Selamat Datang di Tutorial Cara Kompres File Excel
Microsoft Excel adalah salah satu program pengolah data spreadsheet yang seringkali digunakan oleh para pelaku bisnis maupun akademisi. Program ini sangat populer karena dapat membantu seseorang untuk mengolah data dengan lebih mudah dan efisien.
Namun, seperti yang sudah kita ketahui bersama, file Excel seringkali memiliki ukuran yang sangat besar sehingga menyulitkan pengiriman dan pengolahan data. Oleh karena itu, pada tutorial kali ini kita akan membahas tentang cara melakukan kompresi file Excel agar memudahkan pengiriman dan pengolahan data.
Langkah-Langkah Cara Kompres File Excel
Langkah 1: Menghapus Kolom dan Baris Kosong
Langkah pertama yang dapat dilakukan untuk mengurangi ukuran file Excel adalah dengan menghapus kolom dan baris yang kosong. Kolom dan baris yang kosong tidak memberikan kontribusi apapun pada pengolahan data, sehingga menghapusnya tidak akan berdampak pada analisis data yang dilakukan.
Untuk menghapus kolom dan baris kosong, kita dapat menekan tombol F5 di keyboard kemudian memilih Special. Pilih Blank kemudian klik OK. Setelah itu, kita akan diberikan pilihan untuk memilih apakah akan menghapus kolom atau baris yang kosong. Pilihlah sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 2: Menghapus Format Tidak Perlu
Format pada file Excel seperti warna dan border seringkali membuat ukuran file menjadi lebih besar tanpa memberikan kontribusi pada analisis data. Oleh karena itu, menghapus format yang tidak perlu dapat membantu memperkecil ukuran file Excel.
Untuk menghapus format pada file Excel, kita dapat menyeleksi seluruh data pada spreadsheet kemudian klik pada Ribbon Home dan pilih Clear All Format pada bagian Editing. Akan muncul pilihan apakah ingin menghapus Format atau hanya Isi. Pilihlah Clear Formatting untuk menghapus format pada file Excel.
Langkah 3: Menghapus Kolom atau Baris yang Tidak Dibutuhkan
Pada bagian pengolahan data, seringkali kita hanya membutuhkan beberapa kolom atau baris yang perlu dianalisis. Oleh karena itu, menghapus kolom atau baris yang tidak diperlukan dapat membantu memperkecil ukuran file Excel.
Untuk menghapus kolom atau baris pada file Excel, klik seluruh kolom atau baris yang ingin dihapus kemudian klik kanan dan pilih Delete. Seluruh data pada kolom atau baris tersebut akan hilang dan ukuran file Excel pun akan berkurang.
Langkah 4: Menghapus Formula yang Sudah Tidak Diperlukan
Serupa dengan langkah ketiga, menghapus formula yang tidak diperlukan pada file Excel juga dapat membantu memperkecil ukuran file. Formula yang sudah tidak digunakan atau tidak relevan pada analisis data dapat dihapus agar tidak membebani ukuran file Excel.
Untuk menghapus formula pada file Excel, kita dapat menyeleksi kolom atau baris yang berisi formula kemudian klik pada Ribbon Editing dan pilih Replace. Pada bagian Find, masukkan tanda sama dengan (=) dan pada bagian Replace With, kosongkan semua isian. Selanjutnya klik Replace All untuk menghapus seluruh formula pada kolom atau baris tersebut.
Langkah 5: Mengubah Format File Excel ke XLSB
Salah satu cara untuk memperkecil ukuran file Excel adalah dengan mengubah format file dari Excel Workbook (.xlsx) ke Binary Workbook (.xlsb). Binary Workbook adalah format file yang menggunakan kompresi biner sehingga dapat memperkecil ukuran file hingga 50%.
Untuk mengubah format file Excel ke XLSB, kita dapat mengklik File pada Ribbon kemudian pilih Save As. Pada bagian Save as Type, pilihlah Excel Binary Workbook (.xlsb).
Langkah 6: Mengompres Gambar Pada File Excel
Jika file Excel Anda berisi gambar, mengompresi gambar dapat membantu memperkecil ukuran file. Oleh karena itu, jika Anda ingin memperkecil ukuran file Excel yang berisi gambar, maka mengompress gambar adalah salah satu cara yang dapat dilakukan.
Untuk mengompress gambar pada file Excel, kita dapat menyeleksi seluruh gambar pada spreadsheet kemudian klik kanan dan pilih Format Picture. Selanjutnya, pilihlah Compression pada bagian kiri dan pilihlah Resample Image agar ukuran gambar menjadi lebih kecil.
Langkah 7: Menghapus Sheet yang Tidak Diperlukan
Jika file Excel Anda memiliki lebih dari satu sheet, maka menghapus sheet yang tidak diperlukan dapat membantu memperkecil ukuran file Excel. Sheet yang tidak diperlukan dapat mengganggu proses pengolahan data dan tidak memberikan kontribusi pada analisis data.
Untuk menghapus sheet pada file Excel, klik kanan pada sheet yang ingin dihapus kemudian pilih Delete. Seluruh data pada sheet tersebut akan hilang dan ukuran file Excel pun akan berkurang.
Langkah 8: Menghapus Data Sementara
File Excel dapat menyimpan data sementara (temporary data) ketika kita melakukan proses filter dan pivot table. Data sementara tersebut tidak memberikan kontribusi pada analisis data dan dapat membantu memperkecil ukuran file Excel.
Untuk menghapus data sementara pada file Excel, klik pada Ribbon Data dan pilih Clear→ Clear All. Seluruh data sementara pada file Excel pun akan hilang.
Langkah 9: Mengubah File Excel ke PDF
Selain mengubah format file Excel ke XLSB, mengubah file Excel ke PDF juga dapat membantu memperkecil ukuran file. PDF adalah format file yang lebih ringan dan mudah untuk dibuka tanpa harus menggunakan program Microsoft Excel.
Untuk mengubah file Excel ke PDF, klik pada File di Ribbon kemudian pilih Save As. Pilihlah PDF pada bagian Save as Type. Anda juga dapat mengatur opsi pengaturan kualitas PDF agar mendapatkan hasil PDF yang lebih optimal.
Langkah 10: Menggunakan Add-Ins Compress Picture
Jika Anda sering menggunakan gambar pada file Excel, Add-Ins Compress Picture di Excel dapat menjadi solusi untuk mengompresi gambar pada file Excel secara otomatis. Add-Ins tersebut akan membantu mengompresi ukuran gambar dan memperkecil ukuran file Excel secara otomatis.
Untuk menggunakan Add-Ins Compress Picture di Excel, klik pada Ribbon Insert dan pilih Add-Ins. Pada bagian Office Add-Ins, cari Add-Ins Compress Pictures dan install Add-Ins tersebut.
Langkah 11: Memperkecil Ukuran Font pada File Excel
Font yang terlalu besar pada file Excel dapat membuat ukuran file menjadi lebih besar. Oleh karena itu, memperkecil ukuran font pada file Excel dapat membantu memperkecil ukuran file secara signifikan.
Untuk memperkecil ukuran font pada file Excel, pilih seluruh teks pada spreadsheet kemudian klik kanan dan pilih Font. Ubah ukuran font yang terlalu besar menjadi ukuran yang lebih kecil.
Langkah 12: Menghapus Data yang Tidak Diperlukan
Langkah terakhir yang dapat dilakukan untuk mengurangi ukuran file Excel adalah dengan menghapus data yang tidak diperlukan pada spreadsheet. Data yang tidak diperlukan dapat memberikan beban pada proses pengolahan data dan tidak memberikan kontribusi pada analisis data.
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan pada spreadsheet, pilihlah data tersebut kemudian klik kanan dan pilih Delete. Seluruh data yang tidak diperlukan pada spreadsheet pun akan hilang dan ukuran file Excel akan menjadi lebih kecil.
Tips Dan Trik
Tip 1: Luangkan Waktu Untuk Membersihkan Data Excel
Membersihkan data Excel tidak hanya membantu memperkecil ukuran file Excel, namun juga membantu kita dalam proses analisis data yang lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, luangkan waktu untuk membersihkan data Excel secara berkala.
Tip 2: Gunakan Program Kompresi Eksternal
Jika cara-cara di atas masih belum cukup membantu untuk memperkecil ukuran file Excel, Anda dapat menggunakan program kompresi eksternal seperti WinZip atau 7-Zip untuk membantu memperkecil ukuran file Excel.
Tip 3: Gunakan Spreadsheet yang Dibagi-Bagi
Jika file Excel Anda terlalu besar untuk dikirim atau dibuka, gunakan spreadsheet yang dibagi-bagi menjadi beberapa bagian. Spreadsheet yang dibagi-bagi akan lebih mudah untuk diakses dan dikirimkan melalui email.
Tip 4: Gunakan Spasi yang Efektif
Gunakanlah spasi yang efektif pada file Excel untuk menghindari kelebihan karakter dan mempersempit ukuran file Excel.
Tip 5: Hapus File Temporary
Hapus file temporary dan recycle bin pada komputer Anda secara berkala untuk memperkecil ukuran file Excel secara keseluruhan.
Tip 6: Gunakan Add-Ins yang Sesuai
Cari dan gunakanlah Add-Ins yang sesuai dengan kebutuhan Anda pada file Excel untuk memperkecil ukuran file secara otomatis.
Tip 7: Pilihlah Format File yang Sesuai
Pilihlah format file yang sesuai dengan komputer atau perangkat yang digunakan. Format file yang tidak sesuai dapat membuat ukuran file menjadi lebih besar.
Tip 8: Kurangi Ukuran Gambar pada Spreadsheet
Gunakan gambar dengan ukuran yang lebih kecil pada spreadsheet Anda.
Tip 9: Kurangi Penggunaan Gaya Khusus
Kurangi penggunaan gaya khusus seperti Bold atau Italic pada file Excel.
Tip 10: Kurangi Jumlah Lembar Spreadsheet
Jika file Excel Anda terlalu besar, kurangi jumlah lembar spreadsheet pada file tersebut untuk memperkecil ukuran file.
Cara Kompres File Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan Kompres File Excel
1. Menghemat Ruang Penyimpanan
Dengan cara kompres file excel, ukurannya akan menjadi lebih kecil dan menghemat ruang penyimpanan pada komputer atau perangkat lainnya.
2. Mempercepat Proses Transfer Data
File yang telah dikompres akan lebih cepat dalam proses transfer data melalui email, cloud storage, atau perangkat lainnya.
3. Meningkatkan Keamanan Data
File yang telah dikompres akan lebih sulit dibuka oleh pihak yang tidak berwenang, sehingga meningkatkan keamanan data yang disimpan.
4. Memperbaiki Kinerja Komputer
Dengan file yang lebih kecil, kinerja komputer saat membuka dan menyimpan file excel menjadi lebih cepat dan ringan.
5. Mudah dalam Penggunaan
Cara kompres file excel cukup mudah dan dapat dilakukan oleh siapa saja tanpa perlu keahlian khusus.
Kekurangan Kompres File Excel
1. Mengurangi Kualitas Gambar dan Grafik
Saat file excel yang dikompres mengandung gambar atau grafik berkualitas tinggi, akan terjadi pengurangan kualitas pada gambar tersebut.
2. Risiko Hilangnya Data
Seperti halnya saat mengompres file video atau audio, kompres file excel juga berisiko menyebabkan hilangnya data atau kerusakan pada file.
3. Tidak Cocok untuk Semua Jenis File
Cara kompres file excel tidak selalu efektif untuk semua jenis file excel, terutama jika file tersebut sudah sangat kecil ukurannya atau mengandung banyak data yang rumit.
4. Membawa Masalah Format
Proses kompres file excel yang tidak dilakukan dengan benar dapat membawa masalah format pada file excel, seperti teks dan angka yang tidak bertulisan rapi atau teracak.
5. Membutuhkan Waktu dan Sumber Daya
Proses kompres file excel membutuhkan waktu dan sumber daya komputer yang cukup besar terutama saat menggunakan software pihak ketiga atau aplikasi online untuk melakukan kompresi.
FAQ tentang Cara Kompres File Excel
1. Apa itu kompresi file excel?
Kompresi file excel adalah proses mengurangi ukuran file excel tanpa mengurangi kualitas data dalam file tersebut.
2. Mengapa saya perlu kompresi file excel?
Kompresi file excel dapat membantu Anda menghemat ruang disk dan mempercepat waktu transfer data melalui internet atau jaringan.
3. Apa yang dapat saya kompres dari file excel?
Anda dapat kompres berbagai elemen dalam file excel seperti gambar, tabel, grafik, dan objek embedded lainnya.
4. Apa alat yang dapat saya gunakan untuk kompresi file excel?
Excel memiliki opsi bawaan untuk mengkompres file excel. Selain itu, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pihak ke-tiga seperti WinZip atau 7-zip.
5. Bagaimana cara menempatkan file excel dalam format kompresi?
Pilih file excel yang ingin Anda kompres dan klik kanan. Pilih “compress” atau “zip” dan atur tingkat kompresi yang diinginkan.
6. Apakah kualitas data akan berkurang setelah saya mengkompres file excel?
Tidak, kualitas data dalam file excel tidak akan berkurang setelah Anda mengkompresinya.
7. Berapa besar pengurangan ukuran file excel setelah dikompres?
Besar pengurangan ukuran file excel setelah dikompres tergantung pada jenis data yang ada di dalamnya. Namun, umumnya Anda bisa mengharapkan pengurangan 50-70% dari ukuran asli.
8. Apakah saya dapat mengembalikan file excel ke ukuran asli setelah dikompresi?
Ya, Anda bisa mengembalikan file excel ke ukuran asli setelah dikompresi dengan membuka dan mengekstrak file dalam format .zip.
9. Apakah saya masih dapat membuka file excel yang sudah dikompres?
Ya, Anda masih dapat membuka file excel yang telah dikompresi. Hanya saja, Anda harus mengekstraknya terlebih dahulu.
10. Apa solusi jika file excel tidak bisa dikompres?
Jika file excel Anda tidak dapat dikompres dengan software bawaan excel atau software pihak ketiga, pertimbangkan untuk membuang elemen yang tidak diperlukan seperti gambar atau grafik yang tidak penting.
11. Apakah file excel dalam format terenkripsi bisa dikompresi?
Ya, file excel yang dienkripsi masih bisa dikompres asalkan Anda memiliki kata sandi yang diperlukan untuk membukanya.
12. Bagaimana memilih tingkat kompresi yang tepat untuk file excel saya?
Tingkat kompresi yang Anda pilih tergantung pada jenis data yang terdapat dalam file excel, sebaiknya uji coba beberapa tingkat kompresi untuk mendapatkan hasil yang terbaik.
13. Dalam hal apa saja kompresi file excel tidak diperbolehkan?
Kompresi file excel tidak diperbolehkan jika file tersebut mengandung informasi rahasia dan sensitif yang memerlukan level keamanan yang tinggi.
Kesimpulan
File Excel yang besar dapat menjadi masalah ketika Anda perlu mengirimnya melalui email atau membaginya dengan orang lain. Namun, dengan beberapa cara sederhana, Anda dapat dengan mudah mengompres file Excel dan mengurangi ukurannya tanpa kehilangan kualitas data. Menggunakan teknik kompresi yang tepat, menghapus data yang tidak diperlukan dan menyimpan file dengan format yang benar akan membantu Anda mengurangi ukuran file Excel Anda secara signifikan.
Harap diingat bahwa terkadang Anda mungkin perlu mengorbankan kualitas gambar atau grafik jika Anda menggunakan teknik kompresi yang lebih kuat untuk mengompres file Excel. Namun, dalam kebanyakan kasus, hasilnya masih dapat diterima dan tidak mempengaruhi fungsionalitas atau nilai data.
Penutup
Cara mengompres file Excel dapat membantu membuat file Anda lebih mudah diakses dan dibagikan dengan orang lain. Meskipun terkadang bisa sulit untuk menyimpan file dengan kualitas yang sama seperti sebelumnya, dengan beberapa trik dan teknik, Anda dapat mengurangi ukuran file Excel Anda tanpa kehilangan banyak informasi. Jangan ragu untuk mencoba metode yang berbeda dan menemukan yang terbaik bagi Anda. Terima kasih telah membaca artikel ini dan sampai jumpa lagi di artikel berikutnya!