilihan karena dapat mengakibatkan error pada validasi data.
2. Buatlah daftar pilihan yang lengkap dan sesuai dengan konteks data yang sedang diproses.
3. Ketika menambahkan formula atau fungsi pada drop down, pastikan rumus tersebut sudah benar dan sesuai dengan data.
4. Jangan lupa untuk mengunci sel input pada validasi data agar tidak ada pengguna yang secara tidak sengaja mengubah daftar pilihan yang telah kamu buat.
5. Jika kamu menggunakan drop down yang sama pada worksheet yang berbeda, pastikan sumber data daftar pilihan pada drop down tersebut sama.
6. Kamu bisa menambahkan pesan error pada drop down agar pengguna lebih mudah memahami validasi data tersebut.
7. Jangan lupa untuk menyimpan pekerjaan kamu secara berkala untuk menghindari kehilangan data akibat ketidak sengajaan.
8. Kamu bisa menambahkan bantuan teks pada drop down agar pengguna lebih mudah memahami data yang sedang diinput.
9. Ketika membuat drop down yang lebih kompleks, pastikan kamu sudah memahami rumus dan fungsi Excel dengan baik agar tidak membuat kesalahan sebelum memasukkannya pada validasi data.
10. Kamu bisa menggunakan keyboard shortcut untuk menyaring data dengan drop down. Caranya, klik pada sel yang berisi drop down, kemudian tekan tombol “Alt” dan tombol panah bawah secara bersamaan. Maka, daftar pilihan akan muncul secara otomatis.
Demikianlah cara membuat drop down di Excel beserta penjelasan dan tipsnya. Dengan memahami cara membuat drop down, kamu bisa lebih mudah dalam melakukan pengolahan data di Excel dan membantu meningkatkan produktivitas dalam pekerjaan kamu.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Buat Drop Down di Excel
Kelebihan
1. Pembuatan dropdown di Excel dapat meningkatkan efisiensi kerja karena mempermudah akses data yang diperlukan dengan menekan tombol dropdown.
2. Dropdown di Excel memudahkan dalam memformat data sel, sehingga tampilan data lebih rapi dan mudah dibaca.
3. Dropdown di Excel memungkinkan pengguna untuk melakukan validasi data dengan mudah.
4. Dengan menggunakan dropdown, pengguna dapat membatasi pengisian data hanya pada pilihan yang tersedia, sehingga membantu mencegah kesalahan pengisian data.
5. Dropdown di Excel sangat berguna dalam membuat formulir agar lebih mudah diisi oleh pengguna.
6. Tampilan dropdown di Excel dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, seperti merubah warna atau ukuran huruf.
7. Pengguna dapat menambahkan pilihan dropdown dengan mudah jika diperlukan dalam waktu yang singkat.
8. Penambahan data baru pada dropdown otomatis akan tersedia pada seluruh bagian yang terkait, sehingga pengguna tidak perlu menambahkan data secara manual pada setiap sel.
9. Pengguna dapat membuat dropdown yang terintegrasi dengan data eksternal, seperti database atau file teks.
10. Dropdown di Excel sangat mudah dipelajari dan digunakan, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga pengguna dalam mengakses data.
Kekurangan
1. Pembuatan dropdown di Excel dapat menjadi kurang efektif jika data yang digunakan terlalu banyak, karena akan menyulitkan pengguna dalam memilih pilihan yang tepat.
2. Pengguna harus memastikan bahwa pilihan yang tersedia pada dropdown benar-benar sesuai dengan kebutuhan data yang diinputkan.
3. Kesalahan penulisan pada pilihan dropdown dapat membuat data yang dihasilkan menjadi tidak akurat, sehingga pengguna harus berhati-hati dalam memilih pilihan dropdown.
4. Dropdown di Excel belum dapat menampilkan data yang memiliki hubungan antar tabel atau sheet secara langsung.
5. Dropdown di Excel lebih mudah dibuat dengan menggunakan menu Validasi Data yang terbatas oleh setiap komputer atau versi Excel yang digunakan.
6. Tampilan dropdown di Excel tidak terlalu fleksibel dan terbatas pada tampilan yang sudah tersedia.
7. Jika terdapat banyak pilihan dropdown, maka akan membutuhkan banyak ruang di lembar kerja Excel, sehingga layout menjadi tidak mudah dibaca.
8. Dropdown di Excel hanya cocok untuk penggunaan sederhana dan kurang efektif untuk penggunaan yang kompleks.
9. Dropdown di Excel cukup mungkin terjadi kesalahan input karena bisa langsung mengetikkan di luar pilihan saja langsung di cell Excel.
10. Ketika menggunakan dropdown di Excel, pengguna harus memperhatikan bahwa data yang diinputkan harus terlebih dahulu dibuat dalam bentuk tabel atau list, sehingga pengguna harus membuat data terlebih dahulu sebelum menggunakan dropdown.
FAQ
1. Apa itu drop down di Excel?
Drop down adalah menu yang muncul saat kita mengklik sebuah sel di Excel. Dalam menu tersebut kita dapat memilih salah satu dari beberapa opsi yang telah ditentukan.
2. Mengapa perlu membuat drop down di Excel?
Membuat drop down memudahkan kita dalam memilih nilai yang tepat. Dalam sebuah data yang besar, dengan adanya drop down, kita bisa meminimalisir kesalahan dalam memasukkan nilai yang kemudian bisa mempengaruhi hasil perhitungan data.
3. Bagaimana cara membuat drop down di Excel?
Pertama, buka file Excel dan pilih sel tempat drop down akan ditampilkan. Kemudian, klik tab “Data” dan pilih “Validasi Data”. Di jendela “Setting”, pilih “List” pada bagian “Allow”. Masukkan daftar opsi pada bagian “Source” dalam bentuk range atau array. Terakhir, klik “OK”.
4. Apa itu “range” saat membuat drop down?
Range adalah kisaran sel atau set sel yang kita tentukan untuk menampilkan daftar opsi pada menu drop down. Range bisa dipilih saat kita mengisi “Source” pada jendela “Validasi Data”. Range akan menampilkan daftar opsi yang ada pada setiap sel dalam range.
5. Apa itu “array” saat membuat drop down?
Array adalah set nilai atau daftar yang kita masukkan secara manual pada jendela “Validasi Data”. Array bisa dipilih saat kita mengisi “Source” pada jendela tersebut. Array akan menampilkan daftar opsi yang kita masukkan secara manual.
6. Apakah kita bisa menambahkan atau menghapus opsi pada drop down yang telah dibuat?
Ya, bisa. Kita bisa mengedit range atau array yang telah kita tentukan sebelumnya ketika kita akan menambah atau menghapus opsi.
7. Bagaimana cara mengedit range?
Untuk mengedit range, pilihlah jendela “Validasi Data” dan klik “List” pada bagian “Allow”. Kemudian, pilih range yang akan kita edit pada bagian “Source”. Setelah itu, kita bisa merubah setiap nilai atau menghapus nilai yang tidak diperlukan. Terakhir, klik “OK”.
8. Bagaimana cara mengedit array?
Untuk mengedit array, pilihlah jendela “Validasi Data” dan klik “List” pada bagian “Allow”. Kemudian, ketik atau edit daftar opsi pada bagian “Source”. Setelah itu, kita bisa menambah atau menghapus nilai sesuai kebutuhan. Terakhir, klik “OK”.
9. Apakah kita bisa menambahkan drop down pada beberapa sel sekaligus?
Ya, bisa. Pilihlah sel atau range sel yang akan ditampilkan drop down dan lakukan langkah-langkah yang sama seperti saat membuat drop down pada satu sel.
10. Apa yang terjadi jika kita memasukkan nilai yang tidak terdapat pada daftar opsi pada drop down?
Jika kita memasukkan nilai yang tidak terdapat pada daftar opsi pada drop down, maka akan muncul pesan kesalahan dan nilai tersebut tidak akan diterima.
11. Apakah kita bisa membuat drop down yang memungkinkan untuk menambahkan nilai yang baru?
Ya, bisa. Pilihlah “New Item” pada jendela “Validasi Data” pada bagian “Settings”. Dengan opsi ini, pengguna bisa menambahkan nilai baru ke dalam daftar opsi yang ada.
12. Apakah drop down dapat digunakan pada Excel untuk Mac?
Ya, bisa. Langkah-langkah untuk membuat drop down di Excel untuk Mac sama dengan di Excel untuk Windows.
13. Apakah kita bisa mengatasi bug yang terjadi ketika kita menambahkan opsi pada drop down?
Ada beberapa bug yang terjadi pada drop down Excel seperti ketika kita menambahkan opsi baru atau ketika kita mengisi opsi dengan formula. Cara mengatasinya adalah dengan mencoba untuk merefresh ulang drop down, baik dengan menekan “F5” atau “Ctrl + Alt + F9”, atau dengan menutup dan membuka ulang file Excel.
Kesimpulan
Drop-down list adalah salah satu fitur penting dalam aplikasi excel yang akan memudahkan dalam memilih opsi dari data yang sudah terdefinisi. Dengan langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas, diharapkan dapat membantu Anda dalam membuat drop-down list pada aplikasi excel.
Penutup
Demikianlah cara membuat drop-down list pada aplikasi excel. Dengan fitur ini, diharapkan dapat memudahkan Anda dalam melakukan seleksi data yang sudah terdefinisi. Tetapi perlu diingat, kata kunci agar fitur drop-down list ini bisa berfungsi dengan baik adalah menjaga konsistensi pada kolom input data. Terima kasih telah membaca artikel ini, semoga bermanfaat bagi Anda. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!