Selamat Datang di Panduan Menyimpan Excel ke PDF agar Tidak Terpotong
Excel adalah software yang sangat umum digunakan untuk pengolahan data di berbagai bidang. Dari keuangan hingga kantor, Excel menjadi software yang sangat penting bagi seluruh orang. Salah satu kecanggihan dari Excel adalah kemampuan untuk membuat dokumen PDF yang langusung bisa dibuka dan dibaca di mana saja tanpa mengubah format. Namun, terkadang, PDF dari Excel seringkali terpotong menjadi beberapa bagian saat dicetak atau dibuka di perangkat lain. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mempelajari cara menyimpan Excel ke PDF agar tidak terpotong. Artikel ini akan memberikan langkah-langkah dan tips yang lengkap untuk membantu Anda. Mulai dari pendahuluan yang menyambut pembaca hingga penjelasan dan tips yang bisa Anda gunakan.
Cara Save Excel ke PDF agar Tidak Terpotong
Langkah 1: Menyusun Dokumen Excel
Langkah pertama untuk menghindari dokumen PDF terpotong adalah dengan menyusun dokumen Excel sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan, gunakan ukuran halaman kertas yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti A4 atau Letter. Pastikan tidak ada bagian dokumen yang terpotong di awal atau akhir halaman.
Langkah 2: Mengecek Margin
Margin atau jarak dari tepi kertas sangat penting untuk diatur jika ingin menghasilkan dokumen PDF yang rapi. Pastikan untuk mengecek margin pada sudut halaman dan keseluruhan document terlebih dahulu. Pastikan margin yang digunakan tidak terlalu sempit atau terlalu lebar untuk memastikan dokumen Anda tampil sempurna dalam PDF.
Langkah 3: Memilih Area yang Akan Dikonversi ke PDF
Sebelum menyimpan dokumen Excel ke PDF, Anda harus memilih bagian dokumen mana yang akan diubah ke PDF. Pada umumnya, memilih area pada Excel dilakukan dengan mengklik tombol di sebelah kiri atas atau kepulan tombol Ctrl + A untuk memilih seluruh area halaman dalam lembar kerja.
Langkah 4: Membuat PDF dari Select Area
Saat bagian yang ingin diubah menjadi PDF sudah dipilih, selanjutnya adalah membuat PDF. Untuk melakukannya, Anda harus memilih opsi SaveAs, lalu pilih PDF sebagai format file. Kemudian, klik Save untuk menyimpannya ke alamat yang Anda kehendaki. Setelah selesai, cek hasilnya untuk memastikan dokumen PDF tidak terpotong.
Langkah 5: Mengecek PDF Sebelum Disimpan
Sebelum menyimpan dokumen Excel ke PDF, hal penting yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa dokumen tersebut rapi dan tidak ada bagian yang terpotong. Buka dokumen PDF yang baru dibuat dan periksa semua halaman satu persatu, mulai dari awal sampai akhir halaman. Periksa setiap bagian dokumen dan pastikan tidak ada bagian yang hilang atau terpotong. Jika masih ada bagian dokumen yang terpotong, maka Anda perlu melakukan editing pada Excel sebelum membuat PDF kembali.
Langkah 6: Menggunakan Print to PDF
Print to PDF adalah salah satu metode yang berguna untuk menyelesaikan permasalahan terpotongnya dokumen PDF. Sebelum mencetak dokumen Excel ke PDF, pastikan printer Anda sudah terinstal Print to PDF. Setelah itu, pilih Print dan pilih opsi Save as PDF untuk menghasilkan dokumen PDF yang rapi.
Langkah 7: Mendefinisikan Border pada Excel
Pada beberapa kasus, terdapat bagian pada dokumen Excel yang terpotong meskipun pada inner margin dokumen telah tepat. Untuk melakukannya, Anda harus memilih area yang ingin diubah pada Excel dan klik tab Home. Setelah itu, klik Border dan pilih None margin pada semua area. Ini akan membantu dalam menghindari terpotongnya bagian Excel di dalam dokumen PDF.
Langkah 8: Mengecek Gambar dan Grafik
Salah satu alasan kenapa dokumen Excel terpotong adalah akibat dari gambar dan grafik yang tidak diatur dengan benar. Oleh sebab itu, penting bagi Anda untuk mengecek gambar dan grafik dahulu di dalam dokumen Excel yang ingin diubah menjadi PDF. Pastikan ukuran dari gambar dan grafik sudah sesuai dengan ukuran halaman. Hal ini akan membantu dalam membuat dokumen PDF yang rapi dan tidak terpotong.
Langkah 9: Mengecek Format dan Font
Sebelum menyimpan dokumen Excel ke PDF, pastikan untuk mengecek format dan font pada halaman Excel serta periksa ukuran dan tata letak bagi setiap elemen. Selain itu, perhatikan bahwa font yang digunakan tidak terlalu kecil dan cukup mudah dibaca. Hal ini juga sangat penting untuk memastikan bahwa dokumen PDF tidak terpotong dan tampil sempurna.
Langkah 10: Mengubah PDF menggunakan Online Converter
Jika Anda memiliki kesulitan mengubah dokumen Excel ke PDF agar tidak terpotong, maka Anda bisa menggunakan online converter. Online converter dapat membantu mengubah dokumen Excel ke PDF dalam beberapa detik dan membantu menjadikannya lebih rapi. Menariknya, beberapa online converter dapat mengkompres ukuran file PDF agar lebih kecil dan memudahkan dalam memudahkan dalam mengirimkan via email atau medsos.
Langkah 11: Memindahkan Seluruh Halaman dalam Excel ke Satu Halaman PDF
Pada sebagian besar kasus, PDF dari Excel terpotong ketika pengguna mencetak dokumen Excel dengan jumlah lembar kerja lebih dari satu halaman. Sebaiknya, Anda memastikan bahwa bagian-bagian dari dokumen Excel itu dimasukkan ke dalam satu halaman PDF. Caranya dengan menggunakan fitur Page Setup yang ada di Excel dan memilih satu lembar atau satu halaman untuk diubah ke PDF.
Langkah 12: Menghapus Area Tidak Penting sebelum Diubah ke PDF
Ketika mengubah dokumen Excel yang tidak penting ke PDF, pastikan untuk menghapus area atau bagian yang tidak diperlukan dalam PDF. Hal ini akan membantu dalam memastikan bahwa dokumen PDF tidak terpotong dan tampil lebih rapi. Setelah menghapus bagian atau area yang tidak penting, barulah Anda bisa memproses dokumen Excel dan menghasilkan dokumen PDF.
Penjelasan dan Tips
Membuat dokumen PDF dari Excel bisa menjadi sangat penting bagi banyak orang, apalagi jika dokumen itu digunakan untuk keperluan bisnis atau pekerjaan. Namun, sering kali kita mengalami kesulitan membuat dokumen PDF yang rapi dan tidak terpotong. Dalam panduan ini, Anda telah mempelajari 12 langkah-langkah untuk membantu menghindari dokumen PDF terpotong. Selain itu, kami juga akan memberikan beberapa tips sebagai berikut:
Tips 1: Jadikan Ukuran Margin Sebesar Mungkin
Margin kertas sangat penting ketika Anda mencetak dokumen Excel ke PDF agar tidak terpotong. Pastikan margin sebesar mungkin atau 1 inchi dan menjauhi batas dokumen Excel, sehingga setiap area dokumen Excel dalam PDF tidak terpotong.
Tips 2: Update Office ke Versi Terbaru
Pastikan untuk memperbarui Microsoft Office ke versi terbaru untuk memastikan Anda memiliki fitur dan integrasi terbaru. Hal ini dapat membantu Anda dalam membuat dokumen PDF yang lebih rapi dan mudah pada PDF.
Tips 3: Gunakan Fitur Unduhan pada Excel
Excel terkadang memiliki fitur unduhan yang berguna untuk membantu membawa dokumen Excel ke dalam format yang tepat, seperti PDF. Pastikan untuk menggunakan fitur unduhan jika Anda merasakan kesulitan dalam menyimpan dokumen Excel ke PDF agar tidak terpotong.
Tips 4: Jadikan Dokumen yang Rapi sebelum di Save ke PDF
Pastikan dokumen Excel Anda telah dirapihkan sebelum diubah ke PDF. Hal ini dapat membantu dalam membuat dokumen PDF yang rapi, sehingga dapat membantu dalam menhindari dokumen PDF terpotong.
Tips 5: Jangan Menggunakan Gambar atau Grafik yang Terlalu Besar
Perhatikan ukuran gambar dan grafik di dalam dokumen Excel dan pastikan ukurannya sesuai dengan ukuran halaman kertas. Hal ini dapat membantu dalam memastikan bahwa dokumen PDF tidak terpotong dan tampil lebih rapi.
Tips 6: Jangan Sadar Menggunakan Converter Online
Jika Anda merasa kesulitan dalam mengubah dokumen Excel ke PDF agar tidak terpotong, maka Anda bisa menggunakan online converter. Banyak online converter yang sangat berguna dan cukup membantu dalam membantu mengubah dokumen Excel ke PDF.
Tips 7: Menghindari Pemotongan Saat Mengambil Screenshot
Ada beberapa saat saat Anda ingin memisahkan bagian tangkap layar dari dokumen Excel. Dalam kasus ini, pastikan mengambil seluruh area halaman Excel sebelum melakukan screenshot, sehingga saat ditampilkan pada PDF, tidak akan terpotong atau terputus-putus.
Tips 8: Mengecek Lembar Kerja Sebelum dijadikan PDF
Sebelum Anda mengubah dokumen Excel ke PDF, Anda harus memeriksa lembar kerja pada dokumen Excel. Pastikan bahwa setiap lembar kerja masuk dalam satu halaman PDF, sehingga dapat mengurangi risiko dokumen PDF terpotong.
Tips 9: Mengecek Perbedaan pada Excel dan PDF
Periksa perbedaan antara dokumen Excel dan olahan dokumen PDF. Pastikan setiap elemen dari Excel telah sesuai dengan PDF, seperti format, gambar, grafik, border, dan lain-lain. Hal ini sangat penting agar dokumen PDF tidak terpotong.
Tips 10: Sesuaikan Printer dan Driver dengan Baik
Pastikan printer yang Anda gunakan saat mencetak dokumen Excel ke PDF dilengkapi dengan driver yang tepat. Hal ini akan membantu dalam membuat dokumen PDF yang baik dan rapi. Pastikan juga printer tersebut telah di-upgrade.
Kelebihan dan Kekurangan Cara Save Excel ke PDF agar Tidak Terpotong
Kelebihan
1. Memudahkan dalam penyimpanan data karena format PDF lebih ringkas dan mudah diakses oleh siapa saja.
2. Menjaga keamanan data karena PDF tidak dapat diubah tanpa izin dan lebih sulit untuk diedit.
3. PDF menjamin tampilan dokumen Excel yang sama persis tanpa terpotong pada saat diunduh atau dibuka oleh penerima.
4. Hemat tempat disk karena ukuran file PDF lebih kecil dibanding file Excel.
5. Membuat file Excel lebih mudah di-share dengan orang lain tanpa khawatir tampilan dokumen yang terpotong.
6. Pemformatan tabel atau grafik dalam dokumen Excel dapat dijaga dengan baik setelah diubah menjadi format PDF.
7. PDF dapat dibuka pada berbagai perangkat seperti smartphone, laptop, dan tablet, sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses dokumen – kapan saja dan dimana saja.
8. PDF dapat digunakan sebagai backup data untuk dokumen Excel dengan kemungkinan lebih kecil terpotong atau rusak.
9. Proses konversi dari Excel ke PDF terbilang cepat dan mudah dilakukan.
10. Mudah dalam proses pengiriman dokumen karena tidak membutuhkan aplikasi khusus untuk membuka file PDF.
Kekurangan
1. Format PDF tidak mendukung fungsi interaktif seperti filter atau dropdown menu yang mungkin terdapat dalam dokumen Excel.
2. PDF tidak menjamin keaslian dokumen, karena PDF bisa saja dibuat oleh pihak yang tidak berwenang.
3. Pilihan format penyimpanan dalam dokumen Excel terbatas pada format PDF, yang mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
4. PDF mungkin tidak cocok untuk dokumen yang membutuhkan editing berkala seperti dokumen yang bersifat dinamis seperti laporan keuangan atau pembukuan.
5. Proses konversi file Excel ke PDF mungkin membutuhkan tambahan aplikasi khusus yang harus diunduh dan diinstal, yang mungkin memakan waktu dan biaya.
6. Proses penggunaan PDF mungkin membutuhkan dukungan teknis jika dokumen tidak bisa dibuka atau tampilan dokumen hilang.
7. PDF tidak mendukung pemformatan halaman yang lebih spesifik seperti sel yang terletak di tengah halaman atau sudut halaman.
8. Pengguna mungkin harus memilih pengaturan khusus terkait tampilan dan kualitas gambar sebelum mengonversi dokumen Excel ke PDF.
9. PDF mungkin menghilangkan beberapa aspek tampilan yang mungkin dirancang oleh pengguna dalam dokumen Excel.
10. Tidak semua pengguna dapat membuka file PDF karena membutuhkan aplikasi pembuka khusus yang terkadang tidak tersedia di semua perangkat.
FAQ
1. Bagaimana cara menyimpan file Excel ke dalam format PDF?
Untuk menyimpan file Excel ke dalam format PDF, Anda dapat membuka file Excel dan kemudian klik “File” di pojok kiri atas. Pilih “Save As” dan di bagian “Save As Type”, pilih “PDF”. Klik “Save” dan file Excel akan disimpan sebagai file PDF.
2. Apakah file PDF akan terpotong ketika disimpan dari Excel?
Saat menyimpan file Excel ke dalam format PDF, file dapat terpotong jika tidak diatur dengan benar. Namun, ada beberapa cara untuk menghindari masalah ini.
3. Apa penyebab file PDF terpotong saat disimpan dari Excel?
Potongan pada file PDF bisa terjadi ketika file Excel memiliki beberapa sel atau kolom yang terlalu lebar untuk dimasukkan ke dalam format PDF standar. Ini berarti bahwa saat file disimpan dalam format PDF, beberapa data akan hilang atau terpotong.
4. Apa solusi untuk menghindari file PDF terpotong saat disimpan dari Excel?
Salah satu solusinya adalah dengan mengubah orientasi file atau mengatur margin pada file Excel sebelum menyimpannya ke dalam format PDF. Anda dapat mengakses pengaturan ini melalui menu “Page Setup”.
5. Apakah mungkin untuk mengubah orientasi file Excel sebelum menyimpan ke dalam format PDF?
Ya, Anda dapat mengubah orientasi file Excel sebelum menyimpan ke dalam format PDF. Pilih “Page Layout” dan klik “Orientation” untuk memilih orientasi yang diinginkan.
6. Bagaimana cara mengatasi masalah potongan pada file PDF ketika disimpan dari Excel?
Anda dapat mengatasi masalah potongan pada file PDF dengan mengatur margin pada file Excel sebelum menyimpannya ke dalam format PDF. Pilih “Page Layout” dan klik “Margins” untuk menyesuaikan margin.
7. Apakah ada pengaturan margin yang disarankan saat menyimpan file Excel ke dalam format PDF?
Pengaturan margin yang disarankan saat menyimpan file Excel ke dalam format PDF adalah 0,75 inci pada sisi kanan, kiri, atas, dan bawah.
8. Apakah ada ukuran file Excel tertentu yang harus dihindari ketika menyimpan ke dalam format PDF?
Tidak ada ukuran file Excel tertentu yang harus dihindari. Namun, pastikan untuk menyesuaikan margin dan orientasi dengan benar untuk mencegah potongan pada file PDF.
9. Apa yang harus dilakukan jika file PDF masih terpotong setelah diatur margin dan orientasi pada Excel?
Jika file PDF masih terpotong setelah diatur margin dan orientasi pada Excel, Anda dapat menggunakan program pihak ketiga untuk mengkonversi file Excel ke dalam format PDF yang lebih baik.
10. Apa program pihak ketiga yang dapat digunakan untuk mengkonversi file Excel ke dalam format PDF?
Beberapa program pihak ketiga yang dapat digunakan untuk mengkonversi file Excel ke dalam format PDF adalah Adobe Acrobat, Nitro Pro, dan SmallPDF.
11. Apakah ada biaya yang terkait dengan penggunaan program pihak ketiga untuk mengkonversi file Excel ke dalam format PDF?
Tergantung pada program yang dipilih, ada kemungkinan untuk menggunakan versi gratis atau berbayar dari program pihak ketiga.
12. Apakah ada risiko keamanan saat menggunakan program pihak ketiga untuk mengkonversi file Excel ke dalam format PDF?
Ada risiko keamanan yang terkait dengan penggunaan program pihak ketiga untuk mengkonversi file Excel ke dalam format PDF. Pastikan untuk menggunakan program yang terpercaya dan aman untuk mencegah kebocoran data atau infeksi virus.
13. Apakah mungkin untuk mencegah file Excel terpotong saat disimpan ke dalam format PDF?
Ya, Anda dapat mencegah file Excel terpotong saat disimpan ke dalam format PDF dengan mengatur margin dan orientasi pada file Excel sebelum menyimpannya ke dalam format PDF. Jangan menggunakan sel atau kolom yang terlalu lebar dan pastikan sisi margin sudah diatur dengan benar.
Kesimpulan
Sekarang, kita tahu betapa mudahnya untuk mengubah lembar kerja Excel menjadi file PDF. Namun, kadang-kadang masalah terjadi ketika file PDF terpotong dan informasi penting hilang. Menyimpan lembar kerja Excel ke PDF dimaksudkan untuk menjaga informasi teratur dan mudah dibaca oleh setiap orang. Untuk menghindari masalah itu, kita dapat menggunakan opsi “print area” dan memastikan bahwa file PDF terpotong dengan benar. Dengan cara ini, informasi dapat disimpan dan dibaca dengan mudah.
Penutup
Terkadang terjadi situasi ketika kita perlu menyimpan lembar kerja Excel dalam bentuk file PDF, seperti dalam presentasi kantor atau menulis laporan. Dengan menggunakan opsi “save as” di Excel, serta memperhatikan pengaturan “print area” sebelum menyimpan ke file PDF, kita dapat memastikan informasi tidak terpotong dan terlihat sebagai hasil yang teratur. Dengan cara ini, informasi dapat disampaikan dengan mudah dan efektif kepada pembaca. Selamat mencoba!