Salam Pembaca! Begini Cara Mudah Ubah Excel ke PDF
Apakah Anda sering menggunakan Microsoft Excel sebagai program spreadsheet? Tidak dapat dipungkiri bahwa Excel adalah salah satu aplikasi yang paling populer untuk mengatur data dan angka. Namun, kadang-kadang Anda perlu mengubah file Excel ke PDF agar lebih mudah dibuka dan dibaca oleh orang lain. Nah, kali ini kita akan membahas dengan lengkap cara mengubah Excel ke PDF dengan mudah.
Langkah-Langkah Mengubah Excel ke PDF
1. Gunakan fitur “Save As” di Excel
Cara termudah untuk mengubah file Excel ke PDF adalah dengan menggunakan fitur “Save As” di Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file Excel Anda
- Pilih File – Save As
- Pilih PDF sebagai format file
- Klik Save
- Selesai!
Dengan langkah tersebut, file Excel Anda akan diubah ke format PDF dengan mudah dan cepat. Namun, sayangnya fitur “Save As” di Excel tidak menyediakan banyak pilihan untuk memformat output PDF Anda, dan file yang dihasilkan juga tidak selalu optimal.
2. Gunakan add-in Microsoft Office untuk mengonversi Excel ke PDF
Jika Anda membutuhkan lebih banyak kontrol atas file PDF yang dihasilkan, Anda bisa menggunakan add-in Microsoft Office seperti Microsoft Save as PDF atau XPS. Add-in ini akan memberi Anda lebih banyak pilihan untuk memformat output PDF Anda, dan file yang dihasilkan juga akan lebih sempurna.
- Download add-in dari situs web Microsoft
- Pilih File – Save As – PDF or XPS
- Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda
- Klik Publish
- Selesai!
Dengan langkah tersebut, file Excel akan diubah ke format PDF dengan lebih banyak pilihan untuk memformat output PDF. Namun sayangnya cara ini tidak tersedia di semua versi Office dan mungkin Anda perlu menginstal add-in terlebih dahulu.
3. Menggunakan software pihak ketiga
Jika kedua metode di atas tidak menghasilkan andafile PDF yang optimal, Anda bisa mencoba software pihak ketiga yang dikhususkan untuk mengubah file Excel ke PDF. Salah satu software yang bisa Anda coba adalah Microsoft Print to PDF, Nitro PDF, atau Foxit PDF Reader. Selain itu, banyak juga layanan online yang dapat Anda gunakan untuk mengubah file Excel ke PDF.
- Pilih software pihak ketiga yang sesuai dengan kebutuhan Anda
- Unduh dan instal software tersebut
- Buka software tersebut
- Impor file Excel yang ingin Anda ubah ke PDF
- Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda
- Klik Convert atau Export
- Selesai!
Menggunakan software pihak ketiga adalah opsi terbaik jika Anda membutuhkan file PDF yang lebih sempurna atau jika Anda tidak memiliki akses ke fitur “Save As” di Excel atau ke add-in Microsoft Office.
4. Atur opsi cetak saat Anda mencetak file Excel
Jika Anda tidak ingin menggunakan fitur “Save As” atau software pihak ketiga, Anda juga bisa menggunakan opsi cetak di Excel. Berikut adalah caranya:
- Buka file Excel yang ingin diubah ke PDF
- Pilih File – Print
- Pilih printer virtual PDF seperti Adobe PDF atau Nitro PDF
- Atur opsi cetak sesuai dengan kebutuhan Anda
- Klik Print
- Selesai!
Metode ini juga bisa memberikan Anda cukup banyak opsi untuk memformat output PDF yang dihasilkan. Namun, Anda perlu memastikan bahwa Anda memilih printer virtual PDF yang tepat yang tersedia di komputer Anda.
5. Gunakan konverter PDF online
Anda juga bisa menggunakan konverter PDF online untuk mengubah file Excel ke PDF. Berikut adalah beberapa konverter PDF online yang bisa Anda gunakan:
Cara penggunaannya pun sangat mudah, Anda hanya perlu mengimpor file Excel yang ingin diubah ke PDF dan konverter PDF online akan mengubahnya menjadi file PDF yang siap digunakan. Namun, pastikan Anda memilih konverter PDF yang terpercaya dan aman untuk digunakan.
6. Menggunakan fitur perekaman makro di Excel
Jika Anda memiliki banyak file Excel yang perlu diubah menjadi PDF, Anda bisa menggunakan fitur perekaman makro di Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file Excel yang ingin diubah ke PDF
- Pilih View – Macros – Record Macro
- Buat keyboard shortcut untuk merekam makro tersebut
- Pilih opsi Save As PDF untuk format file
- Simpan makro tersebut
- Buka file Excel berikutnya
- Tekan keyboard shortcut untuk merekam makro tersebut
- Simpan file PDF
Dengan langkah tersebut, Anda bisa mencatat setiap langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah file Excel ke PDF dan menggunakan fitur perekaman makro di Excel untuk melakukan tugas tersebut secara otomatis. Metode ini sangat efektif untuk mengubah banyak file Excel ke PDF sekaligus.
7. Menggunakan Adobe Acrobat Pro
Jika Anda ingin mengedit file PDF setelah mengubah file Excel ke PDF, Anda bisa menggunakan Adobe Acrobat Pro. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file Excel yang ingin diubah ke PDF
- Pilih Adobe Acrobat – Create PDF
- Atur opsi pengaturan PDF yang diperlukan
- Klik Create
- Buka file PDF yang dihasilkan dengan Adobe Acrobat Pro
- Anda dapat mengedit, menghapus atau menambahkan halaman ke file PDF Anda
- Simpan file PDF setelah Anda menyelesaikan pengeditan Anda
Dengan langkah tersebut, Anda bisa mengubah dan mengedit file PDF Anda secara langsung dengan menggunakan software Adobe Acrobat Pro. Namun sayangnya, Adobe Acrobat Pro tidak tersedia secara gratis dan Anda perlu membayar biaya berlangganan untuk menggunakannya.
8. Menggunakan Google Sheets dan Google Drive
Anda juga bisa mengubah file Excel ke PDF dengan menggunakan Google Sheets dan Google Drive. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Upload file Excel yang ingin Anda ubah ke PDF ke Google Drive
- Buka file Excel tersebut dengan Google Sheets
- Pilih File – Download – PDF Document (.pdf) untuk mengonversi file Anda ke PDF
- Selesai
Dalam langkah ini, Anda perlu mengunggah file Excel yang ingin Anda ubah ke PDF ke Google Drive terlebih dahulu sebelum mengonversinya. Google Sheets dan Google Drive adalah solusi yang efektif jika Anda tidak ingin menggunakan software yang memerlukan biaya, atau jika Anda ingin mengonversi file Anda ke PDF secara online tanpa harus mengunduh atau menginstal perangkat lunak terlebih dahulu.
9. Menggunakan aplikasi pihak ketiga di perangkat seluler
Jika Anda memerlukan file PDF saat dalam perjalanan, Anda bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga di perangkat seluler Anda. Berikut adalah cara mengubah Excel ke PDF di perangkat seluler Anda:
- Download aplikasi pihak ketiga yang sesuai dengan perangkat seluler Anda
- Buka aplikasi tersebut
- Impor file Excel yang ingin Anda ubah ke PDF
- Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda
- Klik Convert atau Export
- Selesai!
Anda bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga ini untuk mengubah file Excel ke PDF di mana saja dan kapan saja.
10. Mematikan lapisan dukungan PDF di Excel
Jika Anda tidak bisa mengubah Excel ke PDF dan mendapatkan pesan kesalahan “Excel memblokir dukungan untuk format file ini,” Anda perlu mengembalikan dukungan PDF di Excel. Berikut adalah cara untuk mematikan dukungan PDF di Excel:
- Buka file Excel yang bermasalah
- Pilih File – Options – Trust Center – Trust Center Settings
- Pilih Protected View dan hilangkan tanda centang bagi tiga opsi di bagian atas
- Pilih File Block Settings dan periksa apakah PDF benar-benar telah diblokir
- Hapus tanda centang pada PDF
- Selesai
Jika Anda memiliki versi Excel yang lebih lama atau yang tidak diperbarui, Anda mungkin perlu menginstal patch atau update terbaru untuk mengembalikan dukungan PDF di Excel.
11. Hapus password proteksi dalam Excel
Jika file Excel yang ingin Anda ubah ke PDF terproteksi dengan kata sandi, Anda perlu menghapus proteksi kata sandi terlebih dahulu. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka file Excel yang terproteksi dengan kata sandi
- Pilih File – Save As – Browse
- Pilih opsi Tools – General Options
- Ketikkan kata sandi Anda dan hilangkan tanda centang di opsi Password to open
- Klik OK
- Simpan file dengan nama yang berbeda
- File Excel Anda sekarang telah terbuka dan tidak terproteksi
Dengan menjalankan proses di atas, Anda bisa mengubah Excel ke PDF dengan lebih mudah dan lancar.
12. Gunakan kualitas PDF yang lebih rendah
Jika file PDF Anda terlalu besar, Anda bisa mengubah ke dalam kualitas PDF yang lebih rendah. Ini adalah solusi terbaik jika Anda ingin mengirim file PDF ke banyak orang tanpa harus khawatir ada yang terhambat. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka file Excel Anda dan gunakan salah satu metode yang telah dijelaskan sebelumnya untuk mengonversi Excel ke PDF
- Setelah PDF terbuka, klik File – Save As
- Pilih PDF – Options
- Atur kualitas PDF ke tingkat yang lebih rendah
- Simpan file PDF Anda
Mengoptimalkan kualitas PDF secara efektif adalah cara ide untuk meningkatkan jumlah orang yang bisa merespons atau mengakses PDF Anda.
Penjelasan dan Tips untuk Mengubah Excel ke PDF dengan Mudah
Semua cara untuk mengonversi Excel ke PDF yang telah dijelaskan di atas dapat menghasilkan file PDF yang optimal, hanya saja kualitas dan opsi formatting berbeda-beda. Untuk membantu Anda memilih cara yang tepat dan menjaga kualitas file PDF yang dihasilkan, berikut beberapa tips dan penjelasan yang dapat digunakan:
1. Pastikan file Excel Anda sudah siap sebelum dikonversi ke PDF
Sebelum Anda mengonversi file Excel ke PDF, pastikan file Excel Anda sudah dalam kondisi siap untuk dibagi atau dipublikasikan. Pastikan Anda merapikan sel-sel Excel Anda dan menghilangkan bagian-bagian yang tidak diperlukan, seperti header atau footer.
2. Gunakan software yang bisa mengatur opsi PDF dengan lebih baik
Jika Anda membutuhkan file PDF dengan opsi formatting yang lebih bagus, gunakanlah software pihak ketiga yang dapat mengatur opsi PDF yang lebih baik. Dengan menggunakan software tersebut, Anda bisa mengatur opsi-opsi seperti kualitas gambar, ukuran halaman PDF, atau kualitas teks yang digunakan di dalam PDF.
3. File PDF yang optimal memiliki ukuran file yang lebih kecil
Saat Anda mengubah file Excel ke PDF, pastikan file PDF yang dihasilkan tidak terlalu besar. File PDF yang terlalu besar dapat membuat lemot atau terhambat saat diunggah ke email atau dibuka di web. Pastikan Anda juga mengoptimalkan kualitas file PDF agar lebih mudah diakses oleh orang lain.
4. Pastikan file Excel Anda dalam bentuk yang terbaca
Tidak semua informasi dalam Excel dapat terbaca dalam PDF. Pastikan file Excel Anda terbaca dengan mudah dan Anda merapikan formatnya terlebih dahulu sebelum mengonversinya ke file PDF.
5. Jangan menjadikan file PDF sebagai satu-satunya sumber rujukan
File PDF berguna untuk dibagikan atau dipublikasikan, tetapi Anda tidak boleh menjadikannya sebagai satu-satunya sumber informasi yang digunakan. Selalu simpan dan gunakan file Excel yang asli dengan baik jika Anda membutuhkan data atau informasi yang lebih rinci.
6. Jangan lupa untuk melihat file PDF yang dihasilkan sebelum dibagikan
Setiap kali Anda mengubah file Excel ke PDF, pastikan file PDF yang dihasilkan dapat dibuka dan dibaca dengan baik. Periksa kualitas gambar, tata letak, dan opsi formatting lainnya untuk memastikan bahwa file PDF Anda siap dibagi atau dipublikasikan.
Dengan langkah-langkah dan tips yang telah dijelaskan di atas, Anda sekarang sudah siap mengubah file Excel ke PDF dengan mudah dan cepat. Pastikan Anda memilih cara yang cocok dengan kebutuhan Anda dan memastikan file PDF Anda optimal sebelum dibagi atau dipublikasikan.
Cara Mengubah Excel ke PDF: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Kemudahan penggunaan, dengan cara hanya memilih menu “export to PDF” pada Excel dan file PDF pun sudah siap
2. Hasil konversi yang profesional dan serupa dengan format Excel asli
3. File PDF lebih aman dan sulit untuk diubah atau dipalsukan, baik isinya maupun formatnya
4. Kadang memudahkan jika terdapat file Excel yang terlalu besar untuk diunggah dan dibagi pada suatu website, dengan mengubahnya ke PDF ukuran file jadi lebih kecil dan mudah dibuka di banyak device
5. Terdapat pengaturan lain yang bisa dilakukan pada PDF, seperti pengaturan layout halaman, password pada file, dan lain sebagainya
6. Jika digunakan untuk laporan, PDF lebih mudah dibaca dan dipahami oleh para pembaca
7. Koneksi internet tidak diperlukan, jika ingin membuka file PDF, dibandingkan dengan membuka file Excel secara online
8. Dapat dikonversi ke banyak bahasa dan karakter yang lain dalam menggunakan PDF
9. Terdapat software juga untuk mengubah ke PDF secara offline dengan hasil terbaik
10. Menghemat ruang penyimpanan karena file PDF lebih kecil dibandingkan dengan Excel aslinya.
Kekurangan
1. Ada beberapa kolom dan baris yang mungkin tidak terlihat seperti yang dimaksudkan dalam Excel saat diubah ke PDF, dapat diatasi dengan pengaturan tertentu
2. Tidak dapat diedit atau diubah jika sudah dijadikan PDF, karena itu harus berhati-hati saat mengubahnya ke format PDF
3. Terdapat beberapa syntax dan coding dalam Excel yang tidak bisa dikonversi ke PDF, seperti macro dan formula tertentu. Namun bisa diatasi melalui pengaturan pola dan warna
4. Tidak bisa dijalankan tanpa bantuan aplikasi khusus atau plugin tambahan pada beberapa perangkat atau mesin
5. Proses pembuatan file PDF membutuhkan waktu dan memori lebih besar pada Excel
6. Pengaturan hanya terbatas pada fungsi konversi, tidak dapat melakukan pengeditan secara langsung pada file PDF tersebut.
7. Ada beberapa format file Excel yang tidak dapat diubah ke format PDF
8. Membutuhkan lebih banyak kapasitas RAM dan CPU tempat Anda seharusnya memilih pengaturan ekspor sendiri.
9. Memuat fungsi tambahan seperti watermark, password, penulisasi aman, dan lain-lain membutuhkan waktu lebih lama.
10. Meskipun file PDF lebih profesional dan mudah dibaca, tetapi lebih sulit untuk melakukan pengolahan data atau perhitungan, dan membutuhkan keahlian khusus pada pembacanya.
FAQ
1. Apa itu format file Excel?
Format file Excel adalah format file yang digunakan oleh Microsoft Excel untuk menyimpan data dalam format tabel atau lembar kerja.
2. Apa itu format file PDF?
Format file PDF adalah format file yang digunakan untuk menyimpan dokumen dalam bentuk yang dapat dibuka pada semua jenis perangkat dan platform.
3. Mengapa seringkali perlu mengubah file Excel ke PDF?
Mengubah file Excel ke PDF umumnya dilakukan untuk memperlihatkan informasi yang terkandung pada file Excel dengan lebih aman dan mudah dibaca oleh semua orang.
4. Bagaimana cara mengubah file Excel ke PDF di Microsoft Office 365?
Langkah pertama adalah deseleksi semua sel atau range yang ada pada lembar kerja. Kemudian, pilih File > Export > Create PDF/XPS Document. Setelah itu, beri nama pada file PDF yang akan dibuat, dan pada bagian Optimized for pilih Standar Publishin Online and Printing. Kemudian klik Publish.
5. Bagaimana cara mengubah file Excel ke PDF di Microsoft Excel 2010?
Langkah pertama adalah deseleksi semua sel atau range yang ada pada lembar kerja. Kemudian, pilih File > Save As. Pada Save as type pilih PDF atau XPS, dan pada bagian Optimize for pilih Standar (publishing online and printing). Beri nama pada file dan klik publish.
6. Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan saat mengubah file Excel ke PDF?
Jika terjadi kesalahan saat mengubah file Excel ke PDF, pastikan bahwa format file yang digunakan adalah format file Microsoft Excel dan pastikan juga bahwa versi Microsoft Excel yang digunakan kompatibel dengan format file yang diubah ke PDF.
7. Apa keuntungan dari mengubah file Excel ke PDF?
Mengubah file Excel ke PDF membuat dokumen terlihat lebih profesional dan dapat dibuka pada semua perangkat dan platform.
8. Apakah mungkin untuk mengubah file Excel ke PDF offline?
Ya, Anda dapat mengubah file Excel ke PDF offline dengan menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi konversi dari pihak ketiga.
9. Apakah format dan ukuran file PDF yang dihasilkan dari mengubah file Excel ke PDF sama?
Tergantung pada metode yang digunakan untuk mengubah file Excel ke PDF, kadang-kadang format dan ukuran file PDF yang dihasilkan dapat berbeda.
10. Bagaimana cara memperkecil ukuran file PDF setelah mengubah file Excel ke PDF?
Anda dapat memperkecil ukuran file PDF setelah mengubah file Excel ke PDF dengan menggunakan aplikasi pengompresi file PDF seperti SmallPDF atau Adobe Acrobat.
11. Apakah ada aplikasi pengubah file Excel ke PDF untuk perangkat seluler?
Ya, ada berbagai aplikasi pengubah file Excel ke PDF yang dapat digunakan pada perangkat seluler.
12. Bagaimana cara mengubah file Excel ke PDF menggunakan aplikasi pihak ketiga?
Anda dapat mengubah file Excel ke PDF menggunakan aplikasi pihak ketiga dengan menginstall aplikasi tersebut pada perangkat Anda dan mengikuti petunjuk yang diberikan pada aplikasi tersebut.
13. Apakah ada cara lain untuk mengubah file Excel ke PDF?
Selain dengan menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi pengubah file Excel ke PDF, Anda juga dapat menggunakan konverter online seperti SmallPDF atau Zamzar.
Kesimpulan
Excel merupakan salah satu aplikasi yang banyak digunakan oleh pengguna Windows untuk membuat berbagai jenis data seperti tabel, grafik dan lainnya. Namun, sering kali user ingin mengubah file excel ke dalam format pdf untuk memudahkan mereka dalam berbagai hal seperti menyimpan, mengirim atau mencetak. Nah, melalui artikel ini kami telah memberikan rincian cara mudah untuk mengubah file excel ke format pdf. Kini, kamu bisa mencoba pada file excel yang ingin kamu ubah dan mudah-mudahan kamu sukses dengan beberapa cara yang telah kami berikan.
Penutup
Sampai disini artikel Cara Mengubah Excel ke PDF berakhir. Kami harap kamu dapat memperoleh manfaat dari cara yang telah kami jelaskan disini. Jadikan artikel ini sebagai panduan untuk mempermudah pekerjaan kamu. Jangan lupa untuk selalu bersabar dan bertanggung jawab dalam menggunakan aplikasi excel yang sering kamu gunakan ya. Terima kasih telah membaca artikel ini dan sampai jumpa dalam artikel kami selanjutnya.