Selamat Datang di Dunia Excel: Cara Membuat Excel ke PDF
Halo pembaca, apakah Anda seorang pekerja kantor atau mahasiswa yang membutuhkan software spreadsheet yang lengkap? Excel bisa menjadi jawaban bagi kebutuhan Anda. Excel dapat membantu Anda mengorganisir dan menghitung data dengan cepat. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara menjadikan file excel Anda dalam bentuk PDF. Simak langkah penjelasan dan tips yang kami berikan agar Anda dapat membuat file Excel ke PDF dengan mudah dan cepat.
Langkah-langkah Membuat Excel ke PDF
Langkah 1: Buka File Excel
Langkah pertama adalah membuka file Excel, lalu pilih save as.
Langkah 2: Pilih TipeFile
Setelah memilih save as, pilih tipe file di bagian dropdown “Save as type” dan pilih file PDF.
Langkah 3: Atur Nama File
Anda dapat mengatur nama file Anda sesuai keinginan. Hal ini membantu agar mudah dalam mencari file nantinya.
Langkah 4: Pilih Folder Penyimpanan
Pilih folder tempat Anda menyimpan file PDF, klik save.
Langkah 5: Periksa PDF Anda
Setelah menyimpan, periksa file PDF Anda dalam PDF viewer untuk memastikan semua informasi terlihat dengan jelas dan benar.
Langkah 6: Memperbaiki Format Excel
Terkadang format Excel terlihat tidak rapih setelah dicetak ke PDF. Untuk memperbaiki hal tersebut, jangan ragu untuk menghapus tampilan yang tidak diperlukan atau mengatur kembali tampilan agar terlihat lebih rapi.
Langkah 7: Merubah Warna Latar Belakang
Jika background Excel Anda berwarna, maka bisa Anda hilangkan background tersebut agar kelihatan lebih baik pada PDF. Pilih “Page Layout” atau “Design” pada tab Excel, lalu klik “Page Color”, kemudian pilihlah “No Color”.
Langkah 8: Mengakses “Fit to Page”
Jika tabel Excel terlalu lebar untuk muat pada satu halaman, maka gunakan opsi “Fit to Page”. Pilih “Page Layout” pada tab Excel, lalu pilih “Width to Fit”.
Langkah 9: Memperbaiki Margins atau Batas Tepi
Jika tabel Excel tidak muat pada halaman yang sama, maka bisa Anda memperkecil batas tepi (margin) untuk memperluas tampilan Excel. Pilih “Page Layout” pada tab Excel, lalu pilih “Margins”, kemudian sesuaikan margin sesuai keinginan.
Langkah 10: Memperbaiki Ukuran Teks
Bila teks pada Excel terlihat terlalu besar atau terlalu kecil setelah dipindahkan ke PDF, maka Anda bisa merubah ukuran teks tersebut agar terlihat lebih nyaman saat dibaca. Pilihlah bagian teks yang ingin diubah ukuran teksnya, lalu masuk ke tab Home dan pilih ukuran font yang sesuai.
Langkah 11: Mengatasi Masalah Pengaturan Halaman
Jika Excel terlihat tidak pas setelah dipadukan menjadi satu bagian pada file PDF, Anda bisa memperbaiki pengaturan halaman pada Excel agar tampil dalam satu halaman utuh. Anda dapat memadukan atau memisahkan baris dan kolom, serta mengatur ukuran kolom dan lebar baris.
Langkah 12: Simpan Kembali ke PDF
Setelah melakukan perbaikan pada format Excel, simpan lagi file yang telah diperbaiki ke PDF menggunakan cara yang sama seperti sebelumnya.
Tips dan Trik Membuat Excel ke PDF
1. Gunakan “Save As”
Anda dapat menyimpan file Excel Anda sebagai file PDF dengan menggunakan “Save As” dalam menu file Excel. Kemudian pilih file PDF sebagai format yang dihasilkan.
2. Atur Lebar Kolom dan Batas Tepi
Anda pun bisa mengatur lebar kolom dan batas tepi pada Excel, sehingga file PDF yang dihasilkan terlihat lebih rapi dan mudah dibaca.
3. Gunakan “Print to PDF”
Anda juga bisa memanfaatkan salah satu fitur pada Windows, yaitu “Print to PDF”. Tekan “Ctrl + P” pada Excel, lalu pilih “Print” dan pilih “Microsoft Print to PDF” sebagai printer. Kemudian Anda akan diminta untuk memilih tempat ingin menyimpan file PDF yang sudah selesai di buat.
4. Atur Zoom
Jika Anda ingin memperbesar atau memperkecil bagian dari tabel Anda pada Excel, maka Anda bisa menggunakan fitur zoom di menu “View” pada Excel. Namun Anda harus sehati-hati karena tampilan di PDF tidak selalu sama dengan di Excel.
5. Periksa Ulang Sebelum Disimpan
Sebelum menyimpan file Excel ke PDF, pastikan Anda telah memeriksa semua informasi yang ada pada Excel. Hal ini dilakukan untuk memastikan kesalahan pada informasi dapat diperbaiki dengan benar.
6. Menghilangkan Gambar
Jangan ragu untuk menghilangkan gambar atau ilustrasi dalam Excel. Sebab jika gambar terlalu besar, maka Anda mungkin memerlukan waktu yang lama untuk membuka file PDF tersebut.
7. Menggunakan PDF Creator
Anda pun bisa menggunakan PDF Creator yang dapat didownload secara gratis, dan tambahkan software tersebut ke bagian toolbar di Excel. Dengan demikian, Anda dapat lebih mudah dalam menggunakan software PDF Creator untuk mentransformasi file Excel ke PDF.
8. Menggunakan Aplikasi Mobile
Kini Anda bisa membuat file Excel ke PDF menggunakan aplikasi mobile seperti WPS Office. Anda cukup memasukan file Excel, kemudian aplikasi akan membantu Anda untuk mengubah file tersebut ke format PDF. Mudah dan cepat, bukan?
9. Perbaiki Tampilan dengan Inkscape
Inkscape adalah aplikasi editor grafik yang mudah digunakan, terutama untuk perbaikan tampilan PDF. Dengan aplikasi ini, Anda dapat memodifikasi elemen di dalam tabel Excel yang ingin diolah menjadi format file PDF.
10. Melakukan Autocorrect
Autocorrect adalah fitur pada Excel yang dapat memperbaiki format yang tidak rapih dengan memperbaiki huruf kapital, penambahan titik, spasi, kata-kata yang langsung bergabung dalam satu baris, dan lain-lain. Anda dapat menggunakan fitur ini agar file PDF yang dihasilkan terlihat lebih rapi dan mudah dibaca.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Membuat Excel ke PDF
Kelebihan
1. Membuat Format Tetap – Cara membuat excel ke pdf membuat format dokumen tetap, sehingga dapat diakses oleh pengguna lain dengan perangkat lunak yang berbeda.
2. Memudahkan Proses Bagi Pengguna – Pengguna dapat mengonversi dokumen ke pdf tanpa harus bergantung pada perangkat khusus. Semua yang dibutuhkan adalah Microsoft Excel dan perangkat untuk membuka file pdf.
3. Meningkatkan Keamanan – PDF dapat menambahkan password untuk membatasi akses atau modifikasi terhadap dokumen. Inilah yang membuat file tersebut jauh lebih aman dibandingkan format asalnya.
4. Meningkatkan Portabilitas – File pdf dapat dibaca oleh hampir semua perangkat dan sistem operasi, sehingga sangat mudah untuk membagi dan memindahkan dokumen ke tempat lain.
5. Memudahkan Rancangan Web – Pdf dengan format yang tetap ideal bagi pengguna yang ingin menyajikan dokumen yang rumit di web, misalnya presentasi atau laporan.
6. Meningkatkan Kinerja – Ukuran file pdf jauh lebih kecil dibandingkan excel, sehingga proses pengunggahan dan pengiriman jadi lebih cepat. Dokumen pdf juga dapat diubah menjadi gambar dengan inisiatif tertentu.
7. Melindungi Teks Dari Perubahan Tak Disengaja – Ketika mengonversi excel ke pdf, data yang ada saat itu akan disimpan dengan baik, sehingga jika terjadi kesalahan saat mengedit dokumen, perubahan dapat dibatalkan dengan mudah.
8. Meningkatkan Kualitas – Pdf memiliki format yang lebih konsisten dibanding excel, meskipun dokumen yang sama diakses oleh banyak orang. Sehingga hal itu konsisten dan dijamin akurasi informasi.
9. Tampilan yang Sederhana dan Rapi – Format tetap pdf membantu untuk menampilkan dokumen dengan tampilan yang jelas dan rapi, sehingga mudah dibaca dan dimengerti oleh pengguna.
10. Banyak Perusahaan Menggunakan Format PDF – Banyak perusahaan yang telah menggunakan pdf sebagai standar dokumen, sehingga membuatnya ideal untuk digunakan dalam lingkungan bisnis.
Kekurangan
1. Tidak Mampu Membuat Perubahan – Dokumen pdf tidak dapat diubah tanpa menggunakan alat khusus. Itu berarti jika ada kesalahan yang ingin kamu perbarui pada dokumen, maka kamu harus mengonversikannya ke excel dan memperbarui perubahan di sana.
2. Format Tidak Selalu Sesuai – Meskipun melakukan konversi dokumen excel ke file pdf, maka format tidak akan selalu berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini dapat terjadi akibat tampilan yang buruk saat di-printing.
3. Memerlukan Program Eksternal – Untuk mengonversi dokumen excel ke pdf memerlukan program lain selain Microsoft Excel. Program tersebut dapat berupa tool atau add-on yang harus di-download terlebih dahulu.
4. Ukuran Dokumen – Meskipun ukurannya lebih kecil daripada file excel, pdf biasanya memiliki ukuran yang lebih besar dibandingkan dengan dokumen teks biasa, yang mungkin mengambil ruang penyimpanan yang besar.
5. Menggunakan Fitur Yang Terbatas – Saat mengonversi dokumen excel ke pdf, sebagian fitur excel tidak dapat diambil. Ada banyak fungsi pada excel yang tidak pasti bekerja di pdf. Selain itu, warna dan grafik tidak akan selalu sesuai.
6. Sifat Dokumen yang Statis – Dokumen pdf lebih statis daripada excel, yang kurang cocok untuk dokumen yang memerlukan terjadi perubahan yang signifikan dari waktu ke waktu. Format tetapnya membatasi tingkat kreativitas dalam membuat dokumen, dapat menjadi kurang menarik atau monoton.
7. Agak Sulit Dalam Pengeditan – Dokumen PDF lebih sulit untuk diedit dan memerlukan lebih banyak waktu dan upaya daripada dokumen excel. Jika ingin mengedit atau menambahkan informasi pada dokumen pdf, mereka harus diubah kembali ke format excel terlebih dahulu.
8. Licensi – Meskipun perangkat lunak pembaca pdf gratis, bagaimanapun, perangkat lunak pembuat pdf tidak gratis. Jadi, jika kamu ingin membuat dokumen baru dengan format pdf, kamu membutuhkan lisensi
9. Membutuhkan keahlian tertentu – Mengetahui cara mengonversi excel ke pdf akan membutuhkan keahlian tertentu. Namun, jika kamu merasa kesulitan, Anda bisa menggunakan tool konversi online yang lebih mudah untuk mengonversi dokumen.
10. Diperlukan Pelatihan – Ini mungkin bukan masalah jika kamu sudah terbiasa menggunakan software excel. Namun, untuk orang yang masih baru bergabung dalam pengolahan dokumen, harus membutuhkan pelatihan dan beberapa pengalaman untuk menguasainya.
FAQ
1. Apa itu file Excel dan PDF?
File Excel adalah sepasang file yang terdiri dari Workbook dan Worksheet. Sementara itu, PDF (Portable Document Format) adalah jenis file yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang dapat dibuka pada semua platform.
2. Apa keuntungan menyimpan file Excel ke PDF?
File Excel ke PDF membantu Anda untuk mempertahankan format tampilan pada dokumen yang sama saat dibuka pada setiap platform dan juga membantu Anda menghemat banyak ruang pada perangkat.
3. Apakah ada perbaikan manual yang diperlukan sebelum menyimpan file Excel ke PDF?
Ya, sebaiknya Anda mengecilkan ukuran kolom dan mengatur margin sebelum menyimpan file Excel ke PDF untuk memudahkan tampilan.
4. Apakah mungkin untuk mengubah nama file saat menyimpan file Excel ke PDF?
Ya, pada saat menyimpan file Excel ke PDF, Anda dapat memilih opsi “Simpan sebagai” dan mengganti nama file.
5. Apakah ada keterbatasan pada ukuran file saat menyimpan file Excel ke PDF?
Jumlah nilai sel dan jenis grafik akan memengaruhi ukuran file setiap saat saat menyimpan file Excel ke PDF, tapi biasanya tidak sulit untuk dikelola oleh software atau perangkat Anda.
6. Apakah file Excel yang disimpan ke PDF dapat diedit kembali?
Tidak, karena format file PDF tidak memungkinkan Anda untuk melakukan edit terhadap konten yang ada pada file Excel yang disimpan ke PDF.
7. Apakah ada perbedaan antara file Excel yang asli dengan file Excel yang disimpan ke PDF?
Ya, file Excel asli dapat diedit dengan mudah sedangkan file Excel yang disimpan ke PDF tidak dapat diedit kecuali dengan menggunakan software PDF editor.
8. Apakah cara menyimpan file Excel ke PDF berbeda dengan cara menyimpan file Word ke PDF?
Ya, ada perbedaan dalam hal tata letak dan cara menyimpan berkas yang berbeda.
9. Apakah ada cara untuk mengamankan file Excel yang disimpan ke PDF?
Ya, terdapat metodologi pengamanan pada saat menyimpan file Excel ke PDF untuk memastikan bahwa dokumen Anda aman dari ancaman malware, spyware, dan serangan lainnya.
10. Dapatkah file PDF yang dihasilkan dari file Excel yang disimpan dalam mode kompatibilitas Excel 2003-2007 disunting juga?
Ini tergantung pada software yang digunakan untuk mengedit file PDF yang dihasilkan dari file Excel yang disimpan dalam mode kompatibilitas Excel 2003-2007.
11. Apakah Anda perlu menginstall program tambahan untuk menyimpan file Excel ke PDF?
Tidak perlu, Microsoft Excel memiliki fitur bawaan yang memungkinkan Anda untuk mengkonversi file Excel ke format PDF.
12. Bagaimana menambahkan password ke file Excel yang disimpan ke PDF?
Anda harus mengekspor file Excel Anda ke PDF dan kemudian menggunakan software PDF editor untuk memberikan password untuk mengamankan file.
13. Apakah ada perbedaan format tampilan antara file Excel yang asli dengan file Excel yang disimpan ke PDF?
Tidak terdapat perbedaan dalam format tampilan yang signifikan antara file Excel asli dan file Excel yang disimpan ke PDF.
Kesimpulan
Excel adalah salah satu aplikasi pengolah data yang cukup populer digunakan oleh banyak perusahaan dan individu untuk mengelola data dan informasi. Software ini memungkinkan pengguna untuk membuat, mengedit dan mengatur data dengan mudah dan efektif. Salah satu fitur yang sering digunakan pada aplikasi Excel adalah mengubah data menjadi format PDF agar lebih mudah dibagi dan dibukukan. Dalam artikel ini, kami telah membagikan cara praktis untuk mengubah file Excel menjadi PDF. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam mengelola data di Excel.
Penutup
Dalam era digital saat ini, Excel menjadi salah satu aplikasi yang penting dalam mengelola data dan informasi. Dengan kemampuannya untuk mengubah data menjadi format PDF, Excel memudahkan pengguna untuk membagikan informasi dengan lebih mudah dan aman. Dalam artikel ini, kami telah memberikan cara praktis untuk mengubah file Excel menjadi PDF, yang mudah diikuti oleh siapapun. Kami berharap artikel ini memberikan manfaat dan membantu Anda dalam mengelola file Excel Anda. Sampai jumpa di artikel berikutnya!