Cara Ngeprint dari Excel

by

Selamat Datang di Panduan Cara Ngeprint Dari Excel yang Mudah dan Efektif!

Apakah Anda pernah merasa kesulitan dalam mencetak dokumen dari aplikasi Microsoft Excel? Dalam era digital seperti sekarang, kegiatan mencetak dokumen mungkin terasa kurang umum dilakukan. Namun, terkadang tetap dibutuhkan jika Anda perlu memberikan laporan atau data dalam format cetak pada klien atau atasan.

Pada artikel ini, kami akan memandu Anda langkah demi langkah cara mencetak dokumen dari Microsoft Excel secara mudah dan efektif. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan kunci-kunci krusial untuk mengoptimalkan pengalaman mencetak dokumen, membantu Anda mempersiapkan file Excel dengan benar, sehingga Anda tidak akan mengalami masalah saat mencetak dokumen.

Langkah-Langkah Cara Mencetak Dokumen dari Excel

1. Siapkan File Excel dengan Benar

Sebelum memulai mencetak, pastikan Anda mengecek kembali file Excel yang akan Anda cetak. Pastikan semua data yang ingin dicetak sudah diatur dengan benar di dalam file Excel. Periksa margin, ukuran kertas, atau orientasi dokumen untuk menyesuaikan dengan instruksi cetak yang diperlukan.

Anda juga dapat mengatur header dan footer Anda sebelum mencetak dokumen. Hal ini dapat membantu memberikan informasi tambahan seperti judul, tanggal cetak, atau halaman, yang akan membuat dokuemen Anda terlihat lebih profesional.

2. Pilih Data yang Ingin Dicetak

Setelah memastikan file Excel Anda sudah diatur dengan benar, pilih bagian data dokumen yang ingin Anda cetak. Anda dapat mengeklik sel atau menyorot area seluruh data yang ingin ditampilkan pada dokumen cetak. Anda juga dapat memilih bagian bebas dari lembar kerja untuk dicetak.

Pastikan Anda tidak memilih bagian anda tidak diperlukan. Memilih bagian yang sangat kecil atau terlalu besar bisa berpengaruh pada kualitas cetak dan efisiensi penggunaan kertas.

3. Tentukan Ukuran Kertas

Ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak dokumen Excel akan bergantung pada jenis kertas yang akan Anda gunakan. Sebagai contoh, ukuran kertas A4 memiliki dimensi 210 mm x 297 mm. Biasanya dimensi kertas akan dicantumkan pada bungkus kertas atau printer yang Anda gunakan.

Anda dapat memilih ukuran kertas yang ingin digunakan pada menu “Page Layout” dan “Size”. Setelah memilih ukuran yang sesuai, pastikan juga margin kertas dapat menampung data yang akan dicetak.

4. Atur Orientasi Dokumen

Setting orientasi pada Excel sangat penting ketika Anda mencetak dokumen. Excel menyediakan dua jenis orientasi, landscape atau portrait. Orientasi dokument akan sangat bergantung pada jenis data dan banyaknya informasi yang ingin ditampilkan pada lembar kerja.

Anda dapat mengatur orientasi dokumen pada menu “Page Layout” dan “Orientation”. Setelah itu, pastikan lembar kerja sudah disesuaikan dengan orientasi yang Anda pilih.

5. Atur Margin Printing

Margin print pada Excel digunakan untuk mengatur bagian luas sisi atas, bawah, kanan dan kiri dari mata printer untuk dikelola. Margin harus diatur sebelum mencetak, untuk memberikan ruang kosong yang cukup di sekitar tepi dokumen agar informasi dapat tercetak dengan benar.

Anda dapat mengatur margin pada menu “Page Layout” dan “Margin”. Anda juga dapat mengatur margin secara kustom sesuai dengan kebutuhan.

6. Pilih Skala Cetakan yang Diperlukan

Excel menyediakan skala cetak yang memungkinkan Anda menentukan ukuran dokumen yang ingin dicetak. Skala ini memungkinkan Anda mengurangi atau meningkatkan ukuran dokumen. Anda dapat memilih skala cetakan pada menu “Page Layout” dan “Scaling”. Gunakan scaling dengan bijak agar ukuran cetak bisa sesuai dengan kebutuhan dan menjaga tampilan tetap jelas.

7. Pilih Printer yang Digunakan

Saat memilih printer, perhatikan tipe dan kualitas printer yang Anda gunakan. Beberapa printer memiliki kelebihan dan kekurangan yang harus Anda perhatikan sebelum mencetak.

Beberapa printer laser dapat mencetak dengan sangat cepat dan cocok untuk mencetak dokumen dengan jumlah yang banyak. Sementara itu, printer inkjet biasanya memiliki kualitas cetakan yang lebih baik namun kecepatan mencetak yang terbatas.

Pilih printer yang sesuai dengan kebutuhan Anda, dan pastikan bahwa Anda telah menginstal driver printer yang sesuai sebelum mencetak dokumen.

8. Pilih Pengaturan Kualitas Cetak

Excel menyediakan banyak pilihan pengaturan kualitas cetak untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Pengaturan kualitas ini akan mempengaruhi hasil cetakan dokumen, tingkat kualitas dan kecepatan pencetakan.

Pilih pengaturan kualitas cetak pada menu “Page Layout” dan “Print Quality”. Pilih pengaturan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan pastikan Anda telah menyesuaikan dengan jenis kertas yang Anda gunakan.

9. Preview Cetakan

Sebelum mencetak dokumen, Anda dapat melihat pratinjau dokumen terlebih dahulu untuk memastikan tampilan dokumen yang Anda cetak sudah sesuai dengan yang diharapkan. Anda dapat melihat pratinjau cetak pada menu “File” dan “Print Preview” atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard Anda.

Tips Lainnya  Cara Membuat Tulisan Vertikal di Excel

Pastikan pratinjau cetakan Anda menampilkan gambar yang benar-benar sesuai dengan keinginan Anda, dan apakah semua informasi yang ditampilkan telah sesuai dengan format yang diharapkan.

10. Lakukan Cetak Dokumen dengan Klik Cetak

Jika Anda yakin bahwa semua setelah mengikuti langkah-langkah di atas sudah benar, maka langkah terakhirnya yaitu mencetak dokumen. Klik tombol “Print”, cara cepat dengan menekan tombol “Ctrl + P” pada keyboard Anda.

Setelah itu, printer akan berjalan dan mencetak dokumen Anda dalam format yang telah Anda pesan sebelumnya.

11. Simpan Tautan Cetakan

Ketika mencetak dokumen Anda, Excel menyediakan opsi untuk mengeksport hasil cetakkan ke dalam bentuk file PDF. Ketika melakukan eksport, file PDF yang telah dibuat memiliki tautan URL yang terdapat di dalam dokumen.

Dengan menyimpan tautan cetakan, Anda dapat mencetak dokumen secara digital ketika diperlukan, dan juga memastikan bahwa setiap orang dapat melihat dokumen tersebut dengan tampilan yang sama persis.

12. Simpan Hasil Cetakan ke dalam Format PDF

Salah satu cara terbaik untuk menyimpan hasil cetakan adalah dengan memilih menu “Print” dan kemudian memilih printer virtual PDF. Dalam cara ini, hasil cetakan akan disimpan ke dalam format file PDF yang dapat dibuka dengan mudah pada perangkat mana saja.

Jika Anda ingin menyimpan hasil cetakan dalam format PDF, pastikan pilihan printer PDF tersebut tersedia pada sistem Anda. Anda bisa mencarinya di laman internet atau langsung pada situs penyedia printer virtual PDF.

Tips dan Trik Cara Mencetak Dokumen dari Excel dengan Mudah dan Efektif

1. Kurangi Ukuran Font pada Data Tabel Anda

Jika file Excel Anda memiliki tabel besar dan butuh lebih dari satu halaman saat dicetak, pastikan Anda mengurangi font untuk kolom dan baris yang tidak perlu terlalu besar. Dengan cara ini, Anda bisa mengelola tampilan gambar ke dalam format kertas yang jelas dan mudah dibaca.

2. Gunakan Page Break untuk Mengatur Dokumen Cetak

Excel memiliki fitur page break yang memungkinkan Anda menyesuaikan tampilan dokumen dan memastikan setiap halaman terlihat sesuai dengan kebutuhan. Gunakan fitur Page Break dengan cerdik pada dokumen yang memang membutuhkan lebih dari satu halaman ketika dicetak.

3. Lihat dan Periksa Setiap Halaman Cetakan

Sebelum mencetak dokumen, pilih menu “Preview” terlebih dahulu. Periksa setiap halaman dokumen yang akan dicetak agar sesuai dengan kebutuhan, mulai dari margin, ukuran kertas, hingga orientasi. Pastikan tidak ada data atau informasi yang dihilangkan saat proses pencetakan berlangsung.

4. Pilih Jenis Kertas yang Sesuai

Excel menawarkan banyak opsi kertas seperti A4 dan Folio. Pastikan Anda memilih ukuran kertas yang sesuai untuk dokumen yang akan dicetak, sehingga efektif dalam penggunaan kertas dan memastikan hasil cetakan terlihat jelas.

5. Memperhatikan Jumlah Halaman yang Akan Dicetak

Perhatikan jumlah halaman ketika mencetak dokumen. Pastikan jumlah halaman yang dicetak tidak terlalu banyak, sehingga cepat dan efektif dalam melaksanakan tugas mencetak.

6. Memilih Kualitas Cetakan yang Sesuai

Pada opsi “Print Quality” Anda akan melihat berbagai opsi kualitas cetakan yang tersedia. Anda dapat memilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan dan jenis kertas yang digunakan, sehingga memastikan hasil cetakan sangat memuaskan. Anda bisa memilih kualitas tertentu untuk mendapatkan hasil terbaik pada lembaran cetakan.

7. Mencetak Dokumen Hanya Secara Digital Saat Dibutuhkan

Jangan mencetak dokumen ketika tidak diperlukan. Anda dapat menghemat kertas dan tinta printer, sehingga membantu Anda menjaga lingkungan dan juga menghemat pengeluaran yang tidak diperlukan.

8. Periksa Perangkat Printer Anda Terlebih Dahulu

Periksa koneksi antara komputer dan printer sebelum mencetak untuk memastikan printer benar-benar siap digunakan. Pastikan bahwa printer Anda sudah aktif dan terhubung dengan komputer dengan benar.

9. Gunakan Tinta Cetak yang Berkualitas Tinggi

Gunakan tinta cetak yang berkualitas untuk menghasilkan hasil cetak yang optimal. Pilih tinta cetak asli dan bergaransi agar tidak cepat merusak kualitas cetakan. Selain itu, penggantian tinta juga harus dilakukan secara teratur.

10. Bersihkan Printer Secara Teratur

Membersihkan printer secara teratur membantu memastikan selalu terdapat tinta yang baik dan tidak ada masalah pada mesin pencetak. Coba bersihkan printer sekali selama seminggu atau satu bulan agar bisa membantu memastikan pencetakan optimal kapan saja.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, kami telah membahas 12 langkah-langkah cara mencetak dokumen dari Microsoft Excel secara mudah dan efektif. Selain itu, kami juga telah membagikan tips dan trik yang berguna untuk membantu Anda mencetak dokumen lebih cepat dan berkualitas.

Tips Lainnya  Cara Membuat Database di Excel

Semoga panduan ini bisa membantu Anda lebih memahami bagaimana cara mencetak dokumen dari Excel yang benar-benar mudah dan efektif. Jangan lupa untuk selalu memeriksa printer Anda, atau menghemat penggunaan kertas dan catridge printer Anda, untuk memastikan pencetakan dokumen Anda memaksimalkan teknologi dan juga ramah lingkungan.

Cara Ngeprint dari Excel: Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan

1. Mudah dan cepat
2. Lebih rapi karena menggunakan format tabel
3. Banyak pilihan opsi cetak, seperti ukuran kertas, orientasi, dan kualitas cetak
4. Bisa mencetak beberapa lembar dengan format yang sama secara bersamaan
5. Bisa menambahkan header, footer dan nomor halaman
6. Menyediakan fitur print preview sehingga dapat melihat tampilan cetak sebelum mencetak
7. Lebih hemat kertas dan tinta karena dapat memilih bagian yang ingin dicetak
8. Mudah diatur dan dapat diatur ulang sesuai keinginan
9. Menghemat waktu dan tenaga karena tidak perlu menulis data secara manual
10. Bisa dilakukan dalam jumlah banyak dan sekaligus.

Kekurangan

1. Sering terjadi kesalahan cetak jika tidak melakukan pengecekan terlebih dahulu
2. Memerlukan pengaturan format yang tepat agar hasil cetak sesuai dengan harapan
3. Kadang-kadang sulit memperbaiki kesalahan cetak setelah mencetak
4. Tampilan bisa berbeda pada setiap printer, hal ini dapat mempengaruhi hasil cetak
5. Tidak dapat mencetak format yang terlalu besar atau terlalu panjang
6. Perlu membuka program Excel terlebih dahulu sebelum mencetak
7. Memerlukan beberapa jenis font untuk format yang rumit
8. Jumlah data yang terlampau banyak dapat memperlambat proses pencetakan
9. Perlu melakukan pencetakan ulang jika terjadi perubahan data
10. Terkadang memerlukan printer yang memiliki kualitas cetak yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

FAQ

1. Bagaimana cara ngeprint dari Excel?

Untuk mencetak atau ngeprint dokumen dari Excel, Anda dapat mengikuti beberapa langkah mudah berikut:

  1. Pilih lembar kerja (worksheet) pada file Excel Anda yang ingin dicetak.
  2. Pilih opsi “Print” atau “Cetak” pada menu Office Button.
  3. Pada jendela “Print”, pilih printer yang akan digunakan dan pengaturan opsi seperti pilihan halaman atau jumlah salinan.
  4. Tekan tombol “Print” atau “OK” dan tunggu sampai dokumen selesai dicetak.

2. Bagaimana cara merubah orientasi kertas saat mencetak di Excel?

Anda dapat merubah orientasi kertas pada saat mencetak di Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Pilih lembar kerja (worksheet) pada file Excel Anda yang ingin dicetak.
  2. Pilih opsi “Print” atau “Cetak” pada menu Office Button.
  3. Pada jendela “Print”, klik “Page Setup” dan pilih tab “Page”.
  4. Pada bagian “Orientation”, pilih orientasi kertas yang diinginkan (landscape atau potrait).
  5. Tekan tombol “OK” dan lakukan langkah-langkah mencetak seperti biasa.

3. Bagaimana cara menggabungkan beberapa kolom atau baris di Excel?

Anda dapat menggabungkan beberapa kolom atau baris pada Excel dengan menggunakan fitur “Merge & Center”. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Pilih kolom atau baris yang ingin digabungkan.
  2. Pilih opsi “Merge & Center” pada menu “Alignment” pada tab “Home”.
  3. Anda juga dapat memilih opsi “Merge Across” untuk menggabungkan beberapa kolom, atau “Merge Cells” untuk menggabungkan sel yang lebih kompleks.
  4. Tekan tombol “OK” atau “Enter” untuk menggabungkan kolom atau baris yang dipilih.

4. Bagaimana cara menyimpan dokumen Excel ke dalam bentuk PDF?

Anda dapat menyimpan dokumen Excel ke dalam bentuk file PDF dengan langkah-langkah di bawah ini:

  1. Pilih lembar kerja (worksheet) pada file Excel Anda yang ingin disimpan ke PDF.
  2. Pilih “Save As” pada menu “Office Button” dan pilih “PDF” sebagai format file pada opsi “Save as type”.
  3. Tekan tombol “Save” dan tunggu sampai proses penyimpanan selesai.

5. Bagaimana cara membuat grafik di Excel?

Anda dapat membuat grafik pada dokumen Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Pilih kolom atau baris pada lembar kerja (worksheet) yang ingin ditampilkan dalam grafik.
  2. Pilih opsi “Insert” pada menu ribbon dan pilih jenis grafik yang diinginkan pada boks “Charts”.
  3. Edit grafik Anda dengan menggunakan pilihan seperti “Chart Layout” atau “Chart Styles” pada ribbon “Chart Tools”.
  4. Simpan grafik Anda dengan menekan pilihan “Save” pada menu Office Button.

6. Bagaimana cara menerapkan format angka pada dokumen Excel?

Anda dapat menerapkan format angka pada dokumen Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Pilih sel atau range sel pada lembar kerja (worksheet) yang ingin diformat.
  2. Pilih opsi “Format Cells” pada menu shortcut atau klik kanan pada sel dan pilih “Format Cells”.
  3. Pada boks “Number”, pilih jenis format angka yang diinginkan (misalnya “Currency”, “Date”, atau “Percentage”).
  4. Atur opsi tambahan seperti jumlah desimal atau simbol mata uang.
  5. Tekan tombol “OK” untuk menerapkan format pada sel atau range sel yang dipilih.
Tips Lainnya  Cara Memunculkan Toolbar di Excel

7. Bagaimana cara menerapkan formula pada dokumen Excel?

Anda dapat menerapkan formula pada dokumen Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Pilih sel pada lembar kerja (worksheet) tempat Anda ingin menjalankan formula.
  2. Start formula Anda dengan mengetik tanda sama dengan (=).
  3. Ikuti tanda sama dengan dengan formula yang Anda inginkan (misalnya =SUM(A1:A10) untuk menjumlahkan sel A1 sampai A10).
  4. Tekan “Enter” untuk mengeksekusi formula.

8. Bagaimana cara mengganti nama file pada dokumen Excel?

Anda dapat mengganti nama file pada dokumen Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Pilih opsi “Save As” pada menu Office Button.
  2. Pada boks “File name”, ketik nama baru yang ingin digunakan untuk dokumen Anda.
  3. Tekan tombol “Save” untuk menyimpan perubahan pada nama.

9. Bagaimana cara membuat daftar isi pada dokumen Excel?

Anda dapat membuat daftar isi pada dokumen Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Tambahkan sheet baru pada dokumen Anda dengan memilih opsi “Insert” pada menu Office Button dan memilih “Worksheet”.
  2. Pada sheet baru Anda, buat daftar yang merujuk pada sel-sel penting pada sheet-sheet lain dalam dokumen Anda.
  3. Buat hyperlink pada item daftar dengan mengeklik “Insert Hyperlink” dan memilih dokumen atau lembar kerja yang berhubungan.
  4. Simpan dokumen Anda dan masukkan link pada sheet baru Anda sebagai daftar isi.

10. Bagaimana cara mengatur lebar kolom dan tinggi baris pada lembar kerja Excel?

Anda dapat mengatur lebar kolom dan tinggi baris pada lembar kerja Excel dengan langkah-langkah berikut:

  1. Pilih kolom atau baris yang ingin Anda atur ukurannya.
  2. Anda dapat menyesuaikan lebar kolom atau tinggi baris dengan klik dan drag batas masuk pada kolom atau baris.
  3. Anda juga dapat menggunakan opsi “Format” pada ribbon dan pilih “Column Width” atau “Row Height” untuk mengatur ukuran secara spesifik.

11. Bagaimana cara menghitung umur di Excel?

Anda dapat menghitung umur di Excel dengan menggunakan rumus DATEDIF. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Buat lembar kerja (worksheet) baru dan buat header untuk nomor identifikasi, tanggal kelahiran, dan umur.
  2. Masukkan data identifikasi dan tanggal kelahiran pada sheet baru Anda.
  3. Pada kolom “Umur”, masukkan rumus DATEDIF (contoh: =DATEDIF(B2,NOW(),”y”) untuk menghitung umur dalam tahun)
  4. Tekan “Enter” untuk mengeksekusi rumus dan menampilkan umur pada kolom “Umur”.

12. Bagaimana cara menghadapi masalah ketika dokumen Excel lambat atau crash?

Berikut adalah beberapa tips untuk menghadapi masalah ketika dokumen Excel lambat atau crash:

  1. Restart komputer atau Excel Anda.
  2. Update Excel atau perangkat lunak yang terkait seperti driver printer.
  3. Bersihkan hard drive dengan membuang file atau program yang tidak diperlukan.
  4. Gunakan anti-virus atau anti-malware untuk memeriksa sistem Anda.
  5. Pertimbangkan untuk mengubah format file Anda menjadi yang lebih ringan seperti CSV atau TXT.

13. Apa itu PivotTable dan bagaimana cara menggunakannya di Excel?

PivotTable adalah fitur di Excel yang memungkinkan Anda untuk merangkum, menganalisis, dan menampilkan kembali data dari sheet lain pada file Anda. Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan PivotTable di Excel:

  1. Pilih lembar kerja (worksheet) yang berisi data yang ingin Anda rangkumkan dan analisis.
  2. Pilih opsi “Insert” pada menu ribbon dan pilih “PivotTable” pada oks “Tables”.
  3. Pada jendela “Create PivotTable”, pilih rentang data yang ingin Anda gunakan sebagai sumber data.
  4. Masukkan kolom data yang ingin Anda analisis sebagai “Row” atau “Column” field, dan masukkan nilai data sebagai “Value” field.
  5. Tambahkan filter atau label lain pada PivotTable Anda, dan atur tampilan dengan menggunakan opsi pada ribbon.
  6. Simpan PivotTable Anda dengan opsi “Save” pada menu Office Button.

Kesimpulan

Print atau mencetak laporan adalah bagian yang penting dalam pekerjaan, khususnya dalam penggunaan Microsoft Excel. Tidak jarang kita memerlukan tampilan atau laporan dalam bentuk kertas untuk diarsipkan atau diserahkan pada atasan kita. Setelah mengetahui cara ngeprint dari Excel, kini kita bisa mencetak berbagai tampilan pada Excel dengan mudah dan cepat.

Proses ngeprint pada Excel tidak serumit yang kita bayangkan. Dengan memahami dasar dasar penggunaan ribu Excel, kita bisa mencetak laporan sesuai dengan keinginan kita. Selain itu, kita juga bisa merubah settingan yang disesuaikan dengan kebutuhan kita agar laporan yang dicetak rapi dan mudah dibaca.

Penutup

Sampai jumpa lagi di artikel selanjutnya! Semoga tutorial cara ngeprint dari Excel ini bermanfaat dan bisa membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan lebih efisien. Jangan lupa praktikkan langkah-langkah yang sudah disajikan di atas agar semakin mahir dan terampil dalam menggunakan Excel. Selamat mencoba!