Selamat Datang! Bagaimana Cara Save As Excel?
Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi spreadsheet yang sangat populer di seluruh dunia, terkenal dengan kemampuannya untuk mengolah data dengan sangat efisien. Oleh karena itu, Excel kerap digunakan dalam berbagai bidang pekerjaan, mulai dari akuntansi, pemrograman, hingga keuangan. Bagi kebanyakan orang, kemampuan mengolah Excel menjadi hal yang sangat penting, dan selalu dikembangkan menjadi lebih baik.
Namun, tentunya tidak selalu mudah untuk mengolah Excel, terlebih jika belum terbiasa menggunakan aplikasi ini. Salah satu hal penting dalam menggunakan Excel adalah bagaimana cara menyimpan data dan mengambil kembali data tersebut kemudian. Terlebih saat ingin berbagi informasi dengan orang lain, tentunya memerlukan format yang lebih umum, seperti Excel. Nah, inilah yang akan kita bahas kali ini, bagaimana cara save as Excel dengan baik dan benar.
Langkah-Langkah Cara Save As Excel
1. Pertama, buka file yang ingin Anda simpan dalam format Excel.
Sebelum melakukan save as Excel, pertama-tama kamu harus memastikan bahwa file yang ingin di-simpan dalam format Excel terbuka dengan baik. Jika file yang ingin disimpan belum terbuka, silakan buka dan cari file tersebut pada komputer kamu. Klik file tersebut dan tunggu hingga muncul tampilan sheet Excel yang diinginkan, atau buat file Excel baru jika diperlukan.
2. Setelah file terbuka, pilih File dan klik Save As.
Untuk melakukan save as Excel, kamu harus memilih opsi “Save As” terlebih dahulu. Ketika kamu sudah membuka file yang ingin disimpan, pilih opsi “File” pada menu bar Excel. Akan muncul tampilan berbagai opsi file yang dapat kamu lakukan.
3. Pilih lokasi penyimpanan (save location) file Excel yang ingin disimpan.
Pada tahap ini, kamu akan diminta untuk memilih lokasi penyimpanan dari file Excel yang ingin disimpan. Kamu dapat memilih lokasi penyimpanan file Excel yang sudah tersedia, atau membuat folder baru untuk menyimpan file tersebut. Pastikan folder yang kamu pilih sesuai dengan kategori atau urutan folder lainnya agar mudah ditemukan kembali.
4. Berikan nama file Excel yang ingin disimpan.
Kamu akan diminta untuk memberikan nama file Excel yang akan disimpan. Berikan nama file yang mudah diingat, dan sesuai dengan isi dari file tersebut. Isikan nama file tersebut pada kolom ‘Filename’, dan pastikan jika nama file yang kamu berikan telah sesuai dengan tampilan file pada lembar kerja Excel.
5. Tetapkan format file yang akan disimpan sebagai Excel Workbook (*.xlsx).
Agar file yang disimpan dapat dikenali sebagai format Excel, kamu harus menetapkan format file sebagai ‘Excel Workbook (*.xlsx)’. Ketika tahap ini telah selesai, kamu dapat melanjutkan langkah berikutnya.
6. Setelah format excel workbook (*.xlsx) terpilih, klik Save
Ketika kamu sudah yakin dengan nama file dan format excel workbook yang telah dipilih, klik opsi ‘Save’ untuk mulai menyimpan file tersebut. Proses ini akan memakan waktu yang sangat singkat untuk menyimpan file Excel tersebut, tergantung dari besar file yang di-save dan koneksi internet yang digunakan.
7. Simpan Versi Excel Sebelumnya (Save As Excel 97-2003)
Jika kamu ingin menyimpan file Excel dalam format workbook versi Excel yang lebih lama, kamu dapat memilih opsi ‘Save As Excel 97-2003’. Langkah ini memungkinkan kamu untuk menyimpan file Excel yang lebih lama, meskipun ada beberapa fitur Excel yang tidak dapat diakses pada versi lama tersebut. Pastikan kamu memilih versi Excel yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang sedang dilakukan.
8. Lakukan Penyesuaian Saving Options
Jika kamu ingin mengatur opsi penyimpanan tambahan, kamu dapat mengklik opsi “More options” setelah memilih opsi save as. Dalam pengaturan bagian ini kamu dapat mengatur opsi penyimpanan yang lebih detail, seperti pengaturan password, jenis font yang akan digunakan, atau lebar kolom dan baris yang akan ditampilkan. Semua hal ini tergantung pada kebutuhan dan kebiasaan kita masing-masing.
9. Gunakan Shortcut Keyboard
Jika kamu ingin menyimpan file cepat, kamu dapat menggunakan kombinasi tombol pada keyboard. Cukup tekan tombol “Ctrl+Shift+S” pada keyboard, maka akan muncul tampilan dialog “Save As”. Kemudian, kamu dapat mengikuti langkah-langkah sebelumnya untuk melakukan save as.
10. Menggunakan Tombol Quick Save
Jika kamu mengalami kesulitan dalam mengoperasikan keyboard, atau lebih suka menggunakan mouse, kamu dapat menggunakan quick save button pada toolbar. Pada toolbar, klik ikon “Quick Save” dan tunggu hingga muncul tampilan save as, kemudian kamu dapat melanjutkan mengikuti langkah-langkah yang telah disebutkan sebelumnya.
11. Gunakan Format Universal
Untuk membuat file Excel yang lebih mudah diakses oleh orang lain, atau dalam format universal, kamu dapat memilih opsi ‘CSV’ pada tampilan save as. Langkah ini akan menyimpan file dalam bentuk teks, dan dapat dibuka pada berbagai aplikasi spreadsheet, seperti Google Sheets atau LibreOffice Calc.
12. Sekarang simpan, ya!
Nah, sekarang file Excel kamu sudah siap disimpan. Pastikan kamu telah mengikuti 11 langkah terdahulu dengan tepat, dan jangan lupa untuk mengecek tampilan file Excel setelah selesai disimpan. Selamat mencoba!
Penjelasan dan Tips
Mungkin kamu merasa masih ada beberapa pertanyaan atau hal yang tidak kamu pahami dari langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas. Namun, jangan khawatir. Dalam bagian ini, kami akan menambahkan beberapa penjelasan dan tips tambahan agar kamu dapat lebih memahami cara save as Excel dengan baik dan benar. Berikut penjelasan dan tipsnya:
1. Pastikan file yang ingin di-save telah terbuka
Sebelum melakukan save as Excel, kamu harus memastikan bahwa file yang ingin disimpan dalam format Excel terbuka dan siap untuk di-save. Pastikan tampilan sheet benar-benar telah sesuai dengan apa yang kamu harapkan, dan revisi telah dilakukan sebelum menyimpan file dalam format Excel. Hal ini akan menghindarkan kamu dari kesalahan atau bug ketika file di-save.
2. Berikan Nama File yang Jelas dan Deskriptif
Pada saat memberikan nama file Excel, pastikan nama yang diberikan dapat dikenali, mudah diingat, dan menggambarkan isi dari file tersebut. Hal ini akan mempermudah kamu untuk menemukan file di masa depan, dan mempermudah orang lain ketika ingin mencari file tersebut.
3. Gunakan format Excel terbaru
Format Excel terbaru, yakni Excel Workbook (*.xlsx) memungkinkan kamu untuk menggunakan semua fitur Excel terbaru, mulai dari menu, formula, atau macam-macam grafik. Oleh karena itu, gunakan format Excel terbaru jika memang diizinkan oleh aplikasi Excel yang kamu gunakan.
4. Backup File Excel terlebih dahulu
Sebelum melakukan save as Excel, pastikan untuk melakukan backup dari file Excel tersebut terlebih dahulu. Hal ini akan memperkecil risiko kehilangan file atau terjadinya bugs saat proses save as. Gunakan cloud drive atau perangkat backup lainnya untuk memperkecil risiko tersebut.
5. Pelajari Menyimpan Format Excel Lainnya
Tak hanya dapat melakukan save as Excel Workbook (*.xlsx), Excel juga memungkinkan untuk menyimpan format lainnya. Formast tersebut diantaranya adalah CSV, PDF dan Teks. Kamu dapat mempelajari penggunaan format lainnya untuk kebutuhan pekerjaanmu nanti.
6. Gunakan Shortcut Save As
Jika kamu sudah tidak sabar ingin menyimpan file Excel tersebut, gunakan Shortcut Save As yang telah dijelaskan sebelumnya. Dengan menggunakan shortcut save as, kamu dapat menyimpan file lebih cepat.
7. Simpan File dalam Resolusi yang Sesuai
Jika kamu ingin menyimpan file Excel dengan resolusi gambar atau grafik tertentu, kamu bisa mencatat resolusi tersebut pada file asli atau berbicara dengan administrator. Resolusi yang tepat akan membantu kamu mempresentasikan data dengan lebih jelas dan mudah dipahami oleh audience.
8. Backup File Excel di Cloud atau Server
Sekarang ini sudah banyak penawaran storage cloud ataupun server yang berdedikasi untuk menyimpan data tambahan kita. Gunakan fasilitas tersebut sebagai backup dari file Excelmu. Sehingga jika terjadi masalah pada hardisk atau pc, data tersebut tetap aman dan mudah diakses kembali.
9. Batasi Pemakaian Data Link dari Seluruh Spreadsheet
Beberapa pengguna menggunakan navigasi link untuk mengelola file gabungan atau daftar file remote. Saat navigasi link power user real-time mengedit file pada host, sangat mudah mengubah atau merusak file pada komputer pribadi. Pastikan bahwa akses Link pada excel dibatasi hingga kebutuhan saja.
10. Do the Save As as soon as possible
Jangan tunda-tunda untuk melakukan save as, karena tak pernah tahu kapan file yang sedang dikerjakan akan terjadi kerusakan. Tempatkan atau simpan file di tempat tertentu dalam waktu singkat atau langsung lakukan save as karena hal ini akan membantu mempercepat proses save file yang sedang dikerjakan.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Save As Excel
Kelebihan
1. Mudah disimpan: Dengan cara save as excel, file excel dapat disimpan dengan mudah dan cepat sesuai kebutuhan kita.
2. Memudahkan penggunaan: Penggunaan excel akan semakin mudah karena kita dapat menyimpan file sesuai keinginan dan kebutuhan dengan berbagai jenis format seperti .xls, .csv, ataupun .xlsx.
3. Mempertahankan keaslian file data: Cara save as excel memungkinkan kita untuk mempertahankan keaslian file data asli dan dapat melihat perubahan yang terjadi pada data.
4. Mengurangi risiko kehilangan data: Dengan cara save as excel, kita dapat meminimalkan risiko kehilangan data atau file karena ada fitur autosave yang menyimpan file secara otomatis.
5. Mudah di-upload dan dibagikan: Kita dapat dengan mudah meng-upload atau membagikan file excel yang telah disimpan dalam berbagai format.
6. Dapat menghasilkan laporan yang lebih efektif: Dengan cara save as excel, kita dapat menghasilkan laporan yang lebih efektif dan akurat karena dapat memproses data dengan mudah.
7. Fleksibilitas: Cara save as excel memungkinkan kita untuk memodifikasi file excel sesuai keinginan dan menghemat waktu.
8. Dapat menambahkan formula dan grafik: Dengan save as excel, kita dapat menambahkan formula dan grafik yang dapat mempermudah pemrosesan data.
9. Dapat menyimpan file dengan nama yang berbeda: Dengan save as excel, kita dapat menyimpan file dengan nama yang berbeda dan dapat menambahkan deskripsi pada saved file.
10. Dapat menambahkan password: Dengan cara save as excel, kita dapat menambahkan password pada file sehingga tidak sembarang orang dapat membuka dan mengakses file tersebut.
Kekurangan
1. Memerlukan ruang penyimpanan yang besar: Seiring dengan semakin banyaknya file excel yang disimpan dengan cara save as excel, maka kita akan memerlukan ruang penyimpanan yang lebih besar.
2. Sesuai dengan versi: Dalam cara save as excel, beberapa versi excel mungkin akan mengalami masalah saat melihat spreadsheet buatan versi excel yang berbeda.
3. Tidak selalu kompatibel dengan perangkat lunak lain: Berbagai masalah pada format file excel mungkin akan ditemukan saat mencoba mengekspor atau mengimpor file dalam perangkat lunak lain.
4. Keterbatasan dalam penggunaan: Beberapa fitur dan fungsionalitas excel mungkin tidak mudah diakses atau digunakan oleh pengguna untuk pengolahan data tertentu.
5. Membutuhkan waktu untuk mempelajari: Terkadang cara save as excel membutuhkan waktu untuk dipelajari dan memahami bagaimana cara menggunakannya agar tidak salah langkah.
6. Hanya cocok untuk pengolahan data kecil: Cara save as excel lebih cocok untuk pengolahan data kecil karena secara otomatis file excel akan menjadi lambat dan membutuhkan waktu yang lama untuk memuat data yang besar.
7. Rentan mengalami kesalahan: Kita harus melakukan save as excel dengan benar agar tidak mengalami kesalahan, seperti salah menyimpan atau kehilangan data.
8. Memerlukan komputer dengan spesifikasi yang memadai: Save as excel memerlukan komputer dengan spesifikasi yang memadai agar tidak mengalami lagging atau error saat mengolah data.
9. Dapat membuat file excel tidak terbaca: Terkadang, file excel yang kita simpan dengan cara save as excel dapat menjadi tidak terbaca atau rusak akibat beberapa faktor seperti virus atau kesalahan penggunaan.
10. Perubahan data dapat terjadi: Ketika kita menyimpan file dengan cara save as excel, perubahan data dapat terjadi jika kita tidak mengecek data dengan benar.
FAQ
1. Bagaimana cara save as excel pada Microsoft Excel?
Untuk menyimpan file pada Microsoft Excel dengan format Excel, klik “File” dan pilih “Save As”. Kemudian, pada opsi “Save as Type”, pilih “.xlsx” atau “.xls” untuk format Excel.
2. Bagaimana cara menyimpan file ke format Excel pada Google Sheets?
Untuk menyimpan file dari Google Sheets ke format Excel, klik “File” dan pilih “Download”. Kemudian, pilih “Microsoft Excel” sebagai format yang ingin diunduh.
3. Apakah ada opsi save as Excel pada Google Sheets?
Tidak ada opsi “Save as Excel” pada Google Sheets. Namun, Anda dapat mengunduh file ke format Excel melalui opsi “Download” pada menu “File”.
4. Apakah bisa menyimpan file Excel dengan format terbaru pada versi Excel yang lama?
Tergantung pada versi Excel yang Anda miliki. Jika versi Excel Anda tidak mendukung format file yang lebih baru, maka tidak akan bisa disimpan dengan format yang baru tersebut.
5. Apakah Excel dapat menyimpan file dalam format CSV?
Ya, Excel dapat menyimpan file dalam format CSV (Comma Separated Values).
6. Bagaimana cara save as file CSV pada Microsoft Excel?
Pilih “File” dan pilih “Save As”. Kemudian, pada opsi “Save as Type”, pilih “.csv” untuk format CSV.
7. Apakah Google Sheets dapat menyimpan file dalam format CSV?
Ya, Google Sheets dapat menyimpan file dalam format CSV. Pada opsi “Download” pada menu “File”, pilih “Comma-separated values (.csv)” sebagai format yang diinginkan.
8. Apa itu format XLS?
Format XLS adalah format file Microsoft Excel yang lama yang digunakan untuk menyimpan spreadsheet.
9. Apakah Excel masih mendukung format XLS?
Iya, Excel masih mendukung format XLS, meskipun format ini digantikan dengan format XLSX yang lebih baru.
10. Bagaimana cara save as file Excel dengan password?
Pilih “File” dan pilih “Save As”. Kemudian, di bawah opsi “Tools”, pilih “General Options”. Masukkan password untuk membuka dan/atau memodifikasi file dan klik “OK”.
11. Apa itu format XLSX?
Format XLSX adalah format file Microsoft Excel yang lebih baru yang digunakan untuk menyimpan spreadsheet.
12. Apakah Excel dapat menyimpan file dalam format PDF?
Ya, Excel dapat menyimpan file dalam format PDF (Portable Document Format).
13. Bagaimana cara save as file Excel ke format PDF pada Microsoft Excel?
Pilih “File” dan pilih “Export”. Kemudian, pada opsi “Create PDF/XPS”, pilih “Create PDF/XPS”.
Kesimpulan
Menggunakan Microsoft Excel untuk membuat dan mengelola data adalah hal yang umum dilakukan setiap hari. Dalam membuat dokumen atau file dalam format Excel, ada beberapa cara yang perlu dilakukan, seperti menyimpan file Excel. Cara terbaik untuk menyimpan file Excel adalah dengan menggunakan opsi “Save As”. Dalam melakukan “Save As”, kita dapat menentukan format file yang kita inginkan dan juga lokasi penyimpanan. Hal ini sangat membantu kita dalam mengatur dokumen Excel yang kita buat agar lebih mudah ditemukan di kemudian hari.
Proses “Save As” sangat sederhana, tetapi penting untuk diketahui, terutama bagi pemula yang baru mulai menggunakan Excel. Proses ini dapat dilakukan dalam satu langkah mudah, dan umumnya tidak memerlukan banyak waktu. Yang harus dilakukan hanyalah klik di bagian pojok kiri atas jendela Excel, dan pilih opsi “Save As”.
Penutup
Excel adalah salah satu aplikasi terpenting bagi setiap pengguna PC. Hal ini terutama karena kemampuan aplikasi ini dalam membuat dan mengelola data yang besar dalam format tabel yang mudah dibaca. Dengan begitu banyak data yang dihasilkan dan disimpan oleh pengguna Excel, penting untuk menyimpan dokumen tersebut dengan cara yang tepat, yaitu dengan cara “Save As”. Dalam melakukan proses “Save As”, sangat penting untuk menentukan format dan lokasi penyimpanan yang tepat agar file dapat ditemukan dengan mudah di kemudian hari. Sekarang Anda sudah mengetahui cara “Save As” pada Excel, jangan ragu untuk mencobanya sendiri dan rasakan kemudahan dalam mengelola dokumen Excel Anda!
Sampai jumpa di artikel selanjutnya!