.
Selamat Datang di Dunia Excel!
Semua orang pasti tahu Microsoft Excel, bukan? Yup, benar sekali! Excel merupakan aplikasi spreadsheet yang sangat populer dan digunakan secara luas. Tidak hanya oleh pelajar, mahasiswa, dan karyawan kantor, tapi juga oleh pengusaha dan pekerja lepas yang ingin mengorganisir data mereka.
Namun, tahukah kamu bahwa Excel juga bisa diubah menjadi file PDF? Mengapa harus diubah ke PDF? Mengirim file Excel ke seseorang bisa membawa masalah format yang tidak cocok, pola kerja yang tidak sama, atau bahkan tampilan yang tidak sesuai. Oleh karena itu, dalam artikel ini, saya akan memberikan panduan cara ubah Excel ke PDF yang mudah dan cepat.
Langkah-langkah Cara Ubah Excel ke PDF
1. Siapkan File Excel
Jangan terburu-buru menyimpan file Excel dalam format PDF, pastikan kamu sudah mengecek dan memperbaiki setiap kesalahan pada fileExcel. Periksa apakah ada kesalahan dalam penulisan formula, kesalahan ketik atau apapun yang bisa mempengaruhi hasil akhir. Pastikan file Anda sudah diproses dengan benar dan telah selesai diolah.
2. Klik ‘Print’ atau ‘Cetak’ dalam Menu Office
Klik tombol ‘Print’ atau ‘Cetak’ di menu Office, Anda akan melihat tampilan lembar kerja Excel yang akan dicetak. Pastikan untuk menyelesaikan pengaturan seperti setingan jarak dan kesesuaian margin dalam menu ‘Print Preview’, untuk memastikan kualitas hasil cetakan.
3. Pilih Printer Adobe PDF
Pilih printer ‘Adobe PDF’ di menu ‘Printer’ untuk mengubah Excel ke PDF. Adobe PDF adalah printer virtual yang menghasilkan dokumen dalam format PDF, sehingga Anda dapat mengirit waktu dan tenaga dalam membuat file PDF.
4. Klik ‘Print’
Setelah printer Adobe PDF dipilih dan konfigurasi sudah disesuaikan dengan yang diinginkan, klik tombol ‘Print’ untuk memulai proses konversi Excel ke PDF.
5. Pilih Nama dan Lokasi File PDF yang Baru
Setelah mengklik tombol ‘Print’, Anda akan diminta untuk memasukkan nama baru dan memilih lokasi file dalam format PDF. Kamu bisa memilih folder mana pun yang kamu inginkan, disarankan untuk memberikan nama file dengan format date_namalengkap, seperti 20211103_johntan.pdf.
6. Lihat Hasil Konversi
Setelah selesai mengkonversi file Excel ke PDF, buka file PDF yang baru dibuat untuk memastikan semua informasi dalam file asli sudah terkompilasi dengan benar. Jangan lupa untuk memeriksa setiap detail dari file PDF, lengkap dengan gambar, tabel, chart, dan teks yang terlihat baik.
7. Edit dan Format Ulang di PDF jika Diperlukan
Semua dokumen yang dihasilkan dari format Excel ke PDF akan menjadi statis dan tidak bisa diubah setelah disimpan, namun jika masih diperlukan, ada beberapa software yang dapat membantu Anda mengedit dokumen PDF secara online, seperti Adobe Acrobat, Nitro Pro, atau SmallPdf. Selain itu, Anda juga bisa mencari tips terkait software yang tepat dan informasi-informasi teknis lainnya di blog-blog atau sumber lainnya.
8. Simpan dalam Komputer atau Cloud Storage
Setelah menyelesaikan proses konversi dan menganalisa data dalam file PDF, jangan lupa untuk menyimpan file dalam komputer atau cloud storage untuk menghindari file hilang atau terhapus. Pilihlah opsi sesuai keinginanmu, misalnya Dropbox atau Google Drive, yang memungkinkan akses dari berbagai perangkat.
9. Buat Cadangan File Excel dalam Format Aslinya
Pastikan server cadangan telah terbuka. Pastikan untuk mempertahankan file Excel dalam format aslinya di server cadangan dan back-up data secara teratur. Hukum Murphy yang terkenal mengatakan bahwa jika hal buruk dapat terjadi maka hal buruk akan terjadi pada saat kamu plus sibuk bukan?
10. Pakai Fitur Proteksi dan Enkripsi
Anda mungkin mempertanyakan keefektifan dokumen PDF sebatas pembacaan saja, dan pada kenyataannya, PDF telah ditetapkan sebagai format standar untuk mengamankan dokumen elektronik. Fitur proteksi dan enkripsi sangat berguna ketika Anda mengirim dokumen penting secara online, karena akan meningkatkan keamanan dokumen dalam bentuk online.
11. Gunakan Aplikasi Pembantu
Kalau kamu memiliki banyak file Excel yang harus diubah ke format PDF, mungkin kamu butuh aplikasi bantu, seperti PDF Creator atau PDF Architect. Aplikasi aplikasi tersebut mereplikasi langkah-langkah yang telah dijelaskan, dalam bentuk satu software jadi kamu gak perlu repot-repot membuka aplikasi satu persatu.
12. Ketahui Kelemahan dan Kelebihan
Terakhir, tetapi tidak kalah pentingnya, daripada hanya mempertimbangkan satu sisi saja, pahami kelebihan dan kelemahan menggunakan format PDF. Setiap format memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, jadi pilih dengan hati-hati. Misalnya, file PDF lebih sulit diedit dibandingkan format Excel, karena ketika mengonversi informasi dari format Excel ke PDF, beberapa informasi seperti rumus tidak dapat dilibatkan. Jangan lupa untuk selalu menilai syarat dan kondisi dan teknis dari setiap format yang berbeda.
Tips dan Trik terkait Cara Ubah Excel ke PDF
1. Gunakan printer Adobe PDF
Printer ‘Adobe PDF’ memudahkan pengguna untuk membuat file PDF langsung dari dokumen yang dibuka. Sehingga proses konversi Excel ke PDF lebih cepat dan mudah.
2. Tekan Ctrl + P pada keyboard, untuk mempercepat proses
Tekan Ctrl + P di keyboard ketika sedang membuka lembar kerja pada Excel untuk menghemat waktu dalam memulai proses konversi.
3. Gunakan software PDF bantu
Gunakan software pembantu lainnya, seperti PDF Creator atau Smallpdf, untuk menghemat waktu dan usaha ketika kamu harus mengubah file Excel ke PDF dalam jumlah besar.
4. Periksa kembali format file PDF yang baru
Setiap detail dalam file Excel akan tercermin dalam file PDF, jadi pastikan pengaturan dan format seperti jenis font, warna dan format tabel, sudah sesuai dengan keperluanmu.
5. Kembangkan template sederhana untuk menghemat waktu
Jangan ragu untuk membuat template sederhana yang meliputi pengaturan standar dari format Excel, dan jelaskan kebutuhan penggunaan di dalamnya.
6. Gunakan password ketika membuka file PDF
Untuk meningkatkan keamanan dokumen, gunakan password ketika membuka file PDF yang dihasilkan dari format Excel, hal ini akan memerlukan kata sandi untuk mengakses dokumen.
7. Cetak dan simpan dalam format image jika muteknis diizinkan
Jika file PDF tersebut berisi informasi yang hanya perlu dilihat secara visual, kamu bisa mencetaknya menjadi format gambar yang disimpan, seperti jpeg atau png, untuk kegiatan presentasi atau ingin menggunakannya sebagai background gambar.
8. Prioritaskan file dengan keterangan waktu dan nama file yang jelas
Agar lebih mudah ditemukan pada kemudian hari, simpan file PDF dalam folder atau direktori dengan urutan yang logis, dengan keterangan waktu dan nama file yang jelas.
9. Tetapkan batas akses
Tetapkan batas akses terhadap informasi yang diperoleh dalam dokumen PDF. Hal ini akan menghindari jumlah orang yang tidak berwenang mengunduh dokumen yang sudah diubah ke dalam format PDF.
10. Pahami tujuan dan penggunaan dari setiap format
Menggunakan format file Excel atau PDF tergantung pada kebutuhan spesifik, kebutuhan dari penggunaan asli, dan pemahaman atas kelemahan dan kelebihan dari setiap format.
Cara Ubah Excel ke PDF: Kelebihan & Kekurangan
Kelebihan
1. Format Tampilan Yang Konsisten – PDF adalah format tampilan yang konsisten di semua perangkat. Anda tidak perlu khawatir bahwa tampilan dari file PDF yang Anda buat akan terdistorsi di perangkat apa pun.
2. Keamanan Data – Dokumen PDF memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi dibandingkan dengan file Excel. Selain itu, PDF juga lebih sulit diubah tanpa izin, terutama jika dilakukan tanpa alat khusus.
3. Mudah Dijelaskan – PDF memungkinkan informasi yang mudah dijelaskan dan didistribusikan. Ini membantu memastikan bahwa informasi yang diterima oleh pihak penerima merupakan informasi yang terperinci dan akurat.
4. Mudah Disimpan dan Diakses – PDF lebih mudah disimpan dan diakses, terutama jika terdapat banyak dokumen. Hal ini karena PDF memiliki ukuran file yang relatif kecil dibandingkan dengan file Excel.
5. Memudahkan Kolaborasi – Dalam dunia bisnis, kolaborasi dan berbagi data sama pentingnya. Dengan mengubah file Excel ke PDF, ini memberi peluang bagi lebih banyak orang untuk melihat dokumen dan bekerja sama pada satu file yang sama.
Kekurangan
1. Tidak Dapat Diedit – PDF merupakan format non-editorial. Oleh karena itu., jika Anda ingin membuat perubahan pada file PDF, Anda harus membuat file Excel terlebih dahulu kemudian kembali mengkonversi menjadi PDF.
2. Batasan Fungsi – PDF memiliki batasan fungsi lebih sedikit jika dibandingkan dengan file Excel. Dalam Excel, anda memiliki kemampuan lebih untuk menentukan rumus dan membuat grafik yang lebih kompleks. Tidak demikian halnya dalam PDF.
3. Memakan Waktu Proses Konversi – Konversi dari Excel ke PDF dapat memakan waktu yang cukup lama, terutama jika dokumen yang sangat panjang.
4. Tidak Dapat Mengakomodasi Fitur Interaktif – PDF tidak memiliki fitur yang sama interaktif dengan file Excel, seperti tabel dinamis atau grafik interaktif. Hal ini dapat membatasi jenis data yang dapat Anda sertakan dalam dokumen PDF.
5. Mahalnya Software Pengolah PDF – Software pengolah PDF kebanyakan berbayar. Ini mungkin menjadi kelemahan jika Anda hanya akan menggunakan PDF dalam jangka waktu yang singkat atau tidak terlalu sering.
FAQ
1. Apa itu file excel?
File Excel adalah format file dari Microsoft Excel yang digunakan untuk menyimpan data dalam bentuk lembaran kerja.
2. Apa itu file PDF?
File PDF adalah format file yang digunakan untuk menyimpan dokumen dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer tanpa perlu menginstal program pembaca khusus.
3. Bagaimana cara mengubah file excel ke PDF?
Anda dapat mengubah file Excel ke PDF dengan menggunakan fitur “Save As” dan memilih format file PDF. Anda juga dapat menggunakan aplikasi konversi online atau perangkat lunak PDF untuk melakukan konversi.
4. Apa keuntungan mengubah file Excel ke PDF?
Mengubah file Excel ke PDF dapat melindungi data dari perubahan tidak sah, serta memudahkan berbagi dan pengiriman dokumen yang telah diformat.
5. Apakah ada aplikasi gratis untuk mengubah file Excel ke PDF?
Ya, ada beberapa aplikasi gratis yang dapat digunakan untuk mengubah file Excel ke PDF, seperti LibreOffice dan WPS Office.
6. Bagaimana cara membuka file PDF?
Anda dapat membuka file PDF dengan menggunakan program pembaca PDF seperti Adobe Reader, Foxit Reader, atau Sumatra PDF.
7. Dapatkah file Excel diubah menjadi PDF tanpa kehilangan format?
Ya, dengan menggunakan aplikasi konversi atau fitur “Save As PDF” dalam Excel, format file akan dipertahankan.
8. Dapatkah file PDF diubah kembali menjadi Excel?
Ya, tetapi dibutuhkan perangkat lunak konversi untuk mengubah file PDF kembali ke format Excel.
9. Apakah mengonversi file Excel ke PDF mengurangi ukuran file?
Ya, mengubah file Excel ke PDF dapat mengurangi ukuran file dan memudahkan dalam pengiriman dan berbagi dokumen.
10. Dibutuhkan alat khusus untuk mengonversi file Excel ke PDF?
Tidak, Anda dapat menggunakan fitur “Save As” di Excel atau aplikasi konversi online untuk mengubah file Excel ke PDF.
11. Apakah fitur “Save As PDF” tersedia di semua versi Excel?
Tidak, fitur “Save As PDF” tidak tersedia di semua versi Excel. Namun, Anda dapat menggunakan aplikasi konversi online atau perangkat lunak PDF untuk mengubah file Excel ke PDF.
12. Apakah konversi file Excel ke PDF mengubah formula dan fungsi di dalam file?
Tidak, konversi file Excel ke PDF tidak mengubah formula dan fungsi di dalam file. Namun, gambar atau objek tertentu dapat diubah ukuran atau posisinya saat dikonversi ke PDF.
13. Apa yang harus dilakukan jika file PDF hasil konversi terlihat buram atau tidak sesuai format?
Anda dapat mencoba untuk mengulangi konversi, atau menggunakan aplikasi konversi yang berbeda. Jika masalah terus berlanjut, Anda dapat menghubungi teknisi komputer atau pakar PDF untuk memperbaiki masalah tersebut.
Kesimpulan
Excel adalah perangkat lunak yang sangat bermanfaat bagi bisnis dan organisasi untuk mengelola data, menggunakan fungsi matematika, dan menghasilkan laporan keuangan yang efektif. Namun, kadang-kadang kita harus mengkonversi file Excel menjadi format PDF untuk memudahkan cetak atau berbagi.
Dalam artikel ini, kita telah membahas cara mengubah file Excel ke PDF dengan menggunakan alat yang mudah dan gratis seperti PDF Converter. Selain itu, kita juga telah melihat beberapa cara alternatif untuk mengkonversi file Excel, seperti mengekspor data ke PDF melalui fitur “Simpan sebagai” dan Menggunakan printer PDF virtual.
Semua metode ini sangat mudah digunakan dan dapat menghasilkan file PDF berkualitas tinggi yang dapat diandalkan. Kuncinya adalah memilih metode yang paling efektif untuk Anda dan menjaga data terorganisir dengan benar agar mudah diakses.
Penutup
Dalam dunia bisnis dan organisasi, Excel adalah alat penting yang diperlukan untuk mengelola data dan membuat laporan keuangan yang akurat. Namun, kadang-kadang kita perlu mengkonversi file Excel menjadi format PDF untuk memudahkan cetak atau berbagi.
Melalui artikel ini, kami telah membahas beberapa cara mudah dan cepat untuk mengkonversi file Excel ke PDF, menggunakan alat gratis seperti PDF Converter, fitur “Simpan sebagai” di Excel, atau printer PDF virtual. Pilihlah metode yang paling cocok untuk kebutuhan Anda dan pastikan data terorganisir dengan benar untuk menghasilkan file PDF yang andal dan berkualitas. Terima kasih telah membaca artikel ini, sampai jumpa di artikel berikutnya!