Cara Ranking di Excel: Mengoptimalkan Excel untuk Pekerjaan Anda
Selamat datang di artikel tentang cara ranking di excel. Apakah Anda merasa kesulitan saat mencari dan mengurutkan data di excel? Atau, apakah Anda ingin menemukan cara yang lebih efektif untuk mengelola data Anda? Jika ya, maka Anda berada di tempat yang tepat!
Pendahuluan
Sebagai salah satu program pengolah data terpopuler di dunia, excel adalah platform yang sangat berguna bagi orang-orang dari berbagai profesi, termasuk akuntan, analis keuangan, konsultan bisnis, marketer dan masih banyak lagi. Namun, meskipun sangat penting bagi pekerjaan Anda, menggunakan excel dapat menjadi sangat canggung dan merepotkan terutama ketika menyangkut pengurutan dan perankingan data Anda. Oleh karena itu, kami telah menyusun panduan sederhana ini untuk memberi Anda tips dan trik yang sangat berguna untuk mengoptimalkan excel dan membuat pengurutan dan perankingan data Anda lebih mudah dan efektif.
Langkah-Langkah yang Perlu Dilakukan
1. Buka Excel
Step pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuka excel dan mulai mencari atau mengimpor data yang perlu diurutkan dan diberi peringkat. Ini bisa jadi data proyek, data pelanggan, atau data apa saja yang perlu diurutkan dan diberi peringkat.
2. Pilih Data yang akan Diranking
Langkah selanjutnya adalah memilih data yang akan Anda rangking. Ini bisa dilakukan dengan mengklik kolom tabel yang mengandung data yang Anda butuhkan. Anda juga bisa menggunakan menu teks untuk memilih data dalam berbagai cara, termasuk menggunakan filter atau mencari opsi pencarian.
3. Mulai Mengurutkan Data
Setelah memilih data yang ingin diranking, Anda dapat mulai mengurutkan data dengan mudah dengan menekan tombol shortcut ctrl+shift+L atau dengan klik pada tombol pengurutan di toolbar excel pada bagian atas halaman Anda. Setelah memilih pengurutan, Anda perlu menentukan kolom berdasarkan mana data akan diurutkan. Pastikan untuk memilih kolom yang tepat sebelum melanjutkan.
4. Mengaktifkan Pengurutan
Setelah memilih kolom yang tepat, Anda akan melihat sebuah dialog box yang menunjukkan beberapa pilihan pengurutan, termasuk mengurutkan berdasarkan nilai terkecil ke terbesar, mengurutkan berdasarkan nilai terbesar ke terkecil, dan masih banyak lagi. Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan Anda dan tekan OK untuk melanjutkan.
5. Menambahkan Ranking ke Data Anda
Setelah berhasil mengurutkan data, Anda perlu memberikan peringkat kepada data Anda berdasarkan urutan. Untuk melakukan ini, Anda cukup menambahkan sebuah kolom baru ke sisi kanan data dan melabelnya sebagai peringkat. Setelah membuat kolom baru, gunakan rumus RANK untuk menetapkan peringkat pada setiap baris data. Rumus ini cukup sederhana dan mudah dipahami: RANK(nilai, selang data), dengan nilai berisi nilai yang ingin Anda peringkatkan dan selang data berisi seluruh data yang ingin Anda peringkatkan.
6. Menggunakan Format Asbil di Excel
Untuk membuat melihat hasil ranking lebih mudah dan efektif menggunakan format asbil pada cell data yang memberikan warna pada range data yang di tentukan secara otomatis. Untuk melakukan hal ini, tekan tombol beri format dengan cepat pada toolbar atau klik kanan pada sel yang di inginkan dan pilih “Format Cells”. Setelah memperoleh default formatting dari excel, pilih ‘conditional formatting’, kemudian ‘color scales’, dan pilih skala yang paling sesuai dengan preferensi Anda.
7. Mengelola Data dengan Pivot Table
Pivot table sangat berguna ketika ingin meninjau dan menganalisis data dari berbagai sudut pandang. Jadi, setelah Anda mendapatkan peringkat, Anda dapat menggunakan pivot table untuk membuat analisis data yang lebih dalam. Untuk membuat pivot table, Anda hanya perlu menekan tombol pintar pada toolbar excel atau secara manual masuk ke ‘Insert’ pada toolbar lalu pilih ‘pivot table’.
8. Menyesuaikan Tampilan Tabel dengan Cell Style
Setelah menghasilkan pivot table, Anda perlu menyesuaikan tampilan tabel agar lebih menarik dan mudah dipahami. Untuk melakukan ini, pilih table yang ingin Anda ubah, tekan klik kanan dan pilih ‘cell style’ pada dropdown pilihan. Anda kemudian dapat memilih dari semua gaya sel yang ada dan dapat membuat desain tabel yang lebih menarik dan mudah dipahami.
9. Menentukan Statistik yang Sesuai dengan Kebutuhan Anda
Dalam menentukan rankings, Anda perlu memilih dari berbagai jenis statistic yang tersedia, termasuk mean, median, mode, dan banyak lagi. Memilih satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda sangat penting agar hasil analisis Anda menjadi lebih akurat dan efektif. Maka patut dipertimbangkan saat memutuskan mengurutkan dan memranking data Anda.
10. Menentukan Time Series Data dengan Benar
Time series data sangat berguna dalam analisis data untuk pelbagai macam kebutuhan. Namun, ketika bekerja dengan time series data, Anda perlu memperhatikan dengan seksama tanggal, waktu, dan zona waktu dalam kumpulan data Anda untuk memastikan bahwa semua informasi Anda tercatat. Selain itu, perlu diperhatikan bahwa excel saat ini dapat mengelola time series data dengan sangat baik, memudahkan dalam mengelola kumpulan data tersebut.
11. Menggunakan Grafik untuk Visualisasi Data
Setelah berhasil mengurutkan dan memberikan ranking pada data Anda, Anda dapat menggunakannya untuk membuat grafik yang informatif dan mudah dipahami. Untuk melakukannya, pilih data yang ingin Anda visualisasikan dan klik tombol ‘Insert’ pada toolbar excel untuk melihat berbagai opsi grafis yang tersedia. Pilih opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan lihat betapa mudahnya menganalisis data Anda.
12. Menggunakan Excel Add-In untuk Berbagai Pekerjaan
Excel memiliki banyak add-in yang sangat berguna untuk bekerja dengan data Anda. Misalnya, add-in seperti Solver dan Data Analysis Toolpack memudahkan dalam menyelesaikan perhitungan yang lebih rumit dan meningkatkan kualitas dari output yang dihasilkan. Anda juga dapat menemukan banyak add-in lain yang berguna dengan melakukan pencarian di internet dan melakukan download sesuai dengan jenis pekerjaan yang datang.
Tips dan Trik untuk Ranking di Excel
1. Gunakan Shortcut untuk Meningkatkan Produktivitas
Dengan menguasai penggunaan shortcut, Anda dapat menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda saat menggunakan excel. Shortcut seperti ctrl+shift+L untuk pengurutan data merupakan salah satu contohnya. Dalam kebanyakan kasus short cut memmbantu dalam efisiensi pengelolaan waktu.
2. Belajar Lebih Banyak tentang Rumus Excel
Excel memiliki banyak rumus dan fungsi yang sangat berguna untuk bekerja dengan data Anda. Misalnya, COUNT, AVERAGE, dan SUM, berkaitan erat dengan ranking data Anda, jadi pastikan untuk mempelajarinya sebanyak mungkin agar Anda dapat mendapatkan output pekerjaan yang lebih akurat secara lebih efektif dalam mengelola data Anda.
3. Gunakan Fungsi IF untuk Menyelesaikan Masalah Kompleks
IF merupakan rumus yang sangat berguna pada excel, terutama saat menangani masalah kompleks. Misalnya, dengan menggunakan rumus IF, Anda dapat menentukan nyawa pekerjaan berdasarkan target untuk mendapatkan beberapa pekerjaan. Belajarlah tentang rumus IF dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Ini akan menunjukkan bagaimana excel mampu membantu dalam memudahkan pekerjaan Anda secara keseluruhan.
4. Mengatur dan Mengobyekan Cell yang Tepat
Dalam setiap pekerjaan, Anda perlu mengatur dan memilih cell dengan benar agar mendapatkan hasil yang maksimal. Pastikan untuk mengatur cell untuk data numerik terlebih dahulu, baik itu data kuantitatif atau kualitatif. Selain itu, pastikan juga bahwa Anda memilih cell yang sesuai dengan kebutuhan Anda seperti dalam menentukan objek persentase, tanggal, dan zona waktu. Fokuskan pada pilihan cell yang memudahkan pekerjaan Anda.
5. Memperoleh Add-In Excel yang Berguna
Excel memiliki banyak add-in yang sangat berguna untuk bekerja dengan data Anda. Misalnya, Solver dan Data Analysis Toolpack dapat membantu Anda menyelesaikan perhitungan yang lebih rumit dan meningkatkan hasil pekerjaan Anda. Ada banyak add-in lain yang berguna dengan melakukan pencarian di internet dan melakukan download sesuai dengan jenis pekerjaan yang datang. Tambahkan add-in ini ke excel Anda dan manfaatkan dalam bekerja dengan data.
6. Gunakan Format Kontrol dalam Mengatur Data
Format kontrol sangat berguna dalam memfilter dan menentukan data yang ingin diurutkan secara manual. Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan pilihan dari daftar yang ingin Anda urutkan berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya, Anda dapat memilih pengurutan alfabetis, pengurutan numerik, atau pengurutan dengan berbagai kriteria lain yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
7. Menambahkan Komentar pada Data Anda
Saat menganalisis data, Anda mungkin memerlukan informasi tambahan, misalnya tentang penghitungan tertentu yang digunakan atau sumber data yang diambil. Dalam hal ini, Anda dapat menambahkan komentar pada data Anda untuk menjelaskan setiap aspek yang diperlukan. Untuk melakukan ini, pilih sel yang ingin Anda komentari dan klik kanan kemudian pilih ‘Add Comment’.
8. Pilih Skala yang Tepat dalam Visualisasi Data Anda
Visualisasi data Anda sangat penting dalam menunjukkan hasil pengurutan dan ranking Anda. Pastikan untuk memilih skala yang tepat untuk setiap jenis grafik. Misalnya, jika Anda ingin membandingkan data dalam interval waktu yang berbeda, Anda perlu memilih bagan garis, sedangkan jika Anda ingin menunjukkan perbandingan kuantitatif antara data, Anda mungkin memilih bagan batang. Fokus pada skala grafis yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan Anda.
9. Well Structured Data Mengakomodasi Hasil yang Baik
Hasil ranking yang akurat tergantung pada struktur data yang baik terlebih dahulu. Pastikan Anda mengatur data Anda dengan baik dan membuatnya mudah dipahami dengan mengatur data dalam format tabel atau dengan membaginya menjadi berbagai kolom yang sesuai. Hal ini akan membuat proses ranking dan pengurutan data lebih mudah dan efektif.
10. Berinovasi dengan Excel
Ketika menggunakan excel, salah satu hal yang membuatnya begitu bermanfaat adalah fleksibilitasnya. Jangan takut untuk bereksperimen dan menemukan cara baru untuk mengoptimalkan excel dan meningkatkan pekerjaan Anda. Dengan mengetahui fitur-fitur baru dan menyesuaikan metode kerja sesuai kebutuhan, Anda dapat membuat pengurutan dan ranking data Anda lebih efektif dan mudah.
Cara Ranking di Excel: Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
1. Kemudahan Menyusun Data
Proses ranking di Excel sangat mudah dilakukan karena kita hanya perlu menyusun data dari nilai tertinggi hingga terendah sesuai kebutuhan. Excel juga menyediakan berbagai macam formula ranking yang bisa membantu memudahkan pekerjaan kita.
2. Mempermudah Analisa Data
Dengan proses ranking di Excel, kita dapat mengevaluasi data secara lebih mudah dan cepat. Kita dapat menemukan nilai maksimum dan minimum dengan mudah, serta mengetahui peringkat suatu data dari nilai tertinggi hingga terendah.
3. Esensial untuk Keperluan Bisnis
Proses ranking di Excel sangat diperlukan untuk keperluan bisnis, misalnya dalam pemilihan karyawan terbaik, peringkat penjualan produk, atau pengambilan keputusan strategis dalam bisnis.
4. Fleksibilitas Penggunaan
Proses ranking di Excel dapat diaplikasikan pada berbagai jenis data, mulai dari data angka hingga data teks. Hal ini tentu saja mempermudah kita dalam membuat laporan atau analisa data yang beragam.
5. Terdapat Berbagai Macam Formula Ranking
Excel menyediakan berbagai macam formula ranking yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, seperti RANK, RANK.AVG, dan RANK.EQ.
Kekurangan
1. Membutuhkan Pengetahuan Dasar Excel
Untuk dapat melakukan proses ranking di Excel, kita harus memiliki pengetahuan dasar Excel terlebih dahulu. Hal ini tentu saja menjadi kendala bagi mereka yang belum memahami Excel.
2. Rawan Kesalahan Pengolahan Data
Proses ranking di Excel memerlukan ketelitian dalam mengolah data. Jika terjadi kesalahan dalam penyusunan data, maka hasil ranking yang didapatkan pun akan tidak akurat.
3. Terdapat Batasan dalam Jumlah Data
Excel memiliki batasan dalam jumlah data yang bisa diolah. Jika data yang diolah terlalu besar, maka proses ranking bisa menjadi lambat.
4. Memerlukan Waktu yang Lama
Proses ranking di Excel memerlukan waktu yang cukup lama terutama jika jumlah data yang diolah sangat besar.
5. Memerlukan Ketrampilan Menyusun Data
Walaupun Excel menyediakan berbagai macam formula ranking, namun untuk mendapatkan hasil yang akurat kita harus dapat menyusun data dengan benar dan sesuai kebutuhan.
FAQ
1. Apa itu ranking di Excel?
Ranking di Excel adalah mengurutkan data dalam suatu tabel secara terurut berdasarkan kriteria tertentu.
2. Apa manfaat dari cara ranking di Excel?
Manfaat dari cara ranking di Excel adalah mempermudah pengguna dalam mencari data dan mengetahui peringkat dari data tersebut.
3. Bagaimana cara melakukan ranking di Excel?
Caranya adalah dengan menggunakan rumus RANK atau RANK.AVG.
4. Apa perbedaan antara RANK dan RANK.AVG?
RANK hanya mengembalikan nilai peringkat yang sama dengan nilai yang dijelaskan dalam fungsi RANK, sedangkan RANK.AVG akan mengembalikan nilai rata-rata jika ada nilai yang menyamai.
5. Bagaimana cara menentukan jenis nilai yang akan dihitung ranking di Excel?
Bisa menggunakan filter atau menentukan secara manual nilai yang dihitung.
6. Bagaimana cara memasukkan fungsi RANK atau RANK.AVG dalam Excel?
Masukkan fungsi tersebut dalam sel yang diinginkan dengan menulis syntax yang tepat.
7. Apa syntax yang benar untuk fungsi RANK?
Syntax yang benar untuk fungsi RANK adalah RANK(number, ref, order).
8. Apa syntax yang benar untuk fungsi RANK.AVG?
Syntax yang benar untuk fungsi RANK.AVG adalah RANK.AVG(number, ref, order).
9. Apa yang dimaksud dengan parameter number pada fungsi RANK dan RANK.AVG?
Parameter number adalah nilai atau sel yang ingin dihitung nilainya dalam peringkat.
10. Apa yang dimaksud dengan parameter ref pada fungsi RANK dan RANK.AVG?
Parameter ref adalah sel atau kisaran sel yang akan dipakai dalam perhitungan rank.
11. Apa yang dimaksud dengan parameter order pada fungsi RANK dan RANK.AVG?
Parameter order adalah tipe ordering yang digunakan dalam perhitungan, yaitu 0 atau kosong untuk descending dan 1 untuk ascending.
12. Bagaimana hasil ranking di Excel ditampilkan?
Hasil ranking ditampilkan dalam bentuk angka peringkat pada kolom yang dituju.
13. Bisakah hasil ranking di Excel diubah menjadi huruf?
Tidak secara langsung. Namun bisa ditambahkan rumus IF dan CHOOSE untuk mengubah hasil ranking menjadi huruf.
Kesimpulan
Setelah membaca artikel ini, Anda seharusnya sudah memiliki pemahaman yang baik tentang cara ranking di Excel. Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk melakukan ranking, mulai dari menggunakan formula hingga menggunakan Sort & Filter. Anda juga perlu menentukan kriteria yang akan digunakan untuk ranking, seperti nilai, tanggal, atau pun teks.
Dalam melakukan ranking, pastikan Anda memahami perbedaan antara ranking terurut dan ranking tak terurut. Jika Anda ingin menampilkan urutan yang sama untuk nilai yang sama, pilih ranking terurut. Namun, jika Anda ingin menampilkan nilai yang sama dengan ranking yang berbeda, pilih ranking tak terurut. Jangan lupa untuk memeriksa data yang Anda masukkan dan menghitung ranking Anda dengan hati-hati untuk hasil yang akurat.
Penutup
Itulah cara ranking di Excel yang bisa Anda gunakan untuk mengurutkan data dengan mudah. Dalam melakukan ranking, penting untuk menentukan kriteria ranking dan memilih jenis ranking yang sesuai dengan tujuan Anda. Dengan Excel, Anda dapat menghemat waktu dan usaha dalam mengatur data dalam urutan tertentu. Jangan lupa untuk mengeksplorasi fitur-fitur lain yang Excel tawarkan, seperti pivot table dan grafik. Terima kasih sudah membaca, sampai jumpa!