Selamat Datang di Tutorial Cara Membuat Drop Down List Excel
Excel merupakan salah satu program pengolah data yang sangat berguna di dunia bisnis, keuangan, statistik, hingga pendidikan. Salah satu fitur yang sering digunakan pada Excel adalah drop down list, yaitu pilihan data yang tersedia dalam sel dengan tampilan seperti menu.
Drop down list sangat memudahkan pengguna dalam memilih data yang tersedia tanpa perlu mengetik ulang atau mencari data yang sama. Dalam artikel ini, kami akan memberikan langkah-langkah mudah untuk membuat drop down list pada Excel.
Langkah-langkah Membuat Drop Down List Excel
1. Siapkan data yang akan dimasukkan dalam drop down list
Langkah pertama untuk membuat drop down list pada Excel adalah menyiapkan data yang akan dimasukkan. Data tersebut bisa berupa angka, huruf, kalimat, atau bahkan data yang berasal dari sel lain pada worksheet yang sama atau worksheet lain.
Sebagai contoh, kita akan menggunakan data berupa nama-nama buah yaitu Apel, Jeruk, Mangga, Pisang, dan Semangka.
2. Pilih sel pada Excel dimana Anda ingin menambahkan drop down list
Setelah siap dengan data yang akan dimasukkan, langkah kedua adalah memilih sel pada worksheet Excel dimana Anda ingin menambahkan drop down list. Misalnya, Anda ingin menambahkan drop down list pada sel B2, maka pilih sel tersebut.
3. Klik menu Data pada menu bar Excel
Pada langkah ketiga, klik menu Data pada menu bar Excel. Setelah itu, akan muncul pilihan menu data seperti Data Validation, Consolidate, What-if Analysis, dan sebagainya. Pilih Data Validation.
4. Set jenis drop down list pada Allow
Pada langkah keempat, pada jendela Data Validation, pada Allow pilih List. Hal ini mengindikasikan bahwa penggunaan drop down list pada sel B2 akan disertai dengan data yang telah dipilih di bagian sebelumnya, yaitu jenis buah-buahan.
5. Pilih sumber data pada Source
Langkah kelima, pilih sumber data pada Source. Sumber data tersebut merupakan data yang telah dimasukkan pada langkah pertama dan dipisahkan dengan tanda koma. Misalnya, pada contoh kasus ini sumber data yang dipilih adalah Apel, Jeruk, Mangga, Pisang, dan Semangka.
6. Aktifkan opsi In-Cell Dropdown pada Data Validation
Pada jendela Data Validation, centang opsi In-Cell Dropdown pada Show error alert after invalid data is entered. Hal ini akan memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan sumber data yang telah dipilih pada tahap sebelumnya.
7. Tambahkan pesan untuk opsi Input Message
Pada opsi Input Message, tambahkan pesan yang mengindikasikan bahwa pengguna dapat memilih data yang ada dengan menggunakan drop down list. Hal ini akan memudahkan pengguna dalam menggunakan fitur drop down list yang telah disediakan.
8. Tambahkan pesan error pada opsi Error Alert
Langkah kedelapan, pada opsi Error Alert, tambahkan pesan error yang mengindikasikan bahwa pengguna harus memilih data yang tersedia pada drop down list yang telah disediakan. Hal ini meningkatkan kualitas data yang diinput dan menghindari kesalahan dalam memasukkan data.
9. Selesaikan dengan klik OK
Selesaikan langkah-langkah sebelumnya dengan mengklik OK pada jendela Data Validation. Sekarang, drop-down list telah berhasil ditambahkan pada sel B2.
10. Salin drop down list ke sel lain
Jika Anda ingin menambahkan drop down list pada sel lainnya pada worksheet yang sama, maka Anda bisa menyalin drop down list pada sel B2 ke sel-sel lainnya dengan cara tekan tombol Ctrl+C pada sel B2, kemudian pilih sel yang ingin Anda tuju dan tekan tombol Ctrl+V untuk menempelkan drop down list ke sel-sel tersebut.
11. Ubah isi dalam dropdown list
Anda bisa mengubah isi dari drop-down list dengan menekan menu Data Validation lagi dan mengikuti langkah-langkah sebelumnya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
12. Hapus drop down list pada Excel
Terakhir, anda bisa menghapus drop down list pada Excel dengan cara memilih sel yang mengandung drop down list tersebut. Kemudian pada menu Data Validation klik tombol Clear All untuk menghapus drop down list dari sel yang dipilih.
Penjelasan dan Tips untuk Membuat Drop Down List Excel
Selain langkah-langkah yang telah dijelaskan diatas, berikut ini adalah penjelasan dan tips yang lebih rinci untuk membuat drop down list pada Excel.
1. Data Source dapat berasal dari sel lain pada worksheet yang sama
Kamu dapat menggunakan sumber data yang berasal dari sel lain pada worksheet yang sama. Caranya dengan mengetikkan sama persis range pada data source. Contohnya, jika data buah tersedia di range A1:A5, maka pada sumber data yang harus diisi adalah =A1:A5.
2. Gunakan sumber data yang lebih variatif
Untuk memudahkan pengguna dalam menemukan data yang ingin dipilih, gunakan sumber data yang lebih variatif. Contoh, sumber data yang berisi warna, jenis kelamin, atau jumlah uang. Hal ini akan memperjelas penggunaan fitur drop down list pada Excel.
3. Memperluas range pada sumber data
Jika Anda ingin menambahkan data baru pada sumber data pada masa yang akan datang, pastikan untuk memperluas range pada sumber data dan terapkan pada sel yang telah disediakan.
4. Menambahkan pengaturan Data Validation pada worksheet lain
Jika pada worksheet lain juga membutuhkan setting Data Validation yang sama, Anda dapat menyalin pengaturan tersebut dengan mengklik cell yang telah diatur, kemudian pilih Copy. Setelah itu, pilih cell lain kemudian pilih Paste Special. Di bagian Paste Special, pilih Validation dan tekan tombol OK.
5. Tambahkan fitur autofill pada drop down list
Aktifkan fitur autofill pada drop down list dengan cara mengklik cell yang menggunakan drop down list lalu menekan tombol Ctrl+D.
6. Beri nama pada sumber data untuk memudahkan pengisian
Untuk memudahkan pengisian, beri nama pada sumber data. Hal ini akan mempermudah pengguna dalam memilih sumber data pada jendela Data Validation. Caranya dengan memilih sumber data dan memasukkan nama pada Name Box.
7. Buat drop down list dinamis
Drop down list dinamis mengubah sumber data berdasarkan pada input pengguna. Misalnya, jika pengguna memasukkan kategori buah dalam sel A1, maka drop-down list akan menampilkan hanya buah yang termasuk dalam kategori tersebut.
8. Gunakan format cetak yang konsisten
Gunakan format cetak yang konsisten pada semua drop-down list. Hal ini akan membuat worksheet Anda terlihat lebih profesional dan mudah dibaca.
9. Gunakan warna berbeda pada drop down list dengan data yang lain
Gunakan warna berbeda pada drop-down list dari data yang lain pada worksheet. Hal ini akan memudahkan pengguna dalam melihat data yang akan dipilih.
10. Gunakan fitur pengambilan dari basis data lain
Fitur pengambilan dari basis data lain pada Excel sangat berguna untuk membuat drop-down list. Contoh, jika Anda ingin membuat daftar pekerjaan yang terdapat pada tabel di worksheet lain, maka gunakan fitur pengambilan dari basis data lain dengan cara memilih sumber data pada tabel yang telah dibuat di worksheet lain.
Kesimpulan
Dengan mengikuti langkah-langkah dan tips yang telah dijelaskan pada artikel ini, pengguna akan lebih mudah dalam membuat drop down list pada Excel. Mempermudah pengguna dalam memilih data, menciptakan data yang rapi dan profesional serta meningkatkan kualitas pengolahan data. Selamat mencoba!
Cara Membuat Drop Down List Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Mempermudah penggunaan data dengan banyak pilihan dalam satu sel
2. Mengurangi kesalahan input data karena hanya pilihan yang tersedia yang dapat dipilih
3. Memudahkan dalam mengelompokkan atau mengkategorikan data
4. Menambah estetika dan profesionalitas pada tampilan lembar kerja Excel
5. Dapat digunakan untuk memfilter atau memvalidasi data yang diinput
6. Meningkatkan efisiensi kerja karena mempercepat input data
7. Meminimalisir kesalahan pada saat validasi data.
8. Dengan drop-down list, kita dapat memasukkan data dengan cepat.
9. Mudah dibuat dan dikelola.
10. Data tersimpan dalam satu tempat sehingga mudah diakses dan dikelola.
Kekurangan
1. Kurang fleksibel. Tidak dapat digunakan dengan mudah untuk input data yang baru dan berbeda dari yang sebelumnya
2. Memakan tempat pada lembar kerja dan dapat terasa ribet pada lembar kerja dengan data yang banyak
3. Sulit untuk diterjemahkan pada beberapa bahasa pembantu
4. Kalau menambah opsi pada dropdown tersebut, harus dilakukan secara manual satu persatu.
5. Tidak cocok untuk data yang kompleks atau data yang terus berubah karena pengguna harus menambahkan atau mengubah daftar pilihan setiap kali data berubah.
6. Mohon diperhatikan bahwa drop-down list hanya dapat dipakai pada satu kolom saja.
7. Drop down list harus dibuat manual satu persatu sehingga membutuhkan waktu dan tenaga.
8. Memerlukan sedikit pemahaman tentang format excel.
9. Setelah drop-down list dibuat, sulit untuk membuat perubahan total pada acara tersebut.
10. Jika terlalu banyak data, drop-down list bisa menjadi lama diakses.
FAQ
1. Apa itu drop down list di Excel?
Drop down list adalah daftar pilihan yang muncul ketika pilihan sudah dipilih. Di Excel, drop down list berguna untuk memudahkan pengguna memilih opsi tertentu dengan mudah dan cepat.
2. Bagaimana cara membuat drop down list di Excel?
Untuk membuat drop down list di Excel, pertama kamu harus menentukan daftar pilihan yang ingin ditampilkan. Kemudian, pilih cell yang akan kamu tambahkan drop down list, klik pada tab “Data”, pilih “Validation”, dan pilih “List” dalam tipe validasi.
3. Apa yang harus saya ketikkan dalam kotak “Source” saat membuat drop down list?
Saat membuat drop down list, kamu akan diminta untuk memasukkan data dalam kotak “Source”. Ketik daftar pilihan yang ingin kamu tampilkan, pisahkan setiap pilihan dengan koma (,).
4. Apakah saya harus mengubah kotak “Allow” ketika membuat drop down list?
Saat membuat drop down list, kotak “Allow” di kotak dialog “Validation” biasanya cukup dengan opsi “List”. Namun, kamu dapat memilih opsi lain jika ingin membuat aturan validasi yang lebih kompleks.
5. Bisakah saya menambahkan gambar atau warna ke drop down list Excel?
Tidak. Saat membuat drop down list di Excel, tidak ada opsi untuk mengubah tampilan dari daftar pilihan itu sendiri.
6. Bagaimana jika saya ingin menambahkan pilihan baru ke drop down list setelah selesai membuatnya?
Jika kamu ingin menambahkan pilihan baru ke drop down list setelah selesai membuatnya, kamu harus mengedit “Source” dan menambah opsi baru ke dalam daftar pilihan. Kemudian, validasi akan diterapkan pada cell yang telah diatur.
7. Bisakah saya membuat drop down list dinamis yang berubah berdasarkan input yang lain?
Ya. Kamu dapat membuat drop down list dinamis di Excel menggunakan rumus dan fungsi IF.
8. Apakah kamu harus menggunakan rumus atau kode VBA untuk membuat drop down list di Excel?
Tidak. Kamu dapat membuat drop down list di Excel tanpa menggunakan rumus atau kode VBA. Opsi “List” dalam validasi data sudah mencukupi untuk membuat drop down list.
9. Bisakah saya menambahkan drop down list ke dalam cell yang telah diisi di Excel?
Tidak. Kamu tidak dapat menambahkan drop down list ke dalam cell yang telah diisi di Excel. Pilihan drop down hanya muncul jika cell masih kosong.
10. Bisakah saya menambahkan “No” sebagai opsi untuk drop down list yang saya buat?
Tentu saja. Kamu dapat menambahkan “No” sebagai opsi untuk drop down list di Excel. Jangan lupa untuk memisahkan opsi dengan koma.
11. Bisakah saya menambahkan lebih dari satu drop down list dalam satu cell di Excel?
Tidak. Hanya satu drop down list yang dapat ditambahkan ke dalam satu cell di Excel. Jika kamu ingin menampilkan lebih dari satu pilihan, kamu harus membuat opsi dengan format yang tepat dan menambahkan opsi tersebut ke dalam “Source”.
12. Apakah saya dapat menambahkan catatan atau keterangan ke dalam drop down list di Excel?
Tidak. Saat membuat drop down list di Excel, tidak ada opsi untuk menambahkan catatan atau keterangan pada daftar pilihan.
13. Bisakah saya menambahkan tautan ke drop down list di Excel?
Tidak. Kamu tidak dapat menambahkan tautan atau hyperlink ke drop down list di Excel. Opsi hanya berupa teks atau angka yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulan
Membuat drop down list di Excel sangatlah mudah dan bermanfaat untuk memudahkan penginputan data. Dengan langkah-langkah sederhana seperti menentukan data yang akan dimasukkan ke dalam daftar dan memilih cell tempat dropdown akan ditampilkan, kita sudah dapat membuat dropdown list dengan cepat. Selain itu, kita juga dapat mengedit dan menghapus dropdown list yang sudah tersedia.
Hal ini sangat penting dalam efisiensi dan efektivitas pekerjaan kita, terutama jika kita sering bekerja dengan banyak data yang memerlukan konsistensi dalam penginputannya. Dengan menggunakan dropdown list, kita dapat meminimalkan kesalahan dalam penginputan data dan waktu yang dibutuhkan.
Penutup
Jangan lupa untuk selalu mengembangkan keterampilan dalam penggunaan Excel dan memanfaatkannya untuk memudahkan pekerjaan kita. Membuat dropdown list di Excel adalah salah satu fitur yang perlu diketahui untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Dengan mempraktikkan langkah-langkah di atas, kita sudah siap untuk membuat dropdown list sendiri di Excel. Terima kasih telah membaca dan sampai jumpa di artikel lainnya!