Selamat Datang di Tutorial Cara Membuat Data Validation di Excel
Excel adalah program pengolah data profesional yang digunakan oleh berbagai kalangan, baik individu maupun perusahaan. Excel memiliki banyak fitur yang dapat memudahkan pengguna dalam mengolah data, salah satunya adalah fitur data validation. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengontrol jenis data yang dimasukkan ke dalam sebuah sel atau range, sehingga meningkatkan akurasi dan keamanan data.
Pada artikel ini, kami akan mengajarkan cara membuat data validation di Excel dengan langkah-langkah yang mudah diikuti. Kami juga akan memberikan tips dan trik agar anda dapat menggunakan fitur ini secara lebih efektif.
Langkah-Langkah Membuat Data Validation di Excel
1. Buka Excel dan Buka Excel Sheet
Langkah pertama adalah membuka program Excel dan membuka lembar kerja yang ingin Anda gunakan. Anda dapat membuka lembar kerja baru atau membuka lembar kerja yang sudah ada.
2. Pilih Sel atau Range untuk Validasi Data
Pada langkah ini, pilih sel atau range yang akan divalidasi. Anda dapat memilih sel atau range dengan mengklik sel atau menyeret kursor dari awal sampai akhir range.
3. Buka Fitur Data Validation
Buka fitur data validation dengan mengklik tab Data pada menu pita. Anda akan melihat opsi ‘Validasi Data’ pada pilihan Data Tools. Klik opsi ini untuk membuka jendela dialog Validasi Data.
4. Tentukan Jenis Validasi Data
Pilih tipe validasi data yang ingin Anda gunakan. Ada beberapa jenis validasi data yang tersedia, termasuk angka, tanggal, dan teks.
5. Tentukan Parameter Validasi Data
Setelah memilih jenis validasi data, tentukan parameter yang sesuai dengan jenis data. Parameternya dapat berupa batasan nilai minimum dan maksimum, panjang karakter, jenis data, dan sebagainya.
6. Tentukan Pesan Validasi
Anda dapat menambahkan pesan validasi khusus untuk membantu pengguna memahami batasan yang ditetapkan. Pesan ini akan muncul saat pengguna mencoba memasukkan data yang tidak valid.
7. Tentukan Aksi Validasi
Tetapkan aksi apa yang harus diambil jika pengguna memasukkan data yang tidak sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan. Aksi yang tersedia termasuk munculnya pesan peringatan atau pembatalan input data.
8. Terapkan Data Validation pada Range yang Dipilih
Saat sudah menyiapkan parameter validasi data, klik ‘OK’ untuk menerapkan data validation pada sel atau range yang telah dipilih. Jika tidak ada kesalahan yang terdeteksi, validasi data akan segera diterapkan.
9. Cek Validasi Data yang Telah Diterapkan
Setelah validasi data diterapkan pada sel atau range, cek apakah validasi data tersebut berhasil. Masukkan data yang memenuhi syarat parameter yang telah ditetapkan, dan coba masukkan data yang tidak valid. Perhatikan jika pesan validasi yang telah ditetapkan muncul dan apakah aksi validasi terjadi saat pengguna memasukkan data yang tidak sesuai.
10. Edit Validasi Data yang Telah Diterapkan
Jika ada perubahan yang diperlukan, Anda dapat mengedit validasi data yang telah diterapkan pada sel atau range. Klik ganda pada sel atau range yang divalidasi, kemudian perbarui parameter yang sesuai.
11. Hapus atau Ubah Validasi Data
Anda dapat menghapus validasi data dari sel atau range dengan mengklik sel atau range yang divalidasi, lalu klik tab ‘Data’ pada menu pita. Klik ‘Validasi Data’ pada Data Tools, lalu pilih opsi ‘Hapus Validasi’ atau ‘Ubah Validasi Data’.
12. Gunakan Jalur Pintas
Terkadang saat Anda bekerja dengan data pada rentang besar, mengatur data pelengkap dengan pandangan dan pemahaman membutuhkan waktu yang lebih lama. Tak perlu khawatir, Excel memiliki pintasan berupa keyboard yang dapat digunakan untuk menggunakannya dengan lebih mudah. Beberapa keyboard shortcuts diantaranya: Validasi data dengan Alt + D + L, Edit Validasi Data dengan pencetakan Alt + D + L, dan menghapus Validasi Data dengan Alt + D + L lalu ikuti opsi Hapus.
Tips dan TrikMembuat Data Validation di Excel
1. Tentukan jenis validasi data sebelumnya
Sebelum memulai mendefinisikan validasi data, tentukan jenis data yang ingin Anda validasi. Hal ini sangat penting untuk mengurangi kesalahan dan menentukan parameter validasi data yang akurat.
2. Perhatikan Pesan Validasi Data yang Anda Buat
Selalu berikan pesan validasi yang jelas dan mudah dimengerti oleh pengguna agar tidak menimbulkan kebingungan. Pesan validasi menjadi bagian penting dari fitur data validation Excel.
3. Ingat untuk Mengedit Data Validation Setiap Kali Ada Penambahan / Pengurangan Data
Jika ada penambahan atau pengurangan daftar data yang diperlukan, data validation harus disesuaikan dan diupdate dengan cepat.
4. Gunakan Data Validation untuk Mencegah Masukkan Data yang Tidak Sesuai
Fitur validasi data Excel sangat berguna untuk mencegah masukan yang tidak sesuai atau mendeteksi kesalahan input data lebih awal sebelum data digunakan. Sangat penting bagi organisasi untuk menggunakan fitur tersebut.
5. Gunakan Data Validation Untuk Menghindari Pembelian Palsu atau Transaksi Yang Salah
Try menggunakan data validation di Excel untuk memeriksa stok, harga, atau ketersediaan produk sebelum melakukan pembelian. Anda juga dapat mengatur data untuk mendeteksi transaksi yang tidak sesuai dengan parameter yang telah ditetapkan sebelumnya.
6. Gunakan Data Validation untuk Menghindari Kesalahan yang Tidak Disengaja
Menggunakan data validation Excel dapat membantu mengurangi kesalahan data yang tidak disengaja, misalnya mengetik analisa keuangan atau tanggal jatuh tempo. Terapkan fitur validasi data untuk memberikan batasan pengisian data, sehingga memproteksi data dari kesalahan yang tidak disengaja.
7. Setel Data Validation untuk Perencanaan dan Proyek Manajemen
Gunakan data validation Excel untuk mengelola data rencana dan proyek. Anda dapat mengatur batas tanggal, batas angka, atau batas prosentase, sehingga mengatur kebijakan, anggaran, dan rencana strategis untuk program Anda.
8. Gunakan Data Validation untuk Mencegah Kegagalan Formulir
Formulir yang diberikan kepada karyawan atau pengguna lain harus diisi dengan benar. Cukup lakukan validasi data pada formulir untuk memastikan bahwa semua bidang terisi secara benar. Data validation memastikan data yang dihasilkan dari suatu formulir adalah akurat, dan menghindari kegagalan dan kesalahan dalam proses bisnis.
9. Pelajari SQL untuk Menggunakan Validasi Data Secara Lebih Maju
Anda dapat menggunakan data validasi yang ditetapkan pada formulir Excel untuk menghubungkan dan melakukan query ke database SQL dengan perangkat lunak business intelligence Excel. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengambil data secara langsung dari database dan menggunakannya untuk membangun tavbel pivot dan grafik.
10. Pahami Masalah Keamanan Data dan Konformitas
Validasi data di Excel membantu memastikan sekuriti data, terutama ketika memiliki data yang sensitif seperti masalah keuangan atau informasi pribadi. Anda harus memastikan bahwa parameter validasi data mencakup kebijakan keamanan, dan mengikuti standar dan pedoman yang diterapkan oleh bisnis atau organisasi yang Anda miliki.
Cara Membuat Data Validation di Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Mempermudah input data. Data validation dapat memberikan pilihan nilai yang benar dan menghindari kesalahan input oleh user.
2. Menghindari kesalahan data. Pengguna dapat memilih nilai dari daftar atau memasukkan nilai yang sesuai dengan format yang diberikan.
3. Membuat tabel dan grafik yang lebih mudah. Dengan data yang terstruktur dan teratur, membuat tabel dan grafik akan lebih mudah dan terorganisasi.
4. Menjaga konsistensi data. Data yang divalidasi memperkecil kesalahan input dan memastikan konsistensi nilai dalam kolom atau sel.
5. Mudah dipelajari. Excel menyediakan panduan yang mudah dimengerti dan tutorial untuk membuat data validation yang sederhana hingga kompleks, sehingga pengguna dapat mempelajarinya dengan cepat.
6. Dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan. Data validation dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan bisnis, seperti mengatur jadwal kerja atau waktu pengiriman.
7. Dengan data yang valid, kamu dapat membuat laporan atau analisis data yang lebih akurat dan bermanfaat bagi bisnis kamu.
8. Data validation juga mempermudah kamu untuk memfilter data yang memenuhi aturan tertentu.
9. Menjaga konsistensi format data dalam sel.
10. Mengelola data menjadi lebih efisien.
Kekurangan
1. Membatasi input data. Terkadang, terlalu banyak pilihan nilai dapat membingungkan pengguna dalam memilih opsi yang benar untuk data.
2. Mengambil waktu dalam membuat data validation. Pada dasarnya, data validation memerlukan waktu dan usaha dalam merumuskan aturan dan membuat daftar nilai yang sesuai.
3. Tidak dapat digunakan untuk jenis data tertentu. Beberapa jenis data, seperti data teks panjang atau gambar, tidak dapat divalidasi di Excel.
4. Tidak otomatis terupdate. Data validation tidak otomatis memperbarui nilai dalam daftar jika terdapat perubahan pada data. Pengguna perlu menambahkan nilai secara manual.
5. Dalam beberapa kasus, data validasi bisa membuat file berekstensi .xlsx menjadi lebih berat ketika jumlah data atau jumlah aturan yang dibuat sangat banyak.
6. Walaupun bisa membantu mengurangi kesalahan input, data validasi tidak bisa menjamin kesalahan input sepenuhnya.
7. Dalam beberapa kasus, data validasi bisa gagal menghadapi format data lain atau referensi sel lain pada sheet yang berbeda.
8. Hanya tersedia di Excel dan tidak dalam produk Microsoft Office lainnya.
9. Pada data yang cukup besar, keberadaan data validasi bisa memakan waktu proses yang cukup lama.
10. Dalam beberapa kasus, data validasi juga bisa membuat munculnya error karena beberapa konflik referensi yang terjadi.
FAQ
1. Apa itu Data Validation di Excel?
Data Validation merupakan fitur di Excel yang digunakan untuk membatasi input data pada sel atau range tertentu, sehingga data yang dimasukkan lebih terstruktur dan terorganisir dengan baik.
2. Bagaimana caranya membuat Data Validation di Excel?
Cara membuat Data Validation di Excel adalah dengan memilih sel atau range yang akan diberi batasan, kemudian klik pada tab “Data”, pilih “Data Validation”, lalu tentukan kriteria batasan yang diinginkan.
3. Apa kegunaan Data Validation di Excel?
Kegunaan Data Validation di Excel adalah untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sel atau range tersebut memiliki karakteristik yang sudah ditentukan sebelumnya, seperti format yang benar, rentang nilai tertentu, atau daftar opsi yang telah ditetapkan.
4. Bagaimana cara menentukan kriteria batasan pada Data Validation?
Untuk menentukan kriteria batasan pada Data Validation, kita bisa memilih salah satu opsi di bawah ini:
– Input message: pesan yang muncul saat pengguna memasukkan data ke dalam sel atau range tersebut.
– Error message: pesan yang muncul jika data yang dimasukkan tidak memenuhi kriteria batasan yang telah ditetapkan.
– Allow: opsi untuk memilih jenis batasan yang diinginkan, seperti rentang nilai, daftar opsi, atau format tertentu.
5. Apa itu input message pada Data Validation?
Input message pada Data Validation adalah pesan yang muncul saat pengguna memasukkan data ke dalam sel atau range tersebut, yang dapat digunakan untuk memberikan panduan atau informasi tambahan mengenai input data yang diinginkan.
6. Bagaimana cara menambahkan input message pada Data Validation?
Untuk menambahkan input message pada Data Validation, kita bisa memilih tab “Input Message” pada jendela Data Validation, lalu masukkan judul dan pesan yang diinginkan pada kolom yang telah disediakan.
7. Apa itu error message pada Data Validation?
Error message pada Data Validation adalah pesan yang muncul jika data yang dimasukkan tidak memenuhi kriteria batasan yang telah ditetapkan, yang dapat digunakan untuk memberi tahu pengguna bahwa input data yang dimasukkan salah atau tidak valid.
8. Bagaimana cara menambahkan error message pada Data Validation?
Untuk menambahkan error message pada Data Validation, kita bisa memilih tab “Error Message” pada jendela Data Validation, lalu masukkan judul dan pesan yang diinginkan pada kolom yang telah disediakan.
9. Apa itu Allow pada Data Validation?
Allow pada Data Validation adalah opsi untuk memilih jenis batasan yang diinginkan, seperti rentang nilai, daftar opsi, atau format tertentu, yang akan diberlakukan pada sel atau range tersebut.
10. Bagaimana cara mengatur Allow pada Data Validation?
Untuk mengatur Allow pada Data Validation, kita bisa memilih salah satu opsi di bawah ini:
– Whole Number: mengizinkan pengguna memasukkan angka bulat saja.
– Decimal: mengizinkan pengguna memasukkan angka desimal saja.
– List: mengizinkan pengguna memilih nilai dari daftar opsi yang telah ditentukan sebelumnya.
– Date: mengizinkan pengguna memasukkan nilai tanggal saja.
– Time: mengizinkan pengguna memasukkan nilai waktu saja.
11. Bagaimana cara membuat daftar opsi pada Data Validation?
Untuk membuat daftar opsi pada Data Validation, kita bisa memilih opsi “List” pada tab “Allow” pada jendela Data Validation, lalu masukkan nilai-nilai yang diinginkan pada kolom “Source” yang telah disediakan, dengan memisahkan setiap nilai dengan tanda koma.
12. Apa itu kriteria batasan rentang nilai pada Data Validation?
Kriteria batasan rentang nilai pada Data Validation adalah pembatasan nilai yang diberlakukan pada sel atau range tertentu, sehingga pengguna hanya dapat memasukkan nilai yang berada dalam rentang nilai tersebut saja.
13. Bagaimana cara mengatur kriteria batasan rentang nilai pada Data Validation?
Untuk mengatur kriteria batasan rentang nilai pada Data Validation, kita bisa memilih opsi “Between” atau “Not Between” pada tab “Data” pada jendela Data Validation, lalu masukkan nilai awal dan akhir rentang nilai yang diinginkan pada kolom yang telah disediakan.
Kesimpulan
Membuat data validation di Excel memungkinkan pengguna untuk membatasi jenis data yang dapat dimasukkan dan memastikan validitas nilai yang dimasukkan. Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana, pengguna dapat membuat data validation dengan mudah dan efektif dalam spreadsheet mereka. Tetaplah mengasah keterampilan Excel Anda, dan jangan ragu untuk memperluas pemahaman tentang fitur-fitur lain yang tersedia untuk meningkatkan kinerja kerja sehari-hari Anda.
Penutup
Bahkan bagi pengguna Excel yang paling berpengalaman, data validation mungkin tampak seperti fitur kecil, tetapi itu adalah fitur hebat yang dapat membantu menghemat waktu dan membangun kepercayaan pada data yang dihasilkan. Dalam artikel ini, telah dijelaskan bagaimana cara membuat data validation di Excel, termasuk jenis data yang dapat dikonfigurasi dan opsi untuk memperbaiki masalah yang terkait. Dengan mengetahui cara membuat data validation, pengguna Excel dapat memastikan bahwa data dalam spreadsheet mereka akurat, konsisten, dan mudah diakses. Terima kasih telah membaca artikel ini, sampai jumpa di artikel selanjutnya!