Bukan Sekedar Print, Tapi Mencetak Data yang Akurat dari Program Excel
Hampir semua orang mengenal program Microsoft Excel. Program komputer yang memungkinkan perhitungan, pengolahan data, grafik, statistik, dan lain-lain. Banyak sekali pekerjaan kita yang tidak akan selesai tanpa Excel. Namun, bagaimana dengan pengaturan print dari Excel? Apakah kamu sudah paham dengan cara-cara yang benar untuk mencetak data dari Excel?
Langkah-langkah Mencetak Data dari Excel
Berikut ini adalah cara untuk menyelesaikan percetakan data dari Excel. Ada 12 langkah yang kamu harus terapkan agar data yang tercetak dari Excel benar dan akurat. Simak penjelasan berikut:
1. Pastikan Ukuran Kertas yang Digunakan
Sebelum mencetak, pastikan ukuran kertas yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan. Pilih ukuran kertas berdasarkan format dokumen yang akan dicetak. Ukuran kertas yang populer adalah A4 dan Letter. Pilih ukuran kertas yang benar pada “Page Layout” dan pastikan ukuran kertas pada “Print Preview” sudah sesuai.
2. Pilih Area yang Ingin di Cetak
Setel terlebih dahulu area yang ingin dicetak. Pilih seluruh lembar (atau lembar tertentu) yang akan dicetak dengan cara menekan “CTRL+A”. Pilih daerah tertentu dengan men-drag atau menyeleksi area yang diinginkan. Bisa juga menggunakan “Print Area” pada menu “Page Layout”. Pastikan bahwa area ini sudah sesuai dengan keinginanmu dan akan mencetak data yang sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Cek Margin Page, Header dan Footer
Sudahkah kamu memperhatikan margin halaman? Margin halaman pada Excel tidak selalu sama dengan margin pada kertas yang digunakan. Buka halaman “Page Setup” dan perhatikanlah semua settingan margin. Pastikanlah margin ini sesuai dengan margin pada kertas yang akan digunakan. Jika kamu membutuhkan kolom pada header atau footer yang spesifik, kamu bisa menambahkan kolom tersebut di settingan halaman untuk kemudian diatur sesuai dengan kebutuhanmu.
4. Atur Tipe dan Ukuran Font
Memilih font yang tepat juga sangat penting saat mencetak data dari Excel. Pilihlah font yang mudah dibaca dan jangan terlalu kecil atau terlalu besar. Ukuran font yang umum adalah 10-12. Kamu juga bisa memilih jenis font yang populer seperti Arial atau Times New Roman. Setting font dan ukuran pada “Home” yang terletak pada pojok kiri atas.
5. Perhatikan Format Number
Ketika mencetak angka atau data numerik, pastikan jenis bilangan (number format)nya sesuai dengan yang diinginkan. Kamu bisa menggunakan format “General”, “Currency”, “Date”, “Percentage”, dan lain-lain. Pilih format yang sesuai dengan jenis bilangan yang dicetak. Untuk mengaturnya, pilih area yang akan dicetak, klik kanan, dan pilih “Format Cells”. Lalu pilih salah satu jenis format number yang dikehendaki.
6. Pilih Media Cetak yang Sesuai
Setelah memastikan ukuran kertas, margin, font, dan format number, kamu harus memilih jenis media cetak yang cocok. Untuk hasil yang memuaskan, menggunakan printer berkualitas tinggi sangat disarankan. Pastikan pula semua perangkat lunak printer sudah terpasang dengan benar dan sesuai.
7. Pastikan Skala Data pada Excel Sesuai
Ada kalanya, data pada Excelpenting untuk ditampilkan dalam skala tertentu. Hal ini penting agar data tidak terlalu kecil atau terlalu besar. Pilih “Scaling” pada halaman Print Setup untuk memperkecil atau memperbesar skala data yang akan dicetak.
8. Preview Halaman yang Akan Dicetak
Sebelum mencetak, pastikanlah untuk melihat tampilan preview halaman yang akan dicetak. Pastikanlah layout, ukuran font, margin, dan bentuk tabel sudah sesuai dengan keinginanmu. Pilih opsi “Print Preview” agar bisa melihat halaman yang akan dicetak.
9. Print with Gridlines
Gridlines umumnya cocok untuk menunjukkan batas antara sel-sel pada tabel. Jika kamu ingin mencetak Gridlines, pilih “Page Layout” dan cari “Print Titles”. Nyalakan “Gridlines” dan tekan “Print Preview”. Lakukan preview kembali untuk memastikan tampilan yang diinginkan benar-benar diprint.
10. Periksa Terlebih Dahulu Jumlah Halaman yang Akan Dicetak
Pastikan jumlah halaman yang sudah dibuat sesuai dengan kebutuhanmu. Jika angka ternyata melebihi jumlah yang diinginkan, kamu bisa mempertimbangkan untuk memperkecil font, melebarkan margin, atau memperkecil area yang dicetak
11. Hitung Jumlah Kertas yang Dibutuhkan
Pastikan kamu sudah menghitung dengan benar jumlah kertas yang dibutuhkan untuk mencetak data. Jangan sampai hanya karena kekurangan kertas, percetakanmu tertunda atau bahkan terganggu.
12. Cetak Data dari Excel
Sebelum mencetak, pastikan satu kali lagi bahwa semua langkah-langkah di atas sudah dilakukan dengan benar. Jika sudah siap, kamu bisa memulai mengklik tombol “Print”. Jika terjadi permasalahan atau tidak ada reaksi saat mencetak, pastikan printer terhubung dengan benar dan dongle printer dimasukkan ke dalam port komputer.
Tips dan Trik yang Dapat Digunakan
1. Pilih Printer yang Cocok
Pilihlah printer yang cocok dan berkualitas tinggi untuk menghasilkan pencetakan data yang sempurna.
2. Terapkan Format Gambar
Gunakan format gambar seperti JPG atau PNG pada semua gambar untuk menghasilkan hasil cetak yang terbaik.
3. Buatlah Pivot Table
Gunakan Pivot Table untuk mencetak data yang rumit dengan mudah.
4. Pilih Kolom Tipe atau Format Number
Pilihlah kolom tipe atau format number sebelum mencetak data dari Excel.
5. Jangan Terlalu Banyak Mencetak
Lebih baik mencetak data dalam jumlah yang sedikit, baik dalam hal ukuran halaman ataupun jumlah halaman yang dibutuhkan. Hal ini akan memudahkan kamu dalam penyimpanan dan penggunaan kembali data tersebut.
6. Gunakan Shortcut Keyboard
Gunakan shortcut keyboard untuk mempercepat penggunaan pada Excel sebelum mencetak. Misalnya menekan shortcut Control + P untuk mencetak secara langsung.
7. Sesuaikan Skala Halaman
Pastikan skala halaman yang diinginkan sesuai dengan ukuran kertas dan tipe printer yang dipakai.
8. Atur Layout Lipatannya
Atur layout lipatan pada dokumen yang sudah dicetak. Misalnya dalam format brosur atau flyer agar mudah digunakan dan dibaca oleh para pembaca.
9. Preview Lebih dari satu Kali
Preview halaman lebih dari satu kali sebelum mencetak data dari Excel. Hal ini akan memperlihatkan preview dengan skala yang benar dan data yang terlihat rapi.
10. Jadikan File PDF
Pilihan terakhir, jika ingin mengirim data ke pelanggan, jadikanlah file PDF yang dapat dibuka oleh semua jenis perangkat dan aplikasi. Agar format data tetap terjaga sesuai kebutuhanmu.
Kelebihan & Kekurangan Cara Print dari Excel
Kelebihan
1. Mudah digunakan dan diatur untuk mencetak dokumen dalam jumlah banyak.
2. Dapat mencetak beberapa sheet sekaligus dalam satu dokumen pencetakan.
3. Memiliki opsi untuk mengatur skala cetak untuk menjadikan cetakan yang sesuai dengan ukuran kertas dan dokumen.
4. Memberikan opsi untuk mencetak kolom atau baris tertentu dalam sheet.
5. Dapat mencetak header dan footer yang dapat menampilkan informasi penting seperti nomor halaman, judul, dan tanggal.
6. Berkualitas tinggi dalam mencetak dengan resolusi yang bagus.
7. Memiliki opsi untuk mencetak dokumen secara landscape atau portrait agar lebih sesuai dengan posisi informasi dalam sheet.
8. Dapat mencetak tipe file yang beraneka ragam seperti pdf, xls, txt, dan sebagainya.
9. Mudah dalam membaca dan memahami aturan penataan dokumen yang akan dicetak.
10. Berbagai add in yang tersedia untuk memudahkan pengaturan dokumen dalam proses pencetakan.
Kekurangan
1. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengubah satu konfigurasi ke konfigurasi lain yang ringan.
2. Terkadang mengalami kesalahan dalam mencetak dokumen terutama ketika file asalnya menggunakan jenis dan ukuran huruf yang berbeda dan memiliki format yang rumit.
3. Menggunakan jumlah kertas yang cukup banyak jika mencetak banyak dokumen dalam jumlah besar.
4. Mungkin menampilkan beberapa kesalahan mencetak seperti margin yang terlalu jauh dari tepi kertas atau ukuran huruf yang terlalu kecil.
5. Mungkin membingungkan bagi orang yang baru menggunakan aplikasi ini dan tidak terbiasa dengan penataan dokumen.
6. Mengharuskan pengguna untuk membuat dokumen terlebih dahulu sebelum dapat mencetak dan kurang fleksibel dalam mengedit dokumen yang akan dicetak.
7. Terkadang mengalami kesalahan antara hasil tampilan cetakan dengan dokumen yang asli, seperti warna yang berbeda atau format tabel yang terdistorsi.
8. Tidak memungkinkan mencetak dokumen dengan gambar atau bentuk yang belum dibuat dalam Excel.
9. Terkadang terlalu memakan waktu saat melakukan pencetakan dalam jumlah besar dan pada mesin pencetak yang lambat.
10. Terbatas dalam fitur cetak memotong gambar atau teks.
FAQ
1. Apa itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah salah satu program pengolah angka yang berfungsi untuk menginput, mengolah, mengevaluasi, serta mencetak data angka secara cepat dan mudah.
2. Bagaimana cara mencetak dokumen di Excel?
Untuk mencetak dokumen di Excel, klik menu “File” pada bagian kiri atas program. Kemudian, klik “Print” dan atur opsi pada jendela yang muncul sebelum melakukan proses pencetakan.
3. Bagaimana cara memilih area yang ingin dicetak pada Excel?
Anda bisa memilih area yang ingin dicetak pada Excel dengan menandai area tersebut secara manual melalui fitur “Print Area” yang ada di program.
4. Apakah ada opsi untuk menentukan ukuran kertas pada Excel?
Ya, ada opsi untuk menentukan ukuran kertas pada Excel. Anda bisa mengubahnya pada bagian “Settings” saat melakukan proses pencetakan.
5. Bagaimana cara mengubah orientasi halaman pada Excel sebelum mencetak?
Anda bisa mengubah orientasi halaman pada Excel dengan masuk ke opsi “Page Layout” dan memilih opsi “Orientation” lalu pilih opsi “Portrait” atau “Landscape”.
6. Apakah bisa mencetak dokumen Excel dengan tampilan yang diinginkan?
Ya, bisa. Anda bisa mengatur tampilan dokumen pada Excel dengan cara memodifikasi data terlebih dahulu sebelum proses pencetakan dilakukan.
7. Apakah bisa mencetak dokumen Excel dengan header atau footer?
Ya, bisa. Anda bisa menambahkan header atau footer pada dokumen Excel melalui menu “Page Layout” dan memilih opsi “Print Titles”.
8. Apakah bisa mencetak dokumen Excel dengan opsi penomoran halaman?
Ya, bisa. Anda bisa menambahkan opsi penomoran halaman pada dokumen Excel melalui menu “Page Layout” lalu memilih opsi “Page Number”.
9. Bagaimana cara mencetak dokumen Excel ke PDF?
Untuk mencetak dokumen Excel ke PDF, pilih “Print” pada menu “File” dan pilih “Microsoft Print to PDF” pada opsi printer. Kemudian, klik “Print” dan tentukan nama serta lokasi file hasil cetak.
10. Bagaimana cara mencetak dokumen Excel ke file gambar?
Anda bisa mencetak dokumen Excel ke file gambar dengan cara menambahkan opsi “Bullzip PDF Printer” sebagai printer dan memilih output jenis file gambar yang diinginkan.
11. Apakah bisa menyimpan settingan sebelum mencetak dokumen Excel?
Ya, bisa. Anda bisa menyimpan settingan saat melakukan proses pencetakan dokumen melalui opsi “Print Setup” pada menu “File” kemudian pilih “Save As”.
12. Bagaimana cara mengatur kualitas cetak dokumen Excel?
Anda bisa mengatur kualitas cetak dokumen Excel dengan mengubah resolusi cetak pada menu “Printer Properties” dan menentukan jenis kertas yang akan digunakan.
13. Apakah ada opsi lain selain menggunakan printer untuk mencetak dokumen Excel?
Ya, ada. Anda bisa mencetak dokumen Excel dengan menggunakan jasa percetakan yang ada di luar atau menyimpan dokumen Excel dalam bentuk file yang dapat dicetak di tempat percetakan.
Kesimpulan
Print dari Excel adalah tindakan yang simpel dan mudah. Tidaklah sulit untuk mencetak dokumen dari aplikasi karena telah disediakan dengan fitur yang memudahkan. Namun, penting untuk diingat bahwa ketepatan tampilan dan setiap informasi dalam pencetakan adalah obyek penting dalam sebuah dokumen. Untuk itu, penting untuk mengetahui cara yang tepat dan akurat dalam mencetak dari Excel dan memastikan bahwa dokumen tersebut terlihat sempurna.
Dalam artikel ini, kami telah membahas cara untuk mencetak dari Excel yang meliputi proses pencetakan dari dokumen, memilih printer, dan menyesuaikan tampilan pencetakan. Kami juga memberikan tips tentang bagaimana membuat tampilan yang baik dalam membaca dan menjelaskan cara mencetak dokumen dalam format Portable Document Format.
Semoga artikel ini membantu Anda dalam mencetak dari Excel. Ingatlah untuk selalu memeriksa dan menyempurnakan dokumen sebelum mencetaknya. Terima kasih telah membaca artikel ini.
Penutup
Anda tidak perlu khawatir jika Anda tidak tahu cara mencetak dokumen dari Excel. Selama Anda memiliki program aplikasi, membaca, dan mengikuti setiap proses secara detail, maka akan mudah dan tidak membingungkan. Mencetak dokumen memerlukan kesabaran dan perhatian dalam memperhatikan detail penting dan sarana penting untuk memiliki salinan dari dokumen. Jangan lupa bahwa penting untuk selalu memeriksa dan menyempurnakan dokumen sebelum mencetaknya. Sampai jumpa di artikel selanjutnya.