Selamat Datang di Tutorial Cara Mengurutkan Data di Excel
Apakah Anda pernah kesulitan dalam mengurutkan data di Excel? Jangan khawatir, pada artikel ini saya akan memberikan tutorial langkah demi langkah untuk mengurutkan data dengan mudah dan cepat. Excel merupakan salah satu program spreadsheet yang paling banyak digunakan di dunia dan menguasai Excel akan memberikan Anda keunggulan dalam menjalankan pekerjaan.
Langkah-langkah Mengurutkan Data di Excel
1. Seleksi Seluruh Data
Langkah pertama dalam mengurutkan data di Excel adalah memilih seluruh data yang akan diurutkan. Untuk melakukan ini, Anda dapat menekan tombol CTRL + A atau mengklik kotak di ujung kiri atas data.
2. Pilih Kriteria Pengurutan Pertama
Setelah seluruh data dipilih, langkah selanjutnya adalah menentukan kriteria pengurutan pertama. Kriteria ini akan menjadi prioritas pertama dalam mengurutkan data. Anda dapat memilih kolom dengan mengklik pada nama kolom atau mengetik nomor kolom dalam kotak dialog.
3. Pilih Jenis Pengurutan
Setelah memilih kolom pengurutan pertama, langkah berikutnya adalah memilih jenis pengurutan untuk kolom tersebut. Anda dapat memilih apakah ingin mengurutkan secara ascending (dari terkecil ke terbesar) atau descending (dari terbesar ke terkecil). Pilih jenis pengurutan dengan mengklik ikon panah di sebelah kanan kotak dialog.
4. Tambahkan Kriteria Pengurutan Kedua
Jika Anda ingin mengurutkan data dengan lebih dari satu kriteria, Anda dapat menambahkan kriteria pengurutan kedua. Pilih kolom pengurutan kedua, kemudian pilih jenis pengurutan seperti pada langkah sebelumnya.
5. Tambahkan Kriteria Pengurutan Berikutnya
Anda dapat menambahkan kriteria pengurutan berikutnya hingga 64 kriteria. Pilih kolom dan jenis pengurutan untuk setiap kriteria yang ingin ditambahkan.
6. Urutkan Berdasarkan Kriteria
Setelah menambahkan kriteria pengurutan, klik tombol OK untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria yang telah dipilih.
7. Pengurutan Data Sesuai Abjad atau Angka
Jika data yang ingin diurutkan adalah data teks, Anda dapat memilih pengurutan A ke Z (Ascending) atau Z ke A (Descending). Sedangkan jika data yang ingin diurutkan adalah data angka, Anda dapat memilih pengurutan dari terkecil ke terbesar (Ascending) atau dari terbesar ke terkecil (Descending).
8. Urutkan Berdasarkan Warna
Jika Anda ingin mengurutkan data berdasarkan warna, Anda dapat menggunakan fitur Sort by Color. Pilih nama kolom, kemudian pilih Sort On Color dari menu drop-down. Pilih warna yang ingin diurutkan, kemudian pilih jenis pengurutan seperti pada pengurutan data lainnya.
9. Urutkan Berdasarkan Ikon
Jika Anda menggunakan format kondisional dengan ikon, Anda dapat mengurutkan data berdasarkan ikon yang ditampilkan. Pilih nama kolom, kemudian pilih Sort On Icon dari menu drop-down. Pilih jenis ikon yang ingin diurutkan, kemudian pilih jenis pengurutan seperti pengurutan data lainnya.
10. Urutkan Berdasarkan Format Khusus
Anda juga dapat mengurutkan data berdasarkan format khusus, seperti tanggal atau waktu. Pilih nama kolom, kemudian pilih Sort On Value dari menu drop-down. Pilih jenis format khusus yang ingin diurutkan, kemudian pilih jenis pengurutan seperti pengurutan data lainnya.
11. Hapus Filter Sebelumnya
Jika Anda ingin mengurutkan data pada data yang telah difilter, pastikan Anda menghapus filter sebelumnya dengan mengklik tombol Filter atau menekan tombol CTRL + SHIFT + L.
12. Simpan Urutan
Jika Anda ingin menyimpan urutan data yang telah diurutkan, klik tombol Save Current Selection as a New Table atau tekan tombol CTRL + L.
Tips dan Trik Mengurutkan Data di Excel
1. Shortcut
Anda dapat melakukan shortcut dengan menekan tombol ALT + DSU untuk mengurutkan data secara ascending atau ALT + DSD untuk mengurutkan data secara descending.
2. Range
Jangan menggunakan seluruh spreadsheet untuk mengurutkan data. Pilih range yang hanya diperlukan untuk mengurutkan data dan sisakan spreadsheet yang lain.
3. Preview
Pastikan data telah dihasilkan dengan benar sebelum disimpan agar tidak harus mengulang mengurutkan data.
4. Filter
Filter data sebelum mengurutkan data untuk meminimalkan cacat kesalahan.
5. Filter dengan Menggunakan Tidak Ada Blanks
Pastikan seluruh data sudah terisi sebelum melakukan pengurutan data. Gunakan opsi No Blanks pada Filter untuk menghilangkan rata-rata data tidak terisi sebelum melakukan pengurutan data.
6. Buat Tabel
Anda bisa membuat tabel untuk memudahkan mengurutkan data dengan judul kolom yang lebih mudah diatur.
7. Gunakan PivotTable
Jika Anda mempunyai data yang kompleks, gunakan PivotTable untuk mengatur data secara lebih efisien dan mudah.
8. Sajikan Data Dengan Grafik
Setelah Anda mengurutkan data, sajikan data Anda dengan grafik dengan memilih tab Insert pada ribbon Excel dan pilih grafik/ diagram terlebih dahulu.
9. Batasi Kriteria
Gunakan kriteria yang sedikit jika memungkinkan. Semakin banyak kriteria pengurutan yang Anda gunakan, semakin bertambah kompleks proses pengurutan data tersebut.
10. Jangan Menambahkan Kolom Keterangan
Jangan menambahkan kolom keterangan dalam data yang akan diurutkan. Kolom ini hanya akan memperumit proses pengurutan data.
Cara Mengurutkan Data di Excel: Kelebihan & Kekurangan
Kelebihan
1. Mudah dalam penggunaan
Mengurutkan data di Excel sangat mudah dilakukan dengan menggunakan fitur built-in. Pengguna hanya perlu memilih kolom data yang ingin diurutkan dan memilih opsi “sort ascending” atau “sort descending”.
2. Memudahkan dalam analisis data
Data yang telah diurutkan memudahkan kita untuk menganalisis dan mengekstrak informasi penting dengan lebih mudah dan cepat.
3. Meningkatkan keakuratan data
Dengan mengurutkan data, kita dapat memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam lembar kerja Excel telah tersusun dengan benar.
4. Mendukung pengambilan keputusan
Dengan data yang terurut, kita dapat dengan cepat melihat tren dan pola di dalam data, sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih bijak.
5. Fitur pengurutan dapat dioptimalkan
Excel memiliki fitur pengurutan yang dapat dioptimalkan dengan menambahkan kustomisasi tambahan, seperti menghilangkan data duplikat, atau mengurutkan data berdasarkan beberapa kriteria tertentu.
6. Bisa digunakan untuk data besar
Meskipun Excel dianggap lebih cocok untuk data kecil, fitur pengurutan dapat digunakan untuk mengatasi data yang lebih besar dengan waktu yang relatif singkat.
Kekurangan
1. Kerumitan untuk data yang kompleks
Excel memiliki batasan pada jumlah dan ukuran data yang dapat diakomodasi, sehingga kadang sulit untuk mengurutkan data yang kompleks.
2. Kesalahan manusia
Kadang-kadang manusia membuat kesalahan dalam memilih kolom data atau metode pengurutan untuk digunakan, yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam data.
3. Kesulitan dalam menemukan data yang terurut
Dalam beberapa kasus, penggunaan pengurutan dapat menyebabkan data menjadi kurang teratur, mengakibatkan sulitnya menemukan data yang diperlukan.
4. Memakan waktu
Pengurutan data di Excel dapat memakan waktu yang cukup lama terutama pada data yang sangat besar.
5. Batasan pada pengolahan data
Penggunaan Excel untuk mengurutkan data dapat membatasi fungsionalitas data, seperti tidak bisa melakukan analisis data yang kompleks.
6. Rawan terhadap kesalahan pada data yang berkembang secara terus-menerus
Data yang terurut dapat rentan terhadap kesalahan jika ada perubahan dalam data yang dimasukkan dan pengguna tidak meng-update pengurutan yang dilakukan sebelumnya.
FAQ
1. Apa yang dimaksud dengan mengurutkan data di Excel?
Mengurutkan data berarti mengatur data dalam suatu rentang sel sehingga urutannya menjadi lebih sistematis atau berdasarkan kriteria tertentu.
2. Mengapa perlu mengurutkan data di Excel?
Untuk mempermudah analisis data dan membuatnya lebih terstruktur.
3. Bagaimana cara mengurutkan data di Excel?
Pilih sel atau rentang sel yang akan diurutkan, pilih tombol ‘Sort & Filter’ pada menu ‘Home’, kemudian pilih ‘Sort A to Z’ atau ‘Sort Z to A’.
4. Apakah bisa mengurutkan data berdasarkan dua kriteria?
Ya, bisa. Pilih tombol ‘Sort & Filter’ pada menu ‘Home’, kemudian pilih ‘Custom Sort’. Pilih kolom dan kriteria yang diinginkan untuk diurutkan.
5. Apakah bisa menyimpan pengaturan urutan data agar bisa digunakan lagi di waktu yang akan datang?
Ya, bisa. Setelah mengurutkan data, buka menu ‘Sort & Filter’ dan pilih ‘Custom Sort’. Beri nama untuk pengaturan yang sudah diatur, dan klik ‘OK’.
6. Apakah bisa mengurutkan data berdasarkan warna sel?
Tidak langsung. Perlu menjalankan skrip VBA dengan mengikuti tutorial tertentu.
7. Apakah bisa mengurutkan data dengan mengeklik salah satu kolom seperti di aplikasi spreadsheet lain?
Ya, bisa. Pilih salah satu kolom, dan klik ikon anak panah di sebelah kanan atas di kolom tersebut. Pilih ‘Sort A to Z’ atau ‘Sort Z to A’.
8. Bagaimana cara mengurutkan data di Excel dengan cepat?
Klik tombol ‘Sort & Filter’ pada menu ‘Home’, kemudian pilih salah satu dari tiga opsi teratas: ‘Sort A to Z’, ‘Sort Z to A’, atau ‘Sort Smallest to Largest’.
9. Apakah bisa mengurutkan data berdasarkan kriteria khusus seperti rentang tanggal?
Ya, bisa. Pilih kolom tanggal, klik tombol ‘Sort & Filter’, pilih ‘Sort Oldest to Newest’ atau ‘Sort Newest to Oldest’.
10. Bagaimana cara mengurutkan data berdasarkan nilai tertentu?
Pilih kolom yang berisi nilai, klik tombol ‘Sort & Filter’, pilih ‘Sort Largest to Smallest’ atau ‘Sort Smallest to Largest’.
11. Bagaimana cara mengurutkan data hanya pada satu kolom?
Pilih salah satu kolom, lalu klik tombol ‘Sort & Filter’ dan pilih ‘Sort A to Z’ atau ‘Sort Z to A’.
12. Apakah harus menyimpan file setelah mengurutkan data?
Tidak harus, tapi disarankan untuk menyimpan file agar pengaturan urutan data tidak hilang.
13. Apakah bisa membatalkan pengaturan urutan data yang sudah dibuat?
Ya, bisa. Pilih tombol ‘Sort & Filter’ yang ada di menu ‘Home’, kemudian klik ‘Clear’ untuk menghapus pengaturan urutan data.
Kesimpulan
Di artikel ini, kami telah menjelaskan cara mengurutkan data di excel dengan metode Sort dan Filter. Langkah-langkah yang kami berikan sangat sederhana dan mudah untuk diikuti, bahkan bagi mereka yang masih baru menggunakan Microsoft Excel.
Dalam mengurutkan data, pastikan untuk memilih kolom yang tepat dan memilih pengaturan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Dengan mengurutkan data, Anda dapat dengan mudah menemukan informasi yang Anda butuhkan dan membuat data menjadi lebih mudah dibaca dan dikelola.
Kami harap artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam mengelola data di Microsoft Excel. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran, jangan ragu untuk mengirimkan komentar di bawah. Kami senang membantu Anda.
Penutup
Terima kasih telah membaca artikel kami tentang cara mengurutkan data di Excel. Seperti yang telah kami jelaskan, dengan mengetahui cara mengurutkan data, Anda dapat menghemat waktu dan membuat data Anda lebih mudah dibaca dan dikelola.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Microsoft Excel, jangan ragu untuk mencari tutorial atau kursus online yang tersedia. Dalam waktu singkat, Anda akan menjadi ahli dalam mengelola data menggunakan program populer ini.
Terima kasih telah membaca, sampai jumpa!