Solusi Simpel agar Hasil Print Excel Tidak Terpotong
Terlepas dari tujuan penggunaan program Microsoft Excel pada perangkat komputer, suatu saat kita tentu saja memerlukan output cetakan dari lembar kerja tersebut. Maka dari itu, kemampuan untuk mencetak dokumen dalam format Excel harus dimiliki secara optimal tanpa kendala.
Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam proses cetak dokumen Excel adalah terpotongnya output cetakan, yang tentu saja akan mempersulit penggunaan file tersebut pada kemudian hari. Nah, dalam artikel ini, Anda akan mengetahui cara untuk mencetak dokumen Excel supaya tidak terpotong.
Langkah-langkah untuk Mengatasi Excel yang Terpotong Saat Cetak
1. Halaman Lembar Kerja Harus Telah Diset Up dengan Benar
Hal pertama yang harus dilakukan untuk mengatasi terpotongnya lembar kerja Excel saat dicetak adalah melihat bagaimana tata letak lembar kerja yang kita miliki. Pastikan Anda sudah melakukan set up halaman kerja dengan benar, termasuk ukuran lembar kerja, margin, orientasi dokumen, dan lain-lain.
Cara set up halaman kerja dengan benar sangat mudah, cukup kunjungi menu Page Layout di ribbon atas, kemudian sesuaikan atribut halaman yang diinginkan.
2. Klik “Print Preview” Sebelum Benar-Benar Mencetak Lembar Kerja
Saat Anda sudah selesai mengedit dokumen Excel, jangan langsung mencetak file tersebut. Sebaiknya, Anda melakukan klik pada tombol “Print Preview” dalam menu Print. Tombol ini berfungsi untuk menampilkan tampilan preview output cetakan Anda, sehingga bisa dinilai apakah akan terpotong atau tidak.
Jika terpotong, fine tuning bisa dilakukan sampai dokumen Excel yang diinginkan telah disajikan dalam sesuai dengan harapan.
3. Gunakan Tol “Scale to Fit” untuk Mengubah Ukuran Lembar Kerja
Jika Anda memilih untuk menggunakan lebar kertas secara default sehingga terpotong saat dicetak, maka Anda bisa menggunakan fitur tool scale to fit untuk mengatasi masalah ini. Melalui tool ini, Anda bisa menyesuaikan ukuran dari lembar kerja Excel agar masuk dengan ukuran kertas yang tersedia.
Untuk menggunakan fitur tool ini, Anda bisa pergi ke menu Page Layout, kemudian klik pada Scale to Fit, dan terakhir pilih pengaturan yang diperlukan.
4. Sesuaikan Ukuran Font yang Digunakan
Ketika suatu lembar kerja Excel dicetak terpotong, maka mungkin salah satu penyebabnya adalah ukuran font yang terlalu besar. Sebagai solusinya, Anda dapat menyesuaikan ukuran font ke posisi yang lebih kecil sehingga masih bisa terbaca dan tidak mempengaruhi ukuran lembar kerja.
Pengubahan ukuran font dalam lembar kerja Excel bisa diakses melalui menu Fill & Fonts, kemudian pilih font yang ingin diubah dan ubah ukurannya.
5. Ganti Margins Halaman Kerja
Ketika terpotong saat mencetak dokumen Excel, maka salah satu hal yang dapat dilakukan adalah mengubah margin dari lembar kerja tersebut. Dengan mengurangi margin, maka masalah overflow akibat terpotong dapat diminimalkan atau bahkan hilang sama sekali.
Ingin mengubah margin pada lembar kerja Excel, cukup memilih menu Page Layout dan langsung ke margin.
6. Pastikan Armada Cetak Terkoneksi dengan Benar
Saat mencetak lembar kerja Excel, dengan menggunakan armada cetak Anda, maka periksa terlebih dahulu apakah armada tersebut terkoneksi dengan benar pada perangkat komputer yang digunakan.
Jika terdapat kesalahan koneksi antara armada cetak dan perangkat komputer, maka hasil cetak pun akan terpotong atau tidak akan memenuhi harapan.
7. Atur Kualitas Print ke Mode Tertentu
Sebagian armada cetak memiliki fitur print quality yang mempengaruhi hasil akhir cetak. Biasanya terdapat beberapa mode kualitas print yang berbeda, termasuk mode pencetakan cepat, draft, normal, dan tinggi.
Jadi, ketika mencetak suatu dokumen Excel dan terjadi potongan yang tidak diinginkan, cobalah mengubah pengaturan pada mode kualitas print sehingga dicetak dengan mode yang cocok.
8. Rakit Kembali Ukuran Kertas dan Margin untuk Maksimalkan Hasil Cetakan
Ketika mencetak dokumen Excel dan hasil cetakannya tidak memenuhi ekspektasi Anda, maka pastikan Anda memilih opsi penting ini. Opsi ini memudahkan kita untuk mengoptimalkan hasil cetakan dengan merakit kembali atribut margin dan ukuran kertas dari lembar kerja Excel.
Untuk melakukan opsi ini bisa dilakukan pada menu Page Layout yang sudah disebutkan sebelumnya.
9. Gunakan Mode Print Fit di Halaman Kerja
Salah satu mode fitur print di halaman kerja yang akan membantu menghindari terpotongnya output cetakan adalah dengan menggunakan mode print zoom sehingga hasil output sesuai dengan harapan.
Untuk menggunakan mode print fit pada Microsoft Excel, cukup klik Print Preview, lalu cari dan pilih fit to pag feature pada tampilan preview tersebut.
10. Konsultasi pada Refrensi Teknologi atau Solusi Online
Jika kesepuluh langkah ini masih belum bisa menjawab dan tetap menemukan masalah terpotong saat mencetak lembar kerja Excel, Anda bisa mencari solusi melalui referensi teknologi atau solusi online yang mengulas kasus semacam ini.
Banyak cara untuk mencari informasi seperti ini, termasuk konsultasi dengan teman yang memiliki pengalaman dalam penggunaan Microsoft Excel atau mencari di internet.
Tambahkan Sebuah Tips atau Trik untuk Memaksimalkan Penggunaan Excel Anda
Untuk membuat penggunaan Excel Anda lebih maksimal lagi, berikut ada beberapa tips dan trik yang dapat diterapkan, yakni:
1. Kustomisasi Ribbon di Excel Anda
Memaksimalkan penggunaan lembar kerja Excel bisa dilakukan dengan memberikan sesuai dengan yang Anda inginkan. Salah satu caranya adalah dengan menyesuaikan Ribbon. Cukup buka opsi Options, pilih Customize Ribbon, dan tambahkan ikon atau group command yang diinginkan.
2. Manfaatkan Fitur “Flashfill” dalam Excel
Fitur “Flashfill” pada lembar kerja Excel akan mempermudah proses pemformatan di seluruh baris atau kolom. Dengan fitur ini, Anda dapat mengisi setiap data yang Anda butuhkan dalam waktu singkat dan efektif.
3. Kemajuan Makro di Excel Anda
Makro Excel berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam melakukan aktifitas rutin, terutama jika aktifitas tersebut dilakukan dengan melelahkan secara manual. Dalam Excel, Anda dapat memasang makro dengan mudah melalui menu Deklarasi, lalu klik Visual Basic, dan dibuat secara mudah hanya dengan menggunakan klik dan drag.
4. Atur “Paste Special” dengan Lebih Teliti
Opsi “Paste Special” pada lembar kerja Excel memungkinkan pengguna untuk menentukan data seperti apa yang akan di- paste. Selain itu, opsi ini juga memungkinkan kita untuk mengatur data dengan cara yang lebih terperinci.
5. Gunakan Filter untuk Memudahkan Pencarian Data
Fitur filter juga sangat membantu dalam proses pencarian data di lembar kerja Excel. Anda dapat mengaktifkan filter pada lembar kerja melalui menu Data, lalu klik Filter, atau gunakan shortcut dengan klik Ctrl + Shift + L.
Maka, pengguna dapat menemukan data yang ingin mereka cari dengan lebih cepat dan mudah.
Itulah beberapa cara untuk mengatasi terpotongnya hasil cetakan Excel dan tips untuk mempergunakan program tersebut secara maksimal. Semoga artikel ini bermanfaat bagi para pengguna Excel. Terima kasih telah membaca hingga akhir.
Cara Print Excel Supaya Tidak Terpotong: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Mampu mencetak file excel dengan layout yang rapi dan sesuai secara visual.
2. Menghemat waktu dalam pencetakan karena pengaturan print bisa diatur sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan dan tidak akan terpotong.
3. Meningkatkan efisiensi kerja karena bisa mencetak data dalam jumlah banyak dalam sekali waktu.
4. Lebih mudah melakukan revisi pada file excel sebelum mencetaknya, karena hasil print dapat dilihat secara detail.
5. Cocok untuk digunakan di bidang pekerjaan yang membutuhkan pencetakan data dalam jumlah banyak, seperti di perusahaan atau instansi pemerintahan.
Kekurangan
1. Meskipun sangat membantu dalam mencetak file excel, tetapi cara print ini membutuhkan pengaturan dan pemahaman yang cukup tinggi, terutama untuk pertama kali.
2. Mengharuskan pengguna untuk mengeluarkan biaya tambahan untuk membeli kertas yang sesuai dengan ukuran file excel yang akan dicetak.
3. Proses pencetakan bisa memakan waktu yang lama jika jumlah data yang dicetak dalam jumlah banyak.
4. Hasil print tidak selalu memuaskan jika tidak dilakukan secara teliti dan cermat.
5. Kurang efektif jika digunakan untuk mencetak data dengan ukuran yang besar atau detail yang rumit.
FAQ
1. Apa yang harus saya lakukan agar file Excel saya tidak terpotong saat dicetak?
Anda harus mengatur ukuran kertas dan margin pada menu Page Layout sebelum mencetak. Pastikan ukuran kertas dan margin yang dipilih sesuai dengan ukuran kertas yang akan digunakan untuk mencetak.
2. Apa itu margin?
Margin adalah jarak antara isi dokumen dan batas tepi kertas di mana konten tidak akan tercetak.
3. Bagaimana cara mengatur margin?
Anda bisa mengatur margin pada menu Page Layout, kemudian pilih Margins dan pilih margin yang ingin diaplikasikan pada dokumen.
4. Apakah ukuran margin yang tepat untuk mencetak file Excel?
Ukurannya tergantung pada ukuran kertas yang akan digunakan, namun umumnya margin untuk dokumen Excel adalah satu inci untuk setiap sisi.
5. Bagaimana jika ukuran margin bawaan Excel terlalu lebar?
Anda bisa mengubah ukuran margin bawaan Excel dengan menyesuaikannya pada option Page Setup.
6. Apakah saya bisa menghapus margin saat mencetak dokumen Excel?
Tidak, margin diperlukan untuk memberikan output yang rapi dan terstruktur pada dokumen yang dicetak.
7. Apakah saya bisa memperkecil ukuran font untuk menghindari terpotong?
Anda bisa memperkecil ukuran font, namun pastikan tetap mudah dibaca dan tidak terlalu kecil sehingga sulit untuk dibaca.
8. Bagaimana jika isi laman Excel saya terlalu besar sehingga masih terpotong meskipun sudah dioptimalkan margin dan ukuran font?
Anda dapat mencetak halaman dalam format “Landscape” daripada “Portrait” agar dokumen dapat memuat isi dokumen lebih banyak.
9. Apakah ada opsi untuk mencetak hanya beberapa sel saja yang tidak terpotong?
Iya, Anda dapat memilih sel tertentu yang ingin dicetak dengan menyesuaikan area pencetakan atau dengan memilih opsi “Print Selection” pada menu Print.
10. Bagaimana cara menyesuaikan area pencetakan?
Anda dapat menyesuaikan area pencetakan dengan memilih opsi “Print Area” pada menu Page Setup dan memilih area yang ingin dicetak.
11. Apa itu fit to page dalam mencetak dokumen Excel?
Fit to Page adalah opsi yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan ukuran output dokumen untuk memenuhi kertas dengan merubah ukuran dan proporsi lembar kerja.
12. Bagaimana cara mengaktifkan opsi fit to page?
Anda dapat mengaktifkannya dengan memilih opsi “Fit to Page” pada menu Page Setup.
13. Apakah ada format khusus yang harus dipilih saat mencetak dokumen Excel agar tidak terpotong?
Tidak, Anda dapat memilih format pencetakan yang sesuai dengan dokumen dan printer yang digunakan untuk memastikan dokumen tidak terpotong.
Kesimpulan
Print dokumen Excel memang sangat membantu Anda dalam mengarsip data atau laporan yang Anda buat. Tetapi, kebanyakan pengguna sering mengalami kendala ketika ingin mem-print file Excel, yang salah satunya yaitu terpotongnya kolom dan baris. Namun, dengan mengikuti tutorial di atas, dijamin masalah tersebut bisa diatasi dengan mudah dan nyaman.
Begitu pula dengan tips dan trik lainnya mengenai Excel, selalu berusahalah untuk memperdalam pengetahuan Anda dalam memaksimalkan penggunaannya. Hal tersebut akan sangat bermanfaat dalam mengoptimalkan pekerjaan dan meningkatkan produktivitas Anda di kantor maupun di tempat lainnya.
Penutup
Jangan terlalu takut dan khawatir dengan penggunaan Excel. Selama Anda tekun belajar dan berusaha berbagai tips dan trik serta solusi yang ada, dalam waktu singkat Anda akan sangat terbiasa dengan aplikasi ini. Dengan belajar dan mendalami lebih dalam Excel, maka akan membuka peluang Anda untuk bisa lebih produktif dan menambah keterampilan di tempat kerja. Penggunaan Excel bukanlah hal yang rumit dan sulit jika Anda sudah didasari dengan pengetahuan dan pengalaman yang cukup. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi Anda. Sampai jumpa untuk artikel selanjutnya!