Selamat Datang di Panduan “Cara Kirim File Excel ke WhatsApp”
Selamat datang pembaca setia! Berbicara tentang Excel, pasti Anda sudah sangat familiar dengan program Microsoft Office yang satu ini. Excel merupakan program spreadsheet yang berfungsi untuk mengatur data, menghitung angka, dan membuat grafik angka-angka. Namun, bagaimana jika Anda ingin membagikan file Excel melalui aplikasi WhatsApp? Tentu saja itu bisa dilakukan, namun ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui terkait cara mengirim file Excel ke WhatsApp.
Langkah-langkah Cara Kirim File Excel ke WhatsApp
1. Pastikan File Excel Sudah Disimpan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah pastikan bahwa file Excel yang ingin dikirim sudah tersimpan dan di lokasi yang tepat pada komputer atau laptop Anda. Jangan sampai hanya melakukan penyimpanan tanpa nama atau di lokasi yang sulit diakses, karena hal ini akan menyulitkan ketika ingin mengirimnya di aplikasi WhatsApp.
2. Buka Aplikasi WhatsApp
Setelah mengatur file Excel yang akan dikirim, buka aplikasi WhatsApp di ponsel atau di komputer Anda. Pastikan aplikasi WhatsApp selalu di-update ke versi terbarunya agar tidak terjadi kendala atau error pada saat mengirim file.
3. Pilih Kontak atau Group Penerima
Setelah masuk ke aplikasi WhatsApp, pilih kontak atau grup yang menjadi penerima file Excel yang akan dikirim. Jangan lupa untuk memperhatikan ukuran file yang akan dikirim, karena beberapa ponsel memiliki batasan ukuran untuk menerima file di dalam aplikasi WhatsApp.
4. Klik Ikon Attachment
Setelah memilih kontak atau grup yang akan menerima file Excel, diperlukan tindakan selanjutnya yaitu klik icon attachment yang berada di samping kolom chat. Icon attachment biasanya telah berbentuk seperti kertas clip.
5. Pilih “Dokumen” sebagai Tipe Berkas
Setelah masuk ke halaman attachment, pilih “Dokumen” sebagai tipe berkas yang akan dikirim. Hal ini berguna agar semua file Excel yang tersimpan pada perangkat dapat ditemukan dengan mudah di bagian berikutnya.
6. Cari dan Pilih File Excel
Setelah memilih tipe berkas “Dokumen”, selanjutnya cari dan pilih file Excel yang ingin dikirim. Pastikan nama file sudah mudah dikenali oleh para penerima serta bentuk file Excel yang dipilih telah sesuai dengan form yang diinginkan.
7. Tunggu Hingga Upload Selesai
Setelah memilih file Excel yang akan dikirim, WhatsApp akan meng-upload file tersebut. Waktu upload akan bergantung pada ukuran file Excel yang akan dikirim. Jangan lupa untuk tunggu hingga proses upload selesai sebelum melanjutkan ke step berikutnya.
8. Tambahkan Pesan Jika Diperlukan
Jika ingin menambahkan pesan, barulah Anda dapat menuliskan pesan yang akan dikirim bersamaan dengan file Excel tersebut. Pastikan penggunaan bahasa yang baik dan sopan agar pesan dapat diterima dengan baik oleh para penerima.
9. Click “Kirim”
Setelah meng-upload file Excel dan menjelaskan pesan yang ingin dikirim, langkah terakhir adalah memastikan untuk mengklik tombol kirim. Pastikan koneksi internet stabil, agar pesan dan file Excel dapat terkirim dengan baik.
10. Lakukan Verifikasi untuk File Excel yang Disimpan di Google Drive
Jika file Excel yang ingin dikirim disimpan di Google Drive, maka harus melakukan verifikasi akun Google terlebih dahulu. Hal ini dilakukan agar file Excel dapat diakses oleh para penerima dengan mudah.
11. Gunakan Aplikasi Cloud Storage
Jika file Excel yang ingin dikirim terlalu besar untuk dikirim melalui WhatsApp, maka dapat digunakan aplikasi penyimpanan awan (cloud storage) seperti Dropbox, Google Drive, atau OneDrive. Dengan aplikasi ini, Anda dapat membagikan tautan (link) ke file Excel tersebut. Para penerima bisa mengambil file tersebut di awan (cloud storage) sesuai dengan tautan yang telah Anda bagikan.
12. Pilih ISO File jika Menggunakan Mac
Jika Anda menggunakan Mac, pilihlah ISO file pada kolom “Format” pada saat menyimpan file Excel. Hal ini akan membantu file Excel yang ingin dikirim tetap stabil dan terhindar dari kesalahan teknis.
Penjelasan dan Tips
Itulah 12 langkah-langkah melakukan cara mengirim file Excel ke WhatsApp, semoga penggunaan program office ini dapat membantu Anda banyak dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. Namun agar hasil pengiriman file menjadi lebih maksimal, inilah beberapa tips yang bisa dicoba:
1. Gunakan Format Tabel yang Baik dan Benar
File Excel yang dibuat harus menggunakan format tabel yang baik dan benar. Hal ini akan sangat membantu para penerima untuk membuka serta mencari angka yang diperlukan. Pastikan pula untuk menyeleksi angka agar terhindar dari kesalahan perhitungan.
2. Gunakan Password untuk Melindungi File Excel
Agar file Excel yang diubah tidak hilang atau rusak, dilakukan tindakan pencegahan dengan mengunakan password untuk melindungi file Excel. Hal ini akan menjaga file Excel agar tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berhak.
3. Buatlah Backup Data
Pentingnya membuat backup data untuk file Excel sangatlah penting. Hal ini dilakukan untuk menjaga file Excel tetap aman jika terjadi salah satu komponen perangkat keras rusak atau informasi hilang. Buatlah backup file Excel di lokasi yang mudah diakses agar lebih mudah untuk diambil kembali.
4. Gunakan Fungsi Search
Gunakan fitur search yang terdapat pada aplikasi Excel untuk membantu mencari data dan mengatur file Excel. Dengan adanya fitur ini, para pengguna akan menjadi lebih mudah dalam mengecek angka dan mengatur data dalam file Excel.
5. Kelompokkan Data dalam Satu Lembar Kerja (Sheet) yang Berbeda
Untuk mempermudah dalam mengatur data di dalam file Excel, hendaknya Anda membagi data ke dalam beberapa lembar kerja (sheet) yang berbeda. Hal ini akan memudahkan saat mencari data yang diinginkan dan membuat data lebih terorganisir.
6. Gunakan Style Sederhana
Pilih lah style sederhana yang sesuai dengan kebutuhan agar tampilan file Excel yang dihasilkan lebih rapih dan lebih mudah dipahami. Terlalu banyak style akan membuat tampilan file Excel terlihat berlebihan dan kurang menarik.
7. Hindari Making Mistakes When Typing
Jangan membuat kesalahan ketika mengetik dan mengatur data pada file Excel. Ini akan sangat memperngaruhi kualitas data dan mengakibatkan kesalahan perhitungan. Pastikan setiap baris pada file Excel sudah diperiksa dan dikoreksi terlebih dahulu sebelum disimpan.
8. Gunakan Headings yang Tepat dan Jelas
Gunakan heading yang tepat dan jelas, terutama ketika membuat diagram atau grafik. Hal ini akan memudahkan para penerima untuk memahami data yang terdapat pada fike Excel dan akan membuat penjelasan lebih mudah dipahami.
9. Simpan Data secara Teratur
Selalu pastikan data pada file Excel sudah disimpan secara teratur di lokasi yang baik agar mudah diakses di kemudian hari. Dengan menggunakan fitur auto-save, data akan secara otomatis tersimpan setiap beberapa menit untuk menghindari kehilangan data pada file Excel.
10. Lihat Panduan Pengguna Excel yang Lebih Detail
Jika masih ada hal yang tidak dimengerti dalam penggunaan program Excel, maka Anda bisa membaca panduan penggunaan secara online di website Microsoft. Dengan demikian, pengguna akan menjadi lebih mahir dalam menggunakan program MS Excel.
Penutup
Demikianlah panduan “Cara Kirim File Excel ke Whatsapp” yang bisa Anda terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Harapannya, panduan ini dapat membantu Anda memudahkan komunikasi kerja atau tugas lainnya yang melibatkan pengiriman data dan file Excel antara Anda dan rekan yang lain. Ingat, tips dan trik sehari-hari yang kecil bisa membuat penggunaan MS Excel Anda menjadi lebih mudah dan efisien.
Kelebihan dan Kekurangan: Cara Kirim File Excel ke WhatsApp
Kelebihan
1. Praktis dan cepat: Dalam beberapa klik, pengguna sudah bisa mengirim file Excel mereka ke WhatsApp tanpa perlu meninggalkan aplikasi.
2. Sharing file dengan individu atau grup: Pengguna dapat memilih apakah ingin mengirim file Excel mereka secara individual atau dalam grup WhatsApp.
3. Mudah didownload: Penerima file Excel akan dengan mudah mendownload file tersebut dari WhatsApp tanpa perlu membuka email lagi.
4. Memudahkan diskusi: Pembicaraan tentang file Excel akan menjadi lebih mudah ketika file tersebut dikirim langsung melalui WhatsApp.
5. Tidak perlu langganan: Pengguna tidak memerlukan biaya atau langganan tertentu untuk mengirim file Excel melalui WhatsApp.
6. Mudah diakses: WhatsApp merupakan aplikasi yang sudah ter-install di ponsel banyak pengguna, sehingga file Excel bisa diakses oleh siapapun yang memiliki akun WhatsApp.
7. Data aman: WhatsApp menawarkan enkripsi end-to-end, yang berarti pengiriman file Excel akan terjaga kerahasiaannya.
8. Memudahkan editing: Penerima file Excel dapat langsung melakukan editing pada file tersebut jika diperlukan.
9. Lebih efisien: Mengirim file Excel melalui WhatsApp lebih efisien dibandingkan dengan mengirim lewat email atau media lainnya.
10. Mudah di-share ulang: Penerima file Excel dapat dengan mudah membagikan file tersebut ke orang lain tanpa perlu repot.
Kekurangan
1. Batas ukuran file: WhatsApp hanya dapat mengirim file Excel dengan ukuran maksimum 256MB, sehingga file dengan ukuran lebih besar harus di-upload ke cloud atau dikirim melalui media lain.
2. Kompatibilitas perangkat: Pengguna harus memastikan bahwa aplikasi WhatsApp dan software Excel yang digunakan kompatibel dengan perangkat mobile atau PC yang digunakan.
3. Resolusi gambar rendah: Kualitas gambar yang di-insert dalam file Excel dapat terlihat buram atau berkurang resolusinya saat dikirim melalui WhatsApp.
4. Tidak ada fitur resmi: WhatsApp tidak menawarkan fitur khusus untuk mengirim file Excel, sehingga pengguna harus menggunakan cara-cara lain seperti mengubah format file atau menambahkan file ke dalam aplikasi Dokumen.
5. Terbatas pada aplikasi mobile: Pengguna hanya dapat menggunakan cara ini jika ingin mengirim file Excel dari aplikasi WhatsApp mobile, sehingga pengguna PC harus menggunakan cara yang lain.
6. Tidak memudahkan sorting: Penerima file Excel mungkin menemukan kesulitan untuk mengurutkan data dalam file Excel tersebut ketika dibuka dari WhatsApp.
7. Terkadang lambat: Proses pengiriman file Excel melalui WhatsApp terkadang membutuhkan waktu yang lama, terutama jika pengguna mengirim file dengan ukuran besar.
8. Cepat terhapus: File Excel yang dikirimkan melalui WhatsApp akan terhapus secara otomatis setelah 30 hari terlewat, sehingga pengguna harus memastikan bahwa file tersebut sudah didownload jika ingin memilikinya untuk jangka waktu yang lama.
9. Tidak memudahkan pemantauan: Karena pengguna WhatsApp tidak dapat melacak apakah file sudah dilihat atau didownload oleh penerima, mereka harus meminta konfirmasi dari penerima terlebih dahulu.
10. Ada kemungkinan perubahan format: Kadang-kadang, file Excel dapat terdistorsi atau kehilangan format ketika dikirim melalui WhatsApp.
FAQ
1. Apakah bisa mengirim file excel ke whatsapp?
Ya, bisa. Namun, whatsapp memiliki batasan ukuran file yang bisa dikirimkan.
2. Berapa ukuran maksimal file yang bisa dikirimkan di whatsapp?
Batasan ukuran file yang bisa dikirim di whatsapp adalah 100 MB.
3. Bagaimana cara mengirim file excel melalui whatsapp?
Anda bisa menggunakan fitur share atau bagikan pada excel dan memilih opsi sharing melalui whatsapp, lalu pilih kontak yang ingin menerima file tersebut.
4. Apakah perlu mengkonversi file excel ke format tertentu sebelum dikirimkan di whatsapp?
Tidak perlu, excel sudah dapat dikirimkan langsung dalam format aslinya.
5. Apakah bisa mengirim beberapa file excel sekaligus pada satu kali pengiriman di whatsapp?
Ya, bisa. Anda hanya perlu memilih beberapa file tersebut saat melakukan pengiriman lewat whatsapp.
6. Apakah hanya bisa melakukan pengiriman file excel pada perangkat smartphone saja?
Tidak, bisa juga dilakukan pada perangkat komputer maupun laptop jika sudah terinstall aplikasi whatsapp.
7. Bagaimana cara mengetahui apakah file excel sudah terkirim dengan baik pada whatsapp?
Anda bisa mengecek pesan konfirmasi yang dikirimkan oleh whatsapp setelah file terkirim.
8. Bagaimana jika file excel yang akan dikirimkan lebih dari 100 MB?
Anda bisa membagi file tersebut ke beberapa bagian atau menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk mengirim file dengan ukuran yang lebih besar.
9. Apakah bisa mengirim file excel ke grup di whatsapp?
Ya, bisa. Anda hanya perlu memilih grup yang ingin menerima file tersebut saat melakukan pengiriman lewat whatsapp.
10. Apakah fitur pengiriman file excel di whatsapp berbayar atau gratis?
Fitur ini gratis dan bisa digunakan oleh semua pengguna whatsapp.
11. Apakah file excel yang dikirim lewat whatsapp akan hilang setelah beberapa waktu?
Tidak, file tersebut akan tetap tersimpan pada perangkat penerima hingga dihapus oleh penerima.
12. Apakah bisa mengirim file excel yang dibuat menggunakan aplikasi selain microsoft excel?
Ya, bisa. Asalkan file tersebut masih dalam format excel yang dapat dibaca oleh aplikasi microsoft excel.
13. Apakah bisa mengirim file excel ke pengguna whatsapp dari negara lain?
Ya, bisa. Asalkan pengguna tersebut juga sudah terdaftar dan menggunakan whatsapp.
Kesimpulan
Excel merupakan salah satu aplikasi Microsoft Office yang sangat berguna dalam dunia bisnis dan pekerjaan. Namun, terkadang kita juga membutuhkan mengirimkan file excel melalui WhatsApp. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengirimkan file excel ke WhatsApp dengan mudah.
Pertama, kita dapat mengirimkan file excel melalui WhatsApp web. Caranya sangat mudah, kita hanya perlu membuka WhatsApp Web di browser dan memilih pesan baru, lalu klik ikon attach dan pilih file excel yang ingin dikirim. Setelah itu, kita dapat mengirimkan file tersebut ke kontak WhatsApp yang diinginkan.
Kedua, kita dapat mengirimkan file excel melalui aplikasi WhatsApp di smartphone. Caranya hampir sama dengan cara sebelumnya, yaitu dengan membuka aplikasi WhatsApp, memilih kontak yang ingin dikirimkan file excel, dan klik ikon attach. Kemudian pilih file excel dan klik send.
Ketiga, jika ukuran file excel terlalu besar sehingga tidak dapat dikirimkan melalui WhatsApp, kita dapat meng-upload file tersebut ke layanan penyimpanan cloud, seperti Google Drive, dan membagikan link file tersebut melalui WhatsApp. Dengan cara ini, kita tetap dapat mengirimkan file excel dengan mudah dan cepat.
Penutup
Dalam kesimpulannya, mengirimkan file excel melalui WhatsApp memang sangat mudah dilakukan. Kita dapat melakukannya melalui WhatsApp web atau aplikasi di smartphone, atau meng-upload file excel ke layanan penyimpanan cloud dan membagikan link file tersebut melalui WhatsApp. Dengan cara ini, komunikasi bisnis atau pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi pembaca yang ingin belajar cara mengirimkan file excel ke WhatsApp. Sampai jumpa di artikel berikutnya!