Selamat datang para pembaca! Excel adalah salah satu program pengolah angka yang paling banyak digunakan di seluruh dunia. Namun, beberapa pengguna seringkali mengalami masalah saat mencetak dokumen, terutama saat ukuran tabel melebihi ukuran lembar kertas yang tersedia. Nah, pada artikel kali ini saya akan membahas cara print di Excel agar tidak terpotong. Yuk simak bersama-sama!
Langkah-langkah Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong
Langkah 1: Memilih Area yang Ingin Dicetak
Sebelum mencetak dokumen, pastikan Anda memilih area tabel yang ingin dicetak dengan benar. Caranya, klik pada sel pertama dan tahan tombol mouse sampai sel terakhir yang ingin dicetak terhighlight semua.
Langkah 2: Mengatur Margin
Setelah memilih area yang ingin dicetak, pastikan Anda mengatur margin dokumen dengan benar agar tertata rapi pada kertas. Caranya, pilih “Page Layout” pada menu ribbon Excel, kemudian klik “Margins” dan pilih ukuran margin yang diinginkan.
Langkah 3: Mengatur Orientasi
Anda juga perlu mengatur orientasi dokumen dengan benar sebelum mencetak, tergantung pada letak area yang ingin dicetak pada kertas. Caranya, klik “Page Layout” pada menu ribbon Excel, kemudian klik “Orientation” dan pilih “Portrait” atau “Landscape” sesuai kebutuhan.
Langkah 4: Memformat Arah Teks
Saat dokumen mencapai ukuran tertentu, seringkali teks dan angka terpotong atau tidak terlihat dengan jelas pada saat mencetak. Untuk menghindari hal ini, pastikan Anda memformat arah teks dari header dan kolom agar seluruh informasi terlihat jelas saat dicetak. Caranya, klik “Home” pada menu ribbon Excel, kemudian pilih “Alignment” dan atur arah teks yang diinginkan.
Langkah 5: Mengurangi Ukuran Font
Jika seluruh informasi di dalam tabel terlihat terpotong atau tertutup saat mencetak, Anda dapat mencoba memperkecil ukuran font untuk mengurangi ukuran keseluruhan dokumen. Caranya, klik “Home” pada menu ribbon Excel, kemudian pilih “Font Size” dan pilih ukuran font yang lebih kecil dari yang sebelumnya.
Langkah 6: Mengatur Skala pada Fitur “Print Preview”
Sebelum mencetak, pastikan Anda menggunakan fitur “Print Preview” untuk memeriksa tampilan dokumen yang akan dicetak. Jika tampilannya terpotong, Anda bisa mengurangi skala dokumen untuk mengakomodasi ukuran kertas yang tersedia. Caranya, cari tombol “Print Preview” pada jendela Excel, kemudian cari bagian yang terpotong dan atur skala dokumen.
Langkah 7: Menentukan Kertas dengan Benar
Pastikan Anda memasukkan kertas ke printer dengan posisi yang benar sesuai dengan orientasi dokumen. Jika ukuran kertas tidak sesuai dengan ukuran tabel, Anda juga bisa mencoba memilih ukuran kertas yang lebih besar untuk menghindari terpotongnya informasi.
Langkah 8: Menggunakan Fitur “Fit All Columns on One Page”
Jika tabel Anda masih terpotong saat dicetak pada kertas ukuran yang lebih besar, coba gunakan fitur “Fit All Columns on One Page” dengan cara klik “Page Layout” pada menu ribbon Excel, kemudian pilih “Print Titles” dan pilih “Rows to Repeat at Top” atau “Columns to Repeat at Left” sesuai dengan kebutuhan.
Langkah 9: Menggunakan Fitur “Print Area”
Jika Anda ingin mencetak hanya beberapa area pada tabel, Anda dapat menggunakan fitur “Print Area” pada Excel. Caranya, pilih area yang ingin dicetak, kemudian klik “Page Layout” pada menu ribbon Excel, pilih “Print Area” dan klik “Set Print Area”.
Langkah 10: Menggunakan Fitur “Page Break Preview”
Fitur “Page Break Preview” akan memperlihatkan di mana letak jeda halaman dan mengindikasikan apakah dokumen terpotong saat mencetak. Caranya, klik “View” pada menu ribbon Excel, kemudian pilih “Page Break Preview”. Jika sel terpotong, Anda dapat menggeser garis jeda halaman untuk mengatasi masalah ini.
Langkah 11: Menggunakan Add-Ins Tertentu
Ada beberapa add-ins eksternal yang dapat membantu Anda mencetak dokumen Excel agar tidak terpotong. Dalam hal ini, Anda dapat mencoba add-ins seperti “Fit All Columns on One Page”, “Page Setup” atau “Scale Sheet to Fit” yang dapat membantu memperkecil ukuran tabel atau skala dokumen sesuai dengan ukuran kertas.
Langkah 12: Menggunakan Print Driver
Print driver dapat membantu Anda mencetak dokumen Excel dengan ukuran yang sesuai dengan ukuran kertas yang Anda pilih. Ada banyak software print driver yang bisa Anda gunakan, misalnya “CutePDF” atau “PDFCreator”. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mencetak dokumen Excel dalam format PDF yang sudah diatur sesuai kebutuhan Anda.
Penjelasan dan Tips
Dalam menjalankan 12 langkah-langkah cara print di Excel agar tidak terpotong tersebut, Anda juga bisa mengetahui beberapa penjelasan dan tips berikut ini:
1. Lakukan percobaan dengan mencetak dokumen pada kertas kosong terlebih dahulu. Hal ini dapat membantu Anda mengatur margin, orientasi dan skala dengan lebih mudah daripada harus melihatnya atas dokumen yang sudah dicetak.
2. Perlu diingat bahwa beberapa printer mungkin tidak mampu mencetak dokumen dalam ukuran tertentu, terutama dalam pengaturan margin atau skala dokumen yang sangat kecil.
3. Gunakan warna dan kontras huruf atau angka yang cukup jelas agar informasi terlihat jelas dan tidak memerlukan teks berlebih dalam table.
4. Gunakan ruler atau gridlines untuk mengatur posisi dan ukuran kolom yang sesuai. Hal ini akan membantu Anda dalam menentukan margin atau postioning dalam dokumen yang mau dicetak.
5. Pastikan Anda menggunakan printer dengan resolusi dan kualitas yang memadai. Printer dengan resolusi rendah mungkin tidak mampu mencetak teks atau gambar dengan jelas pada dokumen yang dicetak.
Tips dan Trik
1. Lakukan print preview sebelum mencetak dokumen dalam skala penuh. Hal ini akan membantu untuk memeriksa bagian yang terpotong atau tidak sesuai dengan ukuran kertas yang Anda pilih.
2. Coba atur margin, orientasi atau skala dokumen sedikit lebih kecil dari yang diinginkan. Hal ini akan memudahkan untuk mengatur tampilan dokumen yang dicetak.
3. Gunakan “Print Titles” untuk menempatkan header atau kolom tabel pada setiap halaman dokumen yang dicetak.
4. Gunakan Excel Tips yang memeperlihatkan cara mencetak halaman secara manual, misalnya dengan mencetak bagian halaman yang ke 1 dan 2 terdahulu sebelum ke halaman ke 3 dan seterusnya.
5. Coba menggunakan font dengan ukuran yang sedikit lebih kecil atau bahkan lebih besar dari pada yang biasanya Anda gunakan. Hal ini akan membantu mendapatkan ukuran tabel yang tepat saat dicetak.
Itulah 12 langkah-langkah cara print di Excel agar tidak terpotong serta penjelasan dan tips yang dapat Anda gunakan saat mencetak dokumen yang penting. Semoga artikel ini dapat membantu dalam menyelesaikan masalah Anda dan menghemat waktu serta tenaga Anda. Selamat mencoba!
Kelebihan dan Kekurangan Cara Print di Excel Agar Tidak Terpotong
Kelebihan
1. Memastikan semua data penting dapat tercetak di kertas.
2. Memudahkan dalam memonitor dan analisis data dalam format cetak.
3. Menghemat waktu dalam pencetakan karena tidak perlu lagi melakukan print ulang.
4. Menghasilkan laporan yang lebih teratur dan rapi.
5. Meningkatkan efisiensi kerja karena data sudah dapat tersusun dengan baik.
6. Membantu dalam presentasi karena data yang tersusun menjadi lebih informatif dan mudah dipahami.
7. Dapat memperlihatkan data secara lebih detail dan terlihat profesional.
8. Menjaga keamanan data karena hanya orang tertentu yang dapat melihat cetakan tersebut.
9. Meningkatkan kualitas pekerjaan dan profesionalisme oleh karena data yang tersusun jelas dan teratur.
10. Memudahkan dalam proses audit
Kekurangan
1. Waktu yang dibutuhkan untuk menyesuaikan format agar tidak terpotong di kertas lebih lama
2. Beberapa bagian tabel mungkin terpotong jika format tidak disesuaikan dengan benar.
3. Biaya pencetakan akan lebih besar karena mungkin akan membutuhkan lebih banyak kertas.
4. Seperti halnya semua format cetak lainnya, format yang terbaik mungkin tidak selalu tersedia pada semua jenis printer.
5. Kesalahan dalam mengatur margin atau ukuran kertas dapat menyebabkan kualitas cetakan yang buruk.
6. Jika tidak melakukan penyesuaian dengan benar, akan menyebabkan pemborosan kertas dan tinta.
7. Pembacaan data di kertas mungkin sulit dibaca karena ukurannya yang terlampau kecil.
8. Mungkin membutuhkan waktu yang lebih lama untuk merubah format cetak saat datanya diubah.
9. Jika terjadi kesalahan, data yang sangat penting dapat terhapus dan hilang.
10. Adanya batasan ukuran kertas dan jumlah data yang dapat di-cetak dalam satu lembar sehingga perlu untuk membuat halaman baru ketika ukuran data melebihi batas tersebut.
FAQ
1. Apakah ada cara agar teks pada excel tidak terpotong jika saya mencetaknya?
Ya, ada cara agar teks pada excel tidak terpotong jika di print. Anda dapat menggunakan fitur Wrap Text pada sel yang berkaitan dengan teks tersebut.
2. Bagaimana cara melakukan Wrap Text pada sel?
Anda dapat melakukan Wrap Text pada sel dengan cara memilih sel terkait, lalu masuk ke Format Cells dan centang pada bagian Wrap Text.
3. Apakah langkah di atas berlaku untuk semua versi Excel?
Ya, langkah di atas berlaku untuk semua versi Excel, termasuk versi Excel terbaru.
4. Jika saya sudah melakukan Wrap Text pada sel, apakah setiap teks pada sel tersebut akan otomatis terpotong setelah dicetak?
Tidak, setelah melakukan Wrap Text pada sel, teks pada sel tersebut akan terpotong otomatis hanya jika sel tersebut tidak muat dalam satu halaman saat dicetak.
5. Apakah ada cara untuk melihat apakah teks pada sel sudah terpotong dalam preview sebelum mencetak?
Ya, ada. Anda dapat menggunakan fitur Print Preview pada Excel sebelum mencetak untuk melihat apakah teks pada sel sudah terpotong.
6. Bagaimana cara menggunakan fitur Print Preview pada Excel?
Cara menggunakan fitur Print Preview pada Excel cukup mudah. Kamu hanya tinggal menekan kombinasi tombol Ctrl + P dan pilih Print Preview pada menu yang muncul.
7. Apakah ada cara lain agar teks pada excel tidak terpotong?
Ya, ada. Anda dapat memperkecil ukuran teks pada sel tersebut atau memperbesar ukuran kertas saat mencetak.
8. Apakah ada cara agar saya dapat mencetak halaman tertentu dari workbook Excel?
Ya, ada. Anda dapat menetapkan Print Area pada bagian yang ingin dicetak dan mencetak hanya halaman yang ditetapkan.
9. Bagaimana cara menetapkan Print Area pada Excel?
Anda dapat menentukan Print Area pada Excel dengan cara memilih area yang ingin dicetak, lalu masuk ke Page Layout dan klik Set Print Area pada bagian Print Titles.
10. Bagaimana cara mencetak hanya halaman yang ditetapkan pada Print Area?
Anda dapat mencetak hanya halaman yang ditetapkan pada Print Area dengan mengatur Page Range pada menu Print.
11. Apakah Excel dapat mencetak gambar?
Ya, Excel dapat mencetak gambar. Anda dapat mengimpor gambar ke dalam workbook Excel dan mencetaknya seperti biasa.
12. Apakah ada batasan dalam mencetak di Excel?
Ya, ada. Batasan mencetak di Excel tergantung pada batasan printer yang digunakan. Namun demikian, ukuran halaman dan jumlah halaman yang dapat dicetak juga terbatas.
13. Apakah bisa mencetak kolom atau baris pada Excel?
Ya, bisa. Mencetak kolom atau baris pada Excel dapat dilakukan dengan mengatur Print Area pada kolom atau baris yang ingin dicetak.
Kesimpulan
Print di Excel cukup mudah jika Anda mengikuti beberapa langkah sederhana. Dalam artikel ini, kami telah menjelaskan cara untuk memastikan agar laporan atau data Excel yang Anda print tidak terpotong. Anda dapat mencoba semua metode yang kami telah jelaskan untuk memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika Anda masih mengalami masalah dengan print di Excel, pastikan untuk mencari bantuan dari ahli IT atau sumber daya online di situs web resmi Excel. Selamat mencoba!
Penutup
Excel adalah alat yang sangat berguna untuk mengorganisir dan menganalisis data secara lebih efisien. Belajar cara print di Excel itu sangat penting untuk memastikan laporan atau data hasil kerja Anda terlihat profesional dan tepat waktu. Dalam artikel ini, kami telah memberikan tips dan trik untuk memastikan Print di Excel Anda tidak terpotong. Teruslah berlatih dan mengasah keterampilan Excel Anda, dan Anda akan menjadi ahli dalam pengelolaan data dan laporan dalam waktu singkat. Sampai jumpa di artikel kami selanjutnya!