Selamat Datang di Panduan Cara Ngeblok di Excel
Apakah Anda sering mengalami kesulitan dalam mengatur dan melindungi data pada aplikasi Microsoft Excel? Jangan khawatir lagi karena dalam artikel ini kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara ngeblok di Excel. Sebelum melangkah ke langkah-langkahnya, mari kita bahas terlebih dahulu apa itu ngeblok data di Excel dan keuntungan apa yang didapat.
Pendahuluan
Ngeblok data di Excel memungkinkan pengguna untuk dengan mudah melindungi dan mengontrol data pada spreadsheet. Ketika pengguna mengunci data pada spreadsheet tersebut, orang lain tidak akan bisa menghapus, memindahkan, atau menambahkan data pada spreadsheet tersebut. Ini merupakan salah satu cara agar data lebih aman dan terhindar dari kesalahan.
Keuntungan mengunci data di Excel adalah agar data tetap teratur, dihindari dari kesalahan pengubahan, dan terhindar dari kutu buku atau perusak data. Tidak hanya itu, dengan ngeblok data di Excel, pengguna juga bisa lebih mudah membagikan data ke orang lain dengan cara mengirimkan spreadsheet yang sudah dikunci hanya dengan memberikan password tertentu.
Langkah-Langkah Cara Ngeblok di Excel
Berikut adalah langkah-langkah cara ngeblok di Excel yang bisa membantu Anda melindungi data dan mengoptimalkan penggunaan aplikasi Excel:
1. Buka aplikasi Excel
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka aplikasi Excel pada komputer Anda. Pastikan Anda sudah memiliki software Excel dan bisa membukanya dengan benar.
2. Buka Spreadsheet
Setelah membuka aplikasi Excel, langkah berikutnya adalah membuka spreadsheet yang ingin Anda blokir. Anda bisa membuka spreadsheet dengan dua cara yaitu dengan membuka file dari folder yang tersimpan pada komputer Anda atau membuat spreadsheet baru.
3. Pilih Seluruh Data pada Spreadsheet
Setelah membuka spreadsheet yang diinginkan, pilihlah seluruh data yang ada pada spreadsheet tersebut. Anda bisa menggunakan tombol Select All yang ada pada keyboard sehingga seluruh data pada spreadsheet akan otomatis terpilih.
4. Klik kanan pada seleksi data dan pilih Format Cells
Setelah memilih semua data pada spreadsheet, klik kanan pada seleksi data tersebut dan pilihlah Format Cells di bagian menu. Langkah ini akan membuka jendela Format Cells.
5. Pilih Tab Protection
Di dalam jendela Format Cells, Anda akan dapat menemukan beberapa tab. Ketika nanti Anda klik pada tab Protection, maka Anda akan mendapatkan pilihan untuk memblokir spreadsheet dengan melakukan centang pada ‘Locked’ option dan ‘Hidden’ option.
6. Klik Locked dan Hidden Option
Kliklah opsi Locked dan Hidden pada tab Protection yang sudah dipilih. Hal ini berguna untuk mengunci seluruh jangkauan sel di dalam worksheet yang tidak bisa diubah atau diganggu gugat oleh user lain yang membukanya.
7. Pilih dan Klik Set Password
Dalam beberapa kasus, terkadang kita perlu mengizinkan pengguna lain untuk mengakses spreadsheet tetapi tidak ingin mengizinkan untuk melakukan editing atau mengubah datanya. Anda bisa membatasi pengguna dengan cara memberikan password sehingga mereka perlu memasukan kata sandi jika ingin mengedit atau mengubah spreadsheet tersebut. Untuk menghitung, pilih Set Password. Masukkan password yang Anda inginkan kemudian klik Ok.
8. Terapkan Password ke Spreadsheet
Langkah selanjutnya adalah menerapkan password pada spreadsheet. Caranya adalah dengan melakukan centang pada opsi yang mengharuskan user memasukan password saat ingin mengubah sel yang sudah di-lock.
9. Coba Untuk Menguji Spreadsheet Anda
Cara terakhir adalah mencoba untuk menguji apakah spreadsheet Anda sudah sukses dilindungi dan terkunci dengan baik. Cobalah untuk mengakses data dalam spreadsheet tersebut dan lihat apakah setiap data sudah terkunci dan terproteksi dengan baik. Jika sudah terkunci maka akan terlihat display berupa akses denied dan meminta user dengan password yang sudah Anda tetapkan sebelumnya.
10. Secure File dengan Microsoft Information Protection
Jika ingin meningkatkan keamanan file Excel Anda, cobalah menggunakan Microsoft Information Protection (MIP). Ini merupakan fitur dari Microsoft yang menawarkan pelabelan, enkripsi, dan polisi akses pada dokumen-dokumen Office 365. Dengan MIP, Anda bisa mengunci dokumen Excel dengan baik tanpa takut adanya ancaman ataupun maleware.
11. Membuat Folder Terkunci
Untuk memastikan file Excel yang Anda miliki aman dari penyusup yang tidak diketahui, pastikan memasukan file tersebut ke dalam folder yang sudah terlindungi. Dengan cara ini, akan membuat file lebih terjaga dan lebih sulit untuk diambil ataupun diakses.
12. Menjaga Password dengan Baik
Terakhir adalah menjaga password dengan baik. Ketika sudah memutuskan untuk memberikan password pada spreadsheet, pastikan Anda menyimpan password dengan aman dan jangan memberikan kepada orang lain. Jangan lupa untuk mengganti password jika dirasa sudah terlalu sering diberikan ke orang lain yang sudah bukan bagian dari tim atau proyek Anda.
Penjelasan dan Tips Cara Ngeblok di Excel
Sekarang Anda sudah memahami 12 langkah-langkah cara ngeblok di Excel dengan baik. Namun, tetap saja ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memaksimalkan penggunaan cara ngeblok di Excel. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
1. Simpan Data Secara Teratur
Penting untuk mengorganisir data Anda dengan baik. Ketika data Anda diatur dengan baik, jangkauan sel di dalam worksheet bisa lebih baik lagi. Pastikan untuk membuat cell, kolom, baris yang intuitif dan mudah untuk diakses. Selain itu, pastikan jika prosedur entri data sudah diatur dan bersifat konsisten.
2. Tentukan dan Tetapkan Jenis Data Spesifik
Jika anda memiliki tipe data individu, maka pastikan untuk membuat cell yang mencakup hal tersebut agar mudah diakses. Dengan membuat cell yang jelas dan spesifik, akan mempermudah seluruh rangkaian worksheet dan database Anda.
3. Koreksi dan Verifikasi Data
Sebelum memutuskan untuk mengunci dan blokir data, perlu melihat apakah data sudah tepat dan masuk akal atau belum? Sebelum membaca data yang kurang nyaman ataupun kontroversial, lebih baik dorong team Anda untuk melakukan koreksi dan verifikasi data lebih dulu.
4. Hati-Hati dalam Memberikan Password
Pastikan untuk tidak memberikan password ke pihak yang tidak terkait atau dikenal sebelumnya. Password meskipun nampak sederhana tetapi bisa menjadi komponen kunci yang menguasai seluruh data yang ada pada spreadsheet Anda. Oleh karena itu, pastikan agar password diatur dan ditetapkan dengan baik agar lebih tender dan terjamin.
5. Backup Data Rutin
Tidak cukup hanya sekedar mengatur dan melindungi data pada spreadsheet. Pastikan agar seluruh rangkaian data terbackup secara berkala. Dengan cara ini, Anda bisa memastikan keamanan dan akses data yang lebih aman dan mudah diakses.
6. Pahami Jangkauan Proteksi Data Anda
Ketika Anda sudah menggunakan cara ngeblok di Excel, pastikan untuk memahami jangkauan proteksi data. Ketika Anda memiliki sheet Excel yang terkunci maka perlu dipahami bahwa tidak semuanya terproteksi. Cara pembatasan ini tidak efektif dan terbatas pada jangkauan worksheet/paper itu saja. Oleh karena itu, pastikan proses pembatasan data dilakukan secara sistematis dan merata.
7. Memanfaatkan Protection Template
Microsoft Excel telah menyediakan cekatan security system yang sudah terpisah pada tampilan Excel. Template ini berisi panduan entri data yang akan dilindungi dan bahkan membuat proteksi lebih terjamin. Selain itu, Anda juga bisa memasukan text atau event khusus yang bisa mengaktifkan perlindungan pada cell.
8. Secured Folder
Tahap selanjutnya adalah memasukan file Excel ke dalam folder yang sudah terlindungi. Hal ini berguna untuk membatasi orang yang tidak memiliki kewenangan untuk masuk atau mengakses data tersebut.
9. Gunakan Password yang Sehat
Bukan hanya mengenai password yang aman, pastikan juga password tesebut dianggap sehat dan tepat oleh seluruh anggota kelompok Anda. Password yang sehat memiliki karakteristik kombinasi antara angka, simbol, dan huruf yang sulit diakhiri oleh orang lain.
10. Pelajari Referensi dan Buku Panduan lainnya
Terakhir adalah pelajari referensi dan buku panduan lainnya. Anda bisa mencari tutorial excel pada website khusus tentang cara ngeblok di Excel dengan mudah. Atau bisa juga dengan menghubungi perusahaan konsultan yang terpercaya dan terbaik untuk membantu Anda mengambil data Anda.
Cara Ngeblok di Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Memudahkan pengaturan data. Dengan melakukan ngeblok pada sel-sel yang diinginkan, pengguna dapat menyusun data dengan lebih rapi dan teratur.
2. Mencegah perubahan pada data yang dipilih. Dengan ngeblok, pengguna dapat menjamin keamanan data yang diinginkan dan mencegah perubahan yang tidak diinginkan.
3. Membuat grafik lebih mudah. Ngeblok pada kumpulan data yang ingin dibuat grafik memudahkan proses pembuatan grafik data.
4. Menghemat waktu. Dengan cara ngeblok, pengguna dapat menghemat waktu dalam pengaturan data karena prosesnya lebih cepat.
5. Proses editing data lebih mudah. Ketika ingin mengedit data, ngeblok pada sel yang diinginkan memudahkan pengguna untuk melakukan perubahan data dengan cepat.
6. Membuat formula lebih efektif. Dengan ngeblok pada sel-sel yang ingin dihitung oleh formula, pengguna dapat membuat formula lebih efektif dan mengurangi kesalahan dalam perhitungan.
7. Lebih mudah dalam mengisi data berulang. Dengan ngeblok pada range data yang diinginkan, pengguna dapat lebih mudah mengisi data berulang dengan cepat dan akurat.
8. Memastikan data terkunci. Ngeblok pada range data yang penting memastikan bahwa data tersebut terkunci dan tidak mudah diubah oleh pengguna yang tidak berwenang.
9. Menghindari kesalahan dalam format. Dengan melakukan ngeblok pada range data tertentu, pengguna dapat menghindari kesalahan dalam format data.
10. Mempermudah pengelolaan dokumen. Dengan cara ngeblok, pengguna dapat mengelola dokumen yang lebih besar dengan lebih mudah.
Kekurangan
1. Tidak fleksibel. Setelah ngeblok, pengguna tidak dapat menambah atau mengurangi data yang ditentukan.
2. Menyulitkan dalam pengeditan data sel yang tidak diblok. Pengguna harus membuka ngeblok terlebih dahulu untuk melakukan editing pada sel yang tidak diblok.
3. Membutuhkan waktu untuk melakukan ngeblok pada sel yang dibutuhkan. Proses ngeblok harus dilakukan secara manual dan dapat menyita waktu pengguna.
4. Berpotensi data terkunci atau terkunci oleh pengguna yang tidak berwenang.
5. Membingungkan bagi pengguna yang baru menggunakan Excel. Proses ngeblok, meskipun terlihat mudah, dapat membingungkan bagi pengguna yang baru belajar.
6. Memperumit penggunaan formula lain. Ngeblok pada sel tertentu dapat memperumit penggunaan formula pada sel lain.
7. Memerlukan lebih banyak pengguna pada proses editing dan pengaturan data yang lebih kompleks.
8. Sulit memahami banyak fitur pada Excel tanpa latihan yang memadai.
9. Tidak dapat dilakukan pada sel yang diproteksi. Jika sel diproteksi, pengguna tidak dapat melakukannya ngeblok pada sel tersebut.
10. Salah melakukan pengaturan sel dapat mengakibatkan kesalahan pada seluruh dokumen.
FAQ
1. Apa itu blok di excel?
Blok adalah area seleksi di excel yang terdiri dari beberapa sel yang berdekatan.
2. Bagaimana cara memblok sel di excel?
Klik dan tahan salah satu sel, lalu seret kursor ke sel lain yang ingin diblok.
3. Bagaimana cara memblok sel dengan cepat di excel?
Tekan tombol Ctrl + A untuk memblok seluruh daftar di sheet excel.
4. Bagaimana cara memblok sel dengan Keyboard di excel?
Tekan tombol Shift + panah ke kiri, kanan, atas, atau bawah untuk memblok sel dengan keyboard di excel.
5. Bagaimana cara memblok sel yang tidak berdekatan?
Klik pada sel pertama yang ingin diblok, lalu tekan dan tahan tombol Ctrl saat Anda memilih sel-sel berikutnya.
6. Bagaimana cara menyalin blok sel di excel?
Pilih blok sel yang ingin disalin, klik kanan pada area tersebut, lalu pilih Copy. Tempelkan pada sel lain dengan klik kanan lalu pilih Paste.
7. Bagaimana cara memotong blok sel di excel?
Pilih blok sel yang ingin dipotong, klik kanan pada area tersebut, lalu pilih Cut. Tempelkan pada sel lain dengan klik kanan lalu pilih Paste.
8. Bagaimana cara memformat sel dengan blok di excel?
Pilih sel atau blok sel yang ingin diformat, klik kanan pada area tersebut, lalu pilih Format Cell.
9. Bagaimana cara menghapus blok sel di excel?
Pilih blok sel yang ingin dihapus, klik kanan pada area tersebut, lalu pilih Delete.
10. Bagaimana cara membuat grafik dengan blok sel di excel?
Pilih blok sel yang ingin dimasukkan ke dalam grafik, lalu klik pada tombol Insert Graph yang terletak di atas toolbar Excel.
11. Bagaimana cara mengunci blok sel agar tidak bisa diubah?
Pilih blok sel yang ingin dikunci, klik kanan pada area tersebut, lalu pilih Format Cell. Pilih tab Protection, lalu centanglah opsi Lock Cell.
12. Bagaimana cara mengurutkan blok sel di excel?
Pilih blok sel yang ingin diurutkan, klik pada tombol Sort Ascending atau Descending yang terletak di toolbar Excel.
13. Bagaimana cara menghitung rata-rata dari blok sel di excel?
Pilih blok sel yang ingin dihitung rata-ratanya, lalu klik pada tombol Formula dan pilih fungsi rata-rata.
Kesimpulan
Dalam menggunakan excel, sangatlah penting untuk menguasai cara ngeblok di excel. Dengan menguasai trik ini, kamu akan bisa lebih efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan dengan excel. Cara ngeblok di excel cukup mudah dan dapat dilakukan dalam beberapa klik saja. Dalam artikel ini, kita telah membahas beberapa metode ngeblok di excel yang dapat membantumu meningkatkan produktivitasmu. Selalu ingat untuk berlatih secara konsisten agar semakin mahir dalam mengoperasikan excel!
Penutup
Sampai di sini, kita telah membahas trik cara ngeblok di excel yang cukup efektif. Mulai dari memblok kolom dan baris, hingga ngeblok sel di excel, semuanya dapat menjadi senjata utama untuk meningkatkan produktivitasmu. Selain itu, kamu juga memiliki pilihan untuk menggunakan shortcut keyboard or context menu untuk mempermudah pekerjaanmu. Ingatlah untuk selalu berlatih dan mencoba metode yang berbeda untuk menemukan apa yang terbaik untukmu. Terima kasih sudah membaca artikel ini, sampai jumpa di artikel saya yang lain!