Selamat Datang di Cara Mail Merge dari Excel ke Word
Ketika Anda bekerja dengan Microsoft Office, Anda tidak hanya akan menggunakan Excel untuk mengatur data tetapi juga membutuhkan Word untuk membuat dokumen kata-kata yang bisa dipisahkan, seperti surat atau daftar hadir. Jika Anda perlu membuat dokumen yang berisi isi yang sama tetapi dengan informasi individu yang berbeda, Mail Merge dapat membantu. Melalui Mail Merge, Anda dapat menggabungkan dokumen Word dengan data Excel untuk membuat dokumen yang ditujukan secara khusus ke setiap penerima. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara langkah demi langkah menggunakan Mail Merge untuk menggabungkan dokumen dari Excel ke Word.
Langkah-langkah dalam Mail Merge
1. Persiapkan dokumen Anda
Sebelum memulai Mail Merge, pastikan Anda telah menyiapkan dokumen Word utama dan dokumen Excel dengan informasi individu. Dokumen Word utama akan berisi teks yang konstan, seperti salam pembuka, dan dokumen Excel akan berisi informasi variabel seperti nama dan alamat.
2. Tulis dokumen Word utama Anda
Mulailah dengan menulis dokumen Word utama Anda. Dokumen ini akan berisi teks yang statis dan tidak perlu mengandung informasi yang dapat berubah-ubah. Misalnya, buatlah salam perkenalan atau tulis pesan lain sesuai yang Anda inginkan.
3. Tambahkan Field
Tambahkan field ke dokumen Word utama yang akan memuat informasi yang dapat berubah-ubah dari dokumen Excel Anda. Untuk melakukannya, klik pada tab Insert, dan kemudian klik Field. Dalam daftar Categories, pilih Mail Merge, dan dalam daftar Field Names, pilih field yang sesuai. Misalnya, jika ingin menambahkan nama dari daftar Excel, pilih FirstName, LastName, dan sebagainya.
4. Buat dokumen Excel Anda
Buat dokumen Excel Anda dengan menyertakan informasi individu untuk setiap penerima. Pastikan Anda menyimpan dokumen dengan benar dan mengurutkan informasi sehingga mudah digunakan. Untuk Mail Merge, dokumen Excel Anda harus memuat kolom dengan informasi individu dan kolom dengan label yang menggambarkan data yang relevan seperti nama, alamat, dan sebagainya.
5. Menghubungkan Dokumen Excel ke Dokumen Word
Untuk menghubungkan dokumen Excel ke dokumen Word utama Anda, klik pada tab Mailings, lalu pilih opsi Select Recipients, dan klik pada Use an Existing List. Cari di komputer Anda file Excel yang berisi informasi individu. Setelah menemukan file yang sesuai, klik pada Open, dan Word secara otomatis akan memuat teks dalam dokumen.
6. Menggabungkan Field
Mulailah menggabungkan field dengan teks di dokumen Word utama Anda. Untuk melakukannya, gunakan opsi Insert Merge Field yang tersedia di bagian Write & Insert Fields pada tab Mailings. Gunakan tombol Next dan Back untuk berganti antara catatan dalam dokumen Excel dan melihat bagaimana informasi penerima muncul di dokumen Word Anda. Pastikan kembali format dokumen apa pun agar diinginkan.
7. Preview Hasil Merge
Setelah selesai menggabungkan field, klik pada opsi Preview Results dalam tab Mailings. Dalam tampilan ini, Anda dapat melihat bagaimana dokumen ini akan terlihat pada setiap catatan di dokumen Excel. Klik pada tombol Next Records dan Previous Records untuk melihat bagaimana dokumen akan terlihat setelah Merge.
8. Menyelesaikan Dokumen Anda
Setelah melihat hasil Merge, Anda dapat mengedit dokumen dan menambahkan grafik atau teks lain jika perlu. Kemudian, simpan dokumen Anda sebagai dokumen Word biasa untuk diingat untuk dipakai di lain hari.
9. Cetak Dokumen Mail Merge Anda
Setelah semua pengaturan dan proyek selesai dirancang, Anda dapat mencetak dokumen Mail Merge Anda pada dokumen Word. Pastikan semua teks menjadi jelas dan halaman Anda diatur ke dalam format yang sesuai dengan berikut langkah 10.
10. Reset Asli Dokumen Anda
Setelah semuanya selesai dicetak, jangan lupa untuk menulis kembali dokumen asli Anda sesuai dengan kehendak Anda untuk siapa pun yang masih akan menggunakannya untuk memulai ulang. Ini termasuk melihat format dan konten dan memastikan bahwa keduanya telah dipatuhi dengan baik.
11. Quick Tips & Tricks
– Pastikan dokumen Excel yang sudah disusun dengan rapi dan sesuai dengan data yang akan dihubungkan ke dokumen Word utama.
– Jadikan dokumen Excel sebagai dokumen utama dan tambahkan teks yang tidak dapat berubah-ubah di dokumen Word Anda sehingga Anda tidak perlu menambahkannya selama proses merge.
– Pastikan agar semua field di dokumen Word telah dikorelasikan dengan kolom di dokumen Excel.
– Lakukan preview dokumen Mail Merge untuk memastikan bahwa informasi di dokumen Word sudah benar dan sesuai.
– Setelah dokumen Mail Merge Anda selesai dicetak, jangan lupa untuk menghapus informasi pribadi seperti nama, alamat, dan sebagainya untuk melindungi privasi penerima.
– Lakukan manual revisi setelah melakukan Mail Merge agar Anda bisa dapat mengawasi lebih jauh dokumen Mail Merge.
12. Menyelesaikan dengan Rapi
Dalam melakukan Mail Merge, pastikan Anda memiliki dokumen Excel yang jelas dan korelasi yang tepat antara dokumen Excel dan Word. Dalam menyelesaikan rapi, ingatlah untuk mencetak dokumen Mail Merge dan selalu mereset dokumen utama Anda. Ikuti tips dan trik kreatif di atas, dan lakukan Mail Merge Anda secara lancar. Selamat mencoba!
Cara Mail Merge dari Excel ke Word: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Mudah dalam mengirim email secara massal dan efisien.
2. Mempercepat proses pengiriman email dengan data yang teratur dan terstruktur.
3. Memungkinkan data yang lebih spesifik seperti nama penerima dan alamat email agar tercantum dalam email tersebut secara otomatis.
4. Dapat menambahkan variasi pada teks email, gambar, atau bahkan tanda tangan yang unik untuk setiap email.
5. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas saat mengirimkan email yang serupa secara berkala.
6. Meminimalisir kesalahan manusia pada data yang sama di setiap email.
7. Dapat melakukan trik marketing dengan menambahkan link kustom dan menarik agar mengarahkan penerima email ke suatu produk tertentu.
8. Memungkinkan adanya personalisasi pada email yang dikirimkan.
9. Dapat menambahkan custom tone seperti humor, sopan santun, atau penekanan yang serupa ke dalam email.
10. Dapat digunakan secara praktis dan mudah untuk membuat pengisian formulir secara online.
Kekurangan
1. Membutuhkan waktu yang lebih lama saat akan membuat mail merge yang spesifik.
2. Dapat memakan storage yang cukup signifikan saat akan membuat mail merge yang berjumlah banyak.
3. Dapat terjadi kesalahan data apabila data yang diinputkan tidak memenuhi persyaratan.
4. Dapat lebih terasa ribet pada awal penggunaan jika dibandingkan dengan cara manual.
5. Dapat memakan waktu yang lebih lama dalam pembelajaran single user yang kurang terbiasa atau masih pemula.
6. Perlu pembelajaran khusus agar dapat membuat mail merge yang efisien dan akurat.
7. Dapat membingungkan pada bagian mengatur format teks atau gambar pada mail merge yang spesifik.
8. Dapat memakan waktu lebih lama dalam melakukan penyuntingan dan pengecekan hasil mail merge yang dilakukan.
9. Membutuhkan waktu khusus untuk membuat aplikasi mail merge yang dapat diandalkan dan efisien.
10. Dapat lebih sulit untuk melakukan troubleshooting saat terjadi masalah dalam mail merge.
FAQ
Q1. Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah fitur Microsoft Office yang memungkinkan Anda menggabungkan informasi dari sumber data (misalnya Excel) ke dalam dokumen utama (misalnya Word) untuk membuat banyak dokumen yang dipersonalisasi secara otomatis.
Q2. Kenapa perlu menggunakan Mail Merge?
Mail Merge sangat efektif untuk membuat dokumen yang membutuhkan personalisasi, seperti surat, sertifikat, dan undangan, terutama jika Anda harus membuat banyak dokumen serupa. Anda tidak perlu mengetik ulang isi dokumen yang sama berulang kali, cukup gunakan data yang sudah diatur dalam sumber data.
Q3. Bagaimana cara mempersiapkan data di Excel untuk Mail Merge?
Anda harus menyiapkan data dengan benar di Excel, termasuk label di baris atas untuk setiap kolom, informasi yang konsekuen, dan format yang konsisten. Pastikan data Anda menyertakan semua informasi yang Anda butuhkan untuk dokumen utama Anda, misalnya nama dan alamat.
Q4. Apa saja persyaratan dokumen utama di Word untuk Mail Merge?
Dokumen utama harus mengandung tempat-tempat yang sesuai di mana data dari sumber data akan dimasukkan. Misalnya, jika Anda ingin menambahkan nama penerima di atas surat, Anda harus menambahkan tempat yang sesuai di dokumen utama dengan membuat kolom yang disebut “Nama Penerima”.
Q5. Apa yang dimaksud dengan “field” di dokumen Word?
Field di dokumen Word adalah kolom kosong yang menunggu informasi dari sumber data Anda. Ketika Anda menjalankan Mail Merge, field tersebut akan diisi dengan informasi yang terkait dalam sumber data.
Q6. Apa langkah-langkah untuk melakukan Mail Merge dari Excel ke Word?
Langkah-langkahnya adalah: (1) Persiapkan data di Excel, (2) Buka dokumen utama di Word, (3) Pilih jenis dokumen yang Anda ingin buat, (4) Tambahkan field ke dokumen utama, (5) Sambungkan dokumen utama ke sumber data di Excel, (6) Lihat dan periksa hasil Mail Merge, (7) Cetak atau kirim dokumen.
Q7. Bagaimana cara menambahkan field di dokumen Word?
Anda dapat menambahkan field dengan memilih Insert > Quick Parts > Field. Pilih jenis field yang ingin Anda masukkan (misalnya “MergeField” untuk data teks) dan ketik nama field yang sesuai (misalnya “NamaPenerima”). Kemudian klik OK.
Q8. Bagaimana cara menghubungkan dokumen utama ke sumber data di Excel?
Anda dapat menghubungkan dokumen utama dengan sumber data dengan memilih Mailings > Select Recipients > Use Existing List. Cari file Excel yang berisi data Anda, dan pilih lembar kerja yang sesuai. Anda juga dapat memilih untuk memfilter atau mengurutkan data Anda.
Q9. Apa yang harus dilakukan jika data dari Excel tidak sesuai dengan field di dokumen Word?
Jika ini terjadi, Anda harus mengecek bahwa nama field di dokumen Word dan label kolom di file Excel sama persis. Pastikan Anda juga menggunakan tanda kurung kurawal di sekitar nama field, misalnya {NamaPenerima}.
Q10. Apakah mungkin untuk mengubah dokumen Mail Merge setelah sambungan ke sumber daya dilakukan?
Ya, Anda dapat mengubah dokumen setelah sambungan ke sumber daya dilakukan. Namun, pastikan Anda tidak mengubah nama field atau urutan kolom di dokumen maupun di data di Excel, karena ini dapat mengacaukan hasil Mail Merge.
Q11. Bagaimana cara melihat hasil Mail Merge sebelum mencetak?
Anda dapat melihat hasil Mail Merge sebelum mencetak dengan mengubah tampilan dokumen utama ke “Preview Results”. Untuk melakukannya, pilih Mailings > Preview Results. Anda dapat memperbesar tampilan dokumen dan selanjutnya melihat dokumen untuk memastikan bahwa teks dan data terhubung dengan benar.
Q12. Bisakah saya menyimpan data sumber untuk penggunaan nanti?
Ya, Anda dapat menyimpan data sumber dengan memilih Mailings > Edit Recipient List dan menyimpan file Excel sebagai pengingat. Ini akan memungkinkan Anda untuk menggunakan data yang sama di Mail Merge berikutnya.
Q13. Bisakah saya mengirim surat secara elektronik dengan Mail Merge?
Ya, Anda dapat mengirim surat dengan Mail Merge dalam format PDF atau HTML, yang dapat diemailkan ke klien atau kontak Anda. Pilih Mailings > Finish and Merge dan pilih salah satu opsi “Send Email Messages”. Pastikan Anda memiliki email template yang tepat sebelum mengirim.
Kesimpulan
Mail merge adalah fitur yang sangat berguna bagi sebagian besar pengguna Excel dan Word. Proses mail merge dari Excel ke Word cukup mudah, dan setelah Anda memahami cara melakukannya, Anda akan bisa menghemat banyak waktu dan usaha saat membuat dokumen yang perlu dipersonalisasi.
Untuk melakukan mail merge dari Excel ke Word, ikuti langkah-langkah di atas dengan cermat. Pertama, buat Excel spreadsheet dengan data Anda, dan pastikan ada kolom untuk setiap elemen yang ingin Anda gunakan dalam dokumen Anda. Kemudian, buat dokumen Word dan tambahkan isian di mana Anda ingin memasukkan data dari Excel. Setelah itu, sambungkan dokumen Word ke spreadsheet Excel Anda dan lakukan mail merge.
Jika Anda mengalami kesulitan atau perlu bantuan dengan mail merge, Excel menyediakan bantuan dan tutorial untuk membantu Anda. Cobalah dan berlatih mail merge beberapa kali, dan di sana Anda akan menjadi ahli dalam waktu singkat.
Penutup
Sekarang, Anda memiliki pengetahuan dasar mail merge dan dapat menggunakannya untuk menghemat waktu dan usaha Anda dalam membuat dokumen personalisasi. Dengan langkah-langkah yang diberikan di atas, Anda dapat memulai dan menjadi seorang ahli dalam mail merge dalam waktu singkat.
Sampai jumpa di artikel kami selanjutnya!