Banyak cara untuk mengecilkan ukuran file Excel, berikut ini adalah beberapa caranya
Selamat datang di artikel tentang cara mengecilkan ukuran file Excel! Berikut ini, kita akan membahas cara membuat file Excel kamu lebih ringan dan mudah diakses. Namun, sebelum kita mulai, mari kita bahas terlebih dahulu mengapa penting untuk mengecilkan ukuran file Excel kamu.
Pendahuluan
Seiring perkembangan teknologi yang semakin maju, proses pengolahan data melalui aplikasi pengolah kata seperti Excel menjadi hal yang sangat umum terjadi. Aplikasi ini digunakan untuk berbagai kepentingan, mulai dari penghitungan gaji, laporan keuangan, hingga pengolahan data pribadi.
Namun, file Excel yang terlalu besar bisa membuat proses pengolahan data menjadi lambat dan memakan waktu yang lama. Selain itu, file Excel yang terlalu besar juga menghabiskan banyak kapasitas penyimpanan pada komputer atau laptop kamu.
Nah, untuk mengatasi masalah ini, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini untuk mengecilkan ukuran file Excel kamu.
Langkah-langkah
1. Hapus kolom atau baris yang tidak diperlukan
Langkah pertama untuk mengecilkan ukuran file Excel kamu adalah dengan menghilangkan kolom atau baris yang tidak diperlukan. Untuk melakukannya, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:
- Pilih kolom atau baris yang ingin dihapus
- Klik kanan pada kolom atau baris yang dipilih
- Pilih “Hapus” pada menu yang muncul
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan menghapus kolom atau baris yang tidak diperlukan, kamu bisa mengurangi ukuran file Excel secara signifikan.
2. Hapus format yang tidak diperlukan
Selain menghapus kolom atau baris yang tidak diperlukan, kamu juga bisa menghapus format yang tidak diperlukan pada file Excel kamu. Untuk melakukannya, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih sel atau kolom yang ingin diubah formatnya
- Klik kanan pada sel atau kolom yang dipilih
- Pilih “Hapus Format” pada menu yang muncul
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan menghapus format yang tidak diperlukan pada file Excel kamu, kamu bisa mengurangi ukuran file secara signifikan.
3. Gunakan format file yang tepat
File Excel bisa disimpan dalam beberapa format, seperti .xlsx, .xlsm, .xlsb, dan .xls. Pilihlah format file Excel yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Format file .xlsx memiliki ukuran yang relatif kecil dan lebih mudah diakses oleh berbagai perangkat. Sementara itu, format file .xlsm, .xlsb, dan .xls tidak mendukung beberapa fitur Excel seperti tabel dinamis dan diagram.
4. Hapus gambar yang tidak diperlukan
Jika file Excel kamu mengandung gambar yang tidak diperlukan, kamu bisa menghapusnya untuk mengecilkan ukuran file. Caranya adalah:
- Pilih gambar yang ingin dihapus
- Klik kanan pada gambar yang dipilih
- Pilih “Hapus” pada menu yang muncul
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan menghapus gambar yang tidak diperlukan, kamu bisa mengurangi ukuran file secara signifikan.
5. Gunakan formula sederhana
Untuk menghemat ukuran file Excel, gunakan formula yang sederhana dan tidak memakan banyak rumus. Formula yang terlalu rumit bisa memperlambat proses pengolahan data dan membuat file Excel kamu lebih besar.
6. Gunakan filter
Fitur filter pada Excel memungkinkan kamu untuk menyaring data yang ingin ditampilkan. Dengan menggunakan filter, kamu bisa mengurangi jumlah data yang ditampilkan dan mempercepat proses pengolahan data pada file Excel kamu.
7. Pakai Pivot Table
Jika kamu memiliki data yang besar, Pivot Table bisa menjadi solusinya. Pivot Table memungkinkan kamu untuk melihat data secara ringkas dan mudah dipahami. Selain itu, Pivot Table juga memudahkan kamu untuk menyaring data dan menggabungkan data dari beberapa tabel.
8. Hapus hyperlink
Jika file Excel kamu mengandung hyperlink yang tidak diperlukan, kamu bisa menghapusnya untuk menghemat ukuran file. Caranya adalah:
- Pilih hyperlink yang ingin dihapus
- Klik kanan pada hyperlink yang dipilih
- Pilih “Hapus Hyperlinks” pada menu yang muncul
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan menghapus hyperlink yang tidak diperlukan, kamu bisa mengurangi ukuran file secara signifikan.
9. Gunakan fungsi “Compress Pictures”
Jika file Excel kamu mengandung gambar, kamu bisa menggunakan fungsi “Compress Pictures” untuk mengecilkan ukuran gambar. Caranya adalah:
- Pilih gambar yang ingin diubah ukurannya
- Klik kanan pada gambar yang dipilih
- Pilih “Compress Pictures” pada menu yang muncul
- Pilih “Gambar untuk tampilan web (96 ppi)” pada opsi yang tersedia
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan menggunakan fungsi “Compress Pictures”, ukuran file gambar pada file Excel kamu akan mengecil, sehingga ukuran file secara keseluruhan juga akan mengecil.
10. Buatlah nama sheet yang efektif
Memberikan nama sheet yang efektif pada file Excel kamu bisa memudahkan proses pengolahan data dan menyederhanakan struktur file Excel kamu. Cara yang efektif untuk memberikan nama sheet pada file Excel kamu adalah dengan memberikan nama yang jelas dan mudah dikenali.
11. Hapus cell yang tidak diperlukan
File Excel yang terlalu besar bisa disebabkan oleh jumlah data dan cell yang terlalu banyak. Oleh karena itu, kamu bisa menghapus cell yang tidak diperlukan pada file Excel kamu. Caranya adalah:
- Pilih cell yang ingin dihapus
- Klik kanan pada cell yang dipilih
- Pilih “Hapus” pada menu yang muncul
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan menghapus cell yang tidak diperlukan, kamu bisa mengurangi ukuran file secara signifikan.
12. Batasi penggunaan kolom dan baris
Jika dalam pengolahan data, kamu hanya memerlukan sebagian kecil dari seluruh kolom atau baris pada file Excel kamu, kamu bisa membatasi penggunaan kolom dan baris pada file Excel kamu. Caranya adalah:
- Pilih kolom atau baris yang ingin dibatasi
- Klik kanan pada kolom atau baris yang dipilih
- Pilih “Batasan” pada menu yang muncul
- Tentukan batasan pada kolom atau baris yang ingin dibatasi
- Simpan kembali file Excel kamu
Dengan membatasi penggunaan kolom dan baris pada file Excel kamu, kamu bisa mengurangi jumlah data dan memperkecil ukuran file secara signifikan.
Tips dan Trik
1. Lakukan garda depan pada pengolahan data
Sebelum memasukkan data pada file Excel, pastikan data yang akan dimasukkan sudah terstruktur dengan baik. Lakukan garda depan pada pengolahan data agar proses pengolahan data pada file Excel kamu lebih mudah dan efektif.
2. Hapus data duplikat
Pada beberapa kasus, terkadang data pada file Excel kamu mengandung data yang duplikat. Hapus data duplikat pada file Excel kamu untuk mengurangi jumlah data yang tidak perlu.
3. Gunakan sumbu X dan Y yang tepat
Sumbu X dan Y pada file Excel sangat penting dalam pengolahan data. Pastikan menggunakan sumbu X dan Y yang tepat dan jelas untuk memudahkan pengolahan data pada file Excel kamu.
4. Tetapkan kategori pada data
Tetapkan kategori pada data pada file Excel kamu untuk memudahkan pengolahan data dan mengurangi jumlah data yang tidak perlu.
5. Batasi penggunaan warna
Jangan terlalu banyak menggunakan warna pada file Excel kamu. Terlalu banyak warna pada file Excel kamu bisa memperlambat proses pengolahan data dan memperbesar ukuran file kamu.
6. Gunakan tool penghemat waktu
Excel memiliki banyak tool penghemat waktu yang bisa membantumu dalam pengolahan data. Gunakan tool-tool tersebut untuk mempercepat proses pengolahan data pada file Excel kamu.
7. Gunakan shortcut keyboard
Shortcut keyboard pada Excel bisa sangat memudahkan kamu dalam pengolahan data. Pelajari shortcut keyboard pada Excel untuk mempercepat proses pengolahan data kamu.
8. Gunakan fitur share workbook
Jika kamu bekerja dalam tim dalam pengolahan data pada Excel, kamu bisa menggunakan fitur share workbook. Fitur ini memungkinkan kamu untuk berbagi file Excel kamu dengan anggota tim kamu secara real-time.
9. Lakukan backup secara teratur
Jangan lupa untuk melakukan backup terhadap file Excel kamu secara teratur, terutama jika file Excel kamu digunakan untuk proses pengolahan data yang penting.
10. Gunakan tool penghapus
Jika file Excel kamu mengandung data yang sangat sensitif dan sudah tidak diperlukan lagi, kamu bisa menggunakan tool penghapus untuk menghapus data kamu secara permanen dan aman.
Cara Mengecilkan File Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Menghemat ruang penyimpanan pada hard disk atau cloud storage karena file yang lebih kecil ukurannya.
2. Mempercepat waktu proses loading dan pengolahan file excel tersebut.
3. Memudahkan pengiriman melalui email atau aplikasi pengiriman file karena ukurannya yang tidak terlalu besar.
4. Mengoptimalkan performa sistem, sehingga tidak memakan banyak sumber daya sistem.
5. Meningkatkan kinerja komputer, karena aplikasi excel membutuhkan resource yang kecil.
6. Lebih efisien dalam penyimpanan karena mengurangi tumpukan file-file tanpa mengurangi kualitas data di dalamnya.
7. Menghindari adanya file file yang terduplikasi untuk tugas yang sama.
8. File excel yang lebih kecil ukurannya akan memudahkan penggunaan dan manipulasi data tersebut.
9. Memudahkan akses dan penggunaan file excel pada berbagai perangkat pengolah data sehingga bisa diakses dimana saja, kapan saja, dan oleh siapapun yang membutuhkan.
10. Memberikan pengaruh positif pada peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja.
Kekurangan
1. Kemungkinan adanya penurunan kualitas file excel terhadap gambar atau tampilan yang ada didalamnya.
2. Kemungkinan adanya hilangnya beberapa data tertentu ketika file dikecilkan ukurannya.
3. Mengurangi fleksibilitas dari file excel yang telah dikecilkan ukurannya.
4. Batasan untuk beberapa fungsi dari excel seperti macros dan VBA code.
5. Mengurangi kualitas yang ada di file excel seperti format, formula, atau layout.
6. Membutuhkan perangkat atau aplikasi khusus untuk melakukan pengecilan file excel.
7. Proses pengecilan file excel membutuhkan waktu yang cukup lama.
8. Pentingnya memeriksa dan memastikan bahwa data yang dimiliki masih utuh.
9. Harus memastikan kerja sama berjalan dengan baik dalam penggunaan file excel yang telah dikompresi dari banyak pengguna.
10. Harus menyimpan file excel dalam versi yang kompatibel, karena versi yang lebih lama mungkin tidak dapat membuka file dengan versi yang telah dikecilkan ukurannya.
FAQ
1. Apa penyebab file Excel memiliki ukuran yang besar?
Pemakaian format file yang banyak mengandung data dan gambar akan membuat ukuran file Excel menjadi besar. Pada dasarnya, data yang disimpan pada Excel dalam bentuk tabel maupun gambar akan mempengaruhi ukuran file tersebut.
2. Apa kerugian bila file Excel memiliki ukuran yang besar?
Ukuran file Excel yang besar akan menghambat kinerja dari komputer atau laptop Anda. Selain itu, proses membuka dan melakukan operasi pada file tersebut akan menjadi lebih lambat dan memakan banyak waktu.
3. Bagaimana cara mengetahui ukuran file Excel yang sedang dibuka?
Pada menu bar Excel, klik dengan kanan mouse pada file, kemudian pilih properti untuk mengetahui ukuran file Excel yang sedang dibuka.
4. Apa cara untuk mengecilkan ukuran file Excel secara manual?
Anda bisa melakukan penghapusan data atau gambar yang tidak diperlukan atau menghapus sel kosong pada file Excel yang sedang dibuka. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas “Go to Special” yang dapat ditemukan pada menu “Find and Replace”.
5. Apakah ada pengaturan khusus di Excel untuk mengecilkan ukuran file?
Ya, pada Excel terdapat fitur “Save As” yang dapat digunakan untuk mengatur kompresi data pada file Excel. Anda dapat memilih pilihan kompresi data pada gambar dan tabel sebelum melakukan proses save file Excel.
6. Apakah ada batasan untuk ukuran file Excel?
Ukuran file Excel terbatas tergantung pada versi Excel yang digunakan serta kapasitas memori pada komputer atau laptop Anda.
7. Apakah penggunaan tool apa yang dapat membantu kita mengecilkan ukuran file Excel?
Tool yang dapat membantu mengecilkan ukuran file Excel adalah “Excel Compress Pictures” dan “Zip Tools”. Anda dapat menggunakan kedua tool tersebut untuk kompresi data dalam file Excel .
8. Apakah fitur Pivot Table mempengaruhi ukuran file Excel yang besar?
Ya, penggunaan fitur Pivot Table akan mempengaruhi ukuran file Excel karena Pivot Table membutuhkan pengolahan yang lebih kompleks dan detail dari data pada file Excel.
9. Apakah semua format file gambar dan tabel dapat diakses pada Excel?
Tidak, Excel hanya dapat mengakses dan mengolah beberapa jenis format gambar dan tabel tertentu. Namun, Excel akan mengkonversi bentuk format gambar dan tabel tersebut agar bisa diproses pada Excel.
10. Apakah mengubah format file Excel ke format lain dapat membantu mengecilkan ukuran file?
Ya, Anda dapat mengkonversi format file Excel ke PDF atau CSV untuk mengecilkan ukuran file tersebut. Namun, hal ini hanya akan efektif dilakukan pada file Excel yang tidak mengandung gambar dan tabel.
11. Apakah ada batasan jumlah sheet yang dapat dimasukkan pada file Excel?
Ya, batasan jumlah sheet pada file Excel tergantung pada kapasitas memori komputer atau laptop yang digunakan. Namun, secara umum batasan jumlah sheet pada Excel adalah 1.048.576 baris dan 16.384 kolom.
12. Apakah penggunaan macro pada Excel dapat mempengaruhi ukuran file?
Ya, penggunaan macro pada Excel akan mempengaruhi ukuran file karena macro menyimpan kode secara internal pada file Excel. Semakin banyak kode yang terdapat pada macro, semakin besar ukuran file Excel.
13. Bagaimana cara menghapus data yang tidak diperlukan dari dalam file Excel?
Cara menghapus data yang tidak diperlukan pada file Excel adalah dengan cara memblock data, kemudian hapus dengan menggunakan shortcut keyboard “CTRL + -” atau klik kanan, lalu pilih “Delete”.
Kesimpulan
Berkas Excel terkadang dapat menjadi cukup besar, yang membuatnya sulit untuk dibuka atau dibagi dengan email. Namun, ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengecilkan ukuran file Excel Anda, mulai dari menghapus data yang tidak diperlukan hingga memadatkan gambar dan grafik. Yang terpenting, pastikan untuk mengikuti tips ini secara rutin agar memudahkan Anda dalam mengelola berkas Excel Anda.
Penutup
Mengelola ukuran file Excel mungkin terlihat seperti tugas yang membosankan, tetapi bisa sangat membantu Anda dalam mempercepat kinerja komputer dan menghemat tempat penyimpanan. Dengan mengikuti tips yang telah dibahas di atas, pengguna Excel dapat mengoptimalkan pekerjaan, menyimpan waktu dan energi untuk melakukan tugas yang lebih penting. Demikianlah kesimpulan dan penutup dari artikel cara mengecilkan file Excel ini. Sampai jumpa kembali di artikel selanjutnya!