Cara Vlookup Excel: Sebuah Langkah Menuju Kesuksesan
Jangan pernah meremehkan fitur excel yang bernama Vlookup. Sebagai seorang karyawan ataupun pengusaha, pasti seringkali kita dihadapkan dengan berbagai macam data dan informasi yang terkadang sangat rumit untuk diolah. Oleh karena itu, Vlookup hadir sebagai salah satu solusi terbaik untuk mempermudah pekerjaan kita dalam mengolah data. Pada artikel ini, Anda akan dibimbing bagaimana cara menggunakan Vlookup dalam excel dengan baik dan benar. Berikut adalah langkah-langkah cara Vlookup excel:
Langkah 1: Pilih Kolom Tabel
Langkah pertama sebelum melakukan Vlookup adalah memastikan bahwa kolom-kolom tabel sudah diatur secara rapih dan terstruktur. Pastikan juga bahwa urutan data di setiap kolom sudah sama. Dalam tutorial ini, kita akan melakukan Vlookup untuk mengambil data pada kolom kedua.
Langkah 2: Buka Fungsi Vlookup
Setelah kolom-kolom terstruktur, langkah selanjutnya adalah membuka fungsi Vlookup. Caranya adalah dengan menekan tombol fx pada kolom/ baris kosong, lalu cari dan pilih Vlookup.
Langkah 3: Masukkan Nilai yang dicari
Setelah fungsi Vlookup terbuka, masukkan nilai yang ingin Anda cari pada kolom kedua.
Langkah 4: Pilih Tabel
Langkah selanjutnya adalah memilih tabel yang akan dipakai sebagai ‘datasheet’. Misalnya Anda ingin mencari nama “Andi”, pilih tabel yang berisi data nama tersebut.
Langkah 5: Pilih Kolom untuk Diambil
Selanjutnya, pilih kolom yang ingin Anda ambil datanya dari tabel yang sudah dipilih tadi.
Langkah 6: Set Nilai Tanda “True”
Untuk proses selanjutnya, set nilai tanda “True”. Hal ini berguna untuk memastikan pencarian data berhasil dan sesuai dengan isi kolom.
Langkah 7: Tekan Enter
Setelah semua langkah sebelumnya dilakukan, langsung tekan tombol Enter.
Langkah 8: Tambahkan Rumus ke Banyak Label
Jika dilakukan pada worksheet yang sama, maka bisa langsung disalin ke label lain. Namun, jika di luar worksheet yang sama, masukkan rumus Vlookup pada kolom kosong yang baru.
Langkah 9: Beri Tanda $ pada Kolom dan Variabel
Agar rumus Vlookup tidak berubah ketika mengisi ke sel lain, beri tanda $ pada kolom dan variabel versi yang berbeda.
Langkah 10: Gunakan Filter untuk Memfilter Data
Jika Anda ingin memfilter dan mencari beberapa data sekaligus, Anda dapat menggunakan filter untuk memuat data yang Anda inginkan.
Langkah 11: Menggunakan Formula Vlookup Dalam Aplikasi Microsoft Excel
Formula Vlookup yang sering digunakan oleh staf administrasi, keuangan dan misi tanpa ribet:
Vlookup([Data], [Data lain dari kolom], [Nomor data dari kolom], [Jika anda ingin memilih secara mendetail tentang data yang diambil dalam 15 besar dari kolom atau baris])
Langkah 12: Langkah Penting Lainnya untuk Penggunaan Vlookup
Ketika menggunakan Vlookup, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan seluruh tabel sudah terstruktur dengan baik. Kedua, pastikan data yang dicari benar-benar terdapat pada tabel yang dipilih. Ketiga, periksa kembali pengaturan rumus dan pastikan sudah benar sebelum mengeksekusinya.
Tips dan Trik dalam Menggunakan Vlookup
Tip 1: Gunakan Vlookup untuk Melakukan Perhitungan Data
Vlookup tidak hanya berguna untuk mengambil nilai data, tetapi juga bisa digunakan untuk melakukan perhitungan data. Misalnya, Anda ingin menghitung berapa banyak penjualan produk pada bulan tertentu, Vlookup bisa membantu menghitungnya.
Tip 2: Gunakan Karakter Wildcard untuk Lebih Mudah Mencari Data
Karakter wildcard seperti asterisk (*) dan tanda tanya (?) bisa digunakan untuk mencari data dengan lebih mudah dan cepat.
Tip 3: Rangkuman Data dengan Menambahkan Kolom Baru
Tambahkan kolom label baru dan gunakan rumus Vlookup untuk merangkum data. Hal ini berguna untuk melihat keseluruhan data secara lebih mudah dan efisien.
Tip 4: Buat Data yang Dinamis
Dalam penggunaan Vlookup, keyakinan bisa menghasilkan data yang lebih dinamis dan mudah dipahami. Cobalah untuk memperlihatkan data dengan cara yang lebih visual seperti diagram atau grafik, sehingga data bisa dipahami dengan lebih mudah.
Tip 5: Gunakan Vlookup untuk Mendapatkan Informasi Ketika Memulai Ulang Komputer
Jika Anda telah memulai ulang komputer dan kehilangan data, Vlookup bisa menjadi solusi terbaik untuk mendapatkan informasi yang hilang.
Tip 6: Cek Data yang Sedang Diakses
Pastikan bahwa data yang sedang diakses telah terbuka tidak sedang dibuka di tempat bahwa pengguna tidak menginginkannya.
Tip 7: Gunakan Fitur Format Kondisional
Fitur format kondisional bisa digunakan untuk mengubah warna sel atau kotak tergantung pada isi datanya, sehingga memudahkan Anda memahami data lebih mudah.
Tip 8: Gunakan Fungsi If untuk Memilih Data
Fungsi IF bisa digunakan untuk memilih data dari tabel yang lebih kompleks. Anda bisa mencari data dengan menggunakan IF dalam sekelompok data.
Tip 9: Gunakan Pivot Tabel untuk Menyederhanakan Data
Pivot tabel merupakan solusi yang tepat untuk menyederhanakan data dan menampilkannya secara lebih mudah.
Tip 10: Gunakan Indeks dan Pemetaan untuk Membuat Data Lebih Dinamis
Indeks dan pemetaan data bisa digunakan untuk membuat data yang lebih dinamis dan mudah dipahami. Hal ini berguna untuk memvisualisasikan data secara lebih efektif dan efisien.
Demikianlah langkah-langkah cara Vlookup excel yang bisa Anda terapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Selamat mencoba dan semoga berhasil!
Kelebihan dan Kekurangan Cara Vlookup di Excel
Kelebihan
1. Memudahkan pencarian data yang spesifik.
2. Cepat dan efektif dalam melakukan pencarian data.
3. Menghindari kesalahan manusia dalam memasukkan data secara manual.
4. Meningkatkan produktivitas karena waktu yang dibutuhkan untuk mencari data menjadi lebih singkat.
5. Dapat digunakan untuk mencari data dalam jumlah besar tanpa merasa lelah atau bosan.
6. Bisa digunakan untuk memudahkan pembuatan laporan dan analisis data.
7. Membantu pengguna Excel dalam menampilkan data secara lebih rapi dan terstruktur dengan fitur “match”.
8. Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan yang berhubungan dengan data, menghemat waktu, tenaga dan biaya.
9. Dapat digunakan dalam berbagai jenis dokumen seperti laporan, tabel data, grafik, dan sejenisnya.
10. Mudah dipahami oleh siapa saja, bahkan oleh orang yang baru mengenal Excel.
Kekurangan
1. Kesalahan dalam pengetikan nama pada sel dapat menyebabkan kesalahan dalam pencarian data atau nilai yang salah.
2. Jika data yang ingin dicari tidak terdapat pada satu halaman kerja, maka pengguna harus melakukan pencarian pada seluruh halaman kerja secara manual satu per satu.
3. Menggunakan jenis pencarian yang salah dapat menyebabkan nilai yang tidak akurat.
4. Jumlah data yang diproses dalam penggunaan vlookup yang kompleks dapat menimbulkan lambatnya kinerja Excel.
5. Harus memahami dengan baik konsep penggunaan vlookup agar tidak mengalami kesalahpahaman dalam penggunaannya.
6. Terkadang, hasil yang didapatkan menggunakan vlookup tidak sesuai dengan yang diharapkan, sehingga pengguna harus melakukan perbaikan secara manual.
7. Tidak mampu untuk memproses pencarian yang bersifat fuzzy search atau pencarian data berdasarkan keterkaitan kata kunci yang spesifik.
8. Tidak bisa digunakan untuk mencari data urutan terbesar atau terkecil.
9. Bentuk data yang tidak terstruktur atau berbeda-beda bisa menyebabkan kesalahan dalam melakukan pencarian data.
10. Perlu memasukkan data dengan format yang sama untuk memastikan data bisa ditemukan dengan baik.
FAQ
1. Apa itu fungsi VLOOKUP pada Excel?
VLOOKUP merupakan salah satu fungsi di Microsoft Excel yang digunakan untuk mencari nilai tertentu pada tabel dan mengembalikan nilai pada kolom yang diinginkan.
2. Apa kegunaan dari fungsi VLOOKUP?
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk mempermudah pengguna dalam mencari nilai tertentu pada tabel yang ukurannya besar.
3. Bagaimana cara memakai fungsi VLOOKUP pada Excel?
Anda dapat memakai fungsi VLOOKUP dengan mengetikkan sintaksnya pada sebuah sel dan memasukkan argumen-argumen yang sesuai. Contoh sintaks: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]).
4. Apa itu lookup value pada fungsi VLOOKUP?
Lookup value adalah nilai yang ingin Anda cari dalam tabel.
5. Bagaimana cara memasukkan lookup value pada fungsi VLOOKUP?
Anda dapat memasukkan lookup value pada fungsi VLOOKUP dengan mengetikkan nilai tersebut pada sintaksnya atau memasukkan referensi sel yang berisi nilai tersebut.
6. Apa itu table array pada fungsi VLOOKUP?
Table array adalah rentang sel yang berisi tabel yang ingin Anda cari nilai di dalamnya menggunakan fungsi VLOOKUP.
7. Bagaimana cara memasukkan table array pada fungsi VLOOKUP?
Anda dapat memasukkan table array pada fungsi VLOOKUP dengan mengetikkan alamat sel awal dan sel akhir tabel, atau memasukkan referensi sel yang mengandung tabel tersebut.
8. Apa itu col_index_num pada fungsi VLOOKUP?
Col_index_num adalah nomor kolom pada tabel array yang berisi nilai yang ingin Anda cari dengan fungsi VLOOKUP. Nomor kolom dimulai dari 1.
9. Bagaimana cara memilih col_index_num pada fungsi VLOOKUP?
Anda dapat memilih col_index_num pada fungsi VLOOKUP dengan mengetikkan nomor kolom tersebut pada sintaksnya atau dengan memasukkan referensi sel yang berisi nomor kolom tersebut.
10. Apa itu range_lookup pada fungsi VLOOKUP?
Range_lookup adalah argumen opsional pada fungsi VLOOKUP yang digunakan untuk menentukan apakah pencarian nilai menggunakan fungsi VLOOKUP menggunakan persis nilai yang dicari atau nilai yang hampir sama.
11. Bagaimana cara memasukkan range_lookup pada fungsi VLOOKUP?
Anda dapat memasukkan range_lookup pada fungsi VLOOKUP dengan mengetikkan nilai TRUE atau FALSE pada sintaksnya. TRUE berarti mencari nilai yang hampir sama, sedangkan FALSE berarti mencari nilai yang persis sama.
12. Apa yang menjadi hasil dari fungsi VLOOKUP jika nilai yang dicari tidak ditemukan?
Jika nilai yang dicari tidak ditemukan pada tabel array, fungsi VLOOKUP akan mengembalikan nilai error. Anda dapat menanganinya dengan menggunakan fungsi IFERROR untuk mengubah hasil error menjadi nilai yang Anda inginkan.
13. Apa tips terbaik dalam menggunakan fungsi VLOOKUP pada Excel?
Tips terbaik dalam menggunakan fungsi VLOOKUP adalah selalu memastikan hal-hal berikut: tabel yang digunakan memiliki format yang benar, lookup value dan referensi kolom pada tabel array memiliki format yang sama, dan argumen-argumen dari fungsi VLOOKUP diisi dengan benar.
Kesimpulan
Menggunakan fungsi VLOOKUP dalam Microsoft Excel dapat memudahkan pengguna dalam mencari nilai yang dibutuhkan. Dengan mengetahui langkah-langkah cara menggunakan VLOOKUP, pengguna bisa menghemat waktu serta meminimalisir kesalahan. Namun, perlu diingat bahwa VLOOKUP hanya berfungsi untuk mencari nilai dalam satu arah. Jika ingin mencari nilai dalam dua arah, maka pengguna dapat menggunakan fungsi INDEX dan MATCH. Jangan lupa pula untuk selalu memperhatikan format data dan menghindari kesalahan penulisan nama kolom atau range.
Penutup
Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca yang ingin memperdalam penggunaan Microsoft Excel. Mendapatkan kemampuan menggunakan VLOOKUP secara tepat akan membawa dampak positif pada produktivitas dalam bekerja dengan spreadsheet. Selamat mencoba dan sampai jumpa dalam artikel-artikel kami selanjutnya.