Cara Ngeprint Excel Supaya Tidak Terpotong

by

Tips Ngeprint Excel Agar Tidak Terpotong!

Setiap orang pasti pernah mengalami kesulitan dalam ngeprint file Excel. Salah satu masalah yang dihadapi adalah hasil print yang terpotong sehingga mengganggu hasil akhir dokumen tersebut. Masalah ini seringkali membuat frustrasi bagi penggunanya. Nah, apakah Anda juga sering mengalami masalah yang sama?

Berikut penjelasan mengenai cara ngeprint Excel agar hasil print tidak terpotong. Langkah-langkah sederhana dalam tutorial ini akan membantu Anda untuk menyiasati hal ini dan memperoleh hasil print yang sempurna.

Langkah 1: Set Margin dengan Benar

Pertama, pastikan bahwa margin sudah diatur secara benar. Ini merupakan langkah penting yang harus dilakukan sebelum ngeprint file Excel. Pada bagian menu Page Layout, pilih Custom Margins. Setelah itu, atur margin sesuai dengan ukuran kertas yang Anda gunakan.

Langkah 2: Gunakan Fit Sheet on One Page

Fit Sheet on One Page merupakan menu yang dapat Anda pilih ketika ingin mencetak kolom dan baris dalam satu halaman. Dengan cara ini, hasil print Anda tidak akan terpotong dan lebih rapi. Menu tersebut dapat ditemukan pada bagian Print Preview dan kemudian klik Scaling.

Langkah 3: Ganti Ukuran Kertas

Jika margin dan skala sudah diatur tetapi hasil print masih terpotong, ubah ukuran kertas yang digunakan. Untuk mengubah ukuran kertas, pilih Page Setup pada bagian menu Page Layout. Kemudian, pilih opsi Paper Size dan atur sesuai dengan ukuran kertas yang Anda inginkan.

Langkah 4: Gunakan Print Area

Anda juga dapat memilih bagian yang ingin dicetak dengan memilih Print Area. Opsi ini dapat ditemukan melalui bagian menu Page Layout untuk mengatur batas area yang dicetak daripada mencetak seluruh halaman dokumen. Dengan menggunakan Print Area, hasil print nantinya akan lebih terorganisir dan tidak terpotong.

Langkah 5: Pilih Landscape Orientation

Selain itu, Anda juga dapat mengubah orientasi halaman dengan memilih Landscape Orientation melalui menu printer. Dalam kebanyakan kasus, menggunakan orientasi landscape akan lebih ideal untuk file Excel daripada menggunakannya dalam mode potret, terutama ketika dokumen tersebut memiliki kolom yang cukup banyak.

Langkah 6: Crop Gambar atau Grafik

Bila terdapat gambar atau grafik dalam file Excel, maka masalah terpotong bisa terjadi. Bagi Anda yang pernah mengalami hal ini, bisa mencoba memanipulasi gambar atau grafik tersebut dengan cara mengubah ukuran gambar dan merubah letaknya, sehingga dapat terlihat dengan baik saat ngeprint.

Langkah 7: Periksa Pengaturan Printer

Terkadang masalah terpotong saat ngeprint file Excel tidak disebabkan oleh pengaturan dokumen, tetapi oleh konfigurasi atau pengaturan pada printer. Jangan ragu untuk mengecek dan memperbaiki pengaturan printer guna menghasilkan hasil print yang lebih baik sesuai dengan keinginan.

Langkah 8: Gunakan Preview Sebelum Ngeprint

Sebelum Anda mengeprint dokumen, pastikan untuk menggunakan fitur Print Preview yang akan memperlihatkan tampilan dokumen yang akan dicetak. Print Preview dapat ditemukan pada bagian menu File. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa hasil print akan sesuai dengan yang Anda inginkan dan tidak terpotong.

Langkah 9: Cetak ke PDF

Jika semua cara di atas belum juga memperbaiki masalah terpotong, Anda bisa menggunakan alternatif lain dengan mencetak file Excel ke dalam dokumen PDF terlebih dahulu. Dengan cara ini, Anda dapat mengecek tampilannya sebelum mencetaknya ke kertas.

Tips Lainnya  Cara Mengurutkan Data di Excel Secara Otomatis

Langkah 10: Gunakan Fitur Page Break View

Page Break View adalah fitur yang akan memperlihatkan bagian mana saja yang akan terpotong ketika dicetak. Dengan menganalisis area yang terpotong ini, Anda dapat memilih untuk memperkecil font atau mengorbankan beberapa kolom/table agar masalah terpotong dapat dihindari.

Langkah 11: Font Ukuran 8 dan 9

Agar hasil print tidak terpotong, maka dapat dilakukan dengan mengubah ukuran font menjadi 8 atau 9. Secara umum, ukuran font 8 atau 9 sudah cukup untuk mengakomodasi ukuran sel pada lembar kerja dan menjadikannya sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan.

Langkah 12: Gunakan Page Breaks

Terakhir, Anda dapat menggunakan Page Breaks agar halaman terpotong dan berada pada halaman yang tepat. Page Breaks dapat ditemukan pada bagian menu View dan kemudian pilih Page Break Preview. Dengan cara ini, Anda dapat secara manual memindahkan Page Breaks hingga dokumen dapat dicetak dengan baik.

Tips dan Trik Ngeprint Excel

Trik 1: Pilih Print Settings yang Tepat

Pastikan untuk memilih print settings yang sesuai dengan jenis dokumen yang akan dicetak. Misalnya, Anda dapat memilih Print Selection ketika ingin mencetak beberapa data saja daripada mencetak keseluruhan tabel. Hal ini akan membantu menghemat kertas dan tinta printer.

Trik 2: Gunakan Tipe Kertas yang Tepat

Gunakan tipe kertas yang tepat untuk dokumen Excel yang akan dicetak. Misalnya, jika dokumen tersebut berisi tabel data dalam format lebar, maka gunakan kertas dengan ukuran A4.

Trik 3: Tambahkan Header dan Footer

Jika Anda ingin dokumen terlihat lebih profesional, tambahkan header dan footer. Dalam header, bisa menambahkan logo perusahaan atau gambar yang relevan. Sedangkan pada footer, bisa menambahkan informasi kontak atau alamat dari perusahaan. Hal ini akan memberikan kesan yang eksklusif pada dokumen dan tentunya memperbaiki citra perusahaan dengan baik.

Trik 4: Pilih Tampilan Sel pada Halaman

Untuk menghindari file terpotong, cobalah untuk mengecek tampilan sel pada halaman. Jika tampilan sel berbeda pada halaman yang berbeda, maka hal tersebut dapat menjadi penyebab hasil print terpotong. Oleh karena itu, setiap halaman sol selalu diberi tampilan yang sama.

Trik 5: Hapus Gridline

Gridline pada halaman Excel dapat menghilangkan potongan kata atau symbol pada akhir kata yang dapat terjadi bila sudah melebar. Jika Anda menghapus gridline, tampilan dokumen juga terlihat lebih profesional.

Trik 6: Pilih Headings dan Gridlines

Jika Anda menginginkan dokumen terlihat lebih rapi dan teratur, pilih bagian Headings dan Gridlines. Dua bagian ini dapat membantu memudahkan pembacaan data dan menjadi referensi ketika ingin mencari data dengan cepat.

Trik 7: Pilih Tampatan Teks

Pilih tampatan teks yang nyaman bagi pembaca dengan menyesuaikan ukuran teks dan style font yang digunakan. Misalnya, tekstur yang terlalu kecil atau terlalu besar akan menimbulkan kebosanan pada pembaca.

Trik 8: Tetapkan Area Print

Untuk menghindari hasil print terpotong, cobalah Menetapkan area yang akan dicetak di sekeliling dokumen. Hal ini dapat dilakukan dengan memilih Print Area pada menu Page Layout. Setelah itu, cukup pilih area yang akan dicetak dan klik OK untuk mengonfirmasi pengaturannya.

Trik 9: Mengatur Page Layout dengan Penuh

Sebaiknya mengatur Page Layout dengan penuh untuk dokumen Excel yang panjang. Misalnya, jika sebuah dokumen mengandung 20+ halaman, maka cari tahu halaman mana yang tidak akan dipakai dan cukup dicetak pada bagian minimal untuk memperkecil peluang terpotong.

Tips Lainnya  Cara Membuat Pivot di Excel dengan Mudah

Trik 10: Pilih Font yang Mudah Dibaca

Terakhir, pilih Font yang mudah dibaca untuk dokumen Excel Anda. Gunakan font yang simpel, seperti Arial atau Calibri, dan pastikan untuk mencetak dokumen pada kertas putih. Hal ini akan memudahkan pembaca dalam membaca data pada dokumen yang telah Anda ngeprint.

Cara Ngeprint Excel Supaya Tidak Terpotong: Kelebihan & Kekurangan

Kelebihan

1. Data yang tercetak sangat lengkap dan rapi sehingga memberikan informasi yang jelas bagi pengguna.

2. Tidak ada bagian dari data yang hilang atau terpotong, sehingga pengguna dapat memperoleh informasi yang akurat dan lengkap.

3. Menghemat waktu pengguna dalam saat melakukan pencetakan, karena tidak perlu melakukan proses print ulang dikarenakan terpotong.

4. Potensi kesalahan dalam pengambilan data pada saat cetak dapat diminimalisir dengan melakukan cara ini.

5. Memberikan hasil cetak yang berkualitas karena tidak ada bagian yang terpotong, sehingga lebih professional.

Kekurangan

1. Proses pencetakan yang rumit dan panjang dibandingkan dengan mencetak biasa

2. Terkadang memakan waktu yang lama untuk mencetak sheet yang lebih besar

3. Resiko terhindar dari terpotong namun terkadang tampilan tergeser atau tidak seimbang

4. Kemungkinan printer memiliki keterbatasan kapasitas yang membuat bagian data tetap terpotong meski sudah menggunakan cara ini.

5. Memerlukan pengaturan margin yang tepat dan detail untuk memastikan hasil cetak yang baik.

FAQ

1. Apakah Anda pernah mencetak file Excel namun hasil cetakannya terpotong?

Ya, itu sering terjadi dan cukup menjengkelkan ketika informasi yang kita butuhkan hilang pada bagian bawah halaman ketika dicetak.

2. Bagaimana cara ngeprint Excel supaya tidak terpotong?

Anda dapat mengikuti beberapa langkah mudah:

  1. Periksa ukuran kertas pada printer Anda dan pada dokumen Excel. Pastikan kedua ukuran kertas sesuai.
  2. Gunakan fitur “Page Layout” untuk memastikan bahwa semua informasi yang Anda ingin cetak sebaik mungkin telah dimasukkan dalam satu halaman excel. Anda dapat memperkecil margin atau mengatur ulang ukuran isi.
  3. Pastikan bahwa informasi tidak terpotong dengan menggunakan fitur “Print Preview” sebelum dicetak. Anda bisa melihat halaman di layar dan memperkecilnya atau memperbesarnya agar informasi tidak terpotong.

3. Apa itu fitur “Print Preview” di Excel?

Fitur “Print Preview” memungkinkan Anda untuk melihat halaman yang akan dicetak di layar dan memastikan bahwa semua informasi yang Anda inginkan bisa tertampil di lembaran yang sama.

4. Apakah ada aturan margin yang perlu diikuti ketika mencetak file Excel?

Ada beberapa margin standar untuk dokumen, namun, aturan margin bervariasi tergantung pada ukuran kertas yang dipilih serta jenis dokumen yang akan dicetak. Untuk Excel, Anda dapat memperkecil margin atau mengatur ulang ukuran isi agar informasi tidak terpotong di halaman yang sama.

5. Apa maksud dari “Scale to Fit” ketika mencetak file Excel?

Jika lembar kerja Anda besar namun ingin dicetak dalam ukuran kertas standar, Anda dapat menggunakan fitur “Scale to Fit”. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengecilkan atau memperbesar ukuran isi dalam lembar kerja Excel agar bisa muat dalam satu halaman cetak.

6. Bagaimana saya mengatur “Scale to Fit” di Excel?

Anda bisa mengatur “Scale to Fit” dengan mengikuti langkah mudah ini:

  1. Pilih menu “Page Layout”.
  2. Pilih “Scale to Fit”.
  3. Pilih kotak centang “Fit to”, kemudian masukkan jumlah halaman cetak horizontal dan vertikal yang diinginkan.
Tips Lainnya  Cara Membuat Rumus Terbilang di Excel

7. Apa itu “Page Break” dan bagaimana itu membantu menghindari potongan data saat mencetak Excel?

“Page Break” adalah garis yang memisahkan satu halaman excel dengan halaman berikutnya dan membantu melihat bagaimana informasi akan tercetak pada lembaran yang berbeda. Dengan menambahkan atau menghapus “Page Break” secara manual, Anda dapat mengurangi potongan data di halaman cetakan dan membuat dokumen Anda terlihat lebih rapi.

8. Bagaimana cara menambahkan “Page Break” di Excel secara manual?

Anda dapat menambahkan “Page Break” di Excel dengan mengikuti langkah mudah ini:

  1. Pilih cell yang terletak tepat di bawah baris pada kolom yang ingin Anda tempatkan “Page Break”.
  2. Pilih “Insert” pada menu Excel dan pilih “Page Break”.

9. Apakah saya bisa mencetak lembar kerja yang berbeda di Excel?

Ya, Excel memungkinkan Anda untuk mencetak satu atau beberapa lembar kerja pada saat yang sama dalam satu dokumen.

10. Bagaimana cara mencetak beberapa lembar kerja dalam satu dokumen Excel?

Anda bisa mencetak beberapa lembar kerja dengan mengikuti langkah mudah ini:

  1. Buka setiap lembar kerja yang ingin dicetak.
  2. Pilih “File” pada menu Excel.
  3. Pilih “Print”
  4. Pilih “Print Active Sheets” jika hanya ingin mencetak lembar kerja aktif atau “Print Entire Workbook” untuk mencetak semua lembar kerja.

11. Apakah ada tips lain untuk mencetak file Excel agar mudah dibaca?

Berikut adalah beberapa tips tambahan:

  • Hindari mengatur font atau ukuran huruf yang terlalu kecil pada dokumen.
  • Gunakan warna kontras pada latar belakang untuk memudahkan pembacaan.
  • Gunakan ikon atau simbol untuk membuat dokumen lebih menarik.

12. Bagaimana cara mengekspor file Excel ke PDF agar mudah dibaca?

Anda dapat mengekspor file Excel ke PDF dengan mengikuti langkah mudah ini:

  1. Pilih “File” pada menu Excel.
  2. Pilih “Export.”
  3. Pilih “Create PDF/XPS Document”.
  4. Klik “Create PDF/XPS”.

13. Apakah ada cara untuk melembutkan nada ketika kita mengekspor file Excel ke PDF agar mudah dibaca?

Ya, Anda dapat memilih “Optimize for” pada fitur “Create PDF/XPS Document” untuk memilih bagaimana dokumen akan dilihat. Dengan memilih “Minimum Size” atau “Standard” maka Anda akan mendapatkan file PDF yang lebih mudah dibaca, tanpa terpotong atau terdistorsi.

Kesimpulan

Mungkin banyak di antara kita yang pernah mengalami kesulitan pada saat ingin mencetak file Excel karena terpotong atau tidak sesuai ukuran kertas yang digunakan. Namun, hal ini dapat diatasi dengan cara-cara yang sederhana seperti yang telah disebutkan di atas.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat mencetak file Excel dengan ukuran yang sesuai dan tidak terpotong. Ingat, hal ini dapat memudahkan Anda dalam proses pekerjaan dan mengefisienkan waktu Anda.

Penutup

Sekiranya Anda adalah seorang profesional dalam menggunakan Excel, maka cara mencetak file yang benar dan tepat ukuran adalah hal yang penting dan perlu dipelajari. Hal tersebut dapat membantu memudahkan proses pekerjaan, yang pada gilirannya, dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja Anda.

Terima kasih telah membaca artikel ini. Semoga cara yang telah disebutkan di atas dapat membantu Anda dalam mencetak file Excel dengan ukuran yang sesuai sehingga tidak terpotong. Hingga jumpa lagi dalam artikel kami berikutnya.