Selamat Datang di Dunia Excel!
Excel merupakan program komputer yang sudah tidak asing lagi bagi kita yang sering berhubungan dengan pekerjaan yang berhubungan dengan angka. Excel mempermudah pekerjaan yang berkaitan dengan perhitungan untuk membuat laporan, grafik, tabel, dan berbagai macam fungsi lainnya. Namun, setiap program pasti memiliki kekurangan, begitupun dengan Excel. Salah satu kekurangan yang sering di alami adalah ketika hendak mencetak data yang terlalu panjang hingga terpotong saat ngeprint. Apalagi jika kita hendak mencetak data yang meliputi beberapa kolom atau bahkan seluruh data pada sheet, tentunya akan sangat merepotkan jika harus memotong cetakan tersebut.
Cara Ngeprint di Excel agar Tidak Terpotong
Langkah-Langkah
- Buka file Excel yang ingin dicetak
- Pilih Seluruh Kolom yang Akan Dicetak
- Pilih Menu Page Layout
- Pilih Tombol Print Area
- Pilih Tombol Set Print Area
- Pilih Menu Print
- Pilih Printer yang Akan Digunakan
- Pilih Tombol Print Options
- Pilih Fit Sheet on One Page
- Pilih Tombol OK
- Pilih Tombol Print
- Periksa Hasil Cetakan
Pastikan kembali bahwa data yang ingin dicetak tidak terpotong atau terpotong
Pilih dan blok seluruh kolom yang akan dicetak
Pada ribbon Excel, pilih menu Page Layout
Pada grup Print Area, pilih tombol Print Area pada ribbon Excel
Pada tombol Print Area, pilih Set Print Area
Pada grup Print, pilih tombol Print pada ribbon Excel
Pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak
Pada tab Printer, pilih Print Options
Pada menu Scaling, pilih opsi Fit Sheet on One Page
Klik tombol OK pada menu Print Options
Setelah proses pengaturan selesai, klik tombol Print pada menu Print
Periksa hasil cetakan dan pastikan data yang dicetak sesuai dengan yang diinginkan
Penjelasan
Langkah-langkah tersebut di atas sebenarnya dapat kita peroleh pada setiap tutorial Excel. Proses ini sangat penting karena setiap data yang terpotong pada margin merupakan kesalahan pada proses mencetak. Kita tidak ingin kehilangan data yang penting pada saat mencetak hanya karena terpotong atau kurang tepat pada margin. Biasanya ini muncul ketika kita set sheet satu, terlalu lebar dan panjang konten, jadi perlu di atur lagi menjadi dioptimalkan.
Pada langkah pertama, kita diminta untuk mengecek kembali data yang ingin dicetak apakah sudah dimodifikasi atau masih terpotong. Pada umumnya, data terpotong jika bentuk lembar Excel tidak cocok dengan lembar kertas A4, yang akan mengakibatkan terpotongnya beberapa bagian data yang terlalu lebar. Oleh karena itu, harus dipastikan bahwa data yang ingin dicetak sudah disesuaikan dengan margin sesuai dengan kertas A4.
Langkah selanjutnya adalah memilih seluruh kolom yang akan dicetak. Pastikan Anda telah memilih seluruh kolom data pada sheet Excel yang ingin Anda cetak. Pemilihan kolom harus dilakukan secara hati-hati agar tidak ada data yang terlewatkan atau tumpang tindih. Setelah itu, kita akan mulai mengatur pengaturan cetak agar tidak terpotong.
Setelah menyelesaikan proses pemilihan kolom, kita akan masuk ke bagian pengaturan lembar kerja atau worksheet. Pada Excel, pengaturan cetak dapat diakses melalui ribbon menu Page Layout. Dalam skema pengaturan cetak, kita harus memilih tombol Print Area kemudian pilih Set Print Area. Tombol Print Area berfungsi untuk memberikan variasi pilihan lembar kerja dengan memberikan area cetak yang diinginkan.
Setelah melakukan pengaturan layout cetak, kita akan mencoba mencetak hasil kerja atau print area. Sebab, Set Print Area berfungsi untuk mengatur range area cetak pada setiap halaman cetak, sedangkan untuk fit sheet on one page bertujuan agar seluruh data yang ingin dicetak tercetak dengan baik dan tidak terpotong. Kita dapat memilih tombol Print, yang mengarah pada proses pencetakan yang akan berlangsung pada printer yang kita gunakan.
Tips dan Trik dalam Cetak Data pada Excel
- Cek Margin dan Ukuran Kertas
- Pilih dan Blok Seluruh Kolom Data
- Menggunakan Fit Sheet One Page
- Pastikan Foto / Gambar Tidak Hilang
- Cek Seluruh Data Secara Keseluruhan
- Cek Baterai Pada Printer
- Pilih Jenis Kertas yang Dibutuhkan
- Cek Jumlah Print Head yang Tersedia
- Memaafkan Printer
- Menjaga Kebersihan Selalu
Pastikan margin dan ukuran kertas sudah teratur, agar data yang ingin dicetak tidak terpotong atau kurang tepat pada margin.
Memilih dan mengecek kembali seluruh kolom data penting dalam pekerjaan untuk dicetak agar tidak terlewatkan data.
Pemilihan opsi Fit Sheet One Page agar seluruh area kerja dicetak dalam satu halaman dan tidak perlu potong ketika sudah dicetak.
Periksa jika terdapat foto atau gambar pada lembar kerja Excel, periksa kembali ketika akan dicetak agar tidak hilang.
Pastikan seluruh data pada lembar kerja excel sesuai dengan yang telah kita atur dan akan baru dicetak.
Pergunakan laporan baterai hasil cetakan printer yang sebenarnya, jika kerusakan pada cetakan maka periksa baterai pada printer.
Pilih jenis kertas yang sesuai dengan kebutuhan untuk mendapatkan hasil cetakan yang memuaskan.
Pastikan jumlah print head yang tersedia dalam kondisi baik atau masih berfungsi untuk memberikan hasil cetakan yang berkualitas.
Pada situasi ketika jarang mencetak, dan hasil cetakan nya tidak memuaskan, maka lakukan pemcetakan dengan me-maafkan printer menjadi pengguna.
Menjaga kebersihan printer sangat penting untuk menjaga kualitas hasil cetakan yang baik dan mencegah kerusakan pada printer tersebut.
Cara Ngeprint di Excel agar Tidak Terpotong: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Membuat hasil print lebih rapi dan teratur
2. Menghindari elemen data penting terpotong saat di print
3. Mendapatkan hasil print dengan tampilan yang sesuai dengan kebutuhan
4. Memberikan kesan profesional pada hasil print
5. Mencegah kehilangan data penting saat di print
6. Menyederhanakan proses print agar lebih efisien dan efektif
7. Dapat digunakan untuk berbagai jenis laporan dan dokumen
8. Menyediakan pengaturan print yang fleksibel dan mudah dimengerti
9. Dapat menghemat waktu dan usaha saat print dokumen dalam jumlah besar
10. Dapat meningkatkan tampilan dan kualitas presentasi
Kekurangan
1. Membutuhkan waktu untuk menyesuaikan ukuran dan tata letak dokumen
2. Memerlukan pemahaman yang lebih dalam tentang penggunaan fitur print di Excel
3. Dapat membutuhkan perubahan di format asli dokumen agar dapat di print secara optimal
4. Dapat memerlukan pengaturan halaman yang lebih cermat untuk dokumen dengan banyak elemen data
5. Tidak dapat mengatasi masalah print jika dokumen terlalu kompleks atau berisi grafik dan tabel besar
6. Diperlukan perangkat print yang memiliki resolusi yang tinggi untuk mendapatkan hasil print yang memuaskan
7. Dapat menyebabkan pemborosan kertas jika pengaturan print tidak terlalu baik
8. Tidak banyak diketahui pengguna baru tentang fitur ini sehingga memerlukan waktu untuk belajar
9. Memerlukan keterampilan pengaturan halaman dan tata letak untuk mendapatkan hasil terbaik
10. Tidak bisa digunakan untuk print dokumen dalam format lain selain Excel, seperti PDF atau Word
Dalam menggunakan fitur print di Excel, kita perlu mempertimbangkan baik kelebihan dan kekurangannya sehingga hasil print yang didapatkan dapat sesuai dengan kebutuhan dan memuaskan.
FAQ
1. Bagaimana cara ngeprint di excel agar tidak terpotong?
Untuk menghindari print yang terpotong, pastikan bahwa Anda telah menyesuaikan beberapa hal seperti margin, orientasi kertas, serta mengatur skala dan ukuran area cetak pada excel.
2. Bagaimana cara mengatur margin pada excel sebelum print?
Anda dapat mengatur margin dengan mengklik Page Layout pada menu bar kemudian memilih Margin. Anda akan diberikan banyak pilihan untuk mengatur jarak margin dari atas, bawah, kanan dan kiri.
3. Bagaimana cara mengganti orientasi kertas pada excel?
Klik Page Layout pada menu bar kemudian pilih Orientation. Anda dapat memilih orientasi kertas antara landscape atau portrait.
4. Apakah saya dapat mengatur ukuran area cetak pada excel?
Ya, gunakan fitur Print Area pada excel untuk mengatur daerah yang akan dicetak dengan menandai area yang ingin dicetak pada sheet kemudian pilih Page Layout pada menu bar dan klik Print Area, lalu klik Set Print Area.
5. Bagaimana cara mengatur skala kertas pada excel?
Anda bisa menggunakan fitur Scale to Fit pada Page Layout untuk mengatur skala kertas pada excel, baik secara horisontal atau vertikal. Trendangan selalu pastikan bahwa banyak atau ukuran datanya tidak melebihi skala kertas yang telah diatur.
6. Apakah ada cara lain untuk menghindari potongan data saat ngeprint di excel?
Ya, Anda juga dapat memanfaatkan fitur Wrap Text agar data otomatis menyesuaikan ukuran kertas saat dicetak.
7. Bagaimana caranya menggunakan fitur Wrap Text pada excel?
Pilih cell yang memuat teks panjang pada sheet kemudian klik kanan dan pilih Format Cell. Selanjutnya klik tab alignment dan beri centang pada Wrap Text.
8. Bagaimana cara mengecek halaman yang akan dicetak pada excel?
Klik Page Layout pada menu bar kemudian pilih View. Anda akan melihat Preview Page dan terlihat seperti halaman buku yang terbuka.
9. Apakah ada tips lain untuk menjaga agar print tidak terpotong di excel?
Pastikan juga bahwa data yang ingin dicetak dikelompokkan dalam satu sheet dengan area cetak yang sama dan jumlah kolomnya sudah disesuaikan dengan margin yang Anda tentukan.
10. Apa yang harus dilakukan jika print di excel tetap terpotong meskipun sudah melakukan pengaturan?
Anda dapat mencoba untuk mengecek ukuran kertas pada driver printer Anda untuk memastikan bahwa ukuran kertas yang digunakan sesuai dengan yang Anda atur di excel.
11. Mengapa area cetak di excel masih terpotong saat dicetak?
Hal ini bisa terjadi jika data yang ingin dicetak melebihi atau tidak sesuai dengan margin, ataupun skala kertas dan ukuran area cetak yang Anda atur di excel.
12. Apa yang harus dilakukan jika hasil print tetap tidak sesuai dengan yang diinginkan?
Anda dapat mencoba untuk mengatur semua hal yang memungkinkan untuk diatur seperti skala kertas, margin, orientasi kertas, dll. Selain itu, pastikan juga driver printer yang Anda gunakan sudah terpasang dengan benar dan sesuai ukuran kertas yang Anda gunakan.
13. Apakah ada tools lain yang dapat membantu membuat printout terlihat lebih profesional?
Anda bisa memanfaatkan fitur Header dan Footer pada Microsoft Excel untuk menambahkan teks judul, nomor halaman, tanggal, dan informasi penting lainnya pada tiap halaman print.
Kesimpulan
Setiap pekerja kantoran pasti melakukan pekerjaan dengan menggunakan Microsoft Excel, aplikasi spreadsheet ini sangat terkenal dan digunakan oleh banyak kalangan, dan salah satu tugas sederhana yang sering dilakukan adalah mencetak dokumen. Namun, seringkali ada kendala saat mencetak, salah satunya yakni dokumen terpotong saat diprint. Hal ini tentu membuat banyak pengguna Excel merasa kesal, terutama jika dokumen yang mereka buat harus diberikan ke pihak lain atau dipresentasikan di depan atasan.
Namun, tidak perlu khawatir karena ada beberapa cara untuk mengatasi masalah ini. Cara-cara ini sangat mudah dan dapat diterapkan oleh siapa saja, bahkan oleh pengguna baru, sehingga tidak perlu repot-repot meminta bantuan kepada teman atau orang yang lebih ahli dalam masalah teknis ini.
Salah satu cara untuk mengatasi masalah terpotongnya dokumen adalah dengan mengecek terlebih dahulu ukuran kertas yang digunakan saat akan melakukan pencetakan dokumen. Pastikan kertas yang digunakan sesuai dengan ukuran dokumen yang dibuat. Selain itu, juga harus memeriksa letak margin dokumen dengan mengubahnya menjadi 0 atau memperbesar ukurannya agar dokumen bisa tercetak dengan tepat.
Tips lain yang dapat membantu mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan fitur “Fit to Page” yang disediakan oleh Excel. Fitur ini akan memperbesar atau memperkecil ukuran dokumen agar bisa sesuai pada ukuran kertas yang digunakan. Hal ini sangat memudahkan dan menghemat waktu bagi para pengguna Excel dalam mencetak dokumen tanpa harus repot-repot melakukan penyesuaian manual.
Penutup
Mencetak dokumen di Excel mungkin terlihat seperti tugas kecil yang mudah dilakukan, namun masalah terpotongnya dokumen bisa menjadi masalah besar jika tidak ditangani dengan benar. Oleh karena itu, pengguna Excel harus mengetahui cara-cara untuk mengatasi masalah ini agar dapat melakukan tugas mereka dengan mudah dan efisien.
Dengan menerapkan tips sederhana yang disebutkan di atas, pengguna Excel bisa menghindari masalah terpotongnya dokumen dan memastikan bahwa dokumen yang mereka cetak akan sesuai dengan ukuran aslinya. Semoga artikel ini membantu para pengguna Excel dalam mengatasi masalah terpotongnya dokumen saat mencetak, dan terima kasih atas perhatiannya.
Sampai jumpa di artikel selanjutnya!