Pengenalan Excel: Cara Print Excel Agar Tidak Terpotong
Selamat datang di artikel kami tentang teknik print Excel agar hasil cetakannya terlihat sempurna. Dalam dunia perkantoran, software Microsoft Excel telah banyak digunakan sebagai alat bantu dalam melakukan pengarsipan data, pengorganisasian informasi, serta pembuatan laporan. Karena itu, menjadi penting untuk mengetahui bagaimana cara print Excel agar tidak terpotong dan hasil cetakannya terlihat profesional. Dalam artikel ini, kami akan membahas langkah langkah, penjelasan dan tips yang dapat membantu Anda print Excel dengan lebih efisien.
Langkah Langkah Melakukan Print Excel Agar Tidak Terpotong
1. Pastikan Tampilan Sheet Excel Tercetak Dalam Satu Halaman
Jangan lupa ketika akan mencetak Excel untuk mengatur tampilan sheet-nya agar dapat tampil dalam satu halaman. Jika tidak, maka hasil cetakannya bisa saja terpotong atau terlihat memaksa.
2. Periksa Layout Sheet Excel
Ketika akan melakukan print, pastikan untuk memeriksa layout sheet excel yang digunakan. Hal ini penting karena terkadang perbedaan ukuran antara sheet dan hasil akhir dapat menyebabkan terjadinya potongan di hasil cetakan.
3. Atur Paper Margin Sesuai Kebutuhan
Selalu periksa dan atur paper margin agar saat mencetak, hasil akhir dapat tertata rapi di dalam kertas, tidak terlihat terpotong atau memposisikan teks berlebihan.
4. Tetapkan Orientasi Print
Anda juga harus menetapkan orientasi print, apakah memilih portrait atau landscape. Pastikan juga untuk memeriksa orang yang akan menerima hasil cetakannya, sesuai orientasi tersebut atau tidak.
5. Periksa Bahasa atau Format yang Digunakan
Print Excel juga dapat terpotong, jika format yang digunakan tidak sesuai. Pastikan mengubah bahasa dan formatnya sesuai standar yang diminta oleh perusahaan atau aturan yang berlaku.
6. Print Secara Preview Terlebih Dahulu
Sebelum melakukan print Excel secara langsung, perhatikan dengan seksama hasil preview terlebih dahulu. Hal ini membantu untuk melakukan perubahan atau pengaturan dimana tumpukan kertas dan teks dapat tertata rapi dan sesuai.
7. Pilih Copier Atau Printer Berteknologi Tinggi Untuk Cetak Excel
Untuk hasil yang lebih baik, gunakan printer berteknologi tinggi atau copier untuk mencetak. Ini adalah pilihan yang bijak jika proses print dilakukan secara rutin dalam jumlah besar.
8. Gunakan Template Khusus Print Excel
Gunakan template Excel khusus untuk print excel, dimana biasanya telah disesuaikan untuk hasil cetakan yang ideal.
9. Cetak Excel Kepingan Demi Kepingan
Jika memungkinkan, cobalah untuk melakukan print Excel kepingan demi kepingan. Hal ini memungkinkan printer untuk dapat mencetak dengan lebih baik.
10. Periksa Ukuran Kertas yang Tersedia
Jangan lupa untuk menyesuaikan ukuran kertas yang digunakan untuk melakukan print Excel. Ada banyak jenis kertas yang tersedia di pasaran, termasuk kertas A4, B5, F4, dll. Pastikan untuk memilih kertas yang tepat agar hasil cetakannya optimal.
11. Periksa Output Parameter Printer yang Digunakan
Setiap printer memiliki parameter output yang bisa diubah sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang dapat diatur antara lain resolusi, ukuran font, kualitas pencetakan, dan sebagainya. Pastikan Anda memeriksa dan mengatur parameter ini agar hasil cetakan lebih baik.
12. Incar Kualitas Cetak Daripada Cepat
Terakhir, meskipun waktu adalah uang, cobalah fokus pada kualitas cetak daripada kecepatan. Hal ini tentu akan memakan waktu lebih banyak, tapi hasilnya akan lebih baik dan sesuai dengan yang Anda harapkan.
Penjelasan dan Tips Print Excel Agar Tidak Terpotong
Melakukan print Excel agar tidak terpotong memang bukanlah hal yang mudah, apalagi bagi mereka yang baru saja berkenalan dengan aplikasi ini. Namun dengan langkah dan tips yang telah kami berikan, setidaknya Anda telah memiliki dasar yang cukup memadai untuk melakukan print Excel yang ideal.
Selain itu, ada beberapa tips lain yang patut diperhatikan. Misalnya, jangan pernah memotong teks hingga terlihat terpotong atau terlihat memaksa. Pastikan juga bahwa format kolom dan baris telah disesuaikan dengan kebutuhan cetakan.
Dalam hal memilih bentuk print, penting untuk memperhatikan ukuran dan jenis font yang biasa digunakan. Pilihlah font yang terbaca dengan mudah dan tidak terlalu kecil. Selain itu, gunakan warna yang kontras agar mudah terlihat.
Tak kalah penting, hindari penggunaan gambar, grafik atau tabel yang terlalu besar. Sebab, hal tersebut akan membuat hasil cetakannya terlihat terpotong dan memakan banyak waktu.
Tips dan Trik Print Excel Agar Tidak Terpotong
1. Memilih Printer/Mesin Fotokopi yang Tepat
Penting untuk memilih printer atau mesin fotokopi yang tepat jika ingin memperoleh hasil yang baik dan seimbang. Ada banyak sekali opsi atau jenis printer yang diproduksi oleh berbagai perusahaan tersedia di pasaran, Anda dapat memilih salah satunya.
2. Memilih Jenis Font yang Tepat
Memilih jenis font yang tepat juga sangat penting. Sebaiknya Anda menghindari gaya font indah atau unik, tetapi malah sulit terbaca. Pilih font yang seragam dan tidak terlalu kecil. Tentukan juga perbandingan yang sesuai antara ukuran font dan ukuran kertas yang digunakan.
3. Pilih Orientasi Print yang Tepat
Pastikan orientasi print yang digunakan sesuai, biasanya mengacu pada potret atau lanskap. Pastikan juga untuk menggunakan ukuran kertas yang tepat agar hasil cetakannya dapat tersimpan di dalam lemari arsip.
4. Perhatikan Tampilan Setiap Sheet Excel
Tampilan setiap sheet excel juga penting. Pastikan untuk menyesuaikan kolom dan baris dalam tampilan yang ideal agar terhindar dari kemungkinan cetakan yang terpotong atau memaksa.
5. Instal Add-Ins Untuk Memperbaiki Kemampuan Print Excel
Jika Anda memerlukan kemampuan print excel yang lebih baik, cobalah untuk menginstal add-ins. Add-ins ini memungkinkan untuk meningkatkan kemampuan print excel sesuai kebutuhan. Namun, pastikan untuk memilih add-ins yang diakui oleh Microsoft Excel dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
6. Gunakan Aplikasi Pihak Ketiga Untuk Memperbaiki Hasil Print Excel
Intinya, gunakan aplikasi pihak ketiga untuk memperbaiki hasil cetakan excel yang tidak memuaskan. Beberapa aplikasi yang umum digunakan adalah Adobe Acrobat dan Free PDF. Anda juga bisa menggunakan aplikasi online yang biasanya dapat digunakan dengan gratis.
7. Ikuti Tutorial Print Excel Secara Berkala
Terakhir, pastikan untuk mengikuti tutorial print Excel secara berkala untuk menjaga keahlian Anda. Meskipun mungkin hal tersebut terdengar membosankan, sebenarnya hal ini sangat penting dalam meningkatkan kompetensi Anda dalam menguasai aplikasi Microsoft Excel. Carilah tutorial yang tepat serta dapat dimengerti dengan mudah.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Print Excel Agar Tidak Terpotong
Kelebihan
1. Tidak ada bagian yang terpotong
2. Tampilan cetak yang rapih
3. Memudahkan dalam membaca data
4. Waktu print menjadi lebih cepat
5. Lebih mudah dipahami oleh pengguna karena formatnya tidak berubah
6. Memperlihatkan tampilan sheet secara keseluruhan
7. Dapat membuat printout yang lebih mudah dibaca oleh kelompok yang berbeda
8. Membuat pertemuan menjadi lebih efisien karena data telah disiapkan sebelumnya
9. Mengurangi jumlah kertas yang terbuang selama proses cetak
10. Menghemat waktu karena tidak perlu lagi mengedit bagian yang terpotong
Kekurangan
1. Memerlukan sedikit waktu untuk mempermudah agar tidak terpotong
2. Memerlukan sedikit keterampilan teknis agar berhasil melakukannya
3. Memerlukan sedikit usaha untuk mengubah tampilan sheet hingga seluruhnya muncul di layar
4. Memerlukan sedikit pengaturan agar printout tidak mengganggu setting asli data
5. Tampilan lembar kerja akan terlihat berbeda dari tampilan lembaran cetak
6. Kemungkinan terjadi satu atau dua error ketika mengubah tampilan daftar menjadi cetakan
7. Menghemat waktu karena telah melakukan persiapan sebelum pertemuan.
8. Membuat pertemuan menjadi kurang fleksibel karena data telah disiapkan sebelumnya
9. Dapat mengabaikan atau menyempitkan jenis jenis data
10. Mengurangi penglihatan data yang hilang dalam sheet karena pembatasan area cetak
FAQ
1. Apa yang harus dilakukan jika cetakan Excel terpotong?
Anda dapat membuat beberapa penyesuaian pada kertas dan margin dokumen Excel Anda untuk menghindari potongan.
2. Bagaimana cara mengatasi cetakan yang terpotong di tepi kanan atau kiri halaman?
Anda dapat memperkecil margin kertas atau memperkecil ukuran cetak pada dokumen Excel Anda.
3. Bagaimana cara mengatasi cetakan yang terpotong di bagian atas atau bawah halaman?
Anda perlu memperkecil margin atas atau bawah kertas dan memperkecil ukuran cetakan untuk menghindari potongan pada bagian atas atau bawah.
4. Apa yang harus dilakukan jika cetakan Anda tidak sesuai dengan bagian yang dipilih dalam Excel?
Anda bisa memverifikasi area cetak sebelum mencetak dokumen Excel. Pastikan untuk memilih area yang ingin dicetak dengan benar.
5. Apa yang harus dilakukan jika sel atau kolom terpotong saat mencetak di Excel?
Anda perlu melebarkan atau melebar kolom, atau mengatur ulang area cetak untuk menghindari potongan tersebut.
6. Bagaimana cara mencetak dokumen Excel dalam bentuk format kertas yang berbeda?
Anda bisa melakukan hal ini dengan hanya memilih jenis kertas yang tepat dari daftar opsi kertas dalam pengaturan pencetakan.
7. Apa yang harus dilakukan jika format print pejantan terpotong di tengah halaman?
Anda bisa memperkecil ukuran cetak untuk menghindari potongan di tengah halaman.
8. Apa yang harus dilakukan jika format Excel Anda terlalu banyak detail dan tidak muat di satu halaman print?
Anda dapat mengatur ulang dokumen Excel Anda sehingga rinciannya terbagi di beberapa halaman, atau memperkecil ukuran cetakan dan memilih kertas berukuran lebih besar.
9. Bagaimana cara mengatasi masalah miring saat mencetak dokumen Excel?
Anda bisa memperbaiki warna cetakan Anda dan menggunakan opsi warna grayscale untuk meminimalkan masalah miring terkait print.
10. Apa yang harus dilakukan jika kecerahan pada dokumen terlihat buruk ketika dicetak?
Anda bisa memilih opsi cetak “tinggi” untuk memperjelas cetakannya, terutama ketika dokumen tersebut menampilkan grafik atau gambar.
11. Bagaimana cara menemukan area cetak yang tersembunyi pada dokumen Excel?
Anda bisa mencari area cetak tersembunyi dengan memeriksa ukuran margin saat mencetak dokumen atau dengan membuka opsi cetak dan memeriksa setelan cetakan.
12. Apa yang harus dilakukan jika cetakan tutup memori?
Cobalah untuk menggeser beberapa aplikasi atau program yang tidak perlu dari layar Anda atau mencoba mencetak dokumen pada waktu yang berbeda ketika lebih sedikit memori yang digunakan pada komputer Anda.
13. Apa yang harus dilakukan jika dokumen Excel yang dicetak terlalu kecil atau terlalu besar pada kertas?
Anda perlu memilih ukuran cetakan yang tepat dan menyesuaikan zoom atau pembesaran dokumen sebelum mencetak agar sesuai dengan ukuran kertas Anda.
Kesimpulan
Mempelajari cara print excel agar tidak terpotong sebenarnya cukup mudah, terutama jika kita telah memahami fitur-fitur dasar dari aplikasi tersebut. Dalam artikel ini, sudah disampaikan beberapa tips praktis yang bisa diikuti untuk mengatasi masalah tersebut. Langkah pertama adalah dengan menyesuaikan margin pada lembar kerja, hingga naik atau turun sedikit demi sedikit, dengan melihat pratinjau hasil cetak terlebih dahulu.
Hal selanjutnya yang bisa dilakukan adalah dengan memanfaatkan fitur Page Break Preview, sehingga kita bisa melihat preview dari jumlah lembar yang dibutuhkan untuk hasil cetak. Terakhir, jangan lupa untuk mempertimbangkan ukuran kertas yang akan digunakan, apakah akan memilih kertas A4 atau beberapa jenis kertas yang lebih besar.
Terapkan ketiga tips tersebut secara teratur, sehingga Anda tidak akan lagi mengalami masalah cetak yang terpotong di Excel. Jangan lupa untuk selalu mengecek hasil cetak terlebih dahulu sebelum mencetak secara penuh, sehingga hasil cetak yang dihasilkan akan sesuai dengan harapan kita.
Penutup
Demikianlah artikel mengenai cara print excel agar tidak terpotong. Sebagai pengguna Excel yang aktif, sudah semestinya kita harus memahami cara mengatasi masalah ini dengan cepat dan tepat, sehingga pekerjaan administrasi yang dilakukan bisa berjalan lebih lancar dan efektif. Harapan kami, tulisan ini bisa bermanfaat bagi Anda yang sedang membutuhkan referensi mengenai masalah ini. Sampai jumpa di artikel selanjutnya.