Selamat Datang di Dunia Excel: Cara Menggunakan Pivot Table di Excel
Apakah Anda sering merasa kesulitan saat harus mengolah data yang cukup banyak di Microsoft Excel? Jangan khawatir karena Excel memiliki fitur yang sangat berguna untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu Pivot Table. Pivot table adalah alat penting dalam analisis data yang akan membantu Anda mengorganisir data dengan lebih efisien dan efektif. Dalam artikel ini, saya akan memandu Anda langkah demi langkah cara menggunakan pivot table di Excel dengan mudah.
Langkah-Langkah Menggunakan Pivot Table di Excel
1. Persiapkan dan Siapkan Data dengan Baik
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan data dengan baik agar mudah ditata dan diproses. Pastikan data yang digunakan telah disimpan dalam format * .xlsx, * .xls atau * .csv
2. Pilih Data yang Ingin Dianalisis
Setelah data siap, pilih seluruh data yang ingin dianalisis, termasuk judul atau judul tabel, kolom, baris, dan sel.
3. Buka Pivot Table Baru
Pilihlah menu Insert (masuk) pada toolbar di bagian atas program Excel, lalu pilih PivotTable (Tabel Pivot). Dalam jendela New PivotTable, pilih range data yang ingin dianalisis dan klik OK.
4. Pilih Area Pengaturan
Pilihlah berbagai area yang ada dalam jendela Popup Field List, mulai dari area Filter, Column, Row, dan Value.
5. Atur Bidang Baris dan Kolom
Pilihlah tabel Cross Tab dengan melakukan penarikan objek pada area kolom dan baris Pivot Table, dan letakkan bidang tabel pada area yang benar.
6. Atur Isi Tabel dengan Nilai
Pada area Value, pilih kolom data apa yang ingin dianalisis, seperti rata-rata, jumlah, dan lain-lain.
7. Menambahkan Field Tertentu (Tambahan)
Dalam hal ini, anda dapat menambahkan nilai baris atau kolom, atau memilih bilah Filter untuk mencari data yang lebih spesifik.
8. Lakukan Perubahan pada Pengaturan Pivot Table
Pivot Table dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan. Anda dapat merubah pengaturan Pivot Table, memilih format angka, membuat filter berdasarkan nilai kosong, dan sebagainya.
9. Mengatur Tampilan Pivot Table
Merubah tampilan Pivot Table antara lain mengatur ukuran kolom atau baris, memilih gaya tabel yang lebih baik, serta mengatur tata letak data.
10. Menggunakan Power Pivot
Power Pivot merupakan fitur tambahan yang bisa digunakan untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber dengan cara yang efisien.
11. Menyusun Grafik Pivot Table
Saat informasi yang disajikan Pivot Table terlalu banyak, membuat grafik dapat membantu mendemonstrasikan informasi yang diinginkan kepada orang lain secara lebih jelas.
12. Menyimpan dan Mempublikasikan Pivot Table
Untuk menyimpan tabel Pivot Table, cukup klik “Save,” sehingga dapat digunakan kembali pada saat yang akan datang. Anda dapat mempublikasikan Pivot Table ke OneDrive atau SharePoint agar dapat dibagikan secara online dengan mudah.
Penjelasan dan Tips untuk Menggunakan Pivot Table di Excel
Pivot Table merupakan alat yang sangat penting untuk mengatasi masalah data yang sangat besar pada Excel. Berikut penjelasan dan tips untuk menjalankan Pivot Table dengan mudah dan efisien:
1. Jangan Menarik Kolom Terlalu banyak di dalam Pivot Table
Kolom yang terlalu banyak bisa membuat Pivot Table jadi sangat besar dan tidak terkontrol bahkan sulit untuk diatur. Oleh karena itu, sebaiknya pilih kolom yang paling penting dan relevan dengan analisis yang akan dilakukan.
2. Pilih Jenis Grafik yang Sesuai
Pivot Table dapat menampilkan berbagai jenis grafik, seperti grafik batang, grafik garis yang saling berhubungan, dan lain-lain. Sebaiknya pilih jenis grafik yang banyak digunakan dan mudah dipahami karena tujuan Pivot Table adalah untuk mempermudah pemahaman data.
3. Sisihkan Waktu yang Cukup untuk Memahami Pivot Table
Inti dari Pivot Table terletak pada pahamnya penggunaan alat tersebut. Sebaiknya, pelajari cara penggunaannya agar lebih mudah untuk digunakan dan mempercepat waktu pengolahan data Anda.
4. Mempertahankan Pivot Table untuk Sumber Kontrol Utama
Selalu pastikan Pivot Table adalah sumber kontrol utama Anda. Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan kegiatan enyimpanan data dan pengolahan ulang untuk pemasukan data.
5. Pengaturan yang Lebih Efisien untuk Data yang Besar
Untuk mengatur data yang besar, dapat menggunakan model data lintas sumber, yang memungkinkan untuk mengumpulkan data dari beberapa sumber dan menggabungkannya menjadi satu data besar.
6. Memahami Field Cross Tab
Jangan pernah mencoba untuk menggabungkan dua bidang data yang berbeda dalam satu suatu bidang Cross Tab. Hal ini dikarenakan dapat menyebabkan duplikat data.
7. Penggunaan Formula Pivot Table yang Tepat
Formula Pivot Table yang berbeda dapat menghasilkan hasil yang berbeda pula. Pastikan untuk memilih formula yang tepat yang akan digunakan. Formula yang dapat dipilih antara lain COUNT, SUM, dan AVERAGE.
8. Gunakan Fitur Drag-and-Drop untuk Mempermudah Pengaturan
Gunakan fitur Drag-and-Drop untuk mempermudah pengaturan dalam pengolahan data. Teknik sederhana ini dapat membantu Anda mengatur tabel selain dari fitur drag-and-drop.
9. Gunakan Filter dengan Baik
Filter dapat digunakan untuk menentukan data yang akan dimunculkan, dengan menjadikan data menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini juga dapat membantu dalam memperoleh data yang lebih akurat serta lebih mudah dianalisa.
10. Gunakan Pivot Table untuk Presentasi Data
Setelah data selesai diproses, Pivot Table juga dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang berguna dalam presentasi data. Dengan menggunakan laporan ini, Anda dapat menunjukkan piramida informasi ke orang lain sehingga mempermudah untuk membantu Anda menjelaskan suatu hal secara lebih jelas.
Demikianlah cara menggunakan pivot table di Excel, diharapkan artikel ini memberikan ringkasan singkat mengenai cara menggunakan Pivot Table. Semoga Anda bisa memahaminya dengan mudah dan mengaplikasikannya pada pekerjaan Anda. Terima kasih untuk Anda yang telah menyempatkan waktu untuk membaca artikel ini!
Kelebihan dan Kekurangan Cara Menggunakan Pivot Table di Excel
Kelebihan
1. Mempermudah pengolahan data dengan jumlah yang besar.
2. Memungkinkan untuk menggabungkan dan mengolah data dari berbagai sumber.
3. Mengurangi kesalahan manusia pada pengolahan data.
4. Mudah digunakan karena hanya memilih kolom-kolom yang ingin ditampilkan sebagai bagian dari laporan pivot table.
5. Memungkinkan untuk mengatur data berdasarkan kriteria tertentu seperti rentang tanggal, jenis produk tertentu, atau wilayah tertentu dengan mudah.
6. Menghasilkan laporan data yang mudah dibaca dan dipahami.
7. Pivot table dapat menyajikan data dengan tabel sederhana yang sering kali sulit dibuat dengan rumus excel biasa.
8. Tampilan yang interaktif membuat pengguna dapat mengeksplorasi data dengan perubahan sudut pandang yang cepat.
9. Pengguna dapat membuat grafik pivot table yang menyajikan data dalam format visual yang lebih mudah dipahami.
10. Pivot table secara otomatis menyimpan data dan dapat diperbarui dengan mudah saat data baru tersedia.
Kekurangan
1. Memakan ruang dan memperlambat system jika pengolahan data berjumlah besar.
2. Dibutuhkan waktu dan skill yang cukup untuk memahami cara menggunakan pivot table secara efektif.
3. Sebagian fitur pivot table yang komplek bisa sulit dipahami oleh pemula.
4. Terdapat batasan jumlah data pada pivot table jika menggunakan versi excel yang lebih lama.
5. Saat pivot table menggunakan data dari sumber yang saling terkait, maka perubahan pada data awal akan memengaruhi pivot table yang sudah dibuat.
6. Pivot table tidak menggantikan kebutuhan untuk merapikan dan memilah data yang dibutuhkan.
7. Pivot table dapat membuat kesalahan jika sumber data yang tidak valid atau terdapat kesalahan pada field data.
8. Pengaturan pivot table membutuhkan beberapa langkah, sehingga memerlukan waktu yang sedikit lebih lama daripada membuat format tabel biasa.
9. Pivot table jarang digunakan dalam data yang sangat sederhana.
10. Format pivot table yang terlalu bervariasi mengakibatkan laporan yang tidak konsisten dan membingungkan.
Jadi, meskipun pivot table memiliki kelebihan dan kekurangan, namun bagi orang-orang yang bekerja dengan data besar dan kompleks, pivot table sangat membantu untuk memproses data secara efektif dan menghasilkan laporan yang lebih berkualitas. Jangan lupa untuk memperhatikan kebutuhan dan karakteristik penggunaan dari pivot table itu sendiri untuk mengoptimalkan penggunaannya.
FAQ
1. Apa itu Pivot Table di Excel?
Pivot Table adalah fitur di Excel yang memungkinkan Anda mengelola dan menganalisis data dengan lebih mudah, cepat, dan efisien.
2. Bagaimana membuat Pivot Table?
Cukup dengan memilih data yang ingin Anda analisis, lalu klik Insert > Pivot Table di ribbon.
3. Bagaimana cara memilih data untuk Pivot Table?
Anda dapat memilih data dengan mengklik pada range data yang ingin Anda analisis.
4. Apa yang dimaksud dengan Filter di Pivot Table?
Filter adalah fitur di Pivot Table yang memungkinkan Anda menyaring data dengan kriteria tertentu untuk menganalisisnya.
5. Bagaimana cara menghapus field di Pivot Table?
Cukup dengan mengklik pada field yang ingin dihapus, lalu pilih Remove.
6. Apa yang dimaksud dengan Row Labels di Pivot Table?
Row Labels adalah field yang digunakan sebagai baris pada Pivot Table.
7. Apa yang dimaksud dengan Column Labels di Pivot Table?
Column Labels adalah field yang digunakan sebagai kolom pada Pivot Table.
8. Apa yang dimaksud dengan Values di Pivot Table?
Values adalah field yang digunakan sebagai nilai di Pivot Table.
9. Bagaimana cara mengatur tampilan dari Pivot Table?
Anda dapat mengatur tampilan dari Pivot Table seperti merapikan kolom, baris, dan juga nilai.
10. Bagaimana cara menganalisis data menggunakan Pivot Table?
Anda dapat menganalisis data dengan menggunakan fitur Pivot Table seperti filter, sort, dan drill down.
11. Apakah Pivot Table dapat digunakan pada Excel versi lama?
Ya, Pivot Table dapat digunakan pada Excel versi lama seperti Excel 2007 dan Excel 2010.
12. Bagaimana cara memperbarui data di Pivot Table?
Cukup dengan mengklik kanan pada Pivot Table, lalu pilih Refresh.
13. Apakah Pivot Table dapat digunakan untuk menganalisis data dari sumber lain selain Excel?
Ya, Pivot Table dapat digunakan untuk menganalisis data dari sumber lain seperti database dan file CSV.
Kesimpulan
Secara umum, pivot table merupakan fitur yang cukup berguna bagi pengguna Excel terutama bagi mereka yang sering bekerja dengan data dalam jumlah besar. Dengan menggunakan fitur pivot table, pengguna Excel dapat mengolah data dengan lebih mudah dan cepat. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menggunakan pivot table di Excel. Berikut contoh cara penggunaan pivot table:
- Pertama, pilih data yang akan dihitung atau diolah dalam pivot table.
- Setelah itu, klik Insert pada menu bar Excel dan klik PivotTable pada list PivotTable.
- Kemudian, pada window buat PivotTable, klik OK pada bagian location untuk menempatkan PivotTable di sheet yang baru atau OK untuk menempatkan PivotTable di sheet yang sedang aktif.
- Setelah itu, tentukan fields atau data yang akan dihitung atau dikelompokan dengan cara mengklik field atau data dan drag ke bagian rows, columns, values, atau filter di PivotTable Field List.
- Pivot table siap digunakan.
Dalam penggunaannya, pivot table juga dilengkapi dengan berbagai macam opsi untuk melakukan pengaturan. Pengguna dapat mengatur agregasi data dengan mengubah fungsi yang digunakan, seperti SUM, AVERAGE, COUNT, dll. Selain itu, pengguna dapat mengatur tampilan pivot table dengan mengubah font, warna, atau jenis grafik yang digunakan.
Penutup
Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pivot table merupakan fitur yang sangat penting dalam pengolahan data dalam jumlah besar di Excel. Penggunaannya cukup mudah dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Pivot table juga dapat membantu pengguna dalam membuat analisis data menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, dengan mengatur pivot table dengan tepat, pengguna dapat menampilkan informasi yang lebih komprehensif dan dapat dipahami. Semoga artikel ini dapat memberikan wawasan dan manfaat bagi pembaca. Sampai jumpa pada artikel selanjutnya!