Selamat Datang di Dunia Excel!
Excel adalah salah satu program yang biasa digunakan dalam mengolah data dalam berbagai hal, mulai dari data keuangan, laporan statistik, hingga jadwal kerja. Tak hanya itu, Excel juga memungkinkan kita untuk mengelola data dari program lain, seperti Microsoft Word. Artikel ini akan membahas cara memindahkan word ke excel dengan mudah dan cepat. Langkah langkah yang akan dijelaskan berikut merupakan cara yang simple untuk melakukan hal tersebut. Mari kita simak penjelasan berikut ini.
Cara Memindahkan Word ke Excel
Langkah 1: Buka File Word lalu Copy Teks yang Ingin Dipindahkan
Langkah pertama untuk memindahkan teks dari Microsoft Word ke Excel adalah dengan membuka file Word dan memilih teks yang ingin dipindahkan. Pilih semua teks atau hanya sebagian teks yang diinginkan dengan cara klik dan tahan mouse pada awal teks yang ingin dipindahkan. Kemudian seret hingga merangkai teks yang diinginkan hingga selesai. Setelah itu, tekan tombol “CTRL+C” di keyboard atau pilih “Copy” dari menu yang tersedia dalam Word.
Langkah 2: Buka Excel
Setelah menyalin teks yang ingin dipindahkan, selanjutnya adalah membuka program Excel. Buka program excel dari desktop atau dari menu start. Pastikan Anda sudah mengistall software Microsoft Office dan Excel pada komputer Anda.
Langkah 3: Buat Workbook Baru
Jika sudah membuka Excel, selanjutnya Anda perlu membuat satu workbook baru dengan cara pilih “New Workbook” di bagian paling kiri dari ribbon. Anda juga dapat membuka workbook baru dengan tombol “CTRL+N” pada keyboard.
Langkah 4: Pilih Cell Tempat Teks Akan Dipindahkan
Pilih cell atau kotak tempat teks dari Word akan dipindahkan. Caranya dengan mengklik cell tempat ingin memasukkan teks.
Langkah 5: Tempel Teks dari Word ke Excel
Setelah berhasil menyalin teks dan memilih cell yang tepat, selanjutnya langkahnya adalah dengan menempelkan teks tersebut ke dalam lembar kerja di Excel. Untuk menempelkan, pilih cell yang sudah dipilih tadi, lalu tekan tombol “CTRL+V” pada keyboard. Pilihan lain yaitu klik kanan pada cell yang sudah dipilih dan pilih “Paste” dari menu yang tersedia.
Langkah 6: Atur Ukuran Kolom agar Teks tidak Tersbut Diluar Tampilan
Jika teks dari word melebihi panjang dari ukuran column di Excel, maka teks tersebut keluar dari tampilan. Untuk itu kita perlu mengatur ukuran lebar dari kolom agar tepat supaya teks tidak keluar dari kolom dan bisa dibaca dengan jelas. Klik dua kali pada garis antara dua kolom pada bagian atas kolom yang ingin diatur agar menyesuaikan dengan teks yang akan diisikan.
Langkah 7: Atur Teks sesuai keinginan pada Lembar Kerja Excel
Kemudian Anda dapat mengatur posisi teks dengan menyalin atau memotong dan menempel teks pada sel lain dalam lembar kerja Excel. Gunakan ikon “cut” atau “copy” pada ribbon atau toolbar. Selain itu, Anda juga bisa memilih teks dengan menekan dan menahan teks kemudian drag and drop ke lokasi yang diinginkan.
Langkah 8: Ubah Teks menjadi Format Excel
Selanjutnya, jika tampilan teks yang dipindahkan dari word ke excel kurang rapi dan sistematis, maka Anda dapat mengatur tampilannya dengan menambahkan format seperti menambahkan garis bawah, menambahkan huruf miring, dan berbagai fitur format sejenisnya yang tersedia dalam Excel.
Langkah 9: Atur Letak Baris dan Kolom
Untuk memindahkan teks dalam jumlah banyak, maka kita perlu memeriksa baris dan kolom yang digunakan pada lembar kerja excel. Pilihan yang umum adalah memindahkan teks ke dalam baris pertama dan membiarkan baris pada kolom selanjutnya, atau memindahkan teks ke dalam kolom pertama dan membiarkan kolom pada baris selanjutnya.
Langkah 10: Simpan Lembar Kerja Excel
Jangan lupa untuk menyimpan lembar kerja yang telah selesai dipindahkan teks dari Word ke Excel. Pilih Save atau Save As bila belum ada nama file untuk file baru tersebut.
Langkah 11: Ulangi untuk Teks Berikutnya jika Ada
Jika masih ada teks yang ingin dipindahkan, maka ulangi proses dari langkah pertama sampai dengan proses terakhir tadi.
Langkah 12: Teknik Cepat Mengubah Word ke Excel dengan Menggunakan Menu Paste Khusus
Salah satu teknik cepat untuk memindahkan teks dari Word ke Excel yaitu dengan menggunakan menu paste khusus. Teknik ini lebih cepat karena disediakan oleh Excel untuk memindahkan teks dari Word tanpa perlu proses proses panjang. Cukup salin teks dari Microsoft Word, kemudian buka Microsoft Excel dan pilih cell yang kita inginkan. Setelah itu, klik kanan pada cell yang dipilih dan pilih “Paste Special” pada menu pop-up yang muncul. Selanjutnya pilih “Text” pada dialog box paste special yang muncul. Teks akan dimasukkan ke dalam cell Excel dan siap diolah lebih jauh.
Tips dan Trik Lain untuk Memindahkan Teks dari Word ke Excel
1. Gunakan Keyboard Shortcut
Selain menggunakan mouse dan mengklik formulir menu, Anda juga dapat memindahkan teks dari Word ke Excel dengan menggunakan keyboard shortcut. Keyboard shortcut yang paling umum yaitu menekan tombol “CTRL+C” untuk copy dan “CTRL+V” untuk paste.
2. Pilih Teks dengan Cepat
Untuk memilih teks yang banyak dalam waktu singkat, Anda dapat menggunakan keyboard shortcut. Tekan “CTRL” dan “shift” lalu arahkan kursor pada teks yang Anda inginkan menggunakan tombol panah di keyboard.
3. Paste Teks dari Word ke Excel dengan Gambar
Anda bisa meyalin gambar atau grafik dari Word dan paste ke Excel dengan cara yang sama. Pilih gambar atau grafik di Word dan salin menggunakan tombol “CTRL+C”. Kemudian buka Excel lalu pilih cell tempat gambar tersebut akan ditempelkan. Klik kanan dan pilih “Paste” pada menu pop-up yang muncul.
4. Gunakan Tab untuk Menambahkan Kolom
Jika ingin menambah kolom lebih banyak, maka gunakan tombol “Tab” pada keyboard untuk menambah kolom pada saat memasukkan teks ke dalam cell atau kotak Excel.
5. Gunakan Konversi PDF to Excel untuk Gemapang Memindahkan Teks dari Word
Salah satu alternatif untuk memindahkan teks dari Word ke Excel dengan gemapang yaitu dengan menggunakan converter PDF to Excel. Konverter ini memungkinkan konversi teks secara otomatis dari file PDF ke Excel, dan dapat juga digunakan untuk file word juga. Walaupun harganya cukup mahal, converter PDF to Excel memberikan kemudahan yang besar dalam melakukan konversi file.
6. Pastikan Format Excel Konsisten dengan Format Word yang Asli
Agar tampilan yang terlihat pada Excel konsisten dengan tampilan asli di Word, maka pastikan format excel yang menggunakan huruf besar, huruf kecil, huruf tebal, huruf miring, garis bawah, dll konsisten dengan format yang digunakan pada teks asli di Word. Hal ini berguna sebagai cara untuk menyimpan aspek visual dari tampilan text asli menjadi konsisten pada tampilan pada lembar kerja Excel.
7. Bikin Tabel Excel
Jika memindahkan informasi pada tabel, maka cara terbaik adalah membuat tabel di Excel dan menyalin informasi dari tabel yang ada di Word. Dengan cara ini, Anda dapat memindahkan data dengan jangka waktu yang lebih cepat, karena tabel di Excel sudah terbentuk dengan benar.
8. Menghapus Format yang Tidak Terpakai
Jika memindahkan teks yang memiliki format yang tidak digunakan, maka hapus format yang tidak terpakai sehingga teks terlihat lebih sistematis dan mudah dibaca. Cara untuk melakukannya adalah dengan memilih teks kemudian klik “Clear Format” pada ribbon atau toolbar.
9. Hapus Spasi yang Tidak Diperlukan
Jika memindahkan teks dari Word ke Excel, pastikan menghapus spasi yang tidak diperlukan. Spasi pada Word biasanya ada untuk alasan format. Di Excel, teks yang memiliki spasi yang tida diperlukan dapat membuat teks menjadi sulit terbaca.
10. Gunakan Separator pada Teks
Terakhir, hindari penggunaan spasi atau tanda ‘-‘ sebagai separator pada teks. Tanda ini tidak dikenali sebagai separator pada Excel dan dapat menimbulkan masalah ketika melakukan sorting data. Gunakan separator ‘,’ atau ‘;’ untuk memisahkan antar elemen data.
Cara Memindahkan Word ke Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Kemudahan dalam menyusun data: Dengan memindahkan data dari Word ke Excel, memudahkan dalam menyusun data, mengubah baris dan kolom, serta memberikan fungsi-fungsi matematis yang bisa membantu dalam pengolahan data.
2. Visualisasi data yang lebih baik: Excel menyediakan berbagai macam tools yang dapat membantu dalam memvisualisasikan data menjadi chart, pivot table, atau grafik, sehingga lebih mudah dipahami dan diinterpretasikan.
3. Konsistensi data yang terjamin: Memiliki data yang konsisten sangat penting untuk menjadi dasar dalam membuat laporan, Excel memperbolehkan pengguna untuk melakukan pengeditan data dengan mudah tanpa harus menyalin data dari awal.
4. Hemat waktu dan tenaga: Dalam berbagai keperluan, seperti pengolahan data keuangan atau angka-angka yang sangat banyak, memindahkan data dari Word ke Excel akan menghemat waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan dalam mentransfer data tersebut.
5. Kemudahan analisis data: Excel memiliki fungsi-fungsi analisis data yang sangat membantu dalam memproses data secara detai, seperti pembuatan filter, pivot table, maupun fitur conditional formatting.
Kekurangan
1. Kesulitan dalam memindahkan format dokumen Word: Ketika memindahkan data dari Word ke Excel, format document seperti teks, heading, dan font tidak bisa dipindahkan secara langsung, sehingga memerlukan pemformatan ulang pada dokumen Excel.
2. Kemungkinan kesalahan input data: Ketika melakukan input data dari satu program ke program yang lain, selalu ada kemungkinan terjadinya kesalahan data, misalnya input angka yang salah dan penulisan data yang berbeda.
3. Keterbatasan penggunaan Excel: Meskipun Excel sangat berguna, namun program ini memiliki keterbatasan, antara lain tidak support untuk menyimpan gambar secara langsung pada worksheet, dan ketika melakukan editing formula, harus dilakukan secara manual.
4. Ketergantungan pada perangkat lunak: Tidak semua orang memiliki akses pada program Excel, sehingga meminjam perangkat lunak mungkin menjadi kesulitan.
5. Kesulitan dalam sharing data: Karena Excel membutuhkan program untuk membukanya, sharing data dari Excel yang berbeda versi berhasil terkadang menyulitkan.
FAQ
1. Apa itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang digunakan untuk mengelola, menganalisis, dan memvisualisasikan data dalam bentuk tabel.
2. Apa fungsi dari Microsoft Excel?
Microsoft Excel digunakan untuk memproses data dalam bentuk tabel, seperti perhitungan matematika, analisis data, grafik, dan penyimpanan data.
3. Bagaimana cara memindahkan kata dari Microsoft Word ke Microsoft Excel?
Anda dapat menyalin teks dari Microsoft Word, kemudian tempel (paste) di Microsoft Excel menggunakan opsi “Paste Special” untuk memilih bentuk data yang ingin dipaste ke Excel.
4. Bagaimana cara mengimpor data dari file Excel ke Word?
Anda dapat mengimpor data dari file Excel ke Word dengan cara menyalin sel yang ingin diimpor, kemudian tempel (paste) di Word menggunakan opsi “Keep Sources Formatting” untuk menjaga format aslinya.
5. Apa itu “format cell” di Excel?
“Format cell” adalah opsi yang memungkinkan Anda untuk memformat tampilan data di dalam sel, seperti warna, huruf besar/kecil, border, dan lain sebagainya.
6. Bagaimana cara menambah jumlah angka di Excel?
Anda dapat menggunakan rumus SUM untuk menambah jumlah angka di Excel, dengan cara menulis “=SUM(range)” di sel yang ingin dihitung. Range adalah rentang sel yang ingin dihitung jumlahnya.
7. Bagaimana cara memasukkan formula di Excel?
Anda dapat memasukkan formula di Excel dengan menulis tanda sama dengan (=) di awal sel, kemudian menulis rumus yang ingin digunakan.
8. Apa itu “Conditional Formatting” di Excel?
“Conditional Formatting” adalah opsi yang memungkinkan Anda untuk memberi warna atau format pada sel berdasarkan kondisi tertentu, seperti nilai yang terlalu rendah atau terlalu tinggi.
9. Bagaimana cara menggabungkan dua sel di Excel?
Anda dapat menggabungkan dua sel di Excel dengan memilih dua sel tersebut, lalu menggunakan opsi “Merge Cells” di menu “Home”.
10. Bagaimana cara membagi satu sel menjadi beberapa sel di Excel?
Anda dapat membagi satu sel menjadi beberapa sel di Excel dengan menggunakan opsi “Split Cells” di menu “Layout”.
11. Apa itu “Charts” di Excel?
“Charts” adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk membuat grafik berdasarkan data dalam bentuk tabel di Excel, seperti pie chart, bar chart, line chart, dan lain sebagainya.
12. Bagaimana cara memfilter data di Excel?
Anda dapat memfilter data di Excel dengan menggunakan opsi “Filter” di menu “Data”, lalu memilih kolom yang ingin difilter, dan memilih kriteria yang ingin diaplikasikan pada data.
13. Bagaimana cara mengurutkan data di Excel?
Anda dapat mengurutkan data di Excel dengan menggunakan opsi “Sort” di menu “Data”, lalu memilih kolom yang ingin diurutkan, dan memilih jenis pengurutan yang ingin digunakan, seperti A-Z atau Z-A.
Kesimpulan
Jika Anda sering bekerja dengan data dan dokumen, memindahkan kata dari dokumen ke Excel mungkin menjadi kegiatan sehari-hari. Semua yang diperlukan adalah beberapa langkah sederhana, dan Anda akan siap untuk mengelola data dengan lebih efektif. Mulailah dengan menyalin dan menempelkan teks dan pastikan untuk memformat kolom untuk memberikan hasil terbaik. Selama Anda mengikuti panduan langkah-demi-langkah ini, memindahkan word ke excel akan menjadi pekerjaan mudah.
Penutup
Sekarang Anda mengetahui cara memindahkan word ke excel. Dari langkah menyalin dan menempel hingga memformat kolom, Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengelola data Anda dengan lebih efektif. Ingat, semua orang bisa belajar cara melakukan ini, jadi jangan takut untuk mencoba. Dan jangan lupa, selalu berlatih untuk mendapatkan hasil terbaik. Sampai jumpa di artikel lainnya.