Selamat Datang di Panduan Praktis Cara Memprint Excel
Excel adalah salah satu software pengolah data yang paling populer di dunia. Kebutuhan untuk mencetak tabel atau data yang diolah di Excel juga semakin meningkat. Namun, apabila Anda baru pertama kali menggunakan Excel, maka mungkin akan merasa kesulitan dalam mencetak hasil olahan data. Oleh karena itu, kami akan memberikan panduan praktis cara memprint Excel dalam artikel ini.
Langkah-Langkah Mencetak Hasil Olahan Data di Excel
1. Membuka File Excel dan Siapkan Tabel/Data yang Akan Dicetak
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah membuka file Excel yang akan dicetak dan kolom atau baris data yang ingin ditampilkan pada cetak. Setelah itu, pastikan untuk mendesain dokumen dengan rapi dan sesuai dengan keinginan Anda, seperti menambahkan judul, mengganti warna latar belakang atau font, dll.
2. Atur Margin dan Ukuran Kertas
Sebelum mencetak, pastikan untuk menyesuaikan margin dan ukuran kertas pada dokumen. Hal ini akan mempengaruhi hasil cetakan yang akan Anda dapatkan, oleh karena itu diperlukan pengaturan yang sesuai.
3. Preview Cetak
Sebelum mencetak, pastikan untuk melihat terlebih dahulu hasil cetak melalui fitur Preview. Hal ini berguna untuk mengantisipasi jika terjadi kesalahan dalam layout cetakan atau masalah lainnya yang perlu diubah sebelum mencetak.
4. Mengatur Halaman pada Mode Cetak
Anda juga bisa mengatur tampilan dan format cetakan melalui fitur “Page Setup”. Dalam mode ini, ada beberapa pengaturan penting yang perlu Anda atur, seperti mengatur kertas (portrait atau landscape), menambahkan header dan footer, menandai batas cetakan, dll.
5. Menentukan Area Cetak
Apabila Anda hanya ingin mencetak sebagian data saja, Anda bisa menentukan area cetak tersebut dengan cara menandainya terlebih dahulu. Cara ini berguna untuk mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan efektivitas waktu yang diperlukan untuk mencetak.
6. Memilih Printer
Pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak dokumen. Pastikan printer yang digunakan sudah terkoneksi dengan PC dan dalam keadaan siap dioperasikan.
7. Mengatur Kualitas Cetakan
Apabila Anda ingin mencetak dengan kualitas yang lebih tinggi atau rendah, Anda bisa menentukan pada fitur pengaturan cetak. Dalam mode ini, Anda bisa mengatur kejelasan cetakan, kontras atau kecerahan, serta power drain (untuk printer thermal).
8. Mengatur Jumlah Cetakan
Pilih jumlah cetakan yang akan dicetak. Anda bisa memilih untuk mencetak satu atau lebih rangkap.
9. Mengatur Orientasi Cetakan
Anda bisa mengatur orientasi cetakan dalam format portrait atau landscape. Pastikan orientasi cetakan ini sesuai dengan keinginan Anda.
10. Memulai Prosedur Cetak
Setelah semua pengaturan telah dilakukan, maka saatnya untuk memulai prosedur cetak. Pastikan printer dalam keadaan siap dioperasikan dan pilih “Print” pada Excel atau pada fitur printer yang Anda miliki.
11. Memvalidasi Cetak
Setelah proses cetak telah selesai, pastikan untuk memvalidasi hasil cetak yang telah Anda dapatkan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan apakah layout dan format cetakan sesuai dengan yang Anda inginkan.
12. Modifikasi Cetakan
Apabila terdapat kesalahan atau Anda ingin melakukan perubahan, maka perlu untuk memodifikasi cetakan. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan hasil cetak yang lebih optimal dan sesuai dengan keinginan Anda.
Penjelasan dan Tips
Agar hasil cetakan yang dihasilkan lebih optimal, Anda harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. Menyesuaikan Ukuran Font dan Spacing
Ukuran font dan spacing sangat berpengaruh terhadap hasil cetakan. Oleh karena itu, pastikan bahwa Anda menggunakan ukuran font dan spacing yang mudah dibaca dan tidak terlalu padat. Apabila perlu, Anda juga bisa mengatur margin atau jarak antar kolom dalam melakukan desain tabel atau data.
2. Menggunakan Warna Warna yang Efektif
Pemilihan warna yang tepat juga sangat berpengaruh terhadap tampilan cetakan. Pastikan bahwa warna yang digunakan tidak terlalu mencolok dan berpadu dengan baik dengan warna latar belakang, sehingga memudahkan Anda untuk membaca data.
3. Menambahkan Judul dan Sub Judul
Judul dan sub judul sangat penting dalam desain tabel atau data. Hal ini memudahkan Anda untuk mengetahui apa yang disajikan dalam dokumen dan membuat dokumen lebih terstruktur.
4. Menggunakan Gridline
Gridline juga sangat berguna dalam desain tabel atau data. Dengan menggunakan gridline, Anda bisa memudahkan pembaca untuk mengetahui info pada dokumen. Namun, pastikan untuk tidak menggunakan gridline terlalu tebal karena akan mengganggu kenyamanan pembaca dalam membaca dokumen.
5. Mengecek Data Sebelum Mencetak
Sebelum mencetak, pastikan Anda sudah mengecek data atau tabel yang akan dicetak. Hal ini untuk memastikan bahwa data yang dicetak sudah benar dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
6. Gunakan Paper Draft
Jika Anda ingin menghemat kertas, maka gunakan paper draft. Paper draft adalah fitur pengaturan yang dapat membuat hasil cetakan lebih ringkas dan menggunakan jumlah kertas yang lebih sedikit.
7. Cetak dengan Hitungan Rangkap
Apabila Anda ingin mencetak dengan jumlah rangkap yang lebih dari satu, pastikan Anda mengaktifkan fitur cetak dengan rangkap pada printer yang Anda gunakan. Hal ini akan menghemat waktu dan kertas yang dibutuhkan untuk mencetak.
8. Pastikan Tinta Printer Mencukupi
Pastikan bahwa tinta printer dalam kondisi yang cukup untuk mencetak dokumen. Jangan sampai hasil cetakan rusak atau bahkan tidak muncul karena tinta dalam printer sudah habis.
9. Hindari Memiliki Karakter yang Terpotong
Hindari lembaran kertas yang kemunculan karakternya dipotong. Tujuannya memaksimalkan visibilitas dan membaca data lebih mudah.
10. Mencetak dalam Mode Lembar Horizontal
Mencetak dalam mode lembar horizontal ketika membutuhkan banyak kolom data.
Dalam menggunakannya, sempurnakan item tabel dan pastikan data kolom serta barisnya diimplementasikan dalam tata letak landskap.
Demikianlah panduan praktis cara memprint Excel paling sederhana versi kami. Semoga panduan ini bisa membantu Anda untuk mencetak hasil olahan data di Excel dengan lebih optimal. Terima kasih dan selamat mencoba!
Cara Memprint Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan:
1. Menghasilkan cetakan yang rapi dan profesional.
2. Mempermudah penyajian data dalam bentuk kertas.
3. Memberikan kemudahan dalam berbagi informasi dengan orang lain.
4. Sistem pengaturan halaman pada Excel memudahkan dalam penataan informasi yang panjang.
5. Excel menyediakan berbagai macam opsi untuk memformat hasil cetakan, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan user.
6. Tidak membutuhkan perangkat khusus, karena hampir semua printer dapat digunakan untuk mencetak dari Excel.
7. Hemat waktu dan tenaga karena tidak perlu menyalin data satu per satu.
8. Terdapat opsi pencetakan secara selektif, yang memungkinkan user untuk mencetak bagian-bagian tertentu dari file Excel yang lebih besar.
9. Memberikan kemudahan dalam mencetak label, faktur, dan dokumen lainnya yang terdiri dari tabel atau rangkaian data.
10. Kemudahan untuk mengubah dan menyunting dokumen excel sebelum dicetak.
Kekurangan:
1. Untuk pengguna pemula, pencetakan pada Excel mungkin memerlukan waktu yang lebih lama karena harus mempelajari cara menggunakan fitur-fiturnya.
2. Pengaturan margin dan halaman bisa menjadi rumit jika dokumen yang akan dicetak memiliki berbagai jenis format.
3. Pada beberapa kasus, dokumen yang dicetak mungkin terlihat berbeda dengan yang terlihat pada layar Excel.
4. Perlu menjaga tingkat keamanan dokumen, terutama jika isi dari dokumen tersebut sangat penting atau bersifat rahasia.
5. Sulit untuk mencetak lebih dari satu sheet sekaligus tanpa harus melakukan pengaturan penggabungan sheet.
6. Terkadang lembar kerja pada Excel terlalu besar, sehingga membutuhkan kertas dengan ukuran khusus untuk mencetaknya.
7. File Excel yang terlalu besar bisa memperlambat proses pencetakan.
8. Kadang-kadang, hasil cetakan pada printer yang berbeda bisa berbeda tergantung pada kualitas dan jenis printer.
9. Perlu memastikan bahwa printer yang digunakan dalam kondisi baik dan siap digunakan saat mencetak dokumen Excel.
10. Memerlukan koneksi internet untuk mengunduh printer driver saat menggunakan printer baru atau printer lama yang belum terpasang di komputer.
FAQ
1. Apakah print area pada excel?
Print area pada excel adalah area tertentu pada spreadsheet yang ingin dicetak.
2. Bagaimana cara menentukan print area?
Untuk menentukan print area pada excel, pilih area yang ingin dicetak dan klik Page Layout kemudian Print Area lalu Set Print Area.
3. Apakah bisa mencetak semua sheet dalam workbook excel?
Ya, bisa. Pilih Print dari File menu kemudian centang pilihan Print Entire Workbook.
4. Bagaimana cara mencetak beberapa sheet dalam workbook excel?
Untuk mencetak beberapa sheet pada workbook excel, tahan tombol Ctrl dan pilih sheet yang ingin dicetak kemudian klik Print dari File menu.
5. Bagaimana cara menyesuaikan ukuran cetak pada excel?
Pilih Page Layout dari ribbon kemudian klik Size dari Page Setup untuk memilih ukuran kertas dan Scale untuk menyesuaikan ukuran cetakan.
6. Apakah bisa mencetak lembar kerja dalam format portrait dan landscape dalam satu file?
Ya, bisa. Pilih Page Layout dari ribbon kemudian klik Orientation dari Page Setup untuk memilih pengaturan portrait atau landscape.
7. Bagaimana cara mencetak kolom atau baris tertentu pada tabel excel?
Tahan tombol Shift dan pilih kolom atau baris yang ingin dicetak kemudian klik Print dari File menu.
8. Bagaimana cara mencetak judul pada tiap halaman cetak pada excel?
Pilih Page Layout dari ribbon kemudian klik Print Titles dari Page Setup untuk memilih optsi untuk mencetak judul pada tiap halaman cetak.
9. Apakah bisa mencetak formula pada excel?
Ya, bisa. Pilih Formula dari ribbon kemudian klik Show Formulas. Kemudian, klik Print dari File menu untuk mencetak formula.
10. Apakah bisa mencetak beberapa file excel dalam satu kali cetak?
Ya, bisa. Tahan tombol Ctrl dan pilih file excel yang ingin dicetak kemudian klik Print dari File menu.
11. Bagaimana cara mencetak titiknya pada titik desimal dalam angka pada excel?
Pilih File pada ribbon kemudian Options, klik Advanced, dan centang Use system separators untuk mencetak titik sebagai titik desimal.
12. Apakah bisa mencetak format tabel dalam bentuk gambar pada excel?
Ya, bisa. Pilih gambar tabel pada excel dan klik Insert dari ribbon kemudian pilih Screenshot untuk mencetak format tabel sebagai gambar.
13. Bagaimana cara mencetak hanya sel atau range tertentu pada excel?
Tahan tombol Shift dan pilih sel atau range yang ingin dicetak kemudian klik Print dari File menu.
Kesimpulan
Mencetak dokumen Excel yang berkualitas tinggi merupakan hal yang penting terutama ketika pembuatannya untuk presentasi atau dokumen penting. Dalam artikel ini, kami telah membantu Anda untuk mempelajari cara mencetak excel yang baik dan benar dengan beberapa tips dan trik penting yang harus Anda ketahui. Dalam rangka untuk mencetak dokumen Excel yang telah Anda buat dengan hasil maksimal, Anda perlu memperhatikan beberapa tips utama seperti memastikan pengaturan kertas, mencocokkan ukuran dan orientasi halaman, menentukan jenis printer dan ukuran kertas yang akan digunakan serta melakukan praktik pengaturan halaman.
Penutup
Setelah membaca artikel ini, kami berharap bahwa Anda sudah memahami bagaimana cara memprint Excel secara efektif dan efisien agar bisa mempersiapkan dokumen dengan semudah mungkin. Selalu ingat untuk memperhatikan detail halaman dan mencocokannya dengan pengaturan printer dan ukuran kertas. Jangan lupa untuk mencoba beberapa tips dan trik yang sudah kami jelaskan untuk memastikan agar hasil cetakan maksimal dalam waktu yang singkat. Terima kasih telah membaca, dan sampai jumpa pada artikel-artikel berikutnya.