Cara Mudah untuk Compress File Excel

Kompress File Excel Tanpa Mengurangi Kualitas

Selamat datang di artikel kami tentang cara compress file excel tanpa mengurangi kualitas. Kompress file excel dapat menjadi tugas yang sulit terutama jika file Anda besar dan membutuhkan penyimpanan yang optimal. Namun, jangan khawatir, kami telah menyusun panduan yang tepat untuk membantu Anda mengompres file excel dalam hitungan menit dengan mengikuti beberapa langkah langkah sederhana yang akan kami bahas selanjutnya. Siapkan kopi Anda dan bergabunglah dengan kami saat kami menjelaskan bagaimana cara mengecilkan ukuran file excel saat mengompresnya tanpa mengorbankan kualitasnya.

Langkah Langkah Kompress File Excel

Di bawah ini adalah 12 langkah sederhana yang harus diikuti untuk mengecilkan ukuran file excel dan membuatnya menjadi lebih mudah untuk dibagi atau diunduh:

1. Hapus Barang yang Tidak Perlu

Salah satu cara tercepat untuk mengurangi ukuran file excel Anda adalah dengan menghapus objek, gambar atau data yang tidak perlu. Ini termasuk gambar latar belakang, objek seperti tombol, bentuk atau grafik, dan data yang telah dihapus atau disaring. Hapus semua objek yang tidak diperlukan dan kecilkan file Anda hingga lebih dari 50% tanpa memberikan efek pada kualitas file.

2. Uninstall Add-Ins yang Tidak Terpakai

Banyak add-ins excel yang memakan banyak ruang penyimpanan dan dapat menambah ukuran file excel. Anda dapat secara manual menghapus add-ins yang tidak terpakai dengan membuka pengelola add-ins dan menghapus atau menonaktifkannya jika tidak diperlukan.

3. Gunakan Fitur Excel yang Lebih Bagus

Excel sebenarnya dilengkapi dengan fitur bawaan untuk mengurangi ukuran file excel. Misalnya, Anda dapat menggunakan fitur “mengosongkan sel tersembunyi” untuk menghapus semua data di balik tabel yang tidak terlihat. Fitur “Membuat Tabel Terlihat” juga dapat membantu menjadikan data lebih mudah dibaca dan dipahami dengan menghapus batas atau garis.

4. Kurangi Kualitas Gambar

Anda dapat menyesuaikan kualitas gambar dengan mengubah resolusi gambar atau menyesuaikan kualitasnya dari sumber. Ini akan membantu dalam mengurangi ukuran file Anda. Hanya ingat bahwa semakin rendah kualitas gambar semakin besar potensi file Anda tidak dapat dicetak dengan jelas.

5. Kompress Gambar atau Grafik

Banyak gambar atau grafik excel memiliki fitur kompresi internal yang harus diaktifkan untuk mengurangi ukuran file Anda. Hal ini dapat ditemukan dengan mengeklik gambar dan memilih “kompres gambar” atau “kompres grafik” di tab format gambar.

6. Jadikan File Excel dengan Perawatan

Jangan lupa membantu file excel Anda tetap rapi dengan menggunakan kerapian. Jadikan file excel Anda dengan format konsisten, seperti ukuran font yang sama dan jarak yang diatur dengan benar. Ini akan membantu tidak menggandakan data dan membuat file excel Anda jauh lebih ringan.

7. Ganti Spreadsheet pada PDF

Jika Anda perlu membagikan tabel atau grafik dengan orang lain, maka memindahkan empat atau lima sel ke PDF akan lebih baik daripada memindahkan seluruh file excel. Tidak hanya penyebaran lebih mudah, tetapi PDF juga mudah untuk dibuka, diunduh dan dijadikan referensi. Yang terpenting, file PDF yang dapat dibaca siapa saja dari layar ke layar, dan dapat dibaca dari mana saja dari perangkat apa saja.

8. Pakai Program Kompresi

Jika semua langkah ini sudah dilakukan dan file excel Anda masih terlalu besar, cobalah untuk menggunakan program kompresi yang tersedia. Sejumlah program seperti WinRAR atau 7-Zip dapat digunakan untuk membantu mengompres file excel Anda dan mengurangi ukuran file sebanyak mungkin.

Tips Lainnya  Cara Menyembunyikan Kolom di Excel

9. Gunakan Menyimpan Sebagai

Menyimpan file excel dengan nama lain atau format lain akan membantu memiliki ukuran file yang lebih kecil ketika membukanya. Menyimpan sebagai CSV, TXT atau file lainnya selain file excel dapat membantu mengurangi ukuran file Anda. Saat membuka file, format ini dapat diterima oleh Excel dan layout tabel tetap dapat dikenali.

10. Gunakan Cloud Storage

Menggunakan cloud storage dapat membantu dalam membantu domain kecepatan akses file excel dan dapat membantu dalam menghemat ruang penyimpanan. Dropbox, Google Drive, dan Microsoft Onedrive adalah contoh cloud storage yang sering digunakan dan merupakan layanan yang sangat efektif dan praktis untuk digunakan.

11. Gunakan Pembagi File Excel

Program pembagi file excel seperti Kutools untuk Excel atau Power Query akan memudahkan untuk membagi file menjadi beberapa bagian setiap kali Anda memerlukannya. Hal ini dapat mengurangi kebutuhan akan file yang besar dan memungkinkan hanya menggunakan tabel yang diperlukan.

12. Jangan Lupa Backup Data Anda

Terakhir, pastikan Anda selalu menyimpan backup data Anda dengan aman untuk memastikan bahwa file excel Anda aman dan tidak hilang. Saat melakukan pengubahan pada file excel, buat salinan cadangan ataupun simpan sebagai versi. File tersebut dapat diklone, disimpan, atau dikonversi dirasa perlu.

Tips dan Trik Efektif dalam Kompress File Excel

1. Implode CSS

Merinkasikan CSS ke satu baris menurunkan ukuran file Anda dan membantu cepat diunduh.

2. Turn Off Autosave

Saat autosave aktif, noda sangat sering menghabiskan ruang penyimpanan. Matikan autosave diluar keperluan.

3. Kurangi ukuran gambar

Mengkompres atau merubah ukuran gambar membantu mengurangi ukuran file.

4. Hapus kolom gramatikal yang tidak diperlukan

Hapus bagian kosong atau data hanya dengan format kosong.

5. Hapus Data Kosong atau Berulang

Bersihkan data yang tidak diperlukan seperti angka kosong, tulisan tidak dikenal, dan data yang diulang-ulang.

6. Pilih Bahasa yang Dirasa Terbaik

Setiap program excel memiliki beberapa bahasa yang bisa dipilih. Pilihlah bahasa yang dirasa terbaik dan mudah dimengerti oleh orang lain. Selepas itu, hapus atau nonaktin bahasa yang tidak digunakan dalam file excel.

7. Menjaga Konsistensi Format Oleh Setiap Subjek

Setiap subjek atau industri memiliki gaya sendiri-sendiri, dan menggunakan format baru, dapat menurunkan ukuran file. Cara terbaik adalah memvisualisasikan data Anda terlebih dahulu, membuatkannya dalam format yang konsisten, dan secara rutin menyelidiki kecocokannya.

8. Hapus Data Yang Telah Mempunyai Kondisi

Seringkali, file excel telah dikondisikan dan memiliki beberapa data yang tidak diperlukan. Hapus data yang telah diberi kondisi dan rapikan file excel Anda.

9. Kurangi Format Tabel

Memperbaiki tata letak tabel serta pengurangan jumlah kolom tabel akan membantu Anda mengompres file excel Anda.

10. Setelah melakukan semua langkah diatas, Logoutlah dari akun excel.

Selamat Anda berhasil mengecilkan ukuran file excel Anda dengan cara yang lebih efisien dan efektif tanpa harus mengurangi kualitas pekerjaan Anda. Segera coba sendiri cara cara yang kami bahas dan buat file excel Anda menjadi lebih mudah diakses dan selalu siap digunakan. Kami harap panduan ini bermanfaat untuk Anda dan terima kasih telah membaca!.

Tips Lainnya  Cara Membuat List di Excel: Panduan Lengkap

Cara Compress File Excel: Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan

1. Menghemat ruang penyimpanan. Dengan mengompres file Excel, ukuran file akan menjadi lebih kecil sehingga tidak banyak memakan ruang penyimpanan pada komputer.

2. Memudahkan proses pengiriman file. File yang sudah di compress akan lebih mudah untuk dikirim melalui email atau aplikasi pengirim file lainnya.

3. Mencegah perubahan yang tidak disengaja. Ketika kita mengcompress file Excel, file tersebut akan terkunci dan tidak bisa diubah oleh orang lain tanpa izin kita terlebih dahulu.

4. Meningkatkan keamanan file. Dengan mengompres file Excel, seorang pengguna bisa menambahkan password pada file tersebut sehingga hanya mereka yang memiliki password bisa membuka file itu.

5. Mengurangi risiko kehilangan data. Dengan mengcompression file, risiko kehilangan data karena kerusakan pada file bisa berkurang.

6. Mengurangi waktu load file. Dengan file yang lebih kecil, waktu loading file Excel bisa menjadi lebih cepat.

7. Bisa diaplikasikan pada berbagai jenis file. Cara compress ini tidak hanya bisa digunakan pada file Excel, tetapi juga bisa digunakan pada berbagai jenis file lainnya.

8. Mudah dilakukan. Proses compression file Excel tidak memerlukan kemampuan teknis yang tinggi. Siapapun bisa melakukannya dengan mudah.

9. Biaya gratis. Cara compress Excel bisa dilakukan secara gratis tanpa harus mengeluarkan uang sedikit pun.

10. Tidak merusak file. Proses compress Excel tidak akan merubah konten dalam file, jadi tidak perlu khawatir bahwa data yang sudah diphoto itu akan dirusak.

Kekurangan

1. Kualitas file yang dikompres bisa menurun. Ketika file Excel dikompres, kualitas gambar dan grafik di dalam file bisa menurun.

2. Membutuhkan waktu yang cukup lama. Proses compress file Excel, mungkin memerlukan waktu yang cukup lama tergantung pada ukuran file.

3. Tidak bisa di gunakan pada file terlalu besar. Proses compress tidak bisa dilakukan pada file yang terlalu besar dan memakan banyak ruang penyimpanan.

4. Format file bisa berubah. Bila file Excel dikompres terlalu banyak, file tersebut bisa menjadi tidak mesin berfungsi.

5. Tidak semua compress software terpercaya. Ada banyak software compress file Excel yang tidak terpercaya dan bisa merusak file.

6. Memerlukan lebih sedikit program. Untuk mengambil file yang sudah dikompres kita memerlukan program tersendiri yang terpisah dari Excel.

7. Tidak semua software mendukung compress file Excel. Ada beberapa software yang belum mendukung proses compress Excel.

8. Memeriksa file yang begitu hati-hati. Selalu periksa file yang sudah di kompres dengan hati-hati agar tidak kehilangan data yang penting karena kesalahan manusia.

9. Terkadang file yang terlalu padat bisa menjadi tidak didukung oleh beberapa perangkat lunak. Sebagai contoh, file Excel yang memperlihatkan diagram transaksi keuangan dengan skala besar bisa bertambah hingga beberapa ratus MB, dan ini bisa saja tidak didukung oleh beberapa aplikasi pengolah data.

10. Ada kemungkinan file Excel terkompresi tidak berfungsi dengan baik jika dikirim melalui e-mail. Beberapa aplikasi e-mail bisa memberikan batasan atas ukuran file yang bisa dikirim melalui e-mail, dan ini bisa sangat merepotkan jika ternyata file Excel terkompresi lebih besar dari batasan yang disebutkan.

Tips Lainnya  Cara Menyelesaikan Kuadrat di Excel dengan Mudah

FAQ

1. Apa itu file Excel?

File Excel adalah file spreadsheet yang dibuat menggunakan Microsoft Excel, program pengolah data dari Microsoft Office.

2. Apa fungsi dari file Excel?

File Excel digunakan untuk mengorganisasi, menganalisis, dan menyajikan data numerik.

3. Bagaimana cara compress file Excel?

Anda dapat menggunakan program bawaan Windows, 7-Zip, atau WinRAR untuk mengompres file Excel.

4. Kenapa perlu compress file Excel?

Kompresi file Excel akan mengurangi ukuran file yang memungkinkan untuk menghemat ruang penyimpanan dan meningkatkan kecepatan transfer data.

5. Apakah data dari file Excel akan hilang setelah dikompresi?

Tidak, data akan tetap utuh setelah file Excel dikompresi dan diekstrak kembali.

6. Apa yang harus dilakukan sebelum mengompres file Excel?

Pastikan file Excel yang akan dikompresi sudah disimpan dan tutup program Excel jika masih terbuka.

7. Apakah semua jenis file Excel dapat dikompresi?

Ya, semua file Excel dapat dikompresi termasuk .xlsx, .xlsm, .xlsb, dan .xls.

8. Apa yang harus diperhatikan saat mengompres file Excel?

Pilih level kompresi yang sesuai dan pastikan file yang dikompres tidak terlalu kecil sehingga tidak dapat diakses setelah diekstrak.

9. Apa level kompresi yang disarankan?

Level kompresi yang disarankan adalah “Normal” atau “Default” karena memberikan keseimbangan antara ukuran file yang dihasilkan dan waktu yang dibutuhkan untuk kompresi.

10. Bagaimana cara mengunci file Excel yang telah dikompresi?

Anda dapat menambahkan password saat mengompres atau menambahkan password setelah file telah diekstrak.

11. Apakah kompresi file Excel dapat dilakukan secara otomatis saat menyimpan file?

Ya, Anda dapat mengatur opsi kompresi pada “Save As” dengan mengklik “Tools” → “General Options”.

12. Apakah Excel Online mendukung kompresi file?

Ya, pengguna Excel Online dapat mengompresi file dengan kembali ke Excel desktop dan menggunakan program bawaan Windows atau WinRAR.

13. Apakah ada risiko kehilangan data saat mengompres file Excel?

Tidak, terdapat sedikit risiko kehilangan data saat mengompresi file Excel selama dilakukan dengan benar dan menggunakan program yang tepat.

Kesimpulan

Cara compress file excel cukup mudah dilakukan dengan menggunakan fitur built-in Excel yang bernama “Compress Pictures”. Dengan melakukan kompresi pada gambar-gambar yang ada di dalam file Excel, ukuran file dapat diperkecil dan memudahkan pengiriman atau penyimpanan. Selain itu, melakukan kompresi juga dapat meningkatkan kecepatan loading saat membuka file excel. Salah satu cara untuk mengurangi ukuran file excel adalah dengan mereduksi gambar dengan kualitas rendah atau tidak terlihat jelas tanpa mengurangi ukuran lembar kerja.

Penutup

Dalam mempelajari cara compress file excel, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti memilih gambar yang akan di kompresi, menyesuaikan ukuran gambar dan memilih tingkat kompresi yang sesuai dengan kebutuhan. Setelah melakukan kompresi, pastikan file excel masih dapat digunakan sesuai fungsinya. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan kinerja dalam mengelola file excel. Terima Kasih dan sampai jumpa pada artikel selanjutnya.