Selamat Datang di Dunia Excel: Cara Print Area Excel
Jika Anda belum pernah menggunakan Microsoft Excel sebelumnya, mengerti cara print area excel mungkin tampak menakutkan. Namun, setelah beberapa langkah yang mudah diikuti itu sahaja, Anda akan dapat mencetak segala jenis dokumen Excel dengan mudah dan cepat. Dalam artikel ini, kita akan membahas 12 langkah langkah serta tips dan trik untuk mencetak bagian-bagian penting dari dokumen Excel Anda. Sebelum kita memulai, mari kita lihat sedikit tentang Microsoft Excel.
Pendahuluan: Apa Itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah program pengolah piranti lunak untuk pengolahan dokumen dalam bentuk daftar atau tabel-tabel informasi. Excel memungkinkan pengguna membuat dasbor data, menganalisis data, dan membuat laporan dalam format yang dapat digunakan oleh banyak platform seperti seluler, website, aplikasi komputer dan lain-lain. Excel juga dapat digunakan untuk menghitung rumus dan mendesain grafik atau diagram pada dokumen.
Langkah – Langkah Cara Print Area Excel
Langkah 1: Buka Dokumen Excel yang Ingin Dicetak
Langkah pertama dalam cara print area excel adalah menemukan dokumen pada Excel yang ingin dicetak. Setelah Anda membuka dokumen, atur seluruh tampilan sedemikian rupa sehingga Anda nilai semua yang ingin tampilkan di atas kertas. Hal ini akan membantu meminimalkan jumlah cetakan dan mengoptimalkan penggunaan kertas.
Langkah 2: Pilih Area Excel yang Ingin Dicetak
Langkah selanjutnya adalah menandai atau memilih area pada dokumen Excel yang ingin dicetak. Biasanya, ini melibatkan menandai blok sel pada daftar atau tabel yang akan dicetak pada kertas. Untuk memilih seluruh dokumen, cukup tekan CTRL+A pada keyboard, semua dokumen Anda akan terpilih.
Langkah 3: Buka Menu File
Untuk mulai mencetak, buka menu file di pojok kiri atas program Excel. Pilih opsi “Print” atau “Cetak”. Biasanya, tombol ini menampilkan ikon printer yang mudah dikenali yang akan mengarahkan Anda ke layar cetak.
Langkah 4: Tentukan Ukuran Kertas pada “Print Setting”
Pengecualian selalu ada, namun ukuran kertas biasa yang digunakan untuk mencetak di Indonesia adalah ukuran A4. Pada bagian “Print Setting”, pilih ukuran kertas yang akan digunakan untuk mencetak. Jangan lupa mengatur orientasi kertas juga.
Langkah 5: Tentukan “Page Orientation”
Keputusan Anda akan bergantung pada ukuran dokumen Excel Anda. Jika Anda ingin mencetak dokumen dengan lebar halaman dalam orientasi potrait, pilih “Portrait”, jika Anda memilih halaman yang lebih besar dengan orientasi landscape, pilih “Landscape”. Biasanya, orientasi halaman akan dipilih secara otomatis oleh Program Excel, namun pastikan untuk memverifikasi bahwa Anda memilih opsi yang benar sebelum mencetak.
Langkah 6: Tentukan Area Tertentu yang Ingin Dicetak
Setelah memilih ukuran kertas dan orientasi halaman, pergilah ke bagian “Page Range”. Pilih apakah Anda ingin mencetak seluruh dokumen, baris tertentu atau kolom tertentu atau hanya area tertentu pada dokumen Anda.
Langkah 7: Set Margins and Scale
Jika Anda ingin menyesuaikan margin dalam dokumen Anda, Anda dapat melakukannya pada bagian “Margins”. Setelan “Normal” yang ada biasanya bekerja dengan baik untuk kebanyakan dokumen. Namun, jika dokumen Excel Anda membutuhkan sedikit perubahan, atur margin secara manual. Anda juga dapat mengubah skala dokumen Anda dalam bagian ini jika Anda ingin dokumen dicetak lebih kecil atau lebih besar daripada yang seharusnya.
Langkah 8: Preview Your Printout
Pada bagian “Print Preview”, Anda dapat melakukan review atau melihat hasil cetak pada layar sebelum benar-benar mencetak apapun. Ini membantu mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan bahwa Anda mencetak apa yang Anda butuhkan.
Langkah 9: Cetak Dokumen Anda
Jika hasil preview Anda menunjukkan bahwa dokumen Anda telah dikonfigurasikan dengan benar, klik tombol “Print” atau “Cetak” untuk mencetak dokumen.
Langkah 10: Lakukan Pemeriksaan Kembali
Setelah mencetak dokumen Anda, pastikan untuk memeriksanya dengan cermat. Periksa keadaan warna, tulisan dan keseluruhan isi dokumen untuk memastikan tidak terjadi kesalahan tata bahasa atau penulisan. Jangan khawatir, Anda dapat mencetak ulang dokumen jika ada kesalahan.
Langkah 11: Simpan Dokumen Anda
Setelah memeriksa dan mengkonfirmasi bahwa dokumen Anda tepat, simpan dalam berbagai format dalam folder yang Anda inginkan. Ini membantu menjaga dokumen aman dan dapat diakses di kemudian hari.
Langkah 12: Cetak Ulang Saat Diperlukan
Terakhir, jangan takut untuk mencetak ulang dokumen Anda jika Anda memerlukan salinan tambahan atau menginginkan salinan yang lebih baik.
Tips dan Trik
Trik 1: Memeriksa Dokumen Sebelum Mencetak
Setelah mengikuti langkah-langkah di atas, selalu lakukan reviews atau upaya untuk memeriksa dokumen Anda sebelum Anda mencetak. Memeriksa dokumen memastikan bahwa dokumen yang dilengkapi mencerminkan apa yang Anda tuju.
Trik 2: Hemat Kertas
Setelah memilih area yang ingin dicetak, usahakan untuk memperkecil ukuran cetakan Anda agar lebih hemat kertas. Hemat kertas berarti hemat anggaran dan lebih ramah lingkungan!
Trik 3: Print hanya yang Anda Butuhkan
Cara paling mudah untuk menghemat kertas adalah dengan mencetak hanya hal-hal yang benar-benar Anda butuhkan. Tidak perlu mencetak halaman baru atau dokumen jika tidak diperlukan, sehingga Anda dapat menghemat kertas sebanyak mungkin.
Trik 4: Mencetak Folder Dokumen Anda
Jika Anda membuka folder yang berisi semua dokumen Excel, cukup tekan F12 pada keyboard untuk membuka window “Sebagai Salinan Cetak”. Ini menghemat waktu tata letak dokumen dan mempercepat pemrosesan cetakan.
Trik 5: Menggunakan Shortcuts
Menggunakan shortcut pada keyboard seperti CTRL+P atau F12 mempercepat pencetakan dokumen. Makanya, belajarlah untuk menggunakan shortcut pada Excel Anda. Waktu yang dihemat akan menjadi lebih banyak daripada yang Anda harapkan.
Trik 6: Menggunakan Font yang Mudah Dibaca
Jangan gunakan font yang terlalu kecil atau terlalu bergaris-garis ketika mencetak dokumen Excel Anda. Penggunaan font yang lebih besar dan lebih jelas akan memastikan bahwa dokumen Anda lebih mudah dibaca dan dipahami oleh pembaca.
Trik 7: Memahami Pengertian Dokumen Anda
Pahami pola dan feature pada dokumen Anda. Beberapa dokumen Excel mungkin memiliki lebih dari satu halaman. Pastikan untuk memeriksa setiap halaman secara detail dan memeriksa apakah dokumen yang akan dicetak sudah siap atau belum.
Trik 8: Mencari Bantuan
Jika Anda mengalami kesulitan dalam mengatur membiarkan area atau mencetak dokumen di Excel, jangan ragu untuk mencari bantuan. Microsoft memiliki sumber daya online untuk Excel di website mereka, atau Anda dapat menggunakan YouTube atau tutorial online lainnya. Mereka dapat membantu mengatasi masalah Anda dan memberikan solusi untuk permasalahan Anda.
Trik 9: Simpan Dokumen dengan Nama yang Jelas
Jangan lupa untuk memberi nama file yang mudah diingat dan diakses. Simpan dokumen dalam folder yang benar-benar mudah ditemukan dan disusun dengan rapi sehingga tidak ada kebingungan dalam menemukan dokumen tersebut di kemudian hari.
Trik 10: Rutin Backup Dokumen Anda
Terakhir, pastikan selalu mem-backup dokumen Anda secara rutin. Jangan biarkan dokumen yang berharga hilang atau rusak karena terhapus atau terinfeksi virus. Backup adalah cara terbaik untuk menjaga keamanan dokumen Anda.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Print Area Excel
Kelebihan
1. Memudahkan dalam mencetak area tertentu pada lembar kerja Excel.
2. Memungkinkan pengguna untuk mencetak bagian yang spesifik dari lembar kerja Excel, seperti bagian yang berisi data penting atau grafik yang indah.
3. Kustomisasi area yang akan dicetak meningkatkan efisiensi dan produktivitas pengguna.
4. Excel dapat mencetak lembar kerja dalam berbagai jenis format, termasuk PDF dan XPS.
5. Dapat mencetak bagian-bagian kecil dari lembar kerja Excel menjadi lembar kerja terpisah.
6. Cepat dan mudah digunakan tanpa harus mencetak seluruh lembar kerja Excel dan membuang kertas yang tidak diperlukan.
7. Mencetak area tertentu dapat menambahkan tampilan profesional pada lembar kerja Excel yang mencerminkan faktor gaya.
8. Mencetak area tertentu dapat menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk percetakan lembar kerja yang tidak diperlukan.
9. Cocok untuk menghasilkan laporan atau dokumen yang diperlukan secara berkala.
10. Sangat membantu untuk mengevaluasi lembar kerja secara proporsional dan dapat menemukan kesalahan atau penyimpangan.
Kekurangan
1. Ada batasan pada jumlah area yang dapat dicetak.
2. Ada batasan pada ukuran area yang dapat dicetak.
3. Tidak menyediakan fitur untuk membuat halaman penutup atau halaman indeks.
4. Mencetak area tertentu memerlukan lebih banyak waktu daripada mencetak seluruh lembar kerja Excel.
5. Sangat sulit untuk mencetak area tertentu dengan beberapa perincian kecil dan perubahan dalam konfigurasi area.
6. Membuat tata letak dan mengatur elemen-elemen menjadi lebih sulit.
7. Mencetak area tertentu menimbulkan resiko kehilangan bagian penting dari data atau elemen desain lainnya.
8. Tidak menjamin estetika dan gaya selalu konstan dari sebuah dokumen tercetak, terutama jika menggunakan berbagai jenis printer.
9. Tidak dapat mencetak area tertentu dalam beberapa halaman lembar kerja Excel secara otomatis.
10. Memperlihatkan banyak kesalahan tampilan jika menggunakan kertas yang terlalu kecil.
FAQ
Apa itu Print Area Excel?
Print Area adalah area di selembar kerja Excel yang akan dicetak ketika Anda mengeklik tombol cetak. Ini memungkinkan Anda untuk mencetak hanya bagian laporan atau grafik yang Anda butuhkan.
Bagaimana cara menentukan Print Area Excel?
Untuk menentukan Print Area Excel, pilih area sel yang ingin Anda cetak, klik kanan pada mouse dan pilih “Set Print Area” dari menu dropdown. Anda juga dapat memilih tombol “Print Area” di menu Page Layout dan klik “Set Print Area”.
Bagaimana cara menghapus Print Area Excel?
Untuk menghapus Print Area Excel, klik “Print Area” di menu Page Layout dan pilih “Clear Print Area”. Anda juga dapat klik kanan pada mouse di Print Area dan pilih “Clear Print Area” dari menu dropdown.
Bagaimana cara mencetak Print Area di Excel?
Anda dapat mencetak Print Area di Excel dengan mengklik tombol cetak atau menekan Ctrl + P. Pastikan Print Area telah ditentukan sebelumnya agar hanya mencetak bagian yang Anda butuhkan.
Bagaimana cara mencetak beberapa Print Area di halaman yang sama?
Anda dapat mencetak beberapa Print Area di halaman yang sama dengan memperluas Print Area ke beberapa sel dan menambahkan garis pemisah di antara area. Kemudian, pilih opsi “Fit All Columns on One Page” di bagian “Scaling” di menu print settings.
Bagaimana cara mengecek Print Area Excel?
Anda dapat mengecek Print Area Excel dengan mengeklik tombol “Preview” di menu Print dan melihat pratinjau cetak yang muncul. Pastikan hanya area yang Anda butuhkan yang tercetak.
Bagaimana cara memperluas Print Area di Excel?
Untuk memperluas Print Area di Excel, pilih area sel yang ingin Anda tambahkan, klik kanan pada mouse dan pilih “Add to Print Area” dari menu dropdown. Anda juga dapat memilih tombol “Print Area” di menu Page Layout dan klik “Add to Print Area”.
Bagaimana cara mengatur Print Area dari beberapa lembar kerja di Excel?
Anda dapat mengatur Print Area dari beberapa lembar kerja di Excel dengan memilih semua lembar kerja yang ingin Anda cetak, menetapkan Print Area pada satu lembar kerja, dan kemudian mengeklik opsi “Print Entire Workbook” di bagian “Print What” di menu print settings.
Bagaimana cara mencetak hanya kolom tertentu di Print Area?
Untuk mencetak hanya kolom tertentu di Print Area, klik tombol “Page Setup” di menu Page Layout dan pilih tab “Sheet”. Kemudian, masukkan nomor kolom yang ingin Anda cetak ke dalam kotak “Print Area” dan tekan enter.
Bagaimana cara mencetak hanya baris tertentu di Print Area?
Untuk mencetak hanya baris tertentu di Print Area, klik tombol “Page Setup” di menu Page Layout dan pilih tab “Sheet”. Kemudian, masukkan nomor baris yang ingin Anda cetak ke dalam kotak “Print Area” dan tekan enter.
Bagaimana cara menentukan ukuran kertas di Print Area Excel?
Untuk menentukan ukuran kertas di Print Area Excel, klik tombol “Page Setup” di menu Page Layout dan pilih tab “Page”. Kemudian, pilih ukuran kertas yang Anda inginkan dari menu dropdown “Paper Size”.
Bisakah saya mengatur margin pada Print Area Excel?
Ya, Anda dapat mengatur margin pada Print Area Excel dengan mengklik tombol “Margins” di menu Page Layout dan memilih margin yang Anda inginkan atau menentukan margin kustom di bagian “Custom Margins”.
Bagaimana cara mengatur orientasi pada Print Area Excel?
Untuk mengatur orientasi pada Print Area Excel, klik tombol “Page Setup” di menu Page Layout dan pilih tab “Page”. Kemudian, pilih opsi “Portrait” atau “Landscape” di bagian “Orientation”.
Kesimpulan
Setelah mengetahui cara print area Excel, kita bisa lebih efektif dan efisien dalam mencetak data-data penting yang dibutuhkan. Sebagai seorang profesional, kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan program yang sering digunakan dalam pekerjaan tentu sangat penting. Dengan demikian, keahlian dalam menggunakan Excel akan menjadi nilai tambah dalam karir kita.
Cara print area Excel sendiri sangatlah mudah dan simpel, namun bisa memberikan dampak yang besar pada produktivitas dan efisiensi kerja kita. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kita bisa mencetak area yang diinginkan tanpa harus mencetak seluruh lembar kerja. Selain itu, kita juga bisa mengatur kertas yang digunakan, ukuran dan orientasi kertas, serta melihat tampilan print preview sebelum mencetak.
Penutup
Sekarang kita sudah mempelajari cara print area Excel dengan mudah dan efisien. Tidak perlu lagi mencetak seluruh lembar kerja jika hanya butuh beberapa data saja. Dengan mengatur print area Excel, kita bisa lebih hemat waktu dan kertas. Selain itu, kita juga bisa mengatur tampilan dengan lebih baik, sehingga hasil print-out bisa lebih profesional dan rapi. Teruslah belajar dan mengasah kemampuan Anda dalam menggunakan Excel, karena program ini memiliki banyak manfaat untuk banyak profesi.
Sekian artikel tentang cara print area Excel dari saya. Terima kasih sudah membaca dan semoga bermanfaat! Sampai jumpa di artikel berikutnya.