Selamat datang di artikel kami tentang cara membuat dropdown list di Excel
Apakah Anda sedang berusaha menjadikan dokumen Excel yang Anda buat lebih interaktif dan mudah untuk digunakan? Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membuat dropdown list di Excel. Dropdown list memungkinkan pengguna untuk memilih dari daftar nilai yang telah ditentukan, sehingga memudahkan mereka dalam memasukkan data dan meminimalkan kesalahan input.
Di dalam artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah untuk membuat dropdown list di Excel serta memberikan beberapa tips dan trik agar Anda dapat meningkatkan kemampuan Excell Anda. Mari kita mulai!
Langkah-langkah untuk membuat dropdown list di Excel
1. Siapkan data yang akan dimasukkan ke dropdown list
Langkah pertama adalah menyiapkan daftar nilai yang akan dimasukkan ke dropdown list. Buatlah daftar ini dalam satu kolom di Excel, mulai dari sel pertama hingga sel terakhir.
Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat dropdown list untuk memilih jenis buah, maka buatlah daftar ini di dalam satu kolom, mulai dari sel pertama hingga sel terakhir, seperti gambar di bawah ini:
2. Pilih sel tempat dropdown list akan ditempatkan
Setelah Anda menyiapkan daftar nilai yang akan dimasukkan ke dropdown list, selanjutnya adalah menentukan sel di mana dropdown list akan ditempatkan. Pilih sel tersebut dengan mengkliknya satu kali.
3. Buka menu Data Validation
Selanjutnya, buka menu Data Validation. Caranya adalah dengan mengklik tab “Data” di menu utama Excel, kemudian klik “Data Validation”.
4. Pilih tipe dropdown list
Dalam menu Data Validation, pilih “List” pada bagian Allow. Dalam bagian Source, ketikkan atau pilih seluruh rentang nilai dari daftar yang telah Anda siapkan untuk dropdown list. Untuk contoh di atas, kita akan memilih sel A2 hingga A5.
5. Klik OK
Setelah menentukan pilihan untuk dropdown list Anda, klik OK untuk menutup jendela Data Validation. Dropdown list sudah siap!
6. Uji dropdown list
Uji dropdown list yang telah Anda buat dengan mengklik sel yang telah diberikan dropdown list. Anda akan melihat bahwa daftar nilai yang telah Anda siapkan akan muncul, dan pengguna dapat memilih nilai yang diinginkan dari dropdown list.
7. Buat dinamis dropdown list
Jika Anda ingin membuat dropdown list yang dinamis, artinya nilai yang muncul di dropdown list akan berubah tergantung dengan nilai yang dipilih pada kolom lain, maka Anda dapat menggunakan rumus “named range”. Contoh kasusnya adalah membuat dropdown list untuk memilih nama-nama pegawai berdasarkan divisi. Jadi saat divisi diinputkan maka dropdown list akan memunculkan nama-nama pegawai yang termasuk ke dalam divisi tersebut.
8. Mengubah warna dan font pada dropdown list
Anda bisa mengubah tampilan pada dropdown list untuk membuatnya lebih menarik dengan lebih mudah. Ini bisa dilakukan dengan mengklik sel dropdown list yang telah dibuat, kemudian klik kanan dan pilih “Format Cells”. Sekarang buat semua perubahan yang diinginkan pada halaman “Font” atau “Fill” untuk mengubah warna atau tampilan huruf yang digunakan pada dropdown list.
9. Mengedit atau menghapus dropdown list
Jika Anda ingin mengedit atau menghapus dropdown list yang telah dibuat, cukup pilih sel yang berisi dropdown list, lalu klik tab “Data” dan pilih “Data Validation” untuk masuk ke menu Data Validation. Di sana, gunakan tombol “Edit” atau “Delete” untuk mengedit atau menghapus dropdown list yang telah dibuat.
10. Menyimpan daftar dropdown list ke variabel
Anda dapat menyimpan nilai yang dipilih dari dropdown list ke dalam variabel menggunakan rumus “VLOOKUP”. Misalnya, jika Anda mengkhayalkan nilai yang telah dipilih dalam dropdown list dianggap sebagai input dalam sel lain dan ingin menghitung rumus tertentu dengan menggunakan input tersebut, maka Anda dapat menggunakan rumus VLOOKUP untuk menyimpan nilai yang dipilih dari dropdown list ke dalam variabel dan menghargainya sebagai input.
11. Menerapkan dropdown list ke beberapa sel pada satu waktu
Jika Anda ingin menerapkan dropdown list ke beberapa sel pada satu waktu, Anda dapat menggunakan rumus “Range Name”. Langkah-langkahnya adalah cukup pilih sel dimana dropdown list telah dibuat, klik tab “Data” dan pilih “Data Validation”. Lalu dari bagian Source, sebagai pengganti sel masing-masing, ketikkan nama pilihan seluruh daftar dropdown list, Anda biasanya dapat menamainya dengan mudah berdasarkan jenis yang dipilih dalam daftar. Setelah itu, berikan nama pada “Range Name” dan klik OK untuk memasukkan dropdown list untuk bagian Excel tertentu.
12. Menambahkan dropdown list ke formulir Excel
Jika Anda sedang membuat formulir di Excel, maka Anda dapat menambahkan dropdown list ke formulir tersebut untuk memudahkan pengguna dalam memasukkan data. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan “Form Control”. Anda dapat menemukan “Form Control” dengan memilih “Developer Tab” di menu utama Excel. Pilih “Insert” dari menu, kemudian pilih “Combo Box”. Tempatkan kotak di daerah yang diinginkan, dan setelah itu, klik kanan pada kotak dan pilih “Format Control” dari menu konteks. Di sana, masukkan pilihan dari dropdown list ke dalam kotak berlabel “Input Range”, dan masukkan tempat dimana konten hasil akan diambil ke dalam “Cell link”.
Penjelasan dan Tips Lainnya
Dropdown list memudahkan pengguna untuk memilih nilai-nilai tertentu dari daftar nilai yang telah dibuat, sehingga dapat meminimalkan kesalahan input dan memudahkan untuk mengisi data. Namun, dalam memaksimalkan fitur dropdown list ini, ada beberapa tips dan trik yang dapat Anda gunakan:
1. Inputbox
Dalam input box, Anda kurang lebih sama seperti memasukkan data pada aplikasi Excel yang lazim, namun kali ini masukkan data yang diinginkan sebagai “Input value” dalam kotak dan masukkan judul formulir sebagai konten kotak yang berlabel “Title”. Anda bisa melakukannya dengan memilih “Developer” Tab dan kemudian memilih “Insert”, lalu pilih “Form Controls” dan terakhir pilih “Input Box”. Setelah muncul kotak input, masukkan nilai yang diinginkan dan klik OK untuk menyelesaikan.
2. Melindungi daftar dropdown list
Untuk menjaga daftar dropdown list yang dibuat agar tetap aman dan tidak diubah atau dihapus oleh pengguna yang tidak sengaja atau sengaja, Anda dapat melindungi daftar dropdown list tersebut dengan cara mengacak isian atau memberi password yang cerdas agar hanya yang memiliki password dapat mengaksesnya.
3. Menambahkan jumlah dropdown list pada satu Sheet Excel
Jika Anda ingin menambahkan jumlah dropdown list pada satu sheet Excel, Anda dapat menggunakan rumus COUNTIF untuk mengetahui isi dari seluruh dropdown list yang ada pada sheet tersebut. Ini akan membantu Anda untuk mengetahui jumlah dropdown list yang telah Anda buat dan memastikan bahwa tidak ada yang terlewatkan atau belum diproses.
4. Memasukkan gambar sebagai dropdown list
Jika Anda ingin membuat dropdown list yang lebih menarik dengan gambar, maka Anda dapat mengubah dropdown list menjadi kombinasi gambar dan teks. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menempatkan gambar dalam satu rentang sel atau menambahkan kotak gambar ke sel dan memasukkan pilihan dari dropdown list ke dalam kotak tersebut. Kemudian, letakkan pointer mouse pada gambar yang telah ditempatkan dan klik kanan untuk mengakses menu drop-down list. Di sana, gunakan “Customize” untuk menyesuaikan pilihan oleh gambar.
5. Penggantian dropdown list
Jika Anda ingin mengubah pilihan dropdown list, cara tercepat untuk melakukannya adalah dengan membuka menu Data Validation, mengedit atau menghapus salah satu pilihan pada bagian Source, dan kemudian menyimpannya. Setelah menyimpan, semua dropdown list yang terkait dengan rentang yang telah diperbarui akan juga berubah.
6. Menambahkan dropdown list ke sel aktif
Jika Anda ingin menambahkan dropdown list ke sel aktif di lembar Excel, gunakan format kontrol “Combo Box”. Anda dapat menemukan “Combo Box” dengan memilih tab “Developer” di menu utama Excel. Setelah muncul kotak kontrol, klik pada sel yang ingin ditambahkan dropdown list ke dalamnya, dan kemudian klik kanan pada kotak kontrol dan pilih “Format Control” dari menu konteks. Di sana, masukkan pilihan dari dropdown list ke dalam kotak berlabel “Input Range”, dan masukkan alamat sel tempat konten hasil akan diambil ke dalam “Cell link”.
7. Pengubahan jenis dropdown list
Jika Anda ingin mengganti jenis dropdown list, Anda dapat melakukannya dengan memilih “Data Validation” tab pada baris drop-down di bar navigator utama. Di sana, klik pada dropdown dan buka menu opsinya. Di sana, Anda dapat mengubah jenis dropdown list sesuai dengan keinginan Anda.
8. Menambahkan drop-list dengan fast answers
Jika Anda ingin menambahkan drop-list dengan fast answers, dalam hal ini berbeda dengan dropdown list pada umumnya, Anda bisa mengambil bantuan dari rumus VLOOKUP dengan memasukkan nilai yang diinginkan ke dalam sel pada bagian atas dropdown list. Setelah Anda memasukkan nilai tersebut, Anda akan melihat bahwa item yang tepat akan muncul di bawah input Anda, dan Anda dapat memilih item tersebut dengan mudah.
9. Kustomisasi dropdown list
Anda dapat memperkaya pengalaman pengguna dengan menambahkan jumlah dropdown list yang lebih banyak, mengubah warna, tampilan, serta menambahkan animasi atau suara sebagai feedback yang menunjukkan respons setiap kali pengguna menekan tombol dropdown.
10. Input data lebih cepat
Dengan menggunakan dropdown list, Anda dapat mempercepat proses input data pada Excel yang lebih banyak, serta membuat data yang sama dengan seluruh data lainnya. Hal ini dapat membantu Anda dalam mempercepat proses pengaturan data dan meningkatkan efisiensi data input Anda.
Demikian artikel kami tentang cara membuat dropdown list di Excel, dilengkapi dengan tips dan trik agar Anda dapat meningkatkan kemampuan Excel Anda. Dengan sedikit usaha dan bantuan dari fitur-fitur ini, And dapat menjadikan dokumen Anda menjadi lebih interaktif dan mudah digunakan.
Kelebihan & Kekurangan Cara Membuat Dropdown List di Excel
Kelebihan
1. Memudahkan pemilihan data – Dropdown list memudahkan pemilihan data karena hanya perlu memilih opsi yang tersedia, sehingga mempercepat proses pengisian data.
2. Menghindari kesalahan penulisan – Dengan dropdown list, pengguna tidak perlu menuliskan data secara manual, sehingga menghindari kesalahan penulisan yang dapat mempengaruhi kesalahan perhitungan atau analisis data.
3. Menjaga konsistensi data – Ketika menggunakan dropdown list, pengguna hanya dapat memilih opsi yang sudah disediakan, sehingga data yang diisi menjadi lebih konsisten.
4. Meningkatkan kemudahan analisis data – Ketika data yang diisi sudah konsisten, analisis data dapat menjadi lebih mudah dilakukan.
5. Kemudahan dalam update – Ketika ada perubahan pada data yang disediakan dalam dropdown list, pengguna hanya perlu mengubah data tersebut dalam satu tempat dan tidak perlu mengubah data pada seluruh bagian sheet Excel.
6. Mempercepat proses pengisian data – Seiring dengan memudahkannya pemilihan data, pengguna dapat mengisi data secara lebih cepat dan efisien dengan menggunakan dropdown list.
7. Memperindah tampilan – Saat dropdown list digunakan dengan kombinasi format atau pengaturan sel lainnya, dapat memperindah tampilan lembar kerja Excel.
8. Memberikan efektivitas – Dropdown list memberikan efektivitas dalam pengisian data dan membantu pengguna untuk menghemat waktu dan energi dalam pekerjaan sehari-hari.
9. Mudah dipelajari – Cara membuat dropdown list di Excel adalah fitur yang relatif mudah dipelajari sehingga dapat digunakan oleh hampir setiap orang yang bekerja dengan data dalam Excel.
10. Penyediaan pilihan yang terbatas – Dalam beberapa situasi, penyediaan pilihan yang terbatas dapat membantu membatasi nilai-nilai yang dapat diisi oleh pengguna, sehingga mencegah kekeliruan dalam proses pengisian data.
Kekurangan
1. Terbatasnya jumlah pilihan – Excel memiliki batasan dalam jumlah pilihan dropdown list yang dapat digunakan, sehingga pengguna tidak dapat membuat dropdown list dengan jumlah opsi yang tidak terbatas.
2. Ketertelusuran data – Ketika pengguna menggunakan dropdown list, informasi tersembunyi di balik setiap opsi dapat menjadi sulit untuk dilacak atau dipertanggungjawabkan saat digunakan dalam analisis data atau proses pengambilan keputusan yang kritis.
3. Penggunaan ruang yang lebih besar pada sheet Excel – Terkadang, dropdown list dapat menambah ruang yang digunakan pada sheet Excel, terutama jika banyak pilihan yang disediakan.
4. Meningkatkan kemungkinan kesalahan – Jika opsi yang disediakan dalam dropdown list tidak diperbarui secara teratur, data yang diisi dapat menjadi tidak akurat dan meningkatkan kemungkinan kesalahan pengisian data.
5. Konteks yang kurang jelas – Dalam beberapa situasi, beberapa opsi dalam dropdown list mungkin memiliki arti atau konteks yang kurang jelas, sehingga pengguna bisa bingung saat memilih pilihan tersebut.
6. Kerumitan – Pada beberapa kasus, dropdown list yang dibangun dapat menjadi sangat kompleks sehingga memerlukan konfigurasi kustom yang rumit.
7. Ruang navigasi yang terbatas – Ketika mengakses dropdown list dalam sebuah sel Excel, pengguna mungkin membutuhkan ruang tambahan untuk memposisikan kursor atau memilih opsi.
8. Kecepatan pengisian data tergantung pada pengguna – Seperti halnya beberapa fitur lain dalam Excel, pengguna dapat melihat peningkatan kecepatan pengisian data atau sebaliknya tergantung pada kemampuan pengguna individual.
9. Tidak dapat disematkan di semua jenis pekerjaan – Dropdown list, seperti fitur Excel lainnya, hanya dapat digunakan dalam beberapa jenis pekerjaan atau tugas saja, sehingga tidak dapat digunakan di setiap situasi.
10. Membutuhkan latar belakang Excel – Ketika pengguna ingin menggunakan fitur dropdown list, memiliki pengetahuan tentang penggunaan Excel, termasuk rumus dan fungsi dasar, akan sangat membantu dalam membuat dan menggunakan dropdown list.
FAQ
1. Apa itu dropdown list di Excel?
Dropdown list merupakan salah satu fitur di Excel yang memungkinkan kita memilih nilai dari daftar yang sudah disediakan. Misalnya untuk memilih kota, produk, atau opsi lainnya.
2. Kenapa harus menggunakan dropdown list di Excel?
Dengan menggunakan dropdown list, kita bisa memudahkan pengisian data dengan menghindari kesalahan penulisan atau pilihan yang tidak sesuai. Selain itu, juga memudahkan dalam melakukan analisis dan pengolahan data.
3. Bagaimana langkah awal membuat dropdown list di Excel?
Langkah pertama adalah menentukan daftar pilihan atau nilai yang ingin ditampilkan pada dropdown list. Daftar tersebut bisa ditulis pada kolom lain atau pada sheet yang berbeda.
4. Bagaimana cara membuat dropdown list di Excel?
Pertama, pilih sel atau range yang ingin ditambahkan dropdown list, lalu klik “Data Validation” pada tab “Data”.
Setelah itu, pada “Settings” pilih “List” pada “Allow”, dan pada “Source” masukkan range yang berisi daftar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya. Klik OK, maka dropdown list akan ditambahkan pada sel atau range yang dipilih.
5. Bisakah dropdown list di Excel diubah atau edit?
Ya, dropdown list bisa diubah atau diedit dengan mengubah nilai pada daftar yang sudah ditentukan sebelumnya.
6. Bagaimana cara menghapus dropdown list di Excel?
Cara menghapus dropdown list adalah dengan memilih sel atau range yang sudah diberikan dropdown list, lalu klik “Data Validation” pada tab “Data”. Pada “Settings”, pilih “Any Value” pada “Allow”, lalu klik OK.
7. Apakah dropdown list bisa digunakan pada sel atau range yang berbeda pada sheet yang sama atau sheet yang berbeda?
Ya, dropdown list bisa digunakan pada sel atau range yang berbeda dalam satu sheet, ataupun sheet yang berbeda.
8. Apakah dropdown list bisa digunakan pada Excel versi yang lama seperti Excel 2007?
Ya, dropdown list bisa digunakan pada Excel versi lama seperti Excel 2007 dengan cara yang sama seperti pada versi terbaru.
9. Apakah batas jumlah nilai atau opsi yang bisa ditampilkan dalam dropdown list?
Tidak ada batas jumlah, namun disarankan untuk tidak terlalu banyak agar lebih mudah dikelola dan dipilih.
10. Apakah dropdown list bisa ditampilkan dalam bentuk kotak atau tombol?
Tidak, dropdown list hanya bisa ditampilkan dalam bentuk kotak yang muncul setelah di klik.
11. Apakah dropdown list bisa ditambahkan pada protected sheet?
Ya, dropdown list bisa ditambahkan pada protected sheet dengan memberikan izin untuk mengedit daftar nilai atau opsi pada sheet yang berbeda.
12. Apakah dropdown list bisa digunakan pada aplikasi selain Excel, seperti Word atau PowerPoint?
Tidak, dropdown list hanya bisa digunakan pada aplikasi Microsoft Excel.
13. Apakah dropdown list bisa diberikan warna atau format yang berbeda dari sel atau range lainnya?
Ya, dropdown list bisa diberikan warna atau format yang berbeda dengan memilih sel atau range yang diberikan dropdown list, lalu mengubah format pada opsi “Format Cells” pada tab “Home”.
Kesimpulan
Dropdown list di Excel sangat berguna untuk memudahkan penggunaan sebuah data atau penginputan data yang bersifat rutin. Dengan membuat dropdown list, Anda dapat menghindari kesalahan penulisan data dan meningkatkan efisiensi kerja Anda di Excel. Langkah-langkah untuk membuat dropdown list yang telah dijelaskan di atas dapat Anda terapkan untuk menghasilkan dropdown list yang lengkap dan fungsional.
Jangan lupa untuk selalu meluangkan waktu untuk menguasai fitur-fitur Excel, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan data dan analisis data. Dengan beharga pengalaman, Anda akan menjadi semakin mahir dalam menggunakan Excel dan menghasilkan laporan yang lebih baik dan efisien.
Penutup
Sekian artikel tentang cara membuat dropdown list di Excel. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam mengoptimalkan penggunaan Excel dan meningkatkan efisiensi kinerja Anda. Teruslah berlatih dan tingkatkan pengalaman Anda dengan Excel, dan semoga sukses selalu menemani Anda dalam berkecimpung di dunia bisnis dan pengelolaan data.
Jangan lupa untuk membagikan artikel ini ke teman atau kolega Anda yang memerlukan informasi mengenai cara membuat dropdown list di Excel. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!