Cara membuat Invoice di Excel
Selamat datang pembaca! Setiap bisnis pasti membutuhkan invoice sebagai bukti transaksi pembayaran. Invoice dapat memberikan kemudahan bagi pemilik bisnis dan pelanggan dalam mencatat dan melacak transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Dalam artikel ini, kami akan membahas mengenai cara membuat invoice di Excel dalam 12 langkah langkah yang simpel dan mudah dipahami.
Langkah-Langkah Membuat Invoice di Excel
1. Buatlah Data Sheet
Pertama-tama, buatlah sebuah data sheet dengan nama “Data Invoice”. Pada sheet tersebut, isilah nama, alamat, dan nomor telepon bisnis Anda pada sel A1 hingga A4. Lalu, pada sel A6 hingga F6, isilah info-info perusahaan pelanggan seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
2. Buatlah Header Invoice
Selanjutnya, buatlah header invoice pada sheet “Data Invoice” dengan menambahkan sel-sel berisi info invoice seperti nomor invoice, tanggal invoice, nama pelanggan, dan nomor PO (optional) pada sel A8 hingga F8.
3. Tambahkan Produk dan Harga
Setelah itu, isilah informasi produk dan harga pada daftar produk di bawah header invoice tersebut. Kolom pertama berisi nama produk, kolom kedua berisi deskripsi produk, kolom ketiga berisi jumlah produk, kolom keempat berisi harga per produk, dan kolom kelima berisi sub total.
4. Buatlah Formula Otomatis
Gunakan rumus otomatis untuk kolom subtotal dan total invoice. Pada cell E9, tuliskan rumus seperti =Jumlah(K9*L9) dan pada cell F9, tuliskan rumus =Jumlah(E9:E14).
5. Tambahkan Wedget
Tambahkan widget seperti logo perusahaan, dan info kontak pada invoice tersebut. Caranya, Anda bisa menempatkan file logo pada sheet invoice, lalu gunakan tool “Picture” untuk memasukkan logo tersebut ke dalam sheet.
6. Buatlah Footer Invoice
Buatlah footer invoice pada halaman invoice dengan menambahkan info pembayaran seperti tanggal jatuh tempo, cara pembayaran, dan info bank. Tempatkan footer di bagian bawah invoice.
7. Ubah Warna dan Font
Ubahlah warna dan font pada header dan footer invoice agar tampil lebih menarik dan professional.
8. Simpan Invoice
Setelah melakukan desain pada invoice tersebut, pastikan invoice tersebut disimpan dengan baik dan rapi, untuk memudahkan klien melacak transaksi tersebut di kemudian hari.
9. Duplikasi Invoice
Anda bisa dengan mudah menduplikasi invoice tersebut untuk transaksi transaksi yang lain.
10. Tambahkan kolom Paraf
Tambahkan kolom paraf sebagai tanda bukti pembayaran atas invoice yang telah terbayar.
11. Buatlah Backup
Penting bagi Anda untuk membuat backup dari file-file invoice yang telah Anda buat, hal ini dapat membantu memudahkan Anda ketika menghadapi masalah seperti hilangnya data pada file asli.
12. Bagikan Invoice dengan Mudah
Terakhir, bagikan invoice itu dengan mudah. Contohnya dengan menggunakan cloud storage atau email kepada pelanggan.
Penjelasan dan Tips
Sekarang Anda sudah mengetahui cara membuat invoice di Excel dengan mudah dan simpel. Namun, sebagai tips tambahan, pastikan invoice tersebut mencantumkan info yang benar dan cukup, tidak terlalu banyak tapi juga tidak terlalu sedikit. Buatlah invoice yang mudah dibaca dan dimengerti oleh pelanggan, jangan menggunakan gaya yang terlalu kaku dan formal agar pelanggan merasa lebih nyaman ketika membacanya.
Contoh Invoice yang mudah dibaca dan dipahami
Anda juga dapat mencoba menggunakan template invoice yang telah disediakan oleh Microsoft Excel dan kemudian melakukan kustomisasi pada template itu menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Terakhir, pastikan bahwa invoice yang telah dibuat tersebut telah sesuai dengan kebutuhan dalam perusahaan, misalnya jika perusahaan Anda ingin menggunakan sistem manajemen database, maka Anda bisa menyesuaikan hal tersebut dengan mengubah desain pada file invoice Anda.
Tip : 1
Anda dapat menggunakan shortcut atau tombol singkat untuk memudahkan Anda mengakses fitur tertentu seperti formula otomatis dan pengaturan font dan warna.
Tip : 2
Gunakan sistem organisasi tertentu untuk memudahkan proses pencarian data invoice yang dibuat. Misalnya, Anda bisa menempatkan folder atau membuat database untuk setiap klien/pelanggan.
Tip : 3
Pastikan invoice Anda memenuhi standar bukti pembayaran untuk legalitas dan transparansi bisnis.
Tip : 4
Anda bisa menggunakan software invoice generator atau billing software untuk menghemat waktu dan usaha Anda dalam membuat invoice.
Tip : 5
Jangan lupa untuk selalu melakukan kontrol kualitas pada invoice yang telah dibuat sebelum membagikannya kepada pelanggan.
Tip : 6
Pastikan formulasi pada invoice tersebut tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan Anda dan hukum perpajakan yang berlaku di negara Anda.
Tip : 7
Ciptakan invoice yang terlihat profesional, memang invoice hanya sebagai bukti pembayaran, namun perlu diperhatikan bahwa invoice ini juga mencerminkan profesionalisme perusahaan Anda.
Tip : 8
Selalu lakukan pencatatan dan pelacakan terhadap pembayaran yang telah Anda terima. Hal tersebut akan membantu Anda dalam mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
Tip : 9
Jangan menunggu terlalu lama untuk mengirimkan invoice ke pelanggan Anda. Lakukanlah segera setelah suatu transaksi keuangan terjadi.
Tip : 10
Jangan lupa untuk terus memperbarui invoice tersebut ketika terdapat perubahan pada transaksi keuangan perusahaan Anda.
Kesimpulan
Membuat invoice di Excel bisa jadi membuat Anda merasa terbebani dalam membuatnya. Namun, dengan cara yang simpel dan mudah seperti yang telah kami jelaskan di atas, membuat invoice sekarang jadi lebih mudah dan menyenangkan. Selain memudahkan pelanggan dalam pencatatan transaksi pembayaran, invoice juga merupakan salah satu cara dalam mencerminkan profesionalisme bisnis Anda. Berikan waktu yang cukup dalam memperbarui dan mengadaptasi invoice sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam membuat invoice yang lebih baik!
Kelebihan dan Kekurangan: Cara Membuat Invoice di Excel
Kelebihan
1. Mempermudah Pembuatan Invoice
2. Pengerjaan Cepat
3. Penggunaan yang Fleksibel
4. Dapat Dikustomisasi Sesuai Kebutuhan
5. Tidak Memerlukan Keahlian Khusus untuk Menggunakan Excel
6. Memudahkan Pencatatan Data Pelanggan
7. Menawarkan Kemudahan Pengelolaan Data
8. Memberikan Fitur-Fitur yang Berguna untuk Bisnis
9. Bisa Digunakan untuk Pembuatan Berbagai Jenis Dokumen Bisnis
10. Harga yang Terjangkau serta Bisa Digunakan Berkali-kali
Kekurangan
1. Membutuhkan Sedikit Waktu untuk Mendalami Fungsi dan Fitur dari Excel
2. Harus Mencatat Setiap Detail dengan Benar
3. Excel Bisa Terkena Virus karena Banyaknya Pengguna
4. Tidak Aman jika Data Tersebar
5. Diperlukan Pelatihan untuk Mencapai Kesempurnaan dalam Penggunaan Excel
6. Tidak Mampu Menangani Pengambilan Keputusan Bisnis Sepenuhnya
7. Diperlukan Memahami Rumus dan Fungsi dari Setiap Fitur yang Digunakan
8. Masalah Kompatibilitas pada Versi Excel yang Berbeda
9. Banyaknya Pesaing di Pasar yang Menawarkan Solusi yang Sama
10. Sulit Menemukan Solusi Ketika Mengalami Kendala dalam Penggunaan Excel
Ternyata, cara membuat invoice di excel memiliki banyak kelebihan dan kekurangan. Meski demikian, kelebihan jauh lebih banyak daripada kekurangan. Dengan meluangkan waktu untuk mempelajari fungsi dan fitur dari software ini, maka pengguna bisa mendapat kemudahan dalam pembuatan invoice dan pengelolaan data bisnis. Namun, kerusuhan dari virus, kompatibilitas, dan kesulitan saat mengalami kendala menjadi beberapa tantangan yang mungkin dihadapi dalam penggunaan excel.
FAQ
1. Apa itu Excel?
Excel adalah program spreadsheet yang digunakan untuk mengorganisir, memanipulasi, dan menganalisis data dalam bentuk tabel
2. Apa manfaat dari membuat invoice di Excel?
Dengan membuat invoice di Excel, Anda dapat membuat faktur dengan mudah dan terorganisir, sehingga pembayaran bisa Tepat Waktu dan tidak ada kesalahan pada jumlah bayaran
3. Bagaimana cara membuat invoice di Excel?
Anda dapat membuat invoice di Excel dengan membuat tabel, menambahkan label header, merubah format angka, dan menambahkan formula fungsi sum di Total pembayaran
4. Apakah saya memerlukan template untuk membuat invoice di Excel?
Tidak, Anda dapat membuat invoice di Excel secara manual tanpa menggunakan template
5. Apakah Excel gratis?
Tidak, Excel merupakan bagian dari Microsoft Office yang berbayar. Namun, Microsoft menyediakan opsi gratis melalui Online Excel yang dapat diakses melalui browser
6. Bagaimana cara menggunakan formula di Excel?
Anda dapat menuliskan formula pada sel aktif, memilih formula dari menu fungsi, atau menggunakan shortcut keyboard untuk membuat formula
7. Apa saja fungsi formula yang dapat digunakan di invoice Excel?
Beberapa fungsi formula yang dapat digunakan di invoice Excel adalah SUM, AVERAGE, MAX, dan MIN
8. Apakah saya dapat menambahkan logo ke invoice Excel?
Ya, Anda dapat menambahkan logo ke file Excel dengan menambahkan gambar ke header atau footer secara manual
9. Bagaimana cara menghitung pajak di Excel?
Anda dapat menggunakan rumus fungsi COUNTIF atau SUMIF untuk menghitung pajak di Excel
10. Apakah warna dan font dapat diatur dalam invoice Excel?
Ya, Anda dapat mengatur warna, font, dan style sesuai dengan keinginan Anda
11. Bagaimana cara menyimpan invoice di Excel?
Anda dapat menyimpan invoice di Excel dengan cara memilih “Save As” dan memilih format file xlsx, atau dengan menggunakan shortcut keyboard Ctrl + S
12. Apakah invoice di Excel dapat diubah setelah disimpan?
Ya, invoice di Excel dapat diubah setelah disimpan asalkan file tersebut disimpan dalam format xlsx
13. Di mana saya dapat belajar membuat invoice di Excel secara lebih detail?
Anda dapat menemukan tutorial dan video tutorial di situs pembelajaran online seperti Coursera, Udemy, atau YouTube
Kesimpulan
Artikel ini menjelaskan cara membuat invoice di Excel dengan langkah-langkah yang mudah diikuti. Pertama, buatlah tabel dengan kolom-kolom penting seperti nama, deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total. Kemudian, tambahkan formula yang dibutuhkan untuk menghitung subtotal, pajak, dan total. Terakhir, hiaslah tabel dengan warna dan tambahkan logo perusahaan untuk membuatnya lebih profesional.
Dengan menggunakan Excel untuk membuat invoice, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga serta mengurangi kesalahan manusia yang mungkin terjadi saat membuatnya secara manual. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengelola catatan dan faktur secara lebih efisien dan terorganisir, sehingga membantu Anda mempercepat arus kas bisnis Anda.
Penutup
Demikianlah artikel tentang cara membuat invoice di Excel, semoga bermanfaat dan membantu Anda dalam mengelola bisnis Anda. Ingatlah untuk selalu membuat invoice secara teliti dan teratur agar dapat memudahkan Anda dalam mengelola keuangan bisnis Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran, jangan ragu untuk menghubungi kami. Terima kasih sudah membaca, dan sampai jumpa di artikel-artikel lainnya.